社外とファイル共有するなら安心＆簡単なオンラインストレージがおすすめ！

メールやファイル転送サービスでもファイル共有はできますが、社外とのファイル共有には使いにくいケースもあります。ファイル共有の方法に悩んでいて、オンラインストレージに興味がある方もいるのではないでしょうか。

ファイル共有の方法を理解し、オンラインストレージのメリットを明確に把握することで、自社にとって最適なファイル共有の方法を選択できます。

イッツコムの「box」サービスの魅力も把握して、安心・安全なファイル共有システムを構築しましょう。この記事では、社外とファイル共有する方法や、オンラインストレージの魅力・選び方について解説します。

社外へファイル共有をする4つの方法！それぞれの特徴とは？

社内でのファイル共有はファイルサーバーを利用できますが、社外とファイル共有をする方法は、主にメール・ファイル転送サービス・オフラインストレージ・オンラインストレージの4種類です。ここからは各方法の特徴を詳しく解説します。

メールに添付する

利用するメールサービスによって、送受信できるメールや受信側のメールボックスに容量の制限があります。メールは手軽なファイル共有の方法ですが、送信できるメール容量は数十MB程度であることが多く、大容量ファイルの共有には向きません。

メール容量を超えてしまうと本文も届かないので、1回で送れないサイズはメールを分割する必要があります。宛先の間違いで不達になるケースもあり、間違った宛先に送信できてしまうと情報漏洩のリスクがあることもネックです。

ファイル転送サービスを利用する

添付ファイルのサイズが大きくメールで送れない場合、ファイル転送サービスを利用するケースがあります。ファイル転送サービスは数百MBや1GB以上のファイルを共有できるので、ファイルサイズがある程度大きくても共有できるのはメリットです。

しかし、ファイルには保管期間があり、期間内に受信側がダウンロードしなければ再送を要します。メールアドレス・パスワードといった個人情報の流出が起こった前例もあって、セキュリティ面に不安があることもネックです。

USBメモリなどを利用する

USBメモリやポータブルHDDといった、オフラインストレージでデータの受け渡しをするケースもあります。メールより大容量のファイルを送れる上、ファイル転送サービスとは違って保管期限もありません。

インターネットにデータが流れないので、インターネット経由の情報漏洩が起こらないのも利点です。ただし、ストレージの輸送経路で紛失・盗難に遭うリスクがあります。発送しても相手に届かなかった場合、被害に気付くまで時間がかかることは懸念点です。

オンラインストレージを利用する

オンラインストレージは、長期保存を前提としたファイル共有サービスです。ファイルの共有リンクは取り消しもできるので、メールとは違い、宛先を間違うことに起因する情報漏洩のリスクを抑えられます。

また、ファイル転送サービスと同等以上の大容量ファイルを共有できることも利点です。ビジネス利用には月額料金がかかるものの、容量・保存期間が無制限なサービスもあります。

オンラインストレージでのファイル共有をおすすめする理由

オンラインストレージ以外のファイル共有方法は、セキュリティリスクや容量・保管期間の制限がネックです。オンラインストレージによるファイル共有は高セキュアで、人為的ミスの防止にも役立ちます。また、ファイル共有の手間がかからないことも利点です。以下でさらに詳しく解説します。

セキュリティ対策になる

オンラインストレージはセキュリティ面で高機能なサービスが多く、高セキュアであることが大きな利点です。例えば、データ通信の暗号化や保存データの保護、2要素認証による不正アクセスの防止といった機能を備えます。アクセス履歴の詳細なレポート機能を活用して、セキュリティリスクの分析も可能です。

サービスベンダーはウイルス対策やハッキング対策にも注力しているので、無料サービスよりもセキュリティリスクを抑えられます。ファイル共有はデータの長期保存にも有効です。

人為的なミスを防止できる

USBメモリやポータブルHDDによるファイル共有は、ストレージ自体が紛失するリスクもあります。共有相手が間違ってファイルを削除してしまうと、再送の手間がかかることもネックです。メールは宛先のミスが情報漏洩につながるリスクもあります。

オンラインストレージはユーザー認証のセキュリティが万全で、ファイルごとに詳細なアクセス権限を設定できるのも利点です。信頼できるアカウントのみ、ファイルの編集・削除やダウンロードができる設定にすることで、人為的ミスを防止できます。

共有の手間が省ける

オンラインストレージにおけるアクセス権限の設定は、共有の手間を省く意味でも効果的です。アップロードしたファイルには、閲覧・ダウンロードのアクセス権限を付与できます。ファイルをアップロードすると自動的に共有相手のデバイスにも反映されるので、共有相手はいつでもファイルを閲覧・ダウンロードが可能です。

直接ファイルを送信したり再送したりする必要がない上、ファイルの内容を閲覧するだけならばダウンロードの必要もありません。

オンラインストレージを選ぶ際のポイント

オンラインストレージは長期的なデータ保存・共有に特化したサービスなので、他のファイル共有方法にはない複数のメリットがあります。ただし、サービスによって機能や料金設定は異なるため、内容を把握し自社に合ったものを選びましょう。オンラインストレージの選定にあたって、チェックしておきたい5つのポイントを解説します。

データ容量

オンラインストレージはファイル管理機能も優秀なので、多くのファイルをアップロード・整理し、長期的に運用していくのが一般的です。

文書を保存・共有するだけなら数GBのデータ容量でも十分ですが、写真や動画といった大容量のファイルも保存・共有するのであれば、数TBまたは容量無制限のオンラインストレージを選びましょう。利用するデータ容量をリサーチし、見合ったサービスを選ぶことが大切です。

セキュリティ対策

インターネット上でファイル共有する際には、情報漏洩・不正アクセス・ウイルス感染といったセキュリティリスクに備えることが必須といえます。オンラインストレージを選ぶ際には、データの暗号化や2要素認証、ウイルス対策といったセキュリティ面の機能を重視しましょう。

また、企業によっては独自のセキュリティポリシーを策定しているケースもあります。セキュリティポリシーに適した運用ができるかどうかも、サービス選定のポイントです。

導入・運用コスト

法人向けのオンラインストレージは、基本的に月額料金制です。サービスによって料金設定は異なるので、初期費用やランニングコストを事前に計算しましょう。

プランによってサービス内容は異なります。運用中に機能面の不足が発覚すると、プランの変更を要するケースもあるでしょう。サービス内容とコストのバランスを考えて、適切なサービス・プランを選択することが大切です。なお、サービスによっては無料のトライアル期間で使用感を試せます。

対応デバイス

オンラインストレージによっては、PCだけでなくスマートフォンやタブレットでもファイル共有の機能を利用できます。アプリ不要でWebブラウザからアクセスできるサービスも珍しくありません。

モバイルデバイスからのアクセスも想定するなら、マルチデバイス対応のサービスを選ぶことが大切です。また、サービスによってアプリ版の使用感や機能は異なります。アプリ版の使いやすさや、機能的に十分かどうかも事前にチェックしましょう。

権限管理

ウイルス対策やハッキング対策が万全なサービスであっても、ユーザーによる人為的ミスや情報漏洩といったセキュリティリスクには注意を要します。

ユーザーがデータの取り扱いを間違えれば、意図せずファイルを削除・移動して、重要文書が紛失することもあり得るでしょう。また、重要文書を誰でも見られる状態は、情報漏洩のリスクがあります。

こういったリスクを排除するためには、誰がファイルを閲覧・編集・削除できるのかといった、アクセス権限を詳細に設定できるサービスを選ぶことが大切です。

安心＆簡単！ファイル共有のおすすめサービス「box」

オンラインストレージの導入を決めても、複数のサービスベンダーがオンラインストレージを運営しているので、どのサービスを選べばよいか悩むかもしれません。

イッツコムが提供する「box」サービスは、ファイル共有に関する強力な機能を備えるだけでなく、各種ビジネスツールとの連携によって情報共有を一元管理できることも利点です。ここからはboxの魅力を紹介します。

容量無制限でスムーズに共有可能

boxの魅力のひとつは、サーバー容量が無制限であることです。写真や動画といった大容量のファイルでも、空き容量やサーバー負荷を気にすることなく保存・共有できます。さらに、120種類以上のファイル形式のドキュメントをダウンロード不要で閲覧できるので、スムーズな共有が可能です。

優れたアクセス権限設定とログ管理

boxで保存・共有するファイル・フォルダは、閲覧・編集・削除の他、ダウンロード不可・アップロードのみといったアクセス権限を設定できます。アクセス権限を細かく設定できる上、ログ管理機能も充実しているので、高セキュアな運用ができることも利点です。

マルチデバイス対応＆豊富な外部ツール連携

boxのアプリ版をインストールすれば、スマートフォンやタブレットでも利用可能です。さらに、Web会議システム・グループウェア・SFA・MAといった、さまざまなビジネスツールと連携できます。情報共有を一元管理し、接続デバイスや場所を選ばず必要なデータにアクセスできるのも利点です。

まとめ

メール・ファイル転送サービス・オフラインストレージといった方法でもファイル共有はできますが、これらの方法には複数のデメリットがあります。特にセキュリティリスクには注意を要するでしょう。

イッツコムのboxサービスは、容量無制限かつセキュリティ対策も万全で、安心してファイル共有ができます。マルチデバイス対応である上、各種ビジネスツールとの連携も可能なので、スムーズにデータの一元管理ができることも利点です。ビジネスに最適なファイル共有システムをお求めなら、イッツコムのboxサービスをご利用ください。