Googleスプレッドシートの使い方は？Excelとの違いや注意点も解説
目次
GoogleスプレッドシートはWebアプリやモバイルアプリとして誰でも無料で利用でき、共同編集機能にも優れるため、テレワーク環境で活用する企業が増えています。「GoogleスプレッドシートとExcelは見た目も機能も似ている」と感じており、Googleスプレッドシートの使い方やExcelとの違いを知りたい方もいるのではないでしょうか。
Googleスプレッドシートの利便性や活用方法、Excelや Googleドライブとの関係を知ることで、ビジネスシーンでの運用方法をより具体的に考えられます。Google関連ドキュメントは容量制限のあるGoogleドライブではなく、容量無制限かつ高セキュアな「Box」に自動保存・一元管理できることも知り、Googleスプレッドシートをより便利に活用しましょう。
そこでこの記事では、Googleスプレッドシートの特徴やExcelとの違い、基本的な使い方と注意点についてご紹介します。
Googleスプレッドシートとは？
GoogleスプレッドシートはWebアプリやモバイルアプリとして利用する、Excelと互換性のある無料表計算ソフトです。GmailなどとともにGoogleアカウントに紐づき、Googleドライブの容量を共有します。まずは、Googleスプレッドシートとは何かという点について確認していきましょう。
Webブラウザから使えるGoogleスプレッドシート
Googleスプレッドシートとは、GoogleがWebアプリやモバイルアプリとして提供する表計算ソフトです。GmailなどのGoogle系Webサービスと同じく、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。
Windows PCでもMacでもWebブラウザから同じインターフェースで利用でき、アプリのインストールは不要です。スマホやタブレットならモバイルアプリ版も利用でき、いつでもどこでもオンラインでドキュメントを作成・編集・共有できます。
Googleアカウントに紐づくGoogleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、無料メールのGmailや無料クラウドストレージのGoogleドライブなどと同じく、Googleアカウントに紐づくWebサービスです。
Googleスプレッドシートで扱うファイルはGoogleドライブに自動保存され、同じGoogleアカウントで利用するGmailなどとストレージ容量を共有します。またWordと互換性のあるGoogleドキュメントや、アンケート作成・管理ツールのGoogleフォームなどと、オンラインでシームレスに連携できるのも特徴です。
Excelと互換性があるGoogleスプレッドシート
GoogleスプレッドシートはExcelと互換性があり、オンラインでExcelファイルを編集できます。見慣れたExcelとインターフェースも似ているため、GoogleスプレッドシートとExcelファイルの違いを意識せず、Excelと同じようにGoogleスプレッドシートを利用している方も多いでしょう。
実際のファイル形式は別で、Excelファイルの拡張子は[.xls]や[.xlsx]、Googleスプレッドシートファイルの拡張子は[.gsheet]です。GSHEETファイル（Googleスプレッドシートファイル）には、Googleドライブ内へのリンク（URL）情報が含まれます。
GoogleスプレッドシートとExcelの違い
GoogleスプレッドシートがExcelより優れている点は、同時編集に強く、変更が自動保存されるところです。またExcelのようにマクロやグラフも利用できます。ただし処理速度はオンプレミス型のExcelに劣る場合もあるでしょう。ここでは、GoogleスプレッドシートとExcelの違いを見ていきましょう。
Googleスプレッドシートは同時編集に強い
GoogleスプレッドシートがExcelに比べて圧倒的に有利な点は、同時編集が容易であることです。Excelは共同編集機能が限定的で、ファイル共有の手間もかかります。
Googleスプレッドシートは共有・同時編集を前提としており、招待リンクからアクセスした複数名のユーザーで快適なオンライン同時編集が可能です。編集内容はリアルタイムで全ての共同編集者に反映され、他のユーザーがどのセルで作業しているかもひと目で分かります。セル単位でコメントを作成・追記・返信する機能もあるため、共同作業に最適です。
また有料のGoogle Workspace版なら、同じドキュメント内でのチャットや、変更が加えられた際の自動通知なども利用できます。
Googleスプレッドシートは変更が自動保存される
Googleスプレッドシートはファイルの変更が自動保存されることも優れた点のひとつです。
Excelも自動保存機能を利用できますが、事前に設定しておかなければ手動で保存する必要があり、またファイルの保存場所などによっては自動保存を利用できません。この仕組みによりExcelは、「時間をかけて編集したのに保存されておらず労力が無駄になった」ということが、しばしば起こります。
この点Googleスプレッドシートは、編集してそのままWebアプリを閉じても変更が失われることはありません。
Googleスプレッドシートでもマクロやグラフを利用できる
Googleスプレッドシートは簡単なオンライン表計算に特化したWebサービスと思われがちですが、豊富な数式や関数を利用できる他、マクロによる自動化処理なども可能です。
スクリプト言語Google Apps Script（GAS）を使うと、独自の関数を作成したり、Google関連サービスの処理を自動化したりできます。これによりExcelのマクロやVBAと似た作り込みが可能です。ややクセはありますがグラフも作成可能です。
Excelほどの自由度はないものの、随時機能はアップデートされており、無料ツールとは思えない機能性も魅力です。
処理速度はオンプレミス型のExcelが有利
GoogleスプレッドシートはWebアプリ（クラウドサービス）であるため、処理中にGoogleのサーバと頻繁にやり取りをします。この仕組みにより、データ量や処理の複雑さが増すと非常に重くなり、巨大シートの共同編集中に編集結果がなかなか反映されないケースも珍しくありません。
この点デスクトップ版Excelの処理速度は、使用しているデバイスのマシンパワー次第です。もちろん低スペックのPCで作業をするとExcelの処理も遅くなりますが、Googleスプレッドシートより処理速度のコントロールはしやすいでしょう。
Googleスプレッドシートの基本的な使い方
Googleスプレッドシートシートは簡単な操作で新規シート（GSHEETファイル）の作成やExcelファイルの編集・変換、共同編集やコメントのやり取りができます。ここでは、PCでWebブラウザからGoogleスプレッドシートにアクセスする場合の、基本的な使い方を見ていきましょう。なお、基本操作はモバイルアプリ版も同様です。
新規GSHEETファイルを作成する
Googleスプレッドシートファイルの拡張子は[.gsheet]で、GSHEETファイルと呼ばれます。Webアプリ版Googleスプレッドシートで新規シートを作成する手順は以下の通りです。
1.Googleドライブにアクセスしログイン
2.ホーム画面左上の[新規]をクリック
3.[Googleスプレッドシート]を選択すると白紙のシートが表示される
ここからExcelと同じようにセルを編集します。なお使用するWebブラウザがGoogle Chromeの場合、アドレスバーに「sheet.new」と入力するだけで新規シートを作成可能です。
GoogleスプレッドシートでExcelファイルを編集する
Googleスプレッドシートでは、[.xls]形式のExcelファイルは閲覧、[.xlsx]形式のExcelファイルの編集ができます。操作手順は以下の通りです。
1.Googleドライブに拡張子が[.xlsx]のExcelファイルをアップロード
2.Excelファイルをダブルクリック
3.[.xls]形式のExcelファイルは[.xlsx]形式への変換を促されるため、[OK]をクリック
これだけでExcelファイルをGoogleスプレッドシートで編集できます。Webアプリで編集するため、PCにExcelをインストールする必要がありません。編集したファイルはそのままExcelファイルとして自動保存されます。
ExcelファイルをGSHEETファイルに変換する
ExcelファイルとGSHEETファイルはGoogleスプレッドシートで相互変換できます。ExcelファイルのデータをGoogle Apps Scriptで処理するには、GSHEETファイルへの変換が必要です。Excelファイルは以下の手順でGSHEETファイルに変換できます。
1.Googleドライブから任意のExcelファイルを開く
2.[ファイル] [Googleスプレッドシートとして保存]の順にクリック
これだけで変換は完了です。Excelでかなりマイナーな関数などを使っていない限り、シートの見た目や処理内容は変わりません。
Googleスプレッドシートで共同編集をする
Googleスプレッドシートに共有相手を招待し、共同編集する手順は以下の通りです。
1.Googleドライブから任意のスプレッドシートを開く
2.右上の[共有]をクリック
3.共有画面が開くため、共有したい相手のGmailアドレスを入力
4.共有相手がリンクにアクセスするとそのまま共同編集開始
他にも、共有画面左下の[リンクをコピー]をクリックし、URLをチャットやメールなどで共有相手に伝える方法もあります。
Googleスプレッドシートでコメントをやり取りする
共同編集機能と合わせて活用したいのがコメント機能です。コメント機能を使えば、簡易的なチャットとしてコミュニケーションが取れ、リアルタイムで共同編集しない相手にも意思を伝えられます。
使い方は簡単で、任意のセルを右クリックして[コメント]をクリックし、伝えたい内容を入力するだけです。コメントは追記や返信もでき、シート内の全コメントの一覧も可能です。
Googleスプレッドシートの注意点
Googleスプレッドシートは誰でも無料で使える利便性が魅力です。共同編集機能にも優れ、Excelとの互換性もあるため、テレワーク環境の標準的な表計算ツールとして多くの企業が採用しています。ただし、Gmailなどと同様に個人ユーザーを想定しているため、ビジネスで利用するには容量制限やセキュリティ機能に注意が必要です。
ビジネスユースとしては容量制限が厳しい
Googleスプレッドシートは無料でも豊富な機能を利用でき、多くの企業がシートの共有・共同編集に活用しています。ただしネックになるのは容量制限です。
無料のGoogleドライブのストレージ容量は1アカウント当たり15GBで、この容量をGmailなどの関連サービスと共有します。Google Oneを契約すると容量を増やせますが、容量無制限のプランはありません。
共同編集のセキュリティ機能にも注意
無料版のGoogleスプレッドシートで共有時に設定できるアクセス権限は、編集者・コメント可・閲覧者の3種類のみです。細かいアクセス権限が設定できないため、セキュリティレベルのコントロールに懸念があります。
また変更のログ取得もできますが、履歴が残るのはアップロード・編集・コメント・削除など、ファイルに変更を加えたときのみです。コピーやダウンロードの履歴は残らないため、情報漏えいのリスクに不安が残ります。
【関連記事：『無料のGoogleドライブによるデータ共有は危険！スマートな解決方法は？』】
Googleスプレッドシートを使いこなすツール整備はイッツコム！
イッツコムはGoogle関連ドキュメントを安全に一元管理できる「Box」、顧客関連情報の一元管理と営業効率化に効く「ホットプロファイル」を提供しています。これらのツールにより、制限の多いGoogleドライブではなく容量無制限かつ高セキュアなBoxでGoogle関連ドキュメントを保存・操作し、表計算ソフトでの管理に向かない顧客管理情報を有効活用できます。
Google関連ドキュメントを安全に一元管理できる「Box」
Googleスプレッドシートは無料で利用できる便利なオンライン表計算アプリですが、容量制限やセキュリティ機能に懸念があります。
そこで組み合わせたいのが、容量無制限かつ世界最高峰のセキュリティレベルを誇る法人向けクラウドストレージ「Box」です。BoxはGoogle関連サービスとネイティブに統合できるため、Googleドライブの制限を無視できます。GoogleドライブではなくBoxを自動保存先にし、Box内で直接ドキュメントを作成・編集できるため、全てのファイルの安全な一元管理が可能です。
アクセス権限は7段階で、ファイル共有時にはパスワード保護のオプションや共有の有効期限設定を利用でき、さらに外部ユーザーの2要素認証にも対応します。70種類以上のログ取得にも対応するため、安全なコラボレーションと情報資産の保護に最適です。
顧客関連情報の一元管理と営業効率化なら「ホットプロファイル」
名刺情報や営業アプローチリストなどを、Googleスプレッドシートで管理している企業も多いでしょう。しかし、Googleスプレッドシートは営業支援に特化したツールではないため、顧客関連情報に関しては専用ツールで管理するのがおすすめです。
クラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」は、名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけでクラウド上に顧客データベースを作成し、自動取得した企業ニュースや営業履歴などと紐づけて一元管理できます。
作成した顧客データベースをもとに営業支援機能を活用し、案件管理や売上管理、営業プロセスを可視化します。システム利用者全員で顧客関連情報を確認できるため、マネジメントやフォローも容易になり、組織的な営業力の強化に最適です。さらに営業アプローチリストの作成・管理やターゲティングメールの一斉送信などにも対応し、営業効率を大幅に向上させられます。
まとめ
GoogleスプレッドシートはWebアプリやモバイルアプリとして無料で利用でき、共同編集機能に優れる上、Excelとの互換性もあります。しかしGoogle関連サービスは個人利用を想定しているため、ビジネスユースには容量制限やセキュリティ機能が懸念点です。
Google関連ドキュメントは、Googleドライブではなく容量無制限かつ高セキュアな「Box」を自動保存先とし、より安全に一元管理できます。表計算ソフトでは管理が難しい顧客関連情報については、クラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」で管理・活用するのがおすすめです。
Googleスプレッドシートを使いこなすなら、関連サービスの一括導入で運用環境をグレードアップできるイッツコムにご相談ください。
