ECRSの4原則とは？業務改善の具体例やメリット・ポイントを解説

ECRSの4原則とは、「引き算の改善」を求める組織が活用したいフレームワークのことです。業務改善の取り組みが必要だと痛感しており、ECRSの4原則について理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。

ECRSの考え方や業務改善の具体例、期待できる改善効果や実施に当たって重視すべきポイントを知ることで、業務を合理的かつ安全性の高いものに改善できます。ECRSの4原則にのっとったシンプルなシステム構成による業務改善にも目を向け、「ムリ・ムダ・ムラ」のない仕組みを整えましょう。

この記事では、ECRSの順序に沿った取り組みの考え方とそれぞれの具体例、メリットや成功のコツについて紹介します。

ECRS（改善の4原則）とは？

ECRSは生産管理現場で基本とされる業務改善のフレームワークですが、根本となる考え方は多種多様な業種・部署に適用できます。「ムリ・ムダ・ムラ」の排除を求めるあらゆる組織が活用したいフレームワークです。まずはECRSとは何か、その基本的な考え方を見ていきましょう。

業務改善の視点と順序を表すECRS

ECRSとは、「Eliminate（取り除く）」「Combine（結び付ける）」「Rearrange（再整理する）」「Simplify（簡素化する）」の頭文字を取った略語です。業務改善の検討・実施についての視点と順序を表したもので、「改善の4原則（ECRSの4原則）」とも呼ばれます。

元々は生産管理現場で業務改善の指針として用いられていたフレームワークですが、根幹となる考え方はさまざまな組織に適用可能です。近年はサービス業や営業などさまざまな業種・部署で、業務のムリ・ムダ・ムラの排除や業務効率化・生産性向上を目的に活用されています。

ECRSの根幹となる考え方

ECRSはE→C→R→Sという順序で改善を検討・実施することを重視しています。

1.Eliminate（取り除く）：まず「取り除ける業務がないか」を検討する
2.Combine（結び付ける）：次に「まとめられる業務がないか」を検討する
3.Rearrange（再整理する）：続いて「組み替えるべき業務はないか」を検討する
4.Simplify（簡素化する）：最後に「より簡素化すべき業務はないか」を検討する

着手が容易で改善の効果も高いものから検討・実施することで、過剰・過小な変更を避け、不要なトラブルも最小化できる仕組みです。

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ECRSの考え方と業務改善の具体例

ここでは、「Eliminate（取り除く）」「Combine（結び付ける）」「Rearrange（再整理する）」「Simplify（簡素化する）」それぞれの考え方と改善の具体例を解説します。

1.Eliminate（取り除く）の場合

まずは「取り除ける業務がないか」を検討します。現在の業務の棚卸しをした上で、各業務がなぜあるのかという理由や目的を洗い出すことが必要です。合理的な理由や目的がなく、単に慣習となっているだけの業務は、多くのムダを生みます。

なくしても事業や現場に支障のない業務であれば、なくしてしまうことも検討しましょう。それだけで業務改善の効果を期待できるかもしれません。

【「E（Eliminate/取り除く）」の具体例】
・品質に影響しない検査や測定を削除する
・クライアントや顧客に求められていない「こだわり」の作業をなくす
・不必要な報告書や定例会議の慣習を撤廃する
・支社から本社への出張をなくす
・確度の低いエリアやターゲットへの営業をなくす

2.Combine（結び付ける）の場合

次に「まとめられる業務がないか」を検討します。類似する業務を一本化（結合）すれば、必要な設備・備品や作業者のスキル数・業務負荷を削減し、スムーズな業務遂行が可能です。「E」に次いで実施の障壁が低い上、作業者にも好まれるでしょう。

異なる種類の業務を分離したり、大型化して業務が煩雑になった部署を分割したりすることも、「業務の類似性を高める」という意味で「C」に当たる取り組みです。

【「C（Combine/結び付ける）」の具体例】
・複数箇所で行っていた仕上げや検品を1つの場所にまとめる
・メールによる個別連絡をビジネスチャットによるグループ連絡でまとめる
・複数のマニュアルを1つにまとめてナレッジを集約する
・各従業員の不得意な業務を分離し、得意な従業員がまとめて実行する
・営業部門をフィールドセールスとインサイドセールスに分離する

3.Rearrange（再整理する）の場合

続いて「組み替えるべき業務はないか」を検討します。作業順序・作業場所・担当作業者の入れ替えにより、工程順序・作業スペースの適正化や準備作業・付随作業の効率化が図れます。結果、業務プロセス全体のムダ・ムリ・ムラの排除が可能です。

基本的には小規模な変更で済み、段取りの悪さの排除やマネジメントの効率化も目指せます。なお、同じ機能を果たす別のシステムへの入れ替えも「R」の一環です。

【「R（Rearrange/再整理する）」の具体例】
・最終工程のチェックを前工程に回し、ミスを早期発見する
・営業ルートの順序変更により時間・距離を短縮する
・スキルセットや人脈・適性などに応じ、適材適所に配置転換する
・オフィス勤務の必要がない業務を在宅勤務などのテレワークに移行する
・内製の必要がない業務をアウトソースする

4.Simplify（簡素化する）の場合

最後に「より簡素化すべき業務はないか」を検討します。このためには動作・作業や工程単位で業務実態を分析することが必要です。複雑な作業や業務プロセスを簡素化することで、よりシンプルな業務スタイルへの変更・調整を目指します。

便利で使いやすいICT（情報通信技術）ツールの導入による業務の標準化を達成できれば、仕事の複雑さに起因する間違いや抜け漏れをなくすことも可能です。

【「S（Simplify/簡素化する）」の具体例】
・手作業で行っていた業務をAIやロボットで自動化する
・電子契約システムやワークフローシステムにより決済フローを電子化・自動化する
・クラウドストレージによる時間・場所・デバイスを問わないファイル共有に切り替える
・Web会議システムにより社内外会議をオンライン化・ペーパーレス化する
・SFA（営業支援システム）により営業関連情報を一元管理する

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ECRSの4原則に基づく業務改善のメリット

ECRSの4原則に基づく業務改善にはさまざまなメリットがあります。「引き算の改善」を検討・実施することで、ムダなコストを大幅に削減しつつ、業務効率化・生産性向上が叶います。また、安全で確かな情報・ファイル共有につなげることも可能です。

「引き算の改善」ができる

ECRSの4原則を指針にすると、何かを追加しようとする足し算の改善ではなく、「排除できる業務・工程があるか」から着手する引き算の改善ができます。

組織や事業の中からムダなものを削ぎ落とし、よりシンプルで合理的な業務スタイルへ変容することで、不要なトラブルを回避できるでしょう。

ムダなコストを大幅に削減可能

ECRSの4原則に基づく業務改善により、ムダな業務の排除や作業空間の最適化、各種クラウドサービスの活用などにつながります。ペーパーレス化やテレワークの推進にも活用しやすく、以下のようなさまざまなコスト削減効果が生まれるのもメリットです。

・オペレーションや作業場所の最適化による備品や設備の購入費・維持費の削減
・ペーパーレス化による紙の印刷費や郵送費の削減
・会議のオンライン化やテレワーク推進による交通費・宿泊費や会議室レンタル費の削減
・ファイルサーバをクラウドストレージに移行することで、サーバ運用保守管理のコスト削減
・デスク・各種ラックの撤去やオフィスの省スペース化による、賃料など維持費の削減
・業務プロセスの合理化による残業代の削減

業務効率化・生産性向上を望める

オペレーション・業務プロセスの最適化や適材適所の人材配置、ICTツールによる自動化などもムリなく実現できるでしょう。

従業員はノンコア業務にかける工数が減り、コア業務でパフォーマンスを発揮しやすい環境が整うため、業務効率化や生産性向上につながるのもメリットです。

安全で確かな情報・ファイル共有につながる

コミュニケーションツールやクラウドストレージなどの導入も視野に入ります。 メール添付による情報・ファイル共有は非効率で、パスワード付きZipファイルはセキュリティリスクの高さから使用を推奨されません。

ビジネスチャットは短文でスピーディにやり取りでき、グループに一斉送信もできる上、やり取りの履歴は容易に検索できます。クラウドストレージは安全なクラウド上で業務ファイルを一元管理でき、時間・場所・デバイスにかかわらずアクセスできる上、サーバの保守管理も必要ありません。

こういったツールの導入によりメールの送受信が不要となり、安全かつ確実な情報・ファイル共有ができます。

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ECRSの4原則に基づく業務改善を成功させるポイント

ECRSの4原則に基づく業務改善は、経営戦略の一環です。改善計画を成功させるには、全社一丸となって取り組むこと、ECRSの4原則を踏まえたICTツールを導入することが求められます。ここでは、業務改善に取り組む際の重要なポイントを見ていきましょう。

全社一丸となって取り組むこと

業務改善は全社的に取り組むことで大きな効果を発揮します。各従業員が個別に取り組んでも、ECRSの4原則に基づく業務改善は実現できません。

業務改善は経営戦略の一環と考え、経営層を交えて目的・目標を明確化することが重要です。その上で全従業員に業務改善の意図や効果を周知し、チームや部署単位などで業務の可視化や変更の取り組みに協力する体制を整えましょう。

ECRSの4原則を踏まえたICTツールを導入すること

ECRSの4原則に基づく業務改善の取り組みの中で、ICTツールの導入や乗り換えが必要になる場合もあります。しかし、ICTツールは多種多様です。現場が使いにくいツールを導入すると、期待した効果を発揮できない恐れがあります。

そこで重要なのは、ECRSの4原則にのっとって開発されたICTツールを選択することです。複数ツールを導入する場合には、なるべくシンプルな組み合わせにすることも検討しましょう。

ECRSの4原則にのっとったICTツール整備はイッツコム！

イッツコムは、メール添付不要のファイル共有と情報セキュリティ改善ができる「Box」、Web会議システムとビジネスチャットを一本化できる「Zoom」、名刺管理・営業支援・マーケティング支援を一本化できる「ホットプロファイル」を提供しています。

これらのクラウドサービスを一括導入することで、シンプルなシステム構成でECRSの4原則にのっとったICTツール整備が可能です。

クラウドストレージ「Box」ならメール添付不要で情報セキュリティを改善

ファイル管理・共有の仕組みをシンプルにすることは、ECRSの4原則に基づく業務改善において重要です。ファイルサーバやメールによるファイル管理・共有はコストも手間もかかり、セキュリティ対策も難しいため、さまざまな課題を一挙解決できるクラウドストレージを選択・導入しましょう。

そこで導入したいのが、各国の政府機関や多数のリーダー企業も採用する、容量無制限かつ圧倒的に高セキュアなクラウドストレージ「Box」です。

Boxは1,500種類以上のアプリと連携でき、さまざまな業務システムのファイルマネージャーとして活用できるため、散在していたファイルを効率的に一元管理できます。いつでもどこからでも、PCでもスマホでもアクセスできるのも利点です。

ファイルのメール添付はセキュリティ対策の効果が極めて薄い上、モバイルデバイスで扱いにくいためテレワーク環境では扱いにくいケースがあります。しかし、Boxなら140種類以上の形式のファイルをブラウザ上で閲覧できることに加えて 、Officeファイルなどのオンライン共同編集にも対応しています。Box上の共有リンク（ファイルやフォルダの固有のURL）をチャットなどで送るだけでよく、メール添付でやり取りする必要も、ダウンロードする必要もなくなります。

Box上の全ファイルは50世代以上のバージョンを自動保存できるため、差分ファイルを増やすことなく常にクリーンに保てることも強みです。70種類以上のログ監視にも対応し、誰が・いつ・どのファイルにアクセスしたかをBox上で一元管理できるため、情報を扱う業務の安全性も改善できます。

「Zoom」でWeb会議システムとビジネスチャットを一本化

ECRSの4原則に基づく業務改善の取り組みにおいては、会議のペーパーレス化やオンライン化、ビジネスチャットの活用も重要です。

Web会議システムとビジネスチャットを別々に導入するとコミュニケーションツールの使い分けが難しくなりますが、「Zoom」なら一本化できます。Web会議システムとして著名なZoomは、「Zoom Chat」機能により、Zoomミーティングとスムーズに行き来できるチャットツールとしても利用可能です。

どちらの機能もスマホでも利用できるため、外回りの営業担当者はもちろん、工事現場・イベント会場や在宅勤務者の自宅からでも便利に使えます。

無料アカウントはZoomミーティングの40分制限がネックとなるため、ビジネスユースなら実質無制限（30時間/1回）で利用できる有料プランを契約しましょう。ウェビナーアドオンを購入すれば、最大5万人参加のウェビナーも最小限のシステム構成で運用できます。

参加者は無料アカウントで問題ないため、有料ライセンスが必要なのはホスト（主催者）のみです。イッツコムなら日本語サポート付きのプロプラン1ライセンスから契約でき、管理者向けの各種マニュアルも充実している他、請求書払いにも対応しています。

名刺管理・営業支援・マーケティング支援は「ホットプロファイル」

ECRSの4原則に基づく業務改善の取り組みを進めると、営業部門にメスを入れることにもなるでしょう。一般的な営業部門では、名刺情報を各営業担当者が個別に管理しているため、社内人脈として生かせていないケースも多いです。結果、さまざまな場面で機会損失を招いている恐れがあります。

これらの課題を一挙解決できるのが、クラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」です。名刺をスキャニング、あるいはスマホアプリで撮影するだけで、クラウド上に顧客データベースを作成できます。それまで手入力で管理していた顧客情報がある場合は、CSVファイル化して読み込ませれば同じことができるため、無駄にはなりません。

ホットプロファイルにより、今後は1か所に集約された顧客・営業関連情報をシステム利用者全員で共有できます。外出先ですぐに顧客情報を確認することはもちろん、名刺の掘り起こし、人脈の整理と可視化、商談履歴や取引状況の確認といった作業もスピーディになります。時間損失や雑務にかかるコスト増を防ぐことにもつながるでしょう。

まとめ

ECRSの4原則に基づく業務改善は、「Eliminate（取り除く）」「Combine（結び付ける）」「Rearrange（再整理する）」「Simplify（簡素化する）」という順で進めることで、過剰・過小な変更を避けつつ不要なトラブルも最小化できます。「引き算の改善」ができ、よりシンプルで合理的な業務プロセスに改善しやすく、業務の効率や安全性を高められることも利点です。

ICTツールの利活用による業務の合理化も重要な施策ですが、業務システムが複雑化すると新たなムリ・ムダ・ムラが生じかねないため、なるべくシンプルなシステム構成を検討しましょう。

イッツコムは「Box」「Zoom」「ホットプロファイル」という3つのクラウドサービスにより、ファイル共有・管理やコミュニケーション、名刺・営業情報管理の仕組みを大幅改善できます。業務改善に伴うICTツール導入をお求めなら、シンプルなシステム構成でムリ・ムダ・ムラを抜本的に改善できるイッツコムにご相談ください。