BCP計画はテンプレートを活用！システムで手軽にできる対策も紹介
企業の存続に関わる重要な計画に、BCP計画があります。計画にはあらゆる観点や情報が必要になることから、何から着手して作成すればよいか分からない方もいるのではないでしょうか。
BCPテンプレートの活用方法や利用するテンプレートが分かれば、計画しやすくなるでしょう。この記事では、BCPテンプレートや手軽にできるBCP対策を紹介します。
BCPとは
BCPは企業が社会から信頼を得る手段でもあり、企業存続に関わる重要なものです。計画が難しいからといって着手せずにいると、有事の際に甚大な被害を受ける恐れがあります。ここでは、BCPの概要と併せて、なぜ重要なのかを説明します。
BCPとはリスクマネジメントの一種
BCPとは「事業継続計画」を意味し、緊急事態が発生した際に企業が事業を存続できるよう画策する計画です。事業存続のためには被害を最小限に抑え、素早く復旧する必要があります。
緊急事態とは、地震や津波などの自然災害や新型コロナウイルス感染症のまん延のようなパンデミックを指します。また、停電やテロ、サイバー攻撃といった外的要因による事態も対策が必要です。建物や人が被害を受ける場合だけでなく、データが失われるリスクもBCP対策の範囲に含まれます。
【関連記事：BCP対策とは？必要性やメリット、運用のポイントを徹底解説】
BCPが必要な理由
実際に日本各地では、大地震で建物が倒壊したり津波に飲み込まれたりといった被害が起きています。海外では米国同時多発テロのような大きなテロもありました。
このように「もしかすると」の緊急事態は現実性を帯び、自社も同様の被害を受ける恐れがあります。災害やテロに巻き込まれた後、事業を存続できなければ、取引先や顧客からの信頼を失うでしょう。企業として有事に備えることは、他社から見て取引基準の1つになり得ます。
テンプレートを活用してBCP計画を
BCPを計画する際は、抜け漏れなく検討するのが望ましいでしょう。しかし、災害だけでなく、あらゆる面の対策が必要になるため、初めて策定する際は全てを網羅するのは困難です。
テンプレートを活用すれば、多くの情報を整理しながら内容を埋めることで、客観的な分析や策定ができるでしょう。テンプレートには複数の種類があり、国や商工会議所がWebで公開しています。
活用したいBCPテンプレート3選
BCPに関してはさまざまなテンプレートが公開されています。情報を埋めていくタイプや文書構成を参考にするタイプがあるため、必要に応じて使い分けましょう。特に、中小企業庁などが提供しているテンプレートは汎用的で、企業の状況に合わせて利用可能です。ここでは、活用しやすいBCPテンプレートを紹介します。
中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」
中小企業BCP策定運用指針の特徴は、入門・中級・上級のレベル別にテンプレートが用意されている点です。一度に全てを計画するのではなく、できることから始められるため、初めてBCPを策定する企業や中小企業も利用しやすいでしょう。
レベルごとに策定にかかる見込み時間が記述されており、いつ検討するか正確なスケジュールが立てられます。例えば、入門コースは経営者1人で検討して1～2時間程度です。
用語解説も付いているため、言葉の意味を調べる手間が省けます。中小企業の最新事例も紹介されており、他社を参考にしながら計画を立てられるでしょう。
（参考：『中小企業BCP策定運用指針』)
事業継続推進機構「事業継続計画（BCP）の文書構成モデル例」
事業継続推進機構が公開しているテンプレートは、モデル例を基に文書構成を作ったタイプです。
モデルでは、製造業の会社を例に従業員の数、使用しているシステムや拠点の数・位置を具体的に示しています。それを前提として文書構成が作られているため、BCPを策定したことがない人でもイメージしやすいでしょう。
また、最初にBCP起案の流れの説明があり、順に読んでいけば頭に入りやすい構成です。文書構成の通り、基本方針や想定リスク、訓練、経営層による見直しを盛り込めば、抜け漏れの少ないBCPが策定できるでしょう。マニュアル類も記載されており、どのようなマニュアルが必要か参考になります。
（参考：『事業継続計画（BCP）の文書構成モデル例 第一版』）
東京商工会議所「中小企業向けオールハザード型BCP策定ガイド」
中小企業向けオールハザード型BCP策定ガイドは、カラーで適度に図や表を含む見やすいガイドラインです。入門版・基本版・上級版に分かれているため、自社の状況に合わせて参照できます。
ガイドラインでは各様式の説明や作成手順を記載しており、様式はダウンロードが可能です。ただし、様式を取得する際は東京商工会議所の会員になる必要があります。加入金や年会費がかかるため、社内でよく検討しましょう。
様式を埋めることでBCP計画が立てられるテンプレートで、「なぜそれが必要か」「どのように作成すればよいか」がしっかり説明されており、作成しやすいのが特徴です。
手軽にシステムでできるBCP対策
BCPではデータの損失を防ぐことも重要です。バックアップやシステムを設置するロケーションといった観点が求められますが、クラウドシステムを利用すれば、手軽にBCP計画が策定できるでしょう。ここでは、BCP対策ができるシステムを紹介します。
クラウドストレージでデータ損失を防止
必要なデータや重要ファイルをクラウドストレージに保管すれば、自社が災害に遭っても損失を防げるでしょう。社内のPCやシステムが影響を受けても、新しいPCやサーバを購入してデータをリストアすることで、災害直前に近い状態で事業を再開できます。
クラウドストレージを運用するデータセンターは災害対策をしているため、災害に遭っても安心です。データセンターは他の場所にも設置し、常に分散保管しています。被害を受けたことでデータを損失する可能性は低いでしょう。
【関連記事：クラウドストレージとは？メリットや比較するときのポイントを解説】
Web会議で円滑なコミュニケーションを継続
自然災害だけでなく、コロナ禍のようなパンデミックによって人の交流が滞るケースもあります。在宅勤務を余儀なくされた場合、社内のコミュニケーションを円滑にするためにWeb会議は有効な手段です。コミュニケーションの継続という観点で、Web会議システムの導入もBCP対策の1つといえるでしょう。
自然災害が起きた場合、多くの人が電話を利用するため、回線が混雑してつながりにくくなります。インターネット回線を使うWeb会議であれば、経路が多く分岐し、パケットの送受信が止まることはありません。いざというときでもコミュニケーションを取りやすい手段です。
イッツコムが提供できるBCP対策システム
イッツコムは、BCP対策に有効なクラウドストレージやWeb会議システムを取りそろえています。クラウドストレージは世界中で利用されているBox、Web会議システムはシンプルな操作性のZoomを提供可能です。それぞれのシステムについて詳しく見てみましょう。
世界9カ国のデータセンターを利用できる「Box」
Boxは世界9カ国のデータセンターを利用できるクラウドストレージです（2024年4月現在）。イッツコムが提供するBusinessPlusプラン以上で、Box Zonesが利用できます。
Box Zonesとは、国や地域にあるデータセンターの中から、任意の保管場所を指定できるサービスです。BCP計画をより柔軟に設定できる他、自社のセキュリティポリシーに沿ったロケーションを選びやすくなります。
また、Boxはどのプランも容量無制限です。データを選定せずに、業務に必要な全てのデータを安全に保管できます。
さらに、セキュリティ性能が高く、ISO27001やアメリカのクラウドセキュリティ標準「FedRAMP」に準拠しているため安心です。
シンプルな操作でWeb会議を始められる「Zoom」
ZoomでWeb会議を始めるときは、URLを参加者に共有するだけです。Web会議中は画面に資料を表示するだけでなく、ホワイトボードの共有機能を使えば、シンプルなペイントツールを参加者全員で共有できます。
Zoomはライセンスを持たない人も参加可能で、取引先や顧客にURLを送るだけでWeb会議を開催できるのも魅力です。
操作方法について問い合わせしたいときは、サポート窓口を利用するとよいでしょう。Zoomは海外製品なので、直接購入するとサポート窓口が英語対応になる場合もありますが、イッツコムで導入すると全て日本語対応で安心です。
Boxとも連携可能で、お互いがBoxに保存しているファイルへアクセスすれば、コミュニケーションを取りながら同時に編集できます。
まとめ
BCPを計画する際は、公開されているテンプレートの活用がおすすめです。初めて策定する人が自力で行うと、多くの労力をかけたにもかかわらず、抜け漏れが発生する恐れがあります。クラウドストレージやWeb会議を導入すれば、BCPの一部を手軽に実現できるでしょう。
イッツコムでは日本語のサポートで、BoxやZoomを提供しています。BCPを検討している方は、お気軽に問い合わせください。
