安全なファイル共有の方法は？ビジネスにおすすめのクラウドストレージも解説

企業にとって、重要なデータをどのように管理するかは避けて通れない課題です。従来は紙のデータであったものも、現在では電子データでやりとりすることがほとんどです。それらの電子データは、社内のコンピューターに保存したり、外部のサーバを利用したりと、管理の仕方はさまざまです。また、これらの電子データは社内だけでなく社外で共有することも多々あるでしょう。

ファイル共有にはさまざまな方法があり、それぞれに特徴があります。そこでこの記事では、ファイルの共有方法を紹介するとともに、社内や社外別のおすすめの方法についても詳しく解説します。昨今、浸透しつつあるテレワークにも対応しやすいクラウドストレージでのファイル共有にも目を向け、日々増え続ける重要なデータを安全に管理・共有していきましょう。

ファイル共有とは？テレワークに役立つファイル共有サービス

ファイル共有とは、PCやスマホで扱う文書や画像などのファイルを、何らかの方法で他者と共有することを指します。ファイルサーバやメールの添付ファイルなどによるファイル共有方法もありますが、テレワークを採用する企業では、ファイル共有サービスの利用が一般的です。

ファイル共有サービスとは、Webクライアントやデスクトップアプリ・モバイルアプリで提供される、遠隔でファイルをやり取りする機能のあるサービスを指します。代表的なファイル共有サービスは、ファイル転送サービスやクラウドストレージです。

いずれもサービス事業者が管理するサーバにファイルをアップロード・保存し、ダウンロードURLなどで共有相手を招待することで、インターネット回線を通じてファイルをやり取りできます。

ただしファイル転送サービスはあくまで「一時的なファイルの置き場」です。クラウドストレージはファイルの長期的な保存や管理、オンライン編集などにも対応します。

ファイル共有する7つの方法

ファイルを共有する方法は多種多様です。社内ネットワークやサーバを使う方法やUSBメモリなど外部の記憶媒体を利用する方法などが挙げられ、クラウド上に保存する方法が、最近では一般的となっています。まずは、どのようなファイル共有方法があるのか、それぞれの特徴なども含め確認していきましょう。

1.PCの共有フォルダ

ひとつめは、社内のネットワークシステムを利用してファイルを共有する方法です。ネットワークで接続されているパソコン同士で共有でき、「共有フォルダ」を作成してアクセスするのが一般的です。

システムに入る際には、LANを経由することが多いでしょう。パスワード付きの社内Wi-Fiを使ってアクセスするという方法もあります。セキュリティ対策上、事前に設定しなければ社内ネットワークにはアクセスできません。

2.ファイルサーバ

コンピューターを共有用のファイルサーバとして利用する方法もあります。ファイルサーバのメリットは、アクセスした従業員が簡単に書き込みや閲覧ができることです。データの送受信も容易にできます。

システムにアクセスできる人なら誰でも閲覧可能なため、セキュリティを強化したい際は、アクセスの制限をかけます。重要なデータの場合はアクセス制限の利用が必須です。また、不正アクセスを検知するシステムなどもあります。

3.NAS(ネットワークアタッチストレージ)

NAS（ネットワークアタッチストレージ）は、サーバと同じようにファイルを共有できるオンライン上の共有ファイルです。一般的には、Network Attached Storageが省略されてNASと呼ばれています。

ネットワークに接続しているパソコンなら、設置したファイルへのアクセスが可能です。ネットワーク上にある外付けのハードディスクと考えるとイメージしやすいかもしれません。ちなみに、NASは「ネットワークHDD」とも呼ばれ市販もされています。こうした商品を購入すれば、簡単に導入できるでしょう。

4.メールの添付ファイル

ファイルをメールに添付して共有する方法もあります。メールへの添付はもっともなじみある方法ではないでしょうか。情報を共有したい人が複数いる場合、送信先を複数設定することで一斉送信も可能です。

ITが苦手な方でも比較的簡単にできることがメリットといえますが、セキュリティやファイルサイズの制限が課題です。重要な社外秘ファイルを誤送信してしまうと、取り返しのつかないことになり得るためセキュリティ面で安全とはいえません。メールを添付する際には暗号化したり、パスワードを付けたりしてセキュリティの強化を図る必要があるでしょう。

【関連記事：『メール添付のファイル容量はどれくらい？目安やマナー、受け渡し方法を解説』】

5.ファイル転送サービス

ファイルを転送してくれるサービスもあります。クラウド上にファイルをアップロードし、アップロード先のURLをメールに添付してシェアしたい相手に送るという方法です。大容量のファイルにも対応しているサービスが多く、メールへの直接添付では送信できなかった際に使用するケースが一般的です。

代表的なファイル転送サービスに、「GigaFile（ギガファイル）便」や「オフィス宅ふぁいる便」などがあります。これらのサービスは、一定の容量までであれば無料で利用できることがほとんどです。

【関連記事：『ファイル転送サービスのセキュリティは安全？ビジネス向けファイル共有方法の選び方』】

6.USBメモリ

USBメモリでのファイル共有もなじみのある方法でしょう。パソコンにUSBメモリを差し込み、データをコピーします。データが入ったUSBメモリを取り出し、他のパソコンに挿入すればダウンロードが可能です。

USBメモリの他、SDカードやポータブルHDD・SSDなど小型の記憶媒体も同様の用途で使えます。これらを総称してポータブルストレージと呼び、簡単に持ち運べるため重宝されています。ただし、小型なだけに紛失や盗難には気を配る必要があります。

7.クラウドストレージ

クラウドストレージは、オンライン上に用意されたディスクスペースにファイルを保存する方法で、オンラインストレージと呼ばれることもあります。クラウドストレージは、ここ数年で急速に普及しているファイルの共有方法で、サービス提供元は複数あり個人向け・法人向けのサービスに分かれています。

【関連記事：『ビジネスに最適のクラウドストレージのメリットは？高コスパの「Box」の魅力も解説』】

社内・社外のユーザーとのファイル共有におすすめの方法は？

ファイル共有するための方法はさまざまですが、社内のユーザーのみと共有するのか、社外のユーザーとも共有するのかによって適切な方法は異なります。利便性やセキュリティなど考慮しなければならないポイントがいくつかあるため、それぞれの特徴を踏まえた上で最適なものを選びましょう。

社内のユーザーとファイル共有する方法

・共有フォルダ
・ファイルサーバ
・NAS
・クラウドストレージ
・USBメモリ

社内のユーザーのみと共有するケースでは、共有フォルダやファイルサーバのように社内ネットワーク上にファイル共有するための仕組みを構築する方法があります。社内ネットワーク内で完結していればセキュリティリスクを少なくできるのもメリットです。

ただし、専用のハードウェアを準備したりネットワーク環境を構築したりする必要もあります。USBメモリで共有する方法はシンプルですが、物理的なデバイスの受け渡しが発生することで利便性が低くなるという点がデメリットです。

社外のユーザーとファイル共有する方法

・ファイル転送サービス
・クラウドストレージ

社外のユーザーとファイルを共有する際は、社内ネットワーク上のファイルサーバやNASなどは使用できません。インターネット経由でファイルを送受信する必要があるでしょう。

ファイル転送サービスを使えばスムーズにファイル共有できますが、セキュリティリスクを考えるとあまりおすすめできません。利便性とセキュリティの高さを両立させるなら、ビジネスユースに特化したクラウドストレージを使用するのが適切でしょう。

スムーズなファイル共有にはクラウドストレージの利用がおすすめ！

社内のユーザーのみと共有するケースでも、社外のユーザーと共有するケースでも、クラウドストレージが役立ちます。

クラウドストレージには法人向けのものがあります。 法人向けなら セキュリティ面にも力を入れているため、より安心して使えるでしょう。インターネット環境さえあれば、アプリやWebブラウザを通じてどこからでもアクセス可能なので、テレワークが浸透してきた現代にも適しているといえるでしょう。

クラウドストレージでファイル共有するメリット

クラウドストレージが普及した理由は、企業にとってさまざまなメリットがあるためです。ファイルサーバなどを利用すると、システムの構築や保守・管理などの手間がかかりますが、クラウドストレージなら労力が少なくて済みます。また、低コストで導入できる点もポイントです。

セキュリティ対策も充実しているものが多いため、テレワークが浸透してきた近年では、中小企業から大手企業までがクラウドストレージを利用するようになりました。ここからは、クラウドストレージの魅力を詳しく見てみましょう。

容量の大きいファイルも送れる

クラウドストレージの魅力のひとつは、容量の大きいファイルでも保存できることです。無料では2GB~15GB程度ですが、有料版では容量を自由に増減できます。100GB単位で増減できるものや30TBまでなど上限が設けてあるもの、容量無制限のサービスもあります。有料版のサービスでは、ファイル容量が 大きくなりやすい画像や音声ファイル、動画ファイルの保存に向いています。

テレワークに対応しやすい

クラウドストレージはリモートワークに最適です。オンライン上にファイルを保存しているため、インターネットの環境さえあればデータにアクセスできます。そのため、わざわざ会社に出向いて社内のネットワークから情報を取り出す必要がありません。

出張先などでも簡単に仕事の資料を閲覧できます。新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、今後は場所に依存しない働き方が求められるでしょう。そんな時代の変化において、クラウドストレージは非常に適したサービスといえます。

スマホ・タブレットからも利用できる

クラウドストレージは、スマホやタブレット端末でも利用しやすいのがメリットです。サービスを提供している大手では、スマホ用のアプリも用意していることも多いでしょう。

アプリにはパソコン環境と変わらない使い勝手のよさがあり、誰でも直感的に操作できる点がポイントです。外出先や移動中など、パソコンで作業できないときなどに活躍します。このように業務の効率化という点で、クラウドストレージは非常に利便性が高いサービスといえます。

セキュリティリスクを減らせる

企業にとってセキュリティ対策は非常に敏感になるところでしょう。社内ネットワークの構築やサーバ管理などでセキュリティ対策に多額の経費をかける企業も珍しくありません。

クラウドストレージの中でも、特に法人向けサービスでは盤石なセキュリティを備えています。主なセキュリティ対策として、不正アクセスの検知や暗号化、ウイルスチェックなどが挙げられ、災害やうっかりミスによるデータの消失を防ぐ機能もサービスによっては提供しています。

なお、クラウドサービスはコスト面でも優秀です。自社独自にシステム構築するよりも、クラウドストレージを利用する方が運用する人件費なども含めたコストを抑えられることが大半です。

リスクの分散

リスク管理上クラウドストレージはおすすめです。クラウドストレージは、クラウドの性質上、データ消失のリスクが低いため、機器故障や媒体自体の紛失などの可能性があるHDDやファイルサーバなどに比べてリスク回避にも役立ちます。また、ケアレスミスによるデータの消失を防ぐ機能もあり、バックアップ先としても活用できます。

ただし、クラウドストレージはバックアップサービスを目的としていないため、サービスや設定によってはファイル保管期間の設定や、アクセス制限を設定していない場合はセキュリティリスクの危険性などには注意が必要です。

【関連記事：『クラウドバックアップの必要性や比較ポイントは？おすすめサービスも解説』】

クラウドストレージでファイル共有する際の注意点

クラウドストレージには多くのメリットがありますが、導入前に確認しておきたいデメリットも存在します。導入してから後悔しないためにも、これから解説する2つのデメリットをチェックしておきましょう。

自社にとってこれらのデメリットが大きな問題にならない場合、クラウドストレージの利用がおすすめです。

カスタマイズが難しい

クラウドストレージの細かい仕様は提供元が決めた内容に依存するため、自社で細かくカスタマイズすることは難しくなっています。

例えば、「ストレージの容量は最大100GB、1ファイルあたりの最大サイズは5GBまで」と決まっているケースでは、これを超える容量のファイルは保存・共有できません。

同様にユーザーによる細かい権限ができない仕様になっている場合、自社で権限を調整してセキュリティを高めることは不可能です。

契約後にカスタマイズしにくいというクラウドストレージの特性を正しく理解し、事前に自社が求める機能を洗い出し、それらの機能を搭載したサービスを選びましょう。

継続的にコストがかかる

クラウドストレージを利用するためには、月額料金などの形で継続的に費用を支払います。中には無料で利用できるものもありますが、ビジネスで使うことを考えると現実的ではありません。

自社が利用したいクラウドストレージのランニングコストを事前にチェックし、コスト面で問題ないか確認することが大切です。同じクラウドストレージでもプランによって料金が異なるため、どのプランが最適かも忘れずに検討しましょう。

クラウドストレージの比較ポイント

クラウドストレージはスマホやタブレットからも利用しやすいため、個人向けを想定したものも多く、ビジネスユースには容量や機能が不十分なものもあります。数あるクラウドストレージの中で最も信頼性が高いのは、各国の政府機関やリーダー企業が採用する「Box」です。ここでは、ビジネスユースに最適なBoxと比較して、クラウドストレージを選ぶポイントを解説します。

ビジネスユースに対応できる保存容量

多くのクラウドストレージは個人利用を想定しているため、容量制限が厳しく、追加のストレージ容量を購入するほどコスト増です。

しかし、ビジネスでは1ファイル当たり数百MB以上の画像や動画などを扱うことも多く、容量制限が数百GBや数TB程度では容量不足に陥るケースも珍しくありません。

この点、ビジネスユースを前提に開発されたBoxは、全ての法人向け有料プランで容量無制限です。全社のファイルを完全にオンラインで管理することもでき、長期利用でストレージ容量が圧迫されることもありません。

情報漏えいを起こさないセキュリティ機能

ファイル共有で問題になるのはセキュリティです。宛先の間違いなどで個人情報や機密情報が流出すると、ビジネスに深刻なダメージを与える場合があります。多くのクラウドストレージはサービスの安全性に力を入れていますが、採用するセキュリティ機能はさまざまです。

Boxは数あるクラウドストレージの中でも世界最高峰のセキュリティレベルを誇り、米国や日本の政府機関をはじめ、金融機関・医療機関や多くのリーダー企業に採用されています。採用セキュリティ技術の例は、7段階のアクセス権限設定や70種類以上のログ監視、二要素認証・SSO（シングルサインオン）やデータのAES256ビット暗号化などです。

直感的に利用できる使用感

クラウドストレージ以外のファイル共有方法は、共有設定が面倒だったり、トラブルの原因が分かりにくかったりします。クラウドストレージはスムーズにファイル共有できるものの、サービスによって使いやすさはさまざまです。

Boxはシンプルなインターフェースで、ファイル・フォルダの共有や管理に関する豊富な機能を直感的に利用できます。マルチデバイス対応なので、iOSデバイスやAndroidデバイスから利用できるのも利点です。ファイルの編集履歴やアクセスログなども簡単に確認でき、誰がどのような操作をしたか詳細に把握できます。

社内外ユーザーとのオンライン共同編集

クラウドストレージはファイル共有に最適なサービスといえますが、共有機能はさまざまです。社内でのファイル共有には便利でも、パートナー企業などの社外ユーザーを安全に招待するにはセキュリティ面で機能不足というサービスもあります。

Boxはファイルまたはフォルダを社外ユーザーと共有でき、共有リンクの有効期限やアクセス時のパスワードも設定可能です。130種類以上のファイル形式のオンラインプレビュー、Officeファイルなどのオンライン同時編集にも対応します。

個々のユーザーへのアクセス権限は細かく設定でき、例えば「閲覧はできるがダウンロードはできない権限」などの設定ができるため、「閲覧用の機密ファイルをいつのまにかダウンロード/複製されていた」ということも防止できる仕様です。

外部アプリとの連携機能

クラウドストレージは外部アプリとの連携機能に対応していないものや限定的なものもあります。この点BoxはGoogle WorkspaceやMicrosoft Teamsを含む、1,500種類以上のアプリと連携できます。

例えばGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントをBox内で作成・編集し、容量15GBのGoogleドライブではなく、容量無制限のBoxへ自動保存が可能です。他にも、Microsoft TeamsやZoomへBox内のファイルをスムーズに共有したり、多数の外部アプリの使用ファイルをBox内で保存・管理したりできます。

ビジネスに最適なファイル共有サービスの整備はイッツコム！

イッツコムは単なるクラウドストレージを超えた機能性が魅力的な「Box」、顧客情報や営業履歴をスムーズに共有できる「ホットプロファイル」、オンラインミーティングとビジネスチャットに両対応できる「Zoom」を提供しています。これらのツールを組み合わせることで、ファイル共有やデータ活用の大幅な効率化が可能です。

単なるクラウドストレージを超えた機能性「Box」

容量無制限かつ高セキュアなBoxは、ビジネスユースに最適なクラウドストレージです。サーバ資産を持たずにあらゆるファイルを一元管理でき、社内外ユーザーとの安全な共同編集にも対応する上、Box上のアクティビティを完全にコントロールできます。

ファイルごとにコメントやタスクを追加してBox上でコミュニケーションが取れるため、メールで本文や添付ファイルをやり取りする必要はありません。直感的にメモを作成・共有できる「Box Note」を活用すれば、複数人での同時編集ができるため リアルタイムなアイデア共有もできます。

さらに「Box Sign」による無制限の電子サインや「Box Relay」によるワークフロー自動化、「Box KeySafe」による暗号化キーの自社管理や「Box Shield」による高度なコンテンツ保護も可能です。

イッツコムは無償のユーザーサポートやカスタマーサクセス、有償のファイル移行や運用設計により、Boxの導入から運用までトータルサポートできます。

顧客情報や営業履歴のスムーズな共有なら「ホットプロファイル」

Boxはファイルの共有や管理に最適ですが、顧客情報や営業履歴は関連付けが複雑で、思うように情報共有できない場合もあります。

そこで導入したいのが、クラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで安全なクラウド上に顧客データベースを作成し、企業ニュースや営業履歴と紐づけ、システム利用者全員で顧客情報や営業情報を共有できます。

また、ホットプロファイル導入時にはBoxも同時に導入することもおすすめです。顧客の営業情報はホットプロファイル、提案資料などのコンテンツはBoxで管理すると情報の確認や資料探しに手間がかかりません。

さらに、Box上のファイルやフォルダへアクセスするための共有リンクをホットプロファイルの営業報告へ貼り付けるなどの連携もおすすめです。効率よく社内回覧や情報の共有ができるため、業務効率もアップするでしょう。

オンラインミーティングやビジネスチャットなら「Zoom」

Boxにはさまざまな情報共有機能がありますが、音声や映像も交えたミーティングにはWeb会議システムが向いています。

そこで導入したいのが、Boxと連携できる「Zoom」です。無料版にはミーティングの40分制限がありますが、有料版は実質無制限（30時間/1回）で利用できます。有料ライセンスが必要なのはホストだけなので、その他の参加者に費用はかかりません。

ミーティング中にはBox内のファイルを画面共有でき、有料版ならクラウドレコーディングも可能です。「プロプラン」や「ビジネスプラン」にはクラウドレコーディングに5GBの容量制限があるものの、Boxに映像を保存すれば完全なアーカイブもできます。

またZoomは「Zoom Chat」機能によりビジネスチャットとしても活用でき、チーム単位での情報共有・ファイル共有にも便利です。

イッツコムなら日本語サポート付きの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから提供しており、一般的な代理店よりもコストを抑えられます。管理者向けの各種マニュアルも充実している他、請求書払いにも対応しております。

まとめ

クラウドストレージを使いこなせるかどうかで、膨大なデータの管理や共有にかかるコストは変わってくるでしょう。さらにリモートワークが盛んになる未来が予想される中、クラウドストレージを導入するかどうかは重要なポイントです。

イッツコムが提供する「Box」は世界各国の政府機関やリーダー企業に採用されるほどの信頼性とセキュリティを確保したクラウドストレージです。あらゆるコンテンツを安全に一元管理し、社内だけでなく社外とのファイル共有もスムーズに行います。

セキュリティと利便性両方を満たすファイル共有方法を探している場合にはBoxがおすすめです。また、営業活動の業務効率化を図る「ホットプロファイル」やWeb会議システム「Zoom」など、現代の働き方に見合ったサービスの導入でビジネスの加速化を目指しましょう。コンテンツマネジメントでビジネスを変革するなら、イッツコムにお任せください。