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ビジネスシーンでファイルを共有する方法は?

企業にとって、重要なデータをどのように管理するかは避けて通れない課題です。社内のコンピューターに保存するのか、外部のサーバーで管理するのか、適切な方法はいくつかあるでしょう。

どの方法でのデータ管理が安全で、コストが安くなるのか知りたいという方もいるのではないでしょうか。そこでこの記事では、各種のデータ管理の特徴をご紹介するとともに、おすすめの方法についても詳しく解説します。それぞれのメリットやデメリットが分かれば、自社に合った管理の仕方を見つけられるでしょう。

ファイル共有の方法


ファイルを共有する方法はいくつもあります。社内ネットワークやサーバーを使う方法、外部の記憶媒体を利用する方法などです。クラウド上に保存するのも、最近では一般的となっています。どのようなデータ管理の方法があるのか、ひとつひとつ見ていきます。

1.ネットワーク接続

ひとつめは、社内のネットワークシステムを利用してファイルを共有する方法です。ネットワークで接続されているパソコン同士で共有できます。「共有フォルダ」を作成してアクセスするのが一般的です。

システムに入る際には、LANを経由することが多いでしょう。パスワード付きの社内Wi-Fiを使ってアクセスするという方法もあります。セキュリティ対策上、事前に設定しなければ社内ネットワークにはアクセスできません。

2.ファイルサーバー

コンピューターを共有用のファイルサーバーとして利用する方法もあります。ファイルサーバーのメリットは、アクセスした社員が簡単に書き込みや閲覧ができることです。データの送受信も容易にできます。

システムにアクセスできる人なら誰でも閲覧可能なため、セキュリティを強化する必要があれば、アクセスの制限をかけることもできます。取扱注意の情報の場合は、必須でしょう。不正アクセスを検知するシステムなどもあります。

3.ネットワークアタッチストレージ

ネットワークアタッチストレージは、サーバーと同じようにファイルを共有できるオンライン上の共有ファイルです。英語の頭文字を取ってNASと省略されることもあります。

ネットワークに接続しているパソコンなら、設置したファイルへのアクセスが可能です。ネットワーク上にある外付けのハードディスクと考えると、イメージしやすいかもしれません。ちなみに、NASは「ネットワークHDD」とも呼ばれ市販されています。こうした商品を購入すれば、簡単に導入できるでしょう。

4.メールへの添付

ファイルをメールに添付して共有する方法もあります。もっとも馴染みある方法ともいえるでしょう。情報を共有したい人が複数いる場合、送信先を複数設定して一斉に送ることもできます。

ITが苦手な人でも比較的簡単にできることがメリットといえますが、セキュリティやファイルサイズの制限が課題です。重要な社外秘ファイルを誤送信してしまうと、取り返しのつかないことになります。メールを添付する際には暗号化したり、パスワードを付けたりしてセキュリティの強化を図る必要があるでしょう。

5.ファイル転送サービス

ファイルを転送してくれるサービスもあります。クラウド上にファイルをアップロードし、アップロード先のURLをメールに添付してシェアしたい相手に送るという方法です。添付ファイルが大容量でも対応しているサービスが多く、メールへの直接添付では送信できなかったときに使用するケースが一般的でしょう。

代表的なファイル転送サービスに、「GigaFile(ギガファイル)」や「オフィス宅ふぁいる便」などがあります。これらのサービスは、一定の容量までであれば無料で利用できることがほとんどです。

6.USBメモリ

USBメモリでのファイル共有も、よくある馴染みの方法でしょう。パソコンにUSBメモリを差し込み、データをコピーします。データが入ったUSBメモリを取り出し、他のパソコンに挿入すればダウンロードが可能です。

USBメモリの他、SDカードやメモリースティック、ポータブルHDD・SSDなど小型の記憶媒体も同様の用途で使えます。これらを総称してポータブルストレージと呼び、簡単に持ち運べるため重宝されています。ただし、小型なだけに紛失や盗難には気を配る必要があります。

7.クラウドストレージ

クラウドストレージは、オンライン上に用意されたディスクスペースにファイルを保存する方法です。オンラインストレージと呼ばれることもあります。ここ数年で急速に普及しているファイルの共有方法です。クラウドストレージのサービス提供元は複数あり、個人向け・法人向けのサービスに分かれています。

クラウドストレージのメリット

クラウドストレージが普及した理由は、企業にとってさまざまなメリットがあるためです。サーバーなどを利用すると、システムの構築や保守・管理などの手間がかかりますが、クラウドストレージなら労力が少なくて済みます。低コストで済むのもポイントです。

セキュリティ対策も充実しているため、中小企業から大手企業までがクラウドストレージを使うようになりました。クラウドストレージの魅力を詳しく見てみましょう。

容量の大きいファイルも送れる

クラウドストレージの魅力のひとつは、容量の大きいファイルでも保存できることです。無料では2GB~15GB程度ですが、有料版では容量を自由に増減できます。100GB単位で増減できるもの、30TBまでなど上限が設けてあるもの、無制限にしているものなどさまざまです。大きくなりやすい画像や音声ファイル、動画ファイルの保存に向いています。

リモートに対応

クラウドストレージは、テレワークなどのリモートワークに最適といえます。オンライン上にファイルを保存しているため、インターネットの環境さえあればデータにアクセスできるからです。わざわざ会社に出向いて社内のネットワークから情報を取り出す必要はありません。

出張先などでも簡単に仕事の資料を閲覧できます。新型コロナウイルスの感染拡大の影響で、今後は場所に依存しない働き方が求められるでしょう。そんな時代の変化において、クラウドストレージはとても適したサービスといえます。

スマートフォンに対応

クラウドストレージは、スマートフォンやタブレット端末でも利用しやすいのがメリットといえます。サービスを提供している大手は、スマートフォン用のアプリも用意しているためです。

アプリにはパソコン環境と変わらない使い勝手の良さがあり、誰でも直感的に操作できるのがポイントです。複雑な作業はパソコンに譲るものの、手軽さという点で優れています。外出先や移動中など、パソコンを開けて作業できないときなどに活躍するでしょう。業務の効率化という点で、クラウドストレージは非常に利便性が高いサービスといえます。

セキュリティが万全

企業にとってセキュリティ対策は敏感になるところでしょう。社内ネットワークの構築やサーバー管理などでは、セキュリティ対策に多額の経費をかけることも珍しくありません。

クラウドストレージの、特に法人向けサービスでは盤石なセキュリティを備えています。主なセキュリティ対策として、不正アクセスの検知や暗号化、ウイルスチェクなどが挙げられます。災害やうっかりミスによるデータの消失を防ぐ機能もあります。

なお、クラウドサービスはコスト面でも優秀です。自社でいろいろと構築するよりも、クラウドストレージを利用するほうが安く済むでしょう。

リスクの分散

データを1か所に保存するのはリスクがあります。リスク管理上、保存先は分散させるのが賢明でしょう。その観点から見ると、クラウドストレージは利用する価値が高いといえます。ケアレスミスによるデータの消失を防ぐ機能もあるため、バックアップ先としては最適です。

バックアップの保存先として、クラウドストレージを含めることをおすすめします。セキュリティ機能が充実している上、リモートワークにも適しているためです。

クラウドストレージは「box」がおすすめ

クラウドストレージの導入を検討するとき、どのサービスがいいか迷ってしまうのではないでしょうか。おすすめは、「box」です。容量が無制限な上、共同編集が可能という、他のサービスにはあまり見られない機能を提供しています。「box」のメリットを詳しくご紹介します。

容量は無制限

大きなメリットのひとつは、利用できる容量が無制限な点です。文章データはもちろん、画像や動画などでも容量を気にせずに保存が可能です。boxの法人向けサービスは機能によって3つのプランがあります。いずれのプランを選んでも、容量は無制限です。大勢の社員が大量のデータを保存しても問題ありません。

box以外のサービスでは、容量に上限のあるケースも見られます。プランのグレードを上げることで解決できる場合がほとんどですが、boxなら初めから容量制限である点が強みです。

共同編集が可能

共同編集が可能なこともboxの魅力です。複数の人が同時にファイルを編集できるので、同僚がファイルを上書きして保存するのを待つ必要がありません。

「Word」や「Excel」、「PowerPoint」など、ファイルの種類を問わず共同で編集できます。編集したファイルを再び共有することも、検討して承認することも1箇所で可能です。離れて働く同僚ともリアルタイムで仕事ができる上、作業能率の向上にもつながるのが魅力といえます。

マルチデバイスに対応

boxはマルチデバイスに対応しています。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からでもアクセス可能です。スマートフォンの場合は、アプリを使うことで利用できます。

インターネットに接続できれば、いつでも、どこでも編集作業ができます。移動中でも、スマートフォン1台で作業が可能です。利用シーンは数多くありますが、テレワークや出張の際には特に利便性を発揮するでしょう。業務の効率化が図れ、結果的に残業時間の削減にも期待できます。

さまざまなファイル形式に対応

さまざまなファイル形式に対応しているのもboxの利点です。対応しているファイルは120種類以上に上ります。WordやExcelなど広く使われているファイルの他、「EPS」や「PSD」といったファイルにも対応しています。

多種多様なファイル形式を保存・閲覧できる環境は、同僚とのスムーズなやり取りに役立つでしょう。アップロードしたファイルを表示できないというケースは激減すると思われます。パソコンのように1台1台の環境に依存せず、ストレスなく仕事ができる点が魅力のサービスです。

Web会議システムなどの外部ツールに連携

boxはWeb会議システムなどと連携しているのも特徴のひとつです。会議では資料を基に意見を交わすこともあるでしょう。「Slack」や「Chatwork」といったチャットツールを利用する際、boxのファイルをチャット画面に表示させることができます。

紙で資料を配付したり、メール添付で資料を送信したりする必要はありません。チャットツールを利用しながら簡単に資料を呼び込むことができます。会議資料のペーパーレス化が可能になり、コストの削減にも役立つでしょう。

まとめ

クラウドストレージを使いこなせるかどうかで、膨大なデータの管理にかかるコストは変わってくるでしょう。リモートワークが盛んになる未来が予想される中、クラウドストレージを導入するかどうかは重要なポイントになります。

どのようなサービスならコストパフォーマンスが高いのか、選定に困っている場合はイッツコムにお任せください。企業の社内インフラ全般について、最善の提案をご用意いたします。できるだけコストをかけずに安全にデータの管理を進めたい方は、ぜひ一度イッツコムにご相談ください。