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ファイルサーバーよりクラウドストレージがおすすめ!違いはどこに?

情報を管理したり共有したりするのに、ファイルサーバーとクラウドストレージの2つの方法があります。どちらを導入すれば良いのか悩む企業担当の方もいるのではないでしょうか。同じ情報管理システムでも、2つの方法は全く異なります。

それぞれのメリットとデメリットが分かれば、どちらが自社にふさわしいか判断しやすくなるでしょう。そこでこの記事では、ファイルサーバーとクラウドストレージの違いを分かりやすく解説するとともに、おすすめのファイル共有方法についてもご紹介します。

仕組みからみるファイルサーバーとクラウドストレージの違い

ファイルサーバーとクラウドストレージは仕組みに違いがあります。ファイルサーバーは自社内でハードウェア・ソフトウェアを運用保守しますが、クラウドストレージはSaaS(Software as a Service)モデルで提供されるストレージサービスです。まずはファイルサーバーとクラウドストレージの仕組みの違いを解説します。

自社内で運用するファイルサーバー

特定の情報サービスを他のコンピュータ(クライアント)に提供するコンピュータをサーバーと呼びます。ファイルサーバーはWindows Serverなどサーバー用OSのファイル共有機能を用いて、ネットワーク内でクライアントにストレージを提供するサーバーです。Windows Serverを利用することが多く、これを特にWindowsファイルサーバーと呼びます。

自社で調達したコンピュータにWindows Serverをインストールし、LANケーブルなどで社内のクライアントPCと接続して、ファイルサーバー内のファイルやフォルダを多くの社員で共有できる仕組みです。こういった自社内のハードウェア・ソフトウェアで情報サービスを提供する方式を「オンプレミス」と呼び、単にファイルサーバーという場合にはオンプレミス型のファイルサーバーを指します。

インターネット経由で利用するクラウドストレージ

クラウドストレージはサービス事業者が提供するストレージシステムを、インターネット経由で利用できるサービスです。ファイルやフォルダの保存・共有に特化した機能をパッケージ化したサービスで、多くの場合PCやスマホで利用できるアプリとして提供され、インターフェースや操作性はファイルサーバーと大きく異なります。

クラウドストレージの代表例は、iPhoneユーザーなら誰もが利用するiCloudや、世界最高峰のセキュリティ基盤を誇るboxです。サーバーやソフトウェアはサービス提供者が保守管理するので、ユーザーはアプリの使用に注力できます。

クラウド型ファイルサーバーとは異なる

クラウドストレージと混合されがちなサービスに「クラウド型ファイルサーバー」があります。これはファイルサーバーをクラウド化したIaaS(Infrastructure as a Service)モデルのサービス、つまりストレージ用のハードウェア・ソフトウェアをインターネット経由で利用するサービスです。

AWSやAzureなど有名なクラウドサービスの一部として提供される他、仮想化したWindows Serverをインターネット経由で利用できるサービスもあります。アプリとしてパッケージ化されたサービスではなく、ハードウェアの構成やソフトウェアの設定に関して、ユーザーによる介入が必要です。

特徴からみるファイルサーバーとクラウドストレージの違い

ファイルサーバーとクラウドストレージは同じストレージ機能を持ちますが、それぞれ異なる特徴があります。自社にとってどちらが使いやすいのか、両者を比較してみましょう。特性を生かすポイントは、事業内容や企業の規模です。まずは、ファイルサーバーとクラウドサーバーのメリットから、導入する適性を確認しましょう。

安全性やカスタマイズ性が高い!ファイルサーバー

ファイルサーバーの主なメリットは次の3つです。

・ファイルの共有が簡単
・安全性が高い
・ストレージ容量の拡張に対応しやすい

ファイルサーバーを介さずに情報共有するには、USBメモリなどを使う必要があります。ファイルサーバーなら、LAN経由で複数の端末をつなぐことが可能です。同時に同じストレージを共有できるため情報転送が簡単になり、社内に限定したアクセス権のため安全性も確保されます。

さらに、必要に応じて拡張できることも魅力です。社員の人数に合わせたストレージ容量の増築や、時代に合わせたセキュリティアップデートも自社に合わせて調整ができます。

テレワークや外出先からアクセス可能!クラウドストレージ

クラウドストレージの主なメリットは次の3点です。

・経済的
・負担が軽減される
・社外からもアクセスできる

クラウドストレージはファイルサーバーと違い、インターネット環境さえあれば、どこでも利用できる利便性が魅力です。オンラインサービスであるため、システム担当者もサーバールームも必要ありません。維持管理費や人件費が抑えられるだけでなく、システム開発やソフトウェアの費用も利用料金に含まれているのでお得です。

さらに、クラウドストレージを導入することで、リモートワークなど新たな働き方の創造にもつながります。社内外の移動が多い営業や、デスクワークと現場が異なる企業にとっては移動時間などを考えずに業務ができるようになります。

注意点からみるファイルサーバーとクラウドストレージの違い

ファイルサーバーとクラウドストレージ、どちらが自社に合っているかの適正を決めるには、それぞれのデメリットも把握しておきましょう。メリットの背景にあるリスクを十分に理解した上で、自社に最適なストレージ方法を選ぶことが大切です。ここでは、ファイルサーバーとクラウドストレージのデメリットについて解説します。

自社管理で高コスト!ファイルサーバー

ファイルサーバーの主なデメリットは次の3つです。それぞれ、情報を管理する上でのリスクともいえます。

・導入に手間がかかる
・データ消失の心配がある
・多大なコストがかかる

ファイルサーバーは、サーバールームを用意したり、システム管理者を配置したり導入までにも手間がかかります。サーバー設置後も、アクセス権限の設定や権限の範囲など社員が多ければ多いほど負担が大きくなるでしょう。管理を怠ることや自然災害による衝撃は、データ消失の危険性もあります。

さらに、自社管理することで多大なコストがかかるのもデメリットです。ライセンス費や保守費用、サーバーを管理する人件費も必要です。ファイルサーバーを導入するためには、しっかりと予算と管理システムを準備しておくことが必要でしょう。

セキュリティ面で課題も!クラウドストレージ

クラウドストレージにも3つのデメリットがあります。

・カスタマイズしにくい
・安全性に不安
・オフラインで使えない

クラウドストレージはサービス事業者のシステムを利用するため、カスタマイズしづらいのがデメリットです。また、インターネットを介して利用するため安全性の課題もあります。セキュリティ対策が万全なサービスであっても、ネットワーク回線からの情報漏洩やハッキングのリスクは払拭できません。

さらに、ブラウザからサービスにアクセスするため、オフラインではファイルに触れない仕組みです。回線速度などにも影響するので、サービス事業が推奨する環境を用意する必要があるでしょう。

ファイルサーバーとクラウドストレージのメリット・デメリットまとめ

ファイルサーバーはクラウドストレージにはない強みがあり、クラウドストレージはファイルサーバーの弱点を全てカバーできます。ちょうど相互補完的な関係とみることもできますが、デジタル化するビジネスに対応するにはクラウドストレージが有利です。ここでは、ファイルサーバーとクラウドストレージのメリット・デメリットを総括します。

ファイルサーバーのメリット

ファイルサーバーは自社内で自由に構築・運用できるのが強みです。

・ハードウェア・ソフトウェアを自由にカスタマイズできる ・独自のセキュリティ要件を設定できる
・インターネット不要でアクセスできる
・古いPCにサーバーOSをインストールすれば増設できる
・複数台運用すればリスク分散できる

ファイルサーバーのデメリット

ストレージサービスを自社内で提供するのがファイルサーバーです。クラウドストレージという選択肢がある以上、ややデメリットが目立ちます。

・サーバー機器の調達やネットワーク構築など、システム整備が必要
・保守管理は全て自社負担で、大規模になると人件費や電気代が肥大化する
・セキュリティレベルは自社次第で、事故防止のために高額なセキュリティ対策費が発生する
・ファイルの同時アクセスや共同編集に対応しない
・社内LAN内での利用が基本で、社外からのアクセスにはVPN接続を要する
・ストレージ容量の増減に際して、サーバー機器の調達・廃棄が必要

クラウドストレージのメリット

専門のサービス提供者によって、ストレージサービスをインターネット経由かつアプリを通じて提供されるのがクラウドストレージです。ファイルサーバーと比較するとメリットが際立ちます。

・サーバー機器の調達やネットワーク構築が不要で、初期投資を大幅に抑えられる
・保守管理はサービス提供者が負担するので、人件費やシステム更新費などを大幅に圧縮できる
・デフォルトで多彩なセキュリティ機能を備え、セキュリティ対策費を大幅に圧縮できる
・ファイルの同時アクセスや共同編集に対応する
・支社やテレワーカー、社外のコラボレーターとのファイル共有に対応する
・社内人材不要で24時間365日、どこからでもアクセスできる
・ストレージ容量はプラン変更するだけで自由に増減できる
・ファイルは遠隔地のサーバーで安全にバックアップ・分散管理されるので、サービスを利用するだけでBCP(事業継続計画)に対応できる

クラウドストレージのデメリット

クラウドストレージにもいくつかのデメリットはあります。

・サービスを利用するにはインターネット接続が必要(ただしサービスによってはオフライン同期も可能)
・カスタマイズの自由度はファイルサーバーに劣る(ただしboxなど有名なサービスはWindows Serverよりはるかに高機能)
・インターネット回線の接続状況によってパフォーマンスが低下する
・通信経路のセキュリティには注意を要する

クラウドストレージを利用している企業は約6割!

ファイルサーバーとクラウドストレージ、どちらを利用している企業が多いのでしょうか。総務省の令和2年版「情報通信白書」によると、クラウドストレージを利用している企業はおおよそ6割に上っています。

白書によると、クラウドサービスを利用している企業は2015年には4割あまりでした。その後、利用する企業は毎年増え続け、2019年は初めて6割に達しました。白書では、クラウドサービスを利用する理由についても尋ねています。その結果、前の年から伸びている上位4つの理由は次の通りです。

・資産、保守体制を社内に持つ必要がないから
・場所、機器を選ばずに利用できるから
・安定運用、可用性が高くなるから
・災害時のバックアップとして利用できるから

これらの回答をみると、クラウドストレージの利便性の高さを評価している企業が多いことが理解できるでしょう。

(参考:『総務省|令和2年版「情報通信白書」』

迷ったときの適正チェック

ファイルサーバーとクラウドストレージのどちらかを導入するとしても、企業にとっては大きな決断です。自社にはどちらが適しているか迷う企業担当の方も多いでしょう。一度導入したシステムを別のものに変えるのは大変な手間です。ここでは、さらに分かりやすくファイルサーバーがおすすめの企業と、クラウドストレージがおすすめの企業を解説します。

【関連記事】ファイルサーバーはクラウド化すべき!メリットやサービス選びの注意点とは?

ファイルサーバーがおすすめの企業

ファイルサーバーは自由にカスタマイズでき、自社内で全ての情報資産を保守管理できるのが強みです。以下のような企業に向いています。

・情報資産を自社内で保守管理したい企業
・レガシーシステムからの脱却が難しい企業
・社外とのファイル共有が全くない/ほぼない企業
・現場担当者や営業担当者のデータ活用に課題がない企業
・テレワークを導入していない企業

クラウドストレージがおすすめの企業

クラウドストレージはサービス事業者がハードウェア・ソフトウェアを保守管理する上、ファイル共有機能に特化した豊富な機能を提供し、いつでもどこからでもアクセスできるのが強みです。以下のような企業に向いています。

・フォルダ構造の複雑化や意図しない編集・削除に悩んでいる企業
・情報セキュリティ対策費を抑えたい企業
・ファイルサーバーの運用管理費を抑えたい企業
・現場社員のデータ活用に課題を抱えている企業
・営業活動の生産性を向上させたい企業
・社外のコラボレーターとの共同編集に対応したい企業
・テレワークを導入する/している企業
・24時間365日の安定したデータアクセスに対応したい企業

クラウドストレージを導入するならイッツコム!

クラウドストレージは自社内だけでなく社外とのファイル共有の課題も解決でき、部分的にでもクラウドストレージを活用する企業は一般化している状況です。イッツコムは容量無制限かつ高セキュアな法人向けクラウドストレージ「box」や、boxと組み合わせたいモバイルデータ通信サービスや光回線を提供しています。

容量無制限かつ安全なクラウドストレージならbox

ファイルサーバーはコスト面や管理面の問題がある上、社内LAN内で利用するのが基本です。「box」なら初期費用・ランニングコストを大幅に圧縮できる上、ハードウェア・ソフトウェアの保守管理は必要なく、支社・テレワーカーや社外のコラボレーターとのファイル共有・共同編集にも対応できます。

さらに有料版boxは容量無制限で、ストレージ容量を拡張する必要もありません。ファイルだけでなくタスクやプロジェクトも一元管理できる上、1500以上のアプリと連携できるので、コンテンツマネジメントのプラットフォームとして活用できます。

加えて米国政府が採用するほどの強力なセキュリティ基盤を備え、わずかな月額料金で万全のセキュリティ対策ができるのも大きな魅力です。アクセス権限はWindows Serverよりはるかに詳細に設定でき、強力な認証機能やデータ暗号化、約50種のログの監視やサーバーの分散管理にもデフォルトで対応しています。

社外からの安全なアクセスならbox × モバイル閉域接続

boxの魅力のひとつはいつでもどこからでもアクセスできることですが、インターネットを経由する以上は通信経路のセキュリティに懸念があります。

そこで組み合わせたいのが、セキュアなモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」です。PCやスマホに専用SIMを挿入するだけで経路判別し、インターネットではなく閉域網を経由して社内LANにアクセスでき、boxを利用する際には社内LANを経由します。

boxもアクセス解析機能を備えますが、社内LAN内でトラフィックを監視することで、さらなるセキュリティ向上が可能です。加えて専用SIMを挿入するだけでデータ通信もできるので、テレワーカーや営業担当者はいつでもどこからでもboxへ安全にアクセスできます。

社内からの安定したアクセスならbox × イッツコム光接続サービス

boxは容量無制限でアクセス権限の詳細設定ができる上、ビジネスアカウントならバージョン履歴を自動で50まで保存し、いつでも過去バージョンに戻せます。つまり全てのファイルをbox上で保存・共有できるだけでなく、不当な編集・削除・コピー・ダウンロードのリスクを抑えられ、差分ファイルの乱立も防止可能です。

ここまでの機能があるとファイルサーバーを完全にboxへ移行するという選択肢も考えられますが、インターネット接続する以上はオフィス内からの安定したアクセスに懸念が生じます。

そこで組み合わせたいのが法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」です。下り最大2Gbps/上り最大1Gbpsの安定した高速回線を利用できる上、プロバイダ一体型サービスなので、他社サービスよりランニングコストを抑えられます。

まとめ

ファイルサーバーとクラウドストレージは業態にもよりますが、多くの企業がクラウドストレージを利用しています。クラウドストレージを選ぶ際には、インターネットを介する脅威への対策を強化しましょう。

クラウドストレージのおすすめは、「box」です。世界の40以上の政府機関や金融業界・医療業界など、情報管理が厳しく求められる業界でboxは愛用されています。セキュリティ対策は世界最高水準ですが、イッツコムではプライベート回線によるセキュリティ対策も用意しています。ぜひお気軽にご相談ください。