ファイルサーバーはクラウド化すべき！メリットやサービス選びの注意点とは？

ビジネスのデジタルシフトに伴い、企業が保存・共有するファイルは増加傾向にあり、またデータ活用はビジネスの基盤となっています。

ファイル共有システムとしてオンプレミス（自社構築）のファイルサーバーを運用する方法もありますが、より効率的なファイル共有に効くのはクラウド型ファイルサーバーです。ファイルサーバーのクラウド化を検討しているものの、仕組みや導入効果が分かりにくく悩んでいる企業担当の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ファイルサーバーをクラウド化するメリットやデメリットについてご紹介します。サービス選びのコツについても解説するので、クラウド化を検討中の企業担当の方がどのサービスを選べば良いのかが分かるでしょう。ぜひ参考にしてください。

ファイルサーバーの意味や導入目的とは？

クラウド型ファイルサーバーについてみる前に、まずは「ファイルサーバーとは何か」をおさらいしておきましょう。クラウド型のファイルサーバーには、オンプレミスのファイルサーバーを遠隔地から利用する感覚に近いサービスもあるので、ファイルサーバーの基礎知識があればクラウド化を理解しやすくなります。

ファイルサーバーとは？

LANやWANなどのネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバーを、ファイルサーバーといいます。自分が管理しているストレージをネットワーク上のほかのコンピューターと共有することで、共有したコンピューター同士でデータの閲覧や変更などの操作が可能となります。

またファイルサーバー上にあるファイルはアクセスが許可されていれば誰でもほかのコンピューターから利用ができるため、データの一括管理が可能です。ファイル共有のプロトコルにはNFSやCIFSが使用されることが多く、LinuxやFreeBSDをインストールしSambaを用いることでさまざまなOSから利用できるファイルサーバーを構築できます。

また、ファイルサーバー機能に特化した、NAS（ネットワークアタッチトストレージ）と呼ばれる専用機を使う場合もあります。

ファイルサーバーの導入目的

ファイルサーバーを導入することで、さまざまなファイルをネットワーク経由で公開したり共有したりできます。メールに添付ファイルをつけたりファイル便を使用したりする必要がなくなり、情報漏洩対策にもなるでしょう。

また文書作成の共同作業化にも役立つのがメリットです。複数人で同じファイルを編集する場合、アクセス権限をもつ全員がいつでも個々のパソコンからファイルを編集できるので、常に最新バージョンのファイルを共有できます。

ファイルサーバーはバックアップにも利用できるため、運用管理の負担が減ります。バックアップを一元化することで、データ信頼性の確保につながるでしょう。ローカルディスク容量を補えるため、容量不足でファイルの管理に困っている場合にも対応できます。

【こちらの記事もおすすめ】クラウドサーバーのセキュリティは安全？対策方法は？

クラウド型ファイルサーバーの3つの形態

「クラウド型ファイルサーバー」という言葉がどういったサービスを指すかは文脈により異なります。基本的には以下3種類のサービスを一括りにした表現だと考えると良いでしょう。

・仮想化したWindows Server
・クラウドサーバー
・クラウドストレージ

ここでは、主なクラウド型ファイルサーバーの形態である3種類のサービスについて、それぞれの特徴を解説します。

仮想化したWindows Server

クラウド型ファイルサーバーの形態のひとつは、仮想化したWindows Serverをクラウド利用するものです。サービス事業者が管理するWindows Serverを、インターネットVPNや専用線を経由して利用します。

この形態の利点は、オンプレミス（自社構築）のWindows Serverと同じ感覚で操作でき、クラウド移行の障壁が低いことです。ソフトウェア面の管理は基本的にユーザー側で行いますが、サーバー自体の保守管理や更新は必要ありません。

導入・運用にかかるコストは初期費用と、ストレージ容量に応じた定額月額料金です。比較的簡単にWindows Serverベースのファイルサーバーをクラウド化できますが、根本的にはネットワークがLANからWANに置き換わっただけなので、セキュリティレベルに不安は残ります。

クラウドサーバー

ファイルサーバーのクラウド化でより一般化している形態は、AzureやAWSといったクラウドサービスの機能として、クラウドサーバーを利用することです。AzureやAWSを直接契約する方法の他、AzureやAWSのクラウドサーバー機能を外部のサービス事業者がカスタマイズして提供するものなど、さまざまな利用方法があります。

サービスによっては月額定額制ですが、基本的には利用するリソースや利用時間に応じた従量課金制です。セキュリティ面も含めてハードウェア・ソフトウェアの詳細なシステム設計ができるのは利点ですが、複数サービスの組み合わせには専門的な知識・スキルを要します。

クラウドストレージ

ファイルサーバーをクラウド化する方法として最もシンプルかつ利便性が高いのは、ストレージ機能に特化したクラウドストレージを利用することです。クラウドサーバーはサーバーやネットワークといったITインフラをサービスとして提供しますが、クラウドストレージはパッケージ化されたシステムをサービス提供します。

サービス事業者は独自のクラウドストレージサービスをソフトウェア・ハードウェア面で構築・管理しており、ユーザーはファイルサーバーの構築を意識することなく、専用アプリを通じてクラウド上のストレージを月額定額制で利用します。クラウドサーバーのような構築の手間はかかりません。

Windows Serverより詳細なアクセス権限を設定できたり、ユーザーに依存しない高度なセキュリティ基盤を備えたりするクラウドストレージサービスもあります。

ファイルサーバーをクラウド化する5つのメリット

ファイルサーバーをクラウド化することで得られるメリットは多くあります。サーバーの運用にかかるコストを削減できたり、サーバーの管理業務を軽減できたり、システムの拡張が簡単にできたりするなどさまざまな負担を減らすことが可能です。こちらではファイルサーバーをクラウド化するメリットについて解説します。

運用コスト・設置スペースの削減

社内でファイルサーバーを構築する場合、設置場所が必要になります。安定稼働のためには、バックアップ用のHDDや無停電装置などの用意も必要不可欠です。第三者認証においては個人情報を特定の場所に保管するため、サーバー室を用意して入退室を制限する必要があるでしょう。

サーバー室には部外者や権限のない人が入ることがないように、サーバーラックを用意して固定し、転倒防止金具を取り付けて適切な温度や湿度を保ちながら施錠管理しなければなりません。ファイルサーバーをクラウド化することで、サーバーやハードウェアが必要なくなり、維持のための光熱費も削減できます。

管理業務の軽減

ファイルサーバーを管理するのは、情報システム部門でしょう。ファイルサーバーを設置する場合には、情報セキュリティ指針を策定したりインターネット回線やルーターの選定をしたり、その設定や設置も行います。

またユーザーの管理やアクセス権の変更、フォルダ作成のほか、バックアップやハードウェア、OS異常のモニタリングなどさまざまな作業が必要です。しかし、ファイルサーバーのクラウド化によって、サーバー自体を管理する必要がなくなり、管理業務が楽になるメリットがあります。

【こちらの記事もおすすめ】ファイル共有はクラウドが便利！BtoB向けクラウドストレージを選ぶには？

システム拡張やストレージ追加が容易

社内で構築したファイルサーバーの容量が足りなくなった場合、ディスク追加のための空きがなければハードウェアを追加で購入する必要があります。ハードウェアを発注し、届いてから設置するとなると、どんなに急いでもある程度の時間はかかってしまうでしょう。

クラウド化したファイルサーバーは、オプションサービスを利用すると数日で容量の増減が可能です。事業の拡大などによりシステムの拡張やストレージの追加が必要な際は、クラウド化されたファイルサーバーが適しているでしょう。

安心のセキュリティ

クラウド化されたファイルサーバーは、各認証機関から承認されたデータセンターにて運用されています。データセンターには経営上の重要なデータが保管されており、詳しい設置場所は機密保持のため非公開とされるのが一般的です。

そのため、セキュリティ面も強化された環境で利用できるのもメリットでしょう。ウィルスチェック搭載のサービスも登場しており、データのやりとりを安心して行えます。

テレワークでの情報アクセスが円滑に

オンプレミスのファイルサーバーは基本的にLAN内での利用を想定しており、外部からのアクセスにはやや難があります。クラウド型のファイルサーバーなら、コワーキングスペースやテレワークの自宅からでも簡単にアクセスできるのは利点です。

特にクラウドストレージならファイルへの同時アクセスや共同編集にも対応しており、ファイルサーバーよりオンラインコラボレーションに効果を発揮します。

ファイルサーバーをクラウド化するデメリット

ファイルサーバーをクラウド化することで多くのメリットを得られますが、インターネット環境がないと使えなかったり、カスタマイズできる範囲が限られていたりとデメリットもあります。どのような機能が必要かを明確にするのが大切です。こちらでは、ファイルサーバーをクラウド化するデメリットを解説します。

インターネット回線がつながらないと使えない

クラウド型ファイルサーバーを利用するには、インターネット回線が必要です。大容量のデータを安全に管理できるのがメリットですが、インターネット回線に障害が起こるとファイルにアクセスできないため、業務が滞る可能性があります。

大規模な災害や停電によってインターネットが使えなくなったり、機器の経年劣化によって調子が悪くなったりするなどのリスクに備えておきましょう。データ損失をしないように適切に対応することが大切です。

カスタマイズに限界がある

ファイルサーバーは社内で構築するサーバーに比べると、利便性が低くなる場合があります。社内サーバーは詳細なユーザー管理やアクセスログ管理なども可能ですが、クラウド化したファイルサーバーはカスタマイズできる範囲が限られているため、自社に適したものを探す必要があります。

ファイルサーバーにはさまざまな種類があります。自社ではどのような機能が必要か、優先順位はどのようになるかを把握して選ぶようにしましょう。

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【目的編】

クラウドファイルサーバーを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。社内用のファイルサーバーと社外用のファイル共有では選ぶサーバーが異なるように、ファイルサーバーをどのような場面で使用するかによってファイルサーバーを選ぶことが大切です。こちらでは、目的に応じたクラウドファイルサーバーの選び方や注意点を解説します。

社内用ファイルサーバー

社内用ファイルサーバーは、これまでのファイルサーバーと似た操作性のものを選びましょう。操作性が従来使用していたものとあまりにも違いすぎると、社員が使いづらく感じたり、スムーズに作業できるまでに時間がかかったりするなど、作業効率を下げてしまうことも考えられます。

以前に使用していたファイルサーバーと似たような操作性のものを選ぶことで、スムーズに移行できるでしょう。使いこなすのに時間がかかると業務に支障が出たり、ファイルやデータの共有にも時間がかかったりすることがあります。

社外とのファイル共有

社外とのファイル共有は、ブラウザベースのサーバーを活用すると良いでしょう。ブラウザベースのクラウドサーバーなら専用ソフトをインストールしたりする必要もなく、外部の方とのやりとりに適しています。

メールにファイルを添付したり、ファイル便を使用したりすることもないので、セキュリティリスクを回避しつつ、スマートなデータの受け渡しが可能です。文書作成の共同作業化も可能なので、ファイルを更新する手間もなくスムーズにファイルをやりとりできるでしょう。

バックアップやアーカイブ用

バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものを選びましょう。通常の業務よりも使用頻度が少ないため、操作が複雑で分かりにくいものは使用しづらくなってしまいます。誰にでも操作しやすいよう、シンプルな機能のサーバーがおすすめです。

またバックアップやアーカイブ用に使うだけの場合は、低価格なもので良いでしょう。メインで使用するサーバーと分けることで、コストの削減にもつながります。

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【サービス編】

サービス面でも充実したクラウドファイルサーバーを選びましょう。モバイルからもアクセスできるのかという機能面や、アクセス制限が設定できるのかというセキュリティ面、データ移行がスムーズに行えるかという運用面などがチェックポイントです。こちらでは、サービス面でのクラウドファイルサーバーの選び方や注意点を解説します。

機能性のチェックポイント

クラウドファイルサーバーを選ぶ際には、さまざまな機能面をチェックするのが大切です。直接編集ができるのか、ドラッグ＆ドロップができるか、ログ管理にはどのような方法があるのかなどを確認しましょう。

外出先から利用することが多いのであれば、パソコン以外のスマートフォンやタブレットからファイルサーバーにアクセスできるかを確かめることも重要です。あらゆるユーザーに対応できるよう、WindowsだけではなくMacからも接続できるかを確かめましょう。

セキュリティのチェックポイント

大切なデータを適切に保管するためには、セキュリティ面のチェックもおろそかにしてはいけません。ウィルスチェック機能にはどのようなものがあるか、データの暗号化ができるかなどを確認も必要です。

機密性の高い情報にはアクセスできる人を限定したり、フォルダや案件単位でアクセス権を変更したりするなど、アクセス権限を設定できるかどうかを確認することも大切です。しっかりしたセキュリティでデータを管理できる環境かをチェックしましょう。

運用面のチェックポイント

運用面で業務に合ったファイルサーバーを選ぶことも忘れてはいけません。ファイルサーバーにデータを移行する際には業務停止時間が発生するため、スムーズにデータを移行できるものを選びましょう。

VPNを利用する場合には、接続形態に合わせてハードウェアやソフトウェアなどの専用機器を用意する必要があります。自社でもVPNを構築できますが、適切に管理したりトラブルに対して迅速に対応したりするためにも、VPN機器運用のアウトソーシングも検討しましょう。

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【価格編】

クラウドファイルサーバーを選ぶには、コスト面も気になるところでしょう。プランによって価格も変わるため、接続ユーザー数など自社の利用状況を踏まえてプランを決めましょう。低価格と安心感のどちらを優先するかで選ぶサービスが変わります。ここでは、コスト面でのクラウドファイルサーバーの選び方や注意点を解説します。

ユーザー課金

クラウドファイルサーバーの料金プランはサービスによって異なりますが、課金することによって利用できるサービスが増える場合は、接続ユーザー数に応じても費用が変わります。接続ユーザーが増えれば増えるほど費用が高くなるため、接続ユーザー数が変動する企業ではコストを抑えるのが難しくなります。

ユーザー課金のないサービスを選べば、接続ユーザー数を気にすることなくクラウドファイルサーバーを利用できます。サービスプランに合わせて最大ユーザー数が設定されているので、上限人数を確認してプランを選ぶことでコストを抑えられるでしょう。

有償オプション

クラウドファイルサーバーは、サービスによって有償オプションが異なります。選べる機能が異なるため、事前に確認しましょう。同じ容量でサービス価格を比較すると、ブラウザベースのサービスは価格が低く、老舗ベンダーのサービスのほうが高価格になる傾向にあります。

少しでもコストを抑えたい場合は、ブラウザベースのサービスを選びましょう。老舗ベンダーの安心感を優先したい場合は、コストがかかっても老舗ベンダーのサービスを選ぶのがおすすめです。

活用方法の想定が決め手となる

クラウドファイルサーバーは、利用目的やサービス内容、価格などを総合して選ぶのが大切です。さまざまな選択肢がありますが、活用方法を想定すると自社に合うものを見つけやすいでしょう。

たとえば小規模な会社で限られた人しかファイルサーバーを利用しない場合は、ユーザー課金制のプランを選ぶことでコストを抑えられます。大規模な会社で大人数の接続ユーザーが見込まれる場合は、ユーザー課金のないプランを選ぶことで費用を気にする必要がありません。

在宅勤務や社外からの接続が多い場合は、パソコン以外からのアクセスに対応しているかを確認したり、VPNを導入したりしましょう。

ファイルサーバーのクラウド化ならイッツコム！

ファイルサーバーのクラウド化にはいくつかの方法がありますが、最も手間がかからず利便性も高いのはクラウドストレージです。

イッツコムは容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージサービス「box」の他、高セキュアなモバイルデータ通信サービス「モバイル閉域接続」、高速かつ安定した光回線「イッツコム光回線接続サービス」も提供しています。これらのサービスを組み合わせれば、クラウド化の懸念点である通信速度や通信経路のセキュリティリスクも解決可能です。

容量無制限で高セキュアなbox

boxは法人用に開発されたクラウドストレージサービスです。有料版boxは容量無制限で、ファイルだけでなくタスクやプロジェクトまで、あらゆるコンテンツを一元管理できます。詳細なアクセス権限を設定できる上、強力な認証機能やログ監視機能も備え、社内人材だけでなく社外のコラボレーターとも安全に共同編集が可能です。

さらにファイルの自動バックアップやサーバーの分散管理にも対応し、わずかな月額定額料金だけで、米国政府も採用するほどの強固なセキュリティ基盤を利用できます。インターフェースはシンプルで、スマホやタブレットからも簡単に利用でき、導入直後からスムーズに利用開始できるのも利点です。

box × モバイル閉域接続

テレワーク環境でboxを利用すると、社外のデバイスから社外のクラウドストレージへのアクセス、つまり企業側で管理しにくいインターネットアクセスが増えます。

boxは非常に高セキュアなサービスですが、通信経路やテレワーカーの自宅ネットワークは情報セキュリティ上の懸念点です。この課題はVPNの仕組みを利用したセキュアなモバイル通信サービス「モバイル閉域接続」を導入すれば解決できます。

モバイル閉域接続はPCやスマホに専用SIMを挿入するだけで経路判別し、その他の通信サービス不要で閉域網を経由して社内LANへアクセスできるサービスです。インターネット接続の際、つまりboxを利用する際も社内LANを経由するので、通信経路のセキュリティを高められます。

box × イッツコム光接続サービス

boxはあらゆる場所から時間を問わずアクセスできます。box上でコンテンツをマネジメントするなら、全社的にboxベースのファイル共有に移行するのが効率的です。

もちろんファイルの機密性などによってはオンプレミスとクラウドを使い分けることも考えられます。いずれにせよ社内からもboxを安定運用することが求められるので、社内の通信環境整備も必要です。

イッツコムの法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」なら、下り最大2Gbps・上り最大1Gbpsの高速かつ安定した光回線を利用できます。大容量ファイルのやりとりも安定してこなせるので、ファイルサーバーのクラウド移行や日々の業務効率化に最適な組み合わせです。

まとめ

ファイルサーバーをクラウド化することで、運用コストや設置スペースを削減できたり、管理業務を軽減したりできます。社内での活用方法を把握することで自社に合ったサービスを見つけやすくなるでしょう。

イッツコムが提供するboxを利用すれば、社内だけではなく社外からでも安全にデータを管理してアクセスすることが可能です。ストレージ容量は無制限のため大容量ファイルも利用でき、データへのアクセス権限をプレビューのみ、アップロードのみなど細かく設定できます。マルチデバイスにも対応しているので、外出先からのアクセスもスムーズです。

クラウドファイルサーバーの導入には、セキュリティ強化と生産性向上が一気に図れるイッツコムのboxをぜひご検討ください。