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ファイルサーバーをクラウド化する!メリット・デメリットやサーバー選びのコツをチェック

データの共有に便利なファイルサーバーは、今ビジネスシーンに欠かせないツールのひとつです。なかにはファイルサーバーをクラウド化することのメリットを知りたいという方もいるのではないでしょうか。またファイルサーバーについてよくわからないため、詳しく知りたいという方もいるかもしれません。

そこでこの記事では、ファイルサーバーをクラウド化するメリットやデメリットについてご紹介します。サーバー選びのコツについても解説するので、クラウド化を検討中の方がどのサーバーを選べばよいのか知ることができます。ぜひ参考にしてください。

ファイルサーバーの意味や導入目的とは?

ファイルサーバーの意味や導入目的とは?
ファイルサーバーの意味をよく知らないという方もいるのではないでしょうか。ファイルサーバーを使うことによって業務を円滑に進められます。また社内サーバーとの違いを理解することで、その導入目的についても納得できるでしょう。こちらではファイルサーバーの意味や導入する目的について詳しく解説します。

ファイルサーバーとは?

LANやWANなどのネットワーク上でファイルを共有するために設置されるサーバーを、ファイルサーバーといいます。自分が管理しているストレージをネットワーク上のほかのコンピューターと共有することで、外部から閲覧したり書き込んだりできます。

またファイルサーバー上にあるファイルはアクセスが許可されていれば誰でもほかのコンピューターから利用ができるため、データの一括管理が可能です。ファイル共有のプロトコルにはNFSやCIFSが使用されることが多く、LinuxやFreeBSDをインストールしSambaを用いることでさまざまなOSから利用できるファイルサーバーを構築できます。

最近ではファイルサーバー機能に特化した、ネットワークアタッチトストレージと呼ばれる専用機もあります。

ファイルサーバーの導入目的

ファイルサーバーを導入することで、さまざまなファイルをネットワーク経由で公開したり共有したりできます。メールに添付ファイルをつけたりファイル便を使用したりする必要がなくなり、情報漏洩対策にもなるでしょう。

また文書作成の共同作業化にも役立つのがメリットです。複数人で同じファイルを編集する場合、アクセス権限をもつ全員がいつでも個々のパソコンからファイルを編集できるので、常に最新バージョンのファイルを共有できます。

ファイルサーバーはバックアップにも利用できるため、運用管理の負担が減ります。バックアップを一元化することで、データ信頼性の確保につながるでしょう。ローカルディスク容量を補えるため、容量不足でファイルの管理に困っている場合にも対応できます。

ファイルサーバーをクラウド化するメリット

ファイルサーバーをクラウド化するメリット
ファイルサーバーをクラウド化することで得られるメリットは多くあります。サーバーの運用にかかるコストを削減できたり、サーバーの管理業務を軽減できたり、システムの拡張が簡単にできたりするなどさまざまな負担を減らすことが可能です。こちらではファイルサーバーをクラウド化するメリットについてご紹介します。

運用コスト・設置スペースの削減

社内でファイルサーバーを構築する場合、設置場所が必要になります。安定稼働のためには、バックアップ用のHDDや無停電装置などの用意も必要不可欠です。第三者認証においては個人情報を特定の場所に保管するため、サーバー室を用意して入退室を制限する必要があるでしょう。

サーバー室には部外者や権限のない人が入ることがないように、サーバーラックを用意して固定し、転倒防止金具を取り付けて適切な温度や湿度を保ちながら施錠管理しなければなりません。ファイルサーバーをクラウド化することで、サーバーやハードウェアが必要なくなり、維持のための光熱費も削減できます。

管理業務の軽減

ファイルサーバーを管理するのは、情報システム部門でしょう。ファイルサーバーを設置する場合には、情報セキュリティ指針を策定したりインターネット回線やルーターの選定をしたり、その設定や設置も行います。

またユーザーの管理やアクセス権の変更、フォルダ作成のほか、バックアップやハードウェア、OS異常のモニタリングなどさまざまな作業が必要です。しかし、ファイルサーバーのクラウド化によって、サーバー自体を管理する必要がなくなり、管理業務が楽になるメリットがあります。

システム拡張やストレージ追加が容易

社内で構築したファイルサーバーの容量が足りなくなった場合、ディスク追加のための空きがなければハードウェアを追加で購入する必要があります。ハードウェアを発注し、届いてから設置するとなると、どんなに急いでもある程度の時間はかかってしまうでしょう。

クラウド化したサーバーなら、オプションサービスを利用して数日で容量を追加できます。すぐにシステムの拡張ができたり、ストレージを追加できたりするのもクラウド化のメリットです。

安心のセキュリティ

クラウド化されたファイルサーバーは、各認証機関から承認を得て運営されているデータセンターにて運用されています。データセンターには経営上の重要なデータが保管されており、詳しい設置場所は機密保持のため非公開とされるのが一般的です。

そのため、安全な環境で利用できるのもメリットでしょう。ウィルスチェックが標準搭載されているサービスもあり、データのやりとりを安心して行うことができます。

ファイルサーバーをクラウド化するデメリット

ファイルサーバーをクラウド化するデメリット
ファイルサーバーをクラウド化することで得られるのは、メリットだけではありません。インターネット環境がないと使えなかったり、カスタマイズできる範囲が限られていたりとデメリットもあります。どのような機能が必要かを明確にするのが大切です。こちらでは、ファイルサーバーをクラウド化するデメリットをご紹介します。

インターネット回線が繋がらないと使えない

ファイルサーバーを利用するには、インターネット回線が必要です。大容量のデータを安全に管理できるのがメリットですが、インターネット回線に障害が起こるとファイルにアクセスできないため、業務が滞る可能性があります。

大規模な災害や停電によってインターネットが使えなくなったり、機器の経年劣化によって調子が悪くなったりするなどのリスクに備えておきましょう。データが損失しないように適切に対応することが大切です。

カスタマイズに限界がある

ファイルサーバーは社内で構築するサーバーに比べると、利便性が低くなる場合があります。社内サーバーは詳細なユーザー管理やアクセスログ管理なども可能ですが、クラウド化したファイルサーバーはカスタマイズできる範囲が限られているため、自社に適したものを探す必要があるでしょう。

ファイルサーバーにはさまざまな種類があります。自社ではどのような機能が必要か、優先順位はどのようになるかを把握して選ぶのが大切です。

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【目的編】

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【目的編】
クラウドファイルサーバーを選ぶ際には、いくつかのポイントがあります。社内用のファイルサーバーと社外用のファイル共有では選ぶサーバーが異なるように、ファイルサーバーをどのような場面で使用するかによってファイルサーバーを選ぶことが大切です。こちらでは、目的に応じたクラウドファイルサーバーの選び方や注意点をご紹介します。

社内用ファイルサーバー

社内用ファイルサーバーは、これまでのファイルサーバーと似た操作性のものを選びましょう。あまりにも操作性が異なると、使いづらく感じたり慣れるのに時間がかかったりするなど、使用する社員の作業効率が悪化するおそれがあります。

以前に使用していたファイルサーバーと似たような操作性のものを選ぶことで、スムーズに使用できるでしょう。使いこなすのに時間がかかると業務に支障が出たり、ファイルやデータの共有にも時間がかかったりすることがあります。

社外とのファイル共有

社外とのファイル共有には、ブラウザベースのサーバーを利用するのがおすすめです。ブラウザベースのクラウドサーバーなら専用ソフトやネットワークの設定が不要であるため、外部の方とのやりとりに適しています。

メールにファイルを添付したり、ファイル便を使用したりする必要もなく、スマートにデータを受け渡せます。文書作成の共同作業化も可能なので、ファイルを更新する手間もなくスムーズにファイルをやりとりできるでしょう。

バックアップやアーカイブ用

バックアップやアーカイブ用のファイルサーバーには、機能がシンプルなものを選びましょう。通常の業務よりも使用頻度が少ないため、操作が複雑でわかりにくいものは使用しづらくなってしまいます。誰にでも操作しやすいよう、シンプルな機能のサーバーがおすすめです。

またバックアップやアーカイブ用に使うだけの場合は、低価格なものでよいでしょう。メインで使用するサーバーと分けることで、コストの削減にもつながります。

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【サービス編】

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【サービス編】
サービス面でも充実したクラウドファイルサーバーを選びましょう。モバイルからもアクセスできるのかという機能面や、アクセス制限が設定できるのかというセキュリティ面、データ移行がスムーズに行えるかという運用面などがチェックポイントです。こちらでは、サービス面でのクラウドファイルサーバーの選び方や注意点をご紹介します。

機能性のチェックポイント

クラウドファイルサーバーを選ぶ際には、さまざまな機能面をチェックするのが大切です。直接編集ができるのか、ドラッグ&ドロップができるか、ログ管理にはどのような方法があるのかなどを確認しましょう。

外出先から利用することが多いのであれば、パソコン以外のスマートフォンやタブレットからファイルサーバーにアクセスできるかを確かめることも重要です。あらゆるユーザーに対応できるよう、WindowsだけではなくMacからも接続できるかを確かめましょう。

セキュリティのチェックポイント

大切なデータを適切に保管するためには、セキュリティ面のチェックもおろそかにしてはいけません。ウィルスチェック機能にはどのようなものがあるか、データの暗号化ができるかなどを確認しましょう。

機密性の高い情報にはアクセスできる人を限定したり、フォルダや案件単位でアクセス権を変更したりするなど、アクセス権限を設定できるかどうかを確認することも大切です。しっかりしたセキュリティでデータを管理できる環境かをチェックしましょう。

運用面のチェックポイント

運用面で業務に合ったファイルサーバーを選ぶことも大切です。ファイルサーバーにデータを移行する際には業務停止時間が発生するため、スムーズにデータを移行できるものを選びましょう。

VPNを利用する場合には、接続形態に合わせてハードウェアやソフトウェアなどの専用機器を用意する必要があります。自社でもVPNを構築できますが、適切に管理したりトラブルに対して迅速に対応したりするためにも、VPN機器運用のアウトソーシングも検討しましょう。

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【価格編】

クラウドファイルサーバーの選び方や注意点【価格編】
クラウドファイルサーバーを選ぶには、コスト面のチェックも必要です。プランによって価格設定が異なるので、接続ユーザー数など自社の利用状況を踏まえてプランを決めましょう。低価格と安心感のどちらを優先するかで選ぶサービが変わります。こちらでは、コスト面でのクラウドファイルサーバーの選び方や注意点をご紹介します。

ユーザー課金

クラウドファイルサーバーの料金プランはサービスによって異なりますが、ユーザー課金のあるサービスでは接続ユーザー数に応じて費用が変わります。接続ユーザーが増えれば増えるほど費用が高くなるため、接続ユーザー数が変動する企業ではコストを抑えるのが難しいでしょう。

ユーザー課金のないサービスを選べば、接続ユーザー数を気にすることなくクラウドファイルサーバーを利用できます。サービスプランに合わせて最大ユーザー数が設定されているので、上限人数を確認してプランを選ぶことでコストを抑えられるでしょう。

有償オプション

クラウドファイルサーバーは、サービスによって有償オプションが異なります。選べる機能が異なるため、事前に確認をしましょう。同じ容量でサービス価格を比較すると、ブラウザベースのサービスは価格が低く、老舗ベンダーのサービスのほうが高価格になる傾向にあります。

少しでもコストを抑えたい場合は、ブラウザベースのサービスを選びましょう。老舗ベンダーの安心感を優先したい場合は、コストがかかっても老舗ベンダーのサービスを選ぶのがおすすめです。

活用方法の想定が決め手となる

クラウドファイルサーバーは、利用目的やサービス内容、価格などを総合して選ぶのが大切です。さまざまな選択肢がありますが、活用方法を想定すると自社に合うものを見つけやすいでしょう。

たとえば小規模な会社で限られた人しかファイルサーバーを利用しない場合は、ユーザー課金制のプランを選ぶことでコストを抑えられます。大規模な会社で大人数の接続ユーザーが見込まれる場合は、ユーザー課金のないプランを選ぶことで費用を気にする必要がありません。

在宅勤務や社外からの接続が多い場合は、パソコン以外からのアクセスに対応しているかを確認したり、VPNを導入したりしましょう。

まとめ

まとめ
ファイルサーバーをクラウド化することで、運用コストや設置スペースを削減できたり、管理業務を軽減したりできます。社内での活用方法を把握することで自社に合ったサービスを見つけやすくなるでしょう。

イッツコムのboxを利用すれば、社内だけではなく社外からでも安全にデータを管理してアクセスすることが可能です。ストレージ容量は無制限のため大容量ファイルも利用でき、データへのアクセス権限をプレビューのみ、アップロードのみなど細かく設定できます。マルチデバイスにも対応しているので、外出先からのアクセスもスムーズです。

クラウドファイルサーバーの導入には、セキュリティ強化と生産性向上が一気に図れるイッツコムのboxをぜひご検討ください。