ファイルサーバーをスッキリ整理するにはフォルダ構成ルールの設定が重要！

ルールを定めずにファイルサーバーを運用すると、セキュリティリスクや管理コストの増大という問題が発生します。ファイルサーバーの効率的な運用を検討していて、フォルダ構成のルール設定について知りたい方もいるのではないでしょうか。

フォルダ構成のコツや、運用をスムーズにする仕組みを知ることで、業務効率化や管理コストの低減が実現できます。

クラウドストレージの利用という選択肢も知り、効率的なファイル共有システムを構築しましょう。そこでこの記事では、具体的なフォルダ構成やフォルダ名設定のルール、スムーズな運用を続けていくためのコツを紹介します。

ファイルサーバーのフォルダ構成をルール化するメリット

ファイルサーバーは、主に社内ネットワークにおけるファイル共有を目的に運用します。フォルダ構成をルール化しなければ、各自がデータの保存場所や名前を決めてしまい、運用するほど使いにくくなっていく恐れがあるのがネックです。まずは、ファイルサーバーのフォルダ構成をルール化するメリットを解説します。

業務効率化につながる

フォルダ構成にルールを設定しなければ、社員が独自の判断でファイル・フォルダを作成します。データが増えてくると、「どこに何があるのか分からない」という状況になり、運用を続けるほど情報検索にかかる時間が長くなるでしょう。

フォルダ構成のルールを設定することで、データの保存場所が分かりやすくなり、情報検索にかかる時間を短縮できます。短縮できた時間を本来の業務に充てられるので、業務効率化につながることがメリットです。

データ共有しやすくなる

社内ネットワークで利用するファイルサーバーは、社員でファイルを共有するために運用するのが前提です。ルールを定めずに運用すれば、単なる「情報の置き場所」になってしまいます。

部門別やプロジェクト別を意識したルール設定により、フォルダの階層構造やファイルの並び順が整頓され、データ共有や情報交換がしやすくなるのもメリットです。社内全体のデータ利用が効率化できることで、全社的な業務効率化につながります。

無駄なデータを削減できる

ファイルサーバーの運用中は、共有すべきファイルを適時追加していきます。保管場所のルールが定まっていなければ、目的のデータがどこにあるか瞬時に分かりません。また、バージョン管理のルールがないと、最新版がどれなのか分かりにくいといった問題も発生するでしょう。

ユーザーが既存ファイルを見つけられなければ、全く同じ内容、あるいは似た内容のファイルを作成するケースもあります。無駄なデータが増えるとサーバー容量を圧迫し、動作が重くなって業務も停滞しがちになるでしょう。こういったリスクを低減するためにも、ルールの設定は不可欠です。

ファイルサーバー整理に役立つ！フォルダ構成のポイント

ファイルサーバーは長期的な運用を前提に、管理者側で適切なフォルダ構成を決めることが求められます。作成したい基本的なフォルダは、部門別フォルダ・目的別フォルダ・ワーク別フォルダの3種類です。以下でフォルダ構成のポイントを解説します。

部門別にフォルダを構成する

まず作成したいのは、部門別・事業所別で階層を構成するフォルダです。営業部や総務部といった部門別のフォルダを作成し、下位に事業所別のフォルダを作成します。

例えば、営業部フォルダの下位に、本社フォルダ・大阪事業所フォルダ・愛知事業所フォルダを置く構成です。組織構成によっては、部門別・事業所別の階層を逆にしても構いません。

目的別にフォルダを構成する

部門別に情報を整頓することも有効ですが、複数部門が関係する情報を保存するケースもあります。部門横断的なデータ保存・情報共有に有効なのが目的別フォルダです。例えば、新商品開発プロジェクト・働き方改革プロジェクトといった、プロジェクト単位でフォルダを作成します。

データ受け渡し用のフォルダを作る

ワーク別フォルダは、大容量または大量のファイルを受け渡すためのフォルダです。例えば、メールでは送れないサイズのデータを社員間でやり取りするために利用します。部門間のファイル受け渡しにも便利です。

あくまで一時的な保管場所なので、サーバー容量を圧迫しないように、保存ファイルは定期的に削除しましょう。

使いやすいフォルダ名のルール

フォルダ構成のルール設定とともに、フォルダ名の付け方の統一も大切です。管理者が作成する上位階層だけでなく、社員が作成する下位階層のフォルダ名もルール化しましょう。ここからは、フォルダ名のルール設定のコツを解説します。

フォルダ名の最初に数字を付ける

名前の先頭に数字を付与すると、テンキーを使って目的のフォルダに素早くアクセスできます。フォルダを数字の並び順でソートできるのもメリットです。

フォルダの数が多くなる場合は、2桁や3桁の数字を連番で付与します。例えば「A部門は10番台、B部門は20番台」といったルールを決めると、情報共有の効率化が期待できます。

定型を決める

フォルダ名・ファイル名の仕様が統一されていなければ、情報検索に時間がかかります。重複ファイルの作成防止やバージョン管理のためにも、名前の付け方のルールを全社で統一することが大切です。

例えば「日付_社名_フォルダ名（ファイル名）」といったルールを決めます。数字を先頭に付与すると、日付順にソートできるので整頓にも役立ちます。

表記ゆれをなくす

名前の付け方のルールを決めても、半角・全角や仕切り文字（アンダーバーやハイフン）の表記が統一されていなければ、正しくソートできません。さらに、英数字や記号の半角・全角が異なると、検索にヒットしないケースもあります。視認性や検索精度を向上させるために、全社で表記ルールを統一することも大切です。

フォルダ名はできるだけ短くする

フォルダ名のルールはソートや検索をしやすくするために大切ですが、日付や社名を入れることでフォルダ名が長くなることは注意点です。フォルダ名が長すぎると、全体が表示されず、何についてのフォルダなのかが読み取りにくくなるケースもあります。フォルダ名をなるべく短くし、簡単に内容を把握できるようなルールを設定することも大切です。

最新版が分かるような工夫をする

フォルダ名によるバージョン管理も大切です。長く運用をしていると、元のフォルダを保持したまま、新しいバージョンを作成して移行するケースがあります。この際に、どれが最新版かすぐに分からないと、古いフォルダで作業を進めるといったミスが発生してしまうかもしれません。

最新版のフォルダ名には、分かりやすく「最新版」や「新」といった語句を付与すると効果的です。

設定したフォルダ構成ルールを守るためのコツ

管理者側がフォルダ構成のルールを設定しても、運用中にルール違反が発生するとフォルダ構成は混乱します。まず大切なのは、個別にアクセス権を設定することです。フォルダ作成の承認ルートも決め、定期的なデータ整理も実施しましょう。

フォルダ構成ルールを守って、適切にファイルサーバーを運用していくためのコツを解説します。

アクセス制限を設定する

ファイルサーバーでは、ユーザーまたはグループごとに「アクセス権」を設定できます。例えば、「営業部グループのユーザーのみフォルダ・ファイルの閲覧を許可する」「管理職のみ編集が可能」といったアクセス権です。

アクセス権を適切に設定することで、セキュリティの向上や人為的ミスによる編集・削除の予防、フォルダの乱立を防ぐ効果が期待できます。

フォルダの承認ルートを決める

ファイルサーバーの運用ルールがあいまいな場合、各自で個人フォルダを作成するケースがあります。個人フォルダが乱立することの問題点は、フォルダ構成が混乱することや、サーバー負荷が増すことです。検索効率の低下や管理コストの増大を防ぐために、フォルダ作成の管理者や申請方法を決めましょう。

定期的にデータ整理をする

ファイルサーバーの運用期間が長くなるほど、フォルダやファイルは増えていき、ストレージは圧迫されます。パフォーマンスを維持するために、定期的なデータ整理が大切です。データの保存期間を決めた上で不要なデータは削除し、保存したいデータは別のストレージでアーカイブ化するといった対策が求められます。

フォルダ構成をもっと楽に！イッツコムのファイル共有システム

オンプレミス型のファイルサーバーはシステムの拡張がしにくいことや、管理に手間やコストがかかることがデメリットです。ファイル共有に特化したクラウドストレージ「box」を利用すれば、多くの課題が解決できます。boxの主な機能・魅力は以下の通りです。

・ファイルサーバーのシステム構築が不要で、初期投資を大幅に抑えられる
・ファイルサーバーよりも詳細にアクセス権を設定・管理できる
・米国司法省や金融業界・医療業界でも採用される高いセキュリティ
・ストレージは容量無制限
・マルチデバイス対応
・120種類以上のファイル形式のドキュメントを、ダウンロード不要で閲覧できる
・複数のメンバーによる同時編集や、予定・チェックリストの作成が可能
・グループウェア・Web会議システム・MA・SFAといった外部ツールと連携できる

boxはファイルサーバーより効率的に運用できる上、サーバー容量やセキュリティ対策の問題から解放されます。ファイルサーバーに使いにくさを感じたら、boxを試してみるのがおすすめです。イッツコムのboxサービスは、1か月無料のトライアル期間で運用効果を確かめられます。

まとめ

ファイルサーバーの運用にあたっては、業務効率化やセキュリティ対策のために、フォルダ構成ルールの設定が不可欠です。しかし、ルールを守らないユーザーがいれば、ファイル共有に問題が生じます。周知を徹底し、定期的なデータ整理をしながら、快適な環境を維持しましょう。

オンラインストレージのboxは、容量無制限かつ高セキュアであることが特徴です。アクセス権やルールの設定も容易で、管理コストを抑えられます。ビジネスに最適なファイル共有システムをお求めなら、イッツコムの提供するboxをお試しください。