ファイルサーバーの整理に必要なのはルール！スッキリ見せるコツは？

ファイルサーバーで管理するフォルダやファイルは、運用ルールを策定して順守しなければ無秩序になります。現在のファイルサーバーが使いにくく、適切な整理方法を探している方もいるのではないでしょうか。

ファイルサーバーを整理するコツや必要なルール、クラウド型のサービスについて理解を深めれば、業務の効率化につながる整理整頓ができます。boxやモバイル閉域接続、ホットプロファイルの魅力を知り、テレワークにも対応するファイル共有システムを構築しましょう。そこでこの記事では、ファイルサーバーを整理するためのルールやコツを紹介します。

ファイルサーバーを整理するならルール化しよう！

ファイルサーバーのストレージ容量は有限です。整理するためのルールを決めなければ、不要なファイルが蓄積して容量を圧迫したり、検索効率が低下したりします。ファイルサーバーの整理に当たっては以下の3つの意識が大切です。

・必要なファイルと不要なファイルを明確に区別する
・不要なファイルは削除する
・必要なファイルは適切に配置する

中には、必要か不要か迷うグレーゾーンのファイルもあるでしょう。判断に迷った場合、保存期間を決め、期間中に使用しなければ不要と判断して削除します。必要なファイルの置き場所やファイル名のルール化を先送りにすると、整理を要するファイルが日々蓄積するため、ルールはできるだけ早めに設定しましょう。

ファイルサーバーの整理整頓に必要な4つのルール

ファイルサーバーを整理するには、ファイルの保存期間や削除、フォルダ構成に関してルール化する必要があります。続いて、フォルダ名やバックアップのルールも決めましょう。ここでは、ファイルサーバーの整理整頓に必要な4つのルールについて解説します。

ルール1.保管・保存の仕方

ひとつ目のルールは、ファイルをいつまで保管し、いつ削除するかを決めることです。企業活動を継続する限り社内情報は蓄積し、ファイルサーバーで共有するファイル数も増えていきます。

ファイルの数が多くなると、重複ファイルや類似ファイルが乱立して目的のファイルを検索しにくくなり、ストレージ容量の圧迫やシステムパフォーマンスの低下を招くでしょう。画像ファイルや動画ファイルを保存・共有するのであれば、ストレージ容量不足はさらに深刻です。

また、ファイルサーバーは基本的にバージョン管理機能がないため、最新のファイルを追加しただけでは古いファイルは消えません。ファイルの保存期間や削除に関するルールを決めることで、検索効率の低下やサーバー負荷の増大を防止できます。

ルール2.フォルダの構成

フォルダの階層構造やファイルの仕分け方をルール化することも必要です。ファイルを探す際は最初にフォルダを開くため、フォルダが整理できていればファイルを見つけやすくなります。フォルダの構成やファイルの仕分けに関するルールの例は以下の通りです。

・部署・クライアント・プロジェクトといった単位でのフォルダ構成のルール
・フォルダ階層の深さに関するルール
・使用頻度が高いファイルと適宜参照する古いファイルの仕分けルール
・ひとつのフォルダに保存するファイル数のルール

ルール3.フォルダ名の付け方

3つ目に決めるのは、フォルダ名やファイル名の付け方です。検索者はフォルダ名から格納されているファイルの種類を、ファイル名から書類の内容やバージョンを判断します。フォルダやファイルの名前が分かりにくいと、間違いや迷いが生じやすいでしょう。また、目的のファイルの存在に気付かず、重複ファイルや類似ファイルが乱立する恐れがあります。

ファイル名から作成日時や作成者、内容が判断できれば、検索効率や業務効率が上がる上、アクセスミスや重複ファイルの作成を防止できるでしょう。フォルダ名やファイル名の付け方に関する主なルールは以下の通りです。

・ファイル名の先頭に数値情報（作成日時やバージョン）を付与する
・区切り文字（アンダーバーやハイフン）を統一する
・ファイル内容や作成者の表記方法を統一する

ルール4.バックアップの仕方

ファイルサーバーに保存したファイルは、ストレージの故障や人的ミスによって失われる恐れがあります。中には、長期間保存しなければならないファイルもあるでしょう。

ファイルサーバーの安定運用のためには、定期的なバックアップだけでなく、バックアップ時に保存か削除かを判断することが必要です。バックアップのルール化の際は主に以下の内容を検討します。

・バックアップのタイミングと頻度
・作成日時がどの程度古いファイルまでバックアップするか
・どのようなファイルをバックアップせずに削除するか

使いやすいファイルサーバーにするコツ

ファイルサーバーを整理する際の基本的な考え方は、管理者がルールを設定し、全てのユーザーがルールを順守することです。管理者はフォルダ階層の深さやアクセス権の設定に注意を払い、使いやすいファイルサーバーの構築を目指しましょう。ここでは、使いやすいファイルサーバーにするコツを3つ紹介します。

フォルダ階層を深くしない

ユーザーが自由にフォルダを追加すると、フォルダ階層は深く複雑になっていきます。ファイルの置き場所であるフォルダは、あまり複雑ではない分かりやすい構成にすることが大切です。企業の場合、総務・営業・人事といった部署別や担当者別にカテゴライズすれば、アクセスミスのリスクを排除し、目的のファイルまでスムーズにアクセスできます。

アクセス権をつけて管理を制御する

ファイルサーバーに保存するファイルは多数のユーザーが共有します。運用ルールを設定しただけでは、既存のファイルを誤って編集・削除・移動するリスクが排除できません。重要書類を誰でも閲覧できる環境だと、不正アクセスや情報漏洩のリスクも高くなります。

ユーザーの人的ミスを防止し、不正アクセスの被害に遭わないためにも、ファイルやフォルダに適切なアクセス権を設定しましょう。

アクセス権を設定すると、特定部署のメンバーだけに閲覧・編集を許可したり、管理職だけに編集を許可（一般社員は閲覧のみ）したりできます。ファイルサーバーのセキュリティリスクを抑えるには、管理者によるアクセス権の設定が必須と考えましょう。

共有できるルールにする

ファイルサーバーは招待されたメンバー全員で共有します。さまざまなルールを設定しても、ユーザーがルールを守らなければファイルの保存場所やフォルダ名は無秩序なままでしょう。メンバー全員が理解し、順守できるルールを設定し、分かりやすいマニュアルを作成することをおすすめします。

boxでルールをフォーマット化しよう！

boxはファイル共有やコンテンツ管理に特化したクラウド型のサービスです。OSの機能に依存するファイルサーバーより強力な整理機能を備え、効率的にフォルダやファイルの管理ができます。また、業務アプリとの連携機能やワークフロー管理もビジネス利用に最適といえるでしょう。

2つの分類フォーマット

boxのフォルダ構造は、「オープンフォルダ分類法」と「クローズドフォルダ分類法」の2種類から選択できます。

オープンフォルダ分類法は、ルートレベル（第1階層）のフォルダをユーザーが各自で追加できる分類法です。デフォルトの設定では、ユーザーがコラボレータ（共有者）を招待して、所有するプライベートフォルダ（ワークスペース）から自由にファイルを共有できます。

ユーザーができることの制限が最小限であるため、管理者が厳密にフォルダやファイルを管理したい場合には向いていません。主に、重要書類や機密情報以外を扱うときに採用されます。

クローズドフォルダ分類法は、ルートレベルのフォルダを管理者が追加する分類法です。ユーザー各自によるルートレベルフォルダやプライベートフォルダの作成を制限でき、管理者が招待することでユーザーはフォルダにアクセスできます。

ユーザーには大きな制限があるため、フォルダやファイルが乱立しません。管理者の工数は増えますが、厳密にフォルダやファイルを管理し、情報漏洩や人的ミスを防止したい場合に向いています。

一元化しやすいboxの特徴

boxは高セキュアなファイル共有システムとしても優秀ですが、豊富な機能を駆使すれば、あらゆるコンテンツの一元管理ができます。boxの主な機能は以下の通りです。

・高セキュアなファイル共有：ガバナンスとコンプライアンスの簡素化によって訴訟リスクを回避し、組織の内外で行う作業を監査できる
・ファイルの同時編集機能や既存アプリの統合機能：外部業者とのコラボレーションの効率化や営業の生産性向上が期待できる
・box Relayによるワークフロー管理：営業・マーケティング・法務・人事といったあらゆる部門のワークフローを自動化し、業務効率化と人的ミスの削減が期待できる
・1,500以上の業務アプリを統合：あらゆるコンテンツをセキュアなプラットフォームで一元管理し、ビジネススピードを損なわずにセキュリティ対策ができる

boxとイッツコムのシステムでクラウドを極める！

boxはバージョン管理機能も優れており、ファイルサーバーをクラウドに置き換える以上の効果が期待できます。さらに、イッツコムのモバイル閉域接続やホットプロファイルを組み合わせれば、ビジネススタイルの変革も可能です。

モバイル閉域接続で外部データもきれいに管理

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したセキュアな通信サービスです。デバイスに専用SIMを挿入するだけで導入でき、通信キャリアのモバイル回線網とイッツコムネットワーク内の閉域網で接続します。

エリア内のどこからでもインターネットを経由せず社内ネットワークに接続できるため、働き方の環境改善や業務効率化を図れることがメリットです。モバイル閉域接続の導入により以下のことが実現できます。

・従業員は現場近くのシェアオフィスや自宅で働ける
・出社や帰社の必要がなく、低コストでビジネススピードを加速できる
・ペーパーレスで営業に行ける
・社外のデバイスから社内セキュリティポリシーを維持して通信できる

名刺をデジタル化して営業支援

「ホットプロファイル」は、法人営業に必要な機能をフレキシブルに提供し続けるクラウド型のBtoB営業支援ツールです。

名刺のデジタル化や見込み客の発掘と、案件管理・自動マーケティング・オンライン商談・オンライン名刺交換をシームレスに統合します。サーバーの整理だけでなく、ペーパーレス化によって以下の効果が期待できるツールです。

・名刺を取り込むだけで営業の生産性を飛躍的に向上できる
・簡単な操作でオンライン名刺交換ができる
・確度の高い見込み客を発掘できる
・自動マーケティングによりテレワークでも新規案件を開拓できる
・営業プロセスの標準化と可視化によって営業組織を強化できる

まとめ

ファイルサーバーを整理して効率的に運用するには、ルールを決めて順守することが大切です。しかし、ファイルサーバーは社内LAN内のファイル共有に向いており、セキュリティリスクを抑えた社外からのアクセスやテレワークに対応するのは困難でしょう。

boxは社外とのファイル共有も容易で、あらゆるコンテンツの一元管理が可能です。モバイル閉域接続を導入すれば社内情報へセキュアにアクセスできます。また、ホットプロファイルの活用により、テレワークでも営業生産性を高められるでしょう。

業務効率を高めるファイル共有システムをお求めの方は、多彩なサービスを組み合わせて運用できるイッツコムにご相談ください。