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大容量ファイルの共有におすすめのサービスは?ビジネス利用の注意点と選び方

社内ネットワークで管理するファイルサーバーでもファイル共有はできますが、大容量のファイルを送信するのであればファイル共有・転送サービスが有用です。ファイル共有システムの改善のために、ファイル共有・転送サービスの利用を検討している方もいるのではないでしょうか。

無料版・有料版のサービス内容やセキュリティレベルを比較することで、ビジネスに最適なファイル共有システムが分かります。boxやモバイル閉域接続の魅力を知り、ファイル共有システムをトータルで改善しましょう。そこでこの記事では、ファイル共有・転送サービスの注意点やリスク、boxが実現するソリューションを紹介します。

大容量ファイルが共有・転送できる無料おすすめサービス

一般的なファイル転送サービスは、公式サイトからファイルをサーバーにアップロードし、有効期限までに受信者がダウンロードする仕組みです。まずは無料で利用できるファイル共有・転送サービスとして、「データ便」「おくりん坊」「firestorage」「GigaFile便」のサービス内容を紹介します。

500MB~1GB|データ便

「データ便」の無料プランは、会員登録不要の「ライトプラン」と会員登録が必要な「フリープラン」の2種類です。1回の転送容量は、ライトプランが500MBまで、フリープランが1GB(アンケート回答で2GB)まで利用できます。どちらのプランもSSL暗号化通信に対応しており、データ保管期間は3日間です。ダウンロード回数や人数の制限はありません。

500MB~2GB|おくりん坊

「おくりん坊」は会員登録不要で、最大500MBのファイルを送信できます。データ保管期間は7日間、ダウンロード回数は30回までです。無料会員登録をすると、転送容量は2GBまで利用できます。送受信履歴を確認したり、アドレス帳から送信先を指定したりといった機能が利用可能です。なお、受信するだけなら会員登録は必要ありません。

1ファイル2GBまで|firestorage

「firestorage」は会員登録不要で2GBまでのファイルを送信できます。データ保管期間は最大7日間です。

無料会員登録をしても転送容量は変わりませんが、利用できる機能が増えます。例えば、アップロードしたファイルの削除、アップロードやダウンロードの履歴確認といった機能です。ファイルがアップロードやダウンロードされた際にメールやLINEで通知を受け取れる機能もあります。

1ファイル200GBまで|GigaFile(ギガファイル)便

「GigaFile便」は、会員登録不要で1ファイル200GBまで送信できます。データの保管期間は非常に長く、最大60日間です。容量無制限で、アップロードできるファイル数に制限はありません。

会員登録のシステムがなく、機能的にはシンプルですが、大容量のファイルを好きなだけ送受信できるのがメリットです。なお、iOS版のアプリも無料・登録不要で利用できます。

ファイル共有・転送サービスを利用する注意点

ファイル共有・転送サービスは無料で利用でき、大容量ファイルを手軽に送受信できる点は便利です。ただし、セキュリティ機能は最低限であるため、人的ミスに注意しましょう。ここでは、ダウンロードとアップロード、それぞれの注意点について解説します。

ダウンロードするとき

ファイル共有・転送サービスを利用すると、指定された受信者にはダウンロード用のURLが記載されたメールが届きます。悪意ある第三者が通知メールを偽装して、フィッシング詐欺や不正プログラム・ウイルスの送信を狙うケースがあることに注意しましょう。

通知メールのアドレスや件名、ファイル内容の整合性、拡張子を確かめることが大切です。拡張子が「.exe」「.bat」「.js」のファイルを開くと、自動的に不正プログラムを実行される恐れがあります。

アップロードするとき

社内情報は機密情報であるため、ファイル共有・転送サービスによる送受信が可能かどうか、社内セキュリティポリシーを確認することが大切です。

また、送信先を間違えれば情報漏えいにつながります。送信先のメールアドレスに間違いがないかもチェックしましょう。さらに、ファイルを暗号化して送信すれば、万が一誤送信した場合もセキュリティリスクを抑えられます。

無料ファイル共有・転送サービスを使うリスク

企業によっては、従業員が私物のデバイスやソフトウェアを業務で利用することを認めています。許可済みであれば問題ありませんが、未許可の外部サービスを利用するケースに注意しましょう。ここでは、無料ファイル共有・転送サービスを利用する際のリスクについて解説します。

セキュリティレベルがコントロールできない

企業が把握・許可していないデバイスやソフトウェア、クラウドサービスを従業員が業務で利用する場合があります。これを「シャドーIT」と呼び、情報漏洩のリスクが増える行為です。

個人メールやSNSだけでなく、ファイル共有・転送サービスを自己判断で利用することにはリスクが伴います。特に、外部サービスはプログラムがパッケージ化されているため、セキュリティレベルをコントロールできません。

利用履歴が管理できない

外部サービスの場合、サーバーを管理するのはサービス提供会社です。社内ファイルサーバーとは異なり、利用履歴は管理できません。

会員登録すれば利用履歴を確認できるファイル共有・転送サービスもありますが、基本的にアップロード後にできる操作は限定的です。特に無料サービスは管理機能が不十分であるため、情報漏洩の原因究明は困難で、対応が遅れる恐れがあります。

誤送信してしまう可能性がある

ファイル共有・転送サービスでは、送信者が受信者にダウンロードURLを記載したメールを送信し、ファイルを共有します。したがって、通知メールの送信先を間違えることは情報漏洩に関する大きなリスクです。

すぐに誤送信に気付いてファイルを削除できれば問題ありませんが、セキュリティ機能が不十分なサービスの場合、取り返しがつかない場合もあるでしょう。

ファイル共有・転送サービスの選び方

ファイル共有・転送サービスは簡易的な無料版の他に、セキュリティレベルの高い有料版があります。有料版のほうが機能は充実していますが、利用頻度によってはコストパフォーマンスが悪いことに注意しましょう。ここでは、ファイル共有・転送サービスの選び方を4つの観点から解説します。

チェック1.セキュリティレベル

ファイル共有・転送サービスはプランによってセキュリティレベルが異なります。無料版はセキュリティ機能が簡易的で、有料版はセキュリティレベルが高いのが一般的です。送信するファイルの内容や機密性に合わせて、必要なセキュリティレベルを満たしたプランを選びましょう。

チェック2.転送できるファイルの大きさと数

サービス提供会社によってデータサーバーのシステム設計や管理体制が異なるため、サービスの内容や品質はさまざまです。例えば、1回で送れるファイルのサイズや量、ダウンロード回数、アップロードの速度といった違いがあります。大容量ファイルを複数送りたい場合には、プランによる制限を確かめて業務に支障のないサービスを選ぶことが大切です。

チェック3.コストパフォーマンス

有料版は無料版よりもセキュリティレベルが高く、機能も充実しています。ビジネスで利用するのであれば有料版をおすすめしますが、利用頻度は企業によって異なるため、コストパフォーマンスに着目することが大切です。

有料版でも、毎月多くのファイルを送受信するのであれば定額制、利用頻度が低いのであれば従量課金制が向いています。利用頻度に合わせたプランを選ぶことで、無駄なコストを削減できるでしょう。

チェック4.使いやすさ

サービスの内容や品質が優れていても、使い勝手が悪ければ業務効率に悪影響を与えます。特に無料版は広告を掲載しているケースが多く、悪質なリンクに誘導されないよう注意が必要です。インターフェースが分かりにくいと誤って広告をクリックする恐れがあるため、フラットなデザインで直感的に操作できるシステムを選ぶとよいでしょう。

法人にはビジネスプランがおすすめ

単にファイルを送受信するだけであれば無料版のファイル共有・転送サービスで十分ですが、セキュリティについて考えるとビジネスで利用するのはリスクが高いと悩んでいる方もいるでしょう。

法人には、セキュリティレベルが高く、ファイル管理機能も充実しているビジネスプランがおすすめです。ここでは、「データ便」「おくりん坊」「firestorage」のビジネスプランについて解説します。

データ便のビジネスプラン

データ便のビジネスプランは、格安で容量無制限のファイルが転送できるプランです。無料プランよりデータ保管期間が長く、セキュリティ機能もグレードアップしているため、ビジネス利用であればこちらのプランをおすすめします。主な機能は以下の通りです。

転送ファイル容量無制限
データ保管期間30日間
セキュリティ専用サーバーを利用
SSL暗号化通信
高機能ファイアウォール
ダウンロード制限ダウンロード人数の制限なし
ダウンロード回数の設定ができる
料金(税別)送信機能のみ:月額300円
送信機能・受取機能:月額500円

月額料金が非常に安いため、月に数回利用すれば従量課金制よりお得です。また、無料版と異なり、広告を非表示にしたりダイレクトメールを停止したりできます。無料版は会員登録をしても7日間しか送信履歴が残りませんが、ビジネスプランは6か月間まで表示できることがメリットです。請求書発行機能もあります。

おくりん坊のビジネスプラン

おくりん坊のビジネスプランは、豊富かつ強力なセキュリティ機能が魅力的なプランです。専用ドメインによる運用や専用バナーのカスタマイズにも対応します。主な機能は以下の通りです。

転送ファイル容量基本200GB
ユーザーごとに容量制限を設定できる
データ保管期間ユーザーごとに自由に設定できる
セキュリティ国内最高レベルのセキュリティを誇るデータサーバーを採用
SSL暗号化通信
アドレス帳機能
送受信ログやパスワード機能
クローズドユーザー機能
独自ドメインや独自SSLに対応できる
ダウンロード制限システム上の制限なし
ユーザーごとに自由に設定できる
料金(税別)初期設定:初回構築時のみ5万円
利用料金(100ユーザー):月額3万円
バナーカスタマイズ(オプション):初回構築時のみ3万円
専用ドメイン維持費(オプション):ドメイン設定に年間2万円、SSL更新に年間3万8,000円

クローズドユーザーにはダウンロードURLが表示されないため、情報漏えい防止に効果的です。アドレス帳やアクセスログ・パスワード機能もあり、定型業務の誤送信防止や業務効率化につながるでしょう。

firestorageのビジネスプラン

firestorageの法人プランは、無料版と同じようにファイルの送受信ができる他、メンバーだけがアクセスできるストレージ共有機能があります。取引先をメンバーにすれば、プロジェクトが長期にわたる場合でも便利に利用できるでしょう。主な機能は以下の通りです。

転送ファイル容量1ファイル当たり最大10GB(アップロードする場合)
保存容量はプランによって異なる
データ保管期間7日間
ストレージ保存の場合、無期限
セキュリティSSL通信
ダウンロードURLへの不正アクセスブロック
パスワード設定
RAID6によるデータの冗長化
自社国内データセンターによる24時間365日セキュリティ監視
管理者はアクセスログ管理が可能
ダウンロード制限ダウンロード回数の制限なし
料金(税別)プラン1:月額8万9,800円、初期費用10万円
(容量9TB、専用サーバー、専用回線、ユーザー無制限)
プラン3:年間90万8,500円
(容量9TB、専用サーバー、共有回線、ユーザー無制限)
プラン5:月額4万9,800円、初期費用5万円
(容量1TB、共有サーバー、共有回線、100ユーザー)

法人プランには、独自サブドメイン、ロゴの挿入、アクセスログ、動画・音声のストリーミング再生といった機能があります。専用回線プランであれば、回線が混み合う心配がありません。

もっとスマートにファイル共有するなら「box」

ファイル共有・転送サービスは大容量ファイルの送信には適していますが、長期保存を前提としたファイル・フォルダ管理には対応していません。「box」は世界で最も信頼を集めるファイル共有サービスのひとつです。boxの有料版は非常に高セキュアかつ多機能で、ファイルサーバーから移行すると大幅な業務効率化が期待できます。

ファイル共有・転送サービスとboxの違い

一般的なファイル共有・転送サービスは、一時的な置き場であるサーバーを介し、URLをやり取りすることでファイルを共有します。一方、boxはクラウドストレージでフォルダを管理し、サーバーごと共有できるファイル共有サービスです。

社内LAN内で管理するファイルサーバーをクラウドストレージに置き換えたものと考えると分かりやすいでしょう。boxとファイル共有・転送サービスの主な違いは以下の通りです。

 boxファイル共有・
転送サービス
ファイル共有方法クラウドストレージでフォルダを管理し、インタラクティブに送受信ダウンロードURLを受け取った相手のみダウンロードが可能
オンラインで閲覧・編集ダウンロード不要で閲覧・編集できる基本的に不可(ダウンロード・削除のみ)
1ファイル当たりの容量上限アカウントの種類により異なり、最大15GBまで無制限のサービスもある
保存可能なストレージ容量無制限基本的にストレージ利用には対応しない
データ保管期間無制限基本的に制限あり
セキュリティフォルダ・ファイルごとに詳細なアクセス権限を設定できるアップロード・ダウンロードに関する簡易的なセキュリティ機能
バージョン管理機能最大100世代までバージョン管理機能なし
SaaSアプリとの連携標準でOffice 365・Google Workspaceに対応連携機能なし

boxがビジネスに向いている理由

boxは単なるファイル共有サービスではなく、ビジネス利用に適したさまざまな機能を備えています。主な機能と期待できるソリューションの例は以下の通りです。

・非常に高度なセキュリティ機能
ガバナンスとコンプライアンスの簡素化によって訴訟リスクを回避し、組織の内外で行う作業の監査ができる

・ファイルの同時編集機能や既存アプリの統合機能
外部業者とのコラボレーションの効率化や営業の生産性向上が期待できる

・Box Relayによるワークフロー管理
営業・マーケティング・法務・人事といったあらゆる部門のワークフローを自動化し、業務効率化と人的ミスの削減が可能

・1,500以上の業務アプリを統合
あらゆるコンテンツをセキュアなプラットフォームで一元管理し、ビジネススピードを損なわずにセキュリティ対策ができる

光回線導入でスピードアップ

ダウンロードやアップロードの速度はインターネット回線に左右されます。機能が優れたファイル共有サービスを利用していても、回線スペックが低いと業務効率が低下するため、高速な光回線を導入するとよいでしょう。イッツコムの法人向け光回線「光接続サービス」の主なメリットは以下の通りです。

・イッツコム独自の光回線網を利用するため、高速かつ安定したインターネット接続ができる
・通信回線に特化し、現在のメールや自社サイトを維持して乗り換えられる上、低コスト
・イッツコムの多彩なサービスと組み合わせて一括導入できる

モバイル閉域接続なら場所も端末も選ばない

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したセキュアな通信サービスです。デバイスに専用SIMを挿入するだけで導入でき、通信キャリアのモバイル回線網とイッツコムネットワークを閉域網で接続します。

エリア内のどこからでも、インターネットを経由せず社内ネットワークに接続できるのが利点です。モバイル閉域接続の導入によって、以下のことが実現できます。

・ペーパーレスで営業に行ける
・場所や時間を選ばない働き方ができる
・スマートフォンやドライブレコーダー、監視カメラの動画が簡単に共有できる
・社外のデバイスから社内セキュリティポリシーを維持して通信できる

まとめ

大容量ファイルを共有するにはファイル共有・転送サービスという選択肢もありますが、ビジネスで利用するのであればboxが向いています。boxはいつでもどこからでも接続できる高セキュアなクラウドストレージで、各種業務ツールとの連携機能も強力です。

イッツコムの光接続サービスやモバイル閉域接続を組み合わせれば、接続の速度と安定性を高められる上、社外からアクセスする際もセキュリティリスクを抑えられます。大容量のファイル共有をお求めなら、関連サービスを一括提供するイッツコムにご相談ください。