最近よく聞く「クラウド化」とは？メリットや起こりうるトラブルを知っておこう

大企業から中小企業に至るまで、「クラウド化」が大きなトレンドになっています。この数年間で急速に普及しましたが、新型コロナウイルスによってさらに加速しています。この機会に、「クラウド化」を検討しているという企業の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、初めてクラウド化に踏み込む企業に向けて、今までの作業と何が異なるのかご紹介します。クラウド化のメリットや起こり得るトラブルが理解していれば、スムーズに導入できるでしょう。

大企業から中小企業に至るまで、「クラウド化」が大きなトレンドになっています。この数年間で急速に普及しましたが、新型コロナウイルスによってさらに加速しています。この機会に、「クラウド化」を検討しているという企業の方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、初めてクラウド化に踏み込む企業に向けて、今までの作業と何が異なるのかご紹介します。クラウド化のメリットや起こり得るトラブルが理解していれば、スムーズに導入できるでしょう。

最近よく聞く「クラウド化」とは？

「クラウド化」という言葉をよく耳にします。「クラウド化」とは、社内で管理しているデータなどを、インターネットを通じて外部事業者のサービスに移すことです。とはいえ、今までと勝手が変わるので、企業で活用するには仕組みや実情を確認しておく必要があるでしょう。ここでは、クラウド化の仕組みとクラウド導入の実情を解説します。

クラウド化させる仕組みとは？

「クラウド化」はIT用語で「クラウドマイグレーション」とも呼ばれ、クラウドへの移行という意味で使われています。クラウドには以下の3つの種類があります。

・SaaS (Software as a Service)
・PaaS (Platform as a Service)
・IaaS (Infrastructure as a Service)

SaaSは、クラウド上のソフトウェアをユーザーが利用できるサービスです。SaaSの特徴は、インターネット環境さえあれば、誰でもどこからでもアクセスできることにあります。異なるデバイスからでも、アカウントが同じならアクセスが可能です。リモートワークなどに適しています。

SaaSの代表例は、GmailなどのWebメールやDropboxなどのオンラインストレージなどです。仕組みの詳細は知らなくても、多くの人が利用しているのではないでしょうか。

PaaSは、インターネットを通して、アプリケーションに必要なネットワークやOSなどを利用できるサービスです。Google cloud PlatformなどはPaaSを利用しています。またIaaSは、情報システムのインフラとなるネットワークやサーバーシステムが利用できるサービスです。

クラウドサービス利用者は増加している

クラウドサービスを利用する企業は年々、増えています。総務省がまとめた情報通信白書によれば、2018年の調査で「全社的に利用している」と「一部の事業所または部署で利用している」とを合わせると、6割の企業がクラウドサービスを利用していました。

2014年には4割にとどまっていましたが、利用する企業の割合は毎年増加しています。業種別にみると、導入の割合が高いのが製造業・サービス業・卸売・小売などです。その他、建設業や不動産業などでも導入が進んでいます。

参考：『情報通信白書/総務省』

クラウド化が進んでいる業務とは？

クラウドサービスの利用の内訳を見てみますと、最も多かったのが「ファイル保管・データ共有」でした。以下に、利用が多かった順にご紹介します。

・ファイル保管・データ共有：53.1%
・電子メール：52.1%
・サーバー利用：51%
・社内情報共有・ポータル：40.5%
・スケジュール共有：38.4%
・給与、財務会計、人事：31.9%
・データバックアップ：29.3%
・営業支援：16.7%
・eラーニング：14.3%

多くの企業にとって、ファイルやデータの保管、電子メールの管理は切実な問題です。こうした重要な内容が含まれているものを、クラウド化する傾向が高いことが伺えます。

従来は社内で管理していたサーバーも、コストや管理の見直しでクラウド上に移行するケースも増加傾向です。また、社員向けの情報を集めたポータルサイトを立ち上げる企業もあります。ペーパーレス化にもつながる取り組みでしょう。

給与や人事など、庶務や労務関係のデータ管理にも役に立ちます。社員が多い企業ほどメリットは大きく、データのバックアップ先としてもクラウドは最適です。

クラウド化する3つのメリット

クラウド化にはさまざまなメリットがあります。導入が簡単にできることや、コストを抑えられることなど、生産性を上げるのに最適なシステムです。サーバーなどと違い、管理や保守の手間もかかりません。今後増えることが予想される、リモートワークとの相性も良いといえるでしょう。ここでは、クラウド化のメリットを詳しくご紹介します。

導入・管理が容易

クラウド化は、初期投資がほとんどかかりません。インターネットの回線工事を済まし、クラウドサービスに申し込みするだけです。利用料金は、無料や定額制など様々なプランが用意されているので、企業の規模や業務内容に合わせて選ぶと良いでしょう。

また社内サーバーを設置する場合、メンテナンス費用や専門の人材確保・メモリの拡張など、いろいろと手間と費用がかかります。さらに、社外で作業できなかったり、PCごとに設定が必要だったりと使い勝手も良くありません。クラウド化は、低コスト・低リスクで手軽に導入できるのが魅力でしょう。

物理的負担の減少

クラウド化すればデータを保管するハードウエアを社内に設置するなど、物理的なスペースを確保する必要がありません。社内スペースを有効に使えるでしょう。

また、ストレージの管理や保守は事業者任せです。社内のサーバーなどでデータを管理する場合、機器の保守・管理が必要になりますが、こうした負担からも解放されます。物理的な負担が減少するとともに、業務の効率化にもつながるでしょう。

新しいワークスタイルに対応

クラウド化は、リモートワークなどの新しいワークスタイルにも対応しています。クラウドを利用していれば、出社せずとも自宅のパソコンからでも会社のデータにアクセスできます。

場所を問わず仕事ができるのは大きなメリットです。クラウド化によってリモートワークがしやすい環境になれば、作業効率のアップも期待できます。通勤が難しい場所に住んでいる優秀な人材を採用し、リモートで働いてもらうこともできるでしょう。

クラウド化で起こりうるトラブルとは？

クラウド化によるトラブルには注意が必要です。急速にクラウド化が進んだことで、インターネット上の情報が増加しています。インターネットを利用して重要な情報の共有を行うため、何も対策を講じなければ情報漏洩や不正アクセスにつながる恐れがあるでしょう。クラウド化によって起こり得るトラブルや、注意点をまとめました。

データ通信の混雑

多くの企業がクラウド化を進めていることで、課題となりつつあるのがネットワーク回線の負担増です。利用者が多いと、通信速度の低下やアクセス障害などを招きます。情報共有がしやすいクラウドシステムですが、ファイルの出し入れに時間がかかるようでは効率化に繋がりません。

業務に支障が出ないように、利用者の人数に適した回線プランを選択するとよいでしょう。クラウドサービスも、自社専用となるものがおすすめです。

セキュリティリスク

クラウド化にあたって、セキュリティ対策は避けて通れません。データを社外のサーバーに預けるためです。インターネットを通じて情報のやりとりをする際に、情報漏洩・不正アクセス・ウィルス感染のリスクがあります。

特にWi-Fiで接続する際には注意が必要でしょう。対策としてはデータの暗号化が有効です。SSL通信やWPA2など、複雑な暗号化を用いることです。パスワードによるユーザー認証を厳格に行う必要もあるでしょう。アプリケーションやOSが脆弱化しないよう、常に更新しておくことも重要です。

管理・運用のコスト増加

クラウド化するにあたって、社内でIT環境を整えるのにコストがかかることも予想されます。自社サーバーほどではありませんが、ネットワーク機器の導入・管理委託費・ソフトのアップデートで費用がかさむ可能性があるでしょう。また、クラウドサービスのほとんどは、利用人数に応じた料金設定です。企業規模が大きいほど負担が大きくなります。

さらに、各自利用するPCや端末のセキュリティ強化も必要です。セキュリティソフトの導入にも費用がかかるでしょう。サーバー管理を外部に委託できる便利さはありますが、委託するにも費用がかかることを理解しておかないといけません。

初めてクラウド化するなら「box」がおすすめ！

これからクラウド化を試みる企業におすすめのクラウドサービスは「box」です。企業向けに開発されたシステムと、高いセキュリティ対策が世界中で支持されています。ここでは、boxの特徴をご紹介しましょう。クラウド上で安全にデータをストックして共有できるため、生産性の向上に大いに役立ちます。

「box」は容量無制限！

ほとんどのクラウドサービスにはストレージ容量に制限がありますが、boxには制限はありません。ドキュメントや写真はもちろん、動画データも保存できるため、空き容量にストレスを感じずに管理ができるでしょう。また、アップロードするファイルも15GBまで可能です。圧縮したり、小分けにしたりする手間もなくなるでしょう。

いつでもどこでもデータ共有が可能

boxはクラウドサービスなので、インターネットに接続できればどこからでもアクセスできます。また、複数の社員やパートナー企業が同時に同じファイルに書き込むことが可能です。boxの共同編集機能は、生産性の向上につながるものです。編集時にはリアルタイム通知があり、誰がどこまで上書きしたのかも瞬時に分かります。

信頼性の高いセキュリティ

企業にとって、セキュリティ対策は無視できないポイントです。その点boxは、最高水準のセキュリティ対策が講じられています。国際的なセキュリティ水準のISO27001を満たしているだけでなく、アメリカ発のクラウドセキュリティ水準「FedRAMP」にも準拠しています。

そのため、世界40以上の政府機関や、8万社以上の企業で採用されている信頼性高いサービスです。ファイルの重要度などに応じて、フォルダや案件ごとにアクセス権限を細かく設定することが効果を上げているといえるでしょう。

セキュリティが心配なら「モバイル閉域接続」

インターネットを使ったクラウド化に不安がある方には、イッツコムの「モバイル閉域接続」をおすすめします。公共回線とは違い、独自のネットワークを使ったプライベート回線です。クラウド化にあたって心配なセキュリティ対策にどのように効果的なのか、イッツコムのモバイル閉域接続について解説しましょう。

インターネットを経由しないセキュアなネットワーク

インターネットを使う以上、情報漏えいや不正アクセスのリスクはゼロではありません。イッツコムの「モバイル閉域接続」では、NTTドコモの通信網とイッツコムの独自回線を使用することでプライベート回線を構築します。不特定多数の人がアクセスできる回線ではないため、複雑な暗号化をしなくても安全性が担保されています。

社外でも社内セキュリティポリシーが適用できる

社外からアクセスする場合も、社内と同じセキュリティポリシーが適用されるので安心です。どこからのアクセスだろうと、必ず社内LANを経由します。

Wi-Fiやテザリングを利用したときでも、接続先は全て社内LANです。毎回IDやパスワードによる厳格な認証を経て接続します。ログも取得できるため、会社の外にいてもセキュリティ面で心配はないでしょう。リモートワークや出張先からでも効率良く仕事ができます。

まとめ

インターネット上で共通のストレージを互いに利用することで、クラウド化は実現します。クラウド化することで、メール添付やUSB経由でのデータのやり取りも不要です。ただし、情報漏洩や不正アクセスのリスクは残ります。インターネットは不特定多数の人が利用しているため、大切な企業の情報を扱う際にはセキュリティ対策が欠かせません。

イッツコムの「モバイル閉域接続」を利用すれば、プライベート回線を構築することができるので安全です。さらに、boxを利用すれば個々のPCに保存していたデータを1箇所にまとめて共有できるようになります。イッツコムは業務の効率化や生産性向上に特化したさまざまなサービスを展開していますので、ぜひお気軽にご相談ください。