ファイル共有をクラウドストレージでスムーズに！メリット・デメリットを紹介

こんにちは！イッツコムの池辺です！

「営業社員に必要な資料を渡すのを忘れてしまった」
「テレワーク中の社員にファイル共有するのに手間がかかる」

このような、日々の業務の中でありがちなトラブルを解決するには、円滑にファイルを共有する仕組みを作ることが大切です。

そこでこの記事では、社内でスムーズにファイルを共有する方法として、クラウドストレージの情報をお伝えします。あらゆるシーンでスムーズにファイル共有すること、特にテレワークの効率化を考えているなら必見です。

イッツコムが提供しているboxというクラウドストレージについてもご紹介するので、ぜひ併せてチェックしてくださいね。

クラウドストレージはファイル共有システムとしておすすめ

「ファイルを共有する方法」と聞いて思い浮かべるものは人によって異なります。一例を挙げるだけでも、以下のようにさまざまな方法があることに気づくでしょう。

・メールの添付ファイルで送受信する
・ファイルを格納したUSBメモリをやり取りする
・ファイル共有サービスを使う
・クラウドストレージを使う

これらのうち、スムーズかつ安全にファイルを共有するなら、4番目の「クラウドストレージを使う方法」がおすすめです。そこでここからは、クラウドストレージがおすすめできる理由を詳しく見ていきます。

クラウドストレージを使う4つのメリット

最初に、ファイル共有にクラウドストレージを使うメリットを5つご紹介します。クラウドストレージはほかのファイル共有方法と比べて利便性が高いので、無駄な手間を省いてビジネスの効率をUPするのに効果的ですよ。

手間をかけずにファイル共有できる

クラウドストレージを導入すれば、ファイル共有に多くの手間をかけずに済みます。実際にファイルを共有するときの手順は以下の通りです。

・ファイルを送る側：クラウドストレージに送りたいファイルをアップロードする
・ファイルを受け取る側：クラウドストレージにアップロードされたファイルをダウンロードする

最短の手順でファイルを共有できるので、頻繁にファイルをやり取りするなら効率的で便利な方法です。

ファイルのバックアップにも使える

データをPC内に保存してUSBメモリやメールなどでやり取りしていると、「うっかり削除してしまった」「USBメモリを盗まれてしまった」というトラブルが発生しがちです。重要なデータの漏えいにもつながります。

クラウドストレージにデータを保管しておけばバックアップにもなるので、誤操作や紛失・盗難でデータが消失するリスクを軽減できることもメリットです。「バックアップを取るのに手間がかかって大変だ……」という悩みも解決できますよ。

サーバーの用意が不要

クラウドストレージでは、データを保管するためのサーバーは運営している業者が用意します。自社でサーバーを用意する必要はないので、運用の手間を大幅に削減できることもメリットです。

「ファイルサーバーを社内に設置していたけど、メンテナンスが大変だ……」と感じているなら、この機会にクラウドストレージへの移行も検討されてはいかがでしょうか。

社外の人にもファイル共有しやすい

社外の人に必要な資料を渡すのに手間がかかってお困りの方も多いようです。「メールで送信しようと思ったら容量オーバーで送れなかった」「セキュリティリスクになるから社内サーバーにアクセスしてもらうのは避けたい」など、いろいろな問題があります。

クラウドストレージを活用すれば、社外と共有するためのディレクトリを用意して、他のデータと分けて管理できます。アクセス権限とアップロードするファイルの種類をしっかり管理すれば安心です。

クラウドストレージを使う3つのデメリット

クラウドストレージには多くのメリットがある一方、いくつかデメリットもあります。これから特に覚えておきたいデメリットを3つご紹介するので、あらかじめチェックしておきましょう。

一定のコストがかかり続ける

クラウドストレージは「1ユーザーあたり月額いくら」など利用料金が継続的に発生します。

社内サーバーから移行する企業ならコスト削減になるかもしれませんが、これまでUSBメモリやメールでやり取りしていた会社ならコストが増えてしまうでしょう。導入検討に際しては、費用対効果の検証も大切です。

セキュリティリスクが高くなる

ビジネス向けのクラウドストレージは高いセキュリティが確保されていますが、クラウドストレージにアクセスする通信経路のセキュリティには注意が必要です。通信経路のセキュリティが甘い箇所があると、ここを攻撃されてしまうかもしれません。

クラウドストレージを導入すれば必然的にインターネット経由でファイル共有するので、通信経路のセキュリティ対策はとても重要です。

提供元に障害が発生するとアクセスできない

クラウドストレージに障害が発生するとファイルにアクセスできません。営業中に障害が発生すれば、すべてのファイルにアクセスできなくなって業務が停滞する可能性もあります。

そのためクラウドストレージに重要なデータを保管するなら、障害リスクがあることを念頭に置きましょう。特に重要なファイルは社内ネットワーク上にバックアップを取るなど、適切に対策してくださいね。

クラウドストレージを導入すると業務はどうなる？

ここからはクラウドストレージの導入により、今までの業務がどのように効率化されるのかを解説します。

大小さまざまなファイルをワンストップで共有できる

業務では、ファイルサイズが小さなデータから大きなデータまでさまざまなものを取り扱います。クラウドストレージを導入していなければ、通常のファイルはメールで送り、動画など大きなファイルはファイル共有サービスを使うこともあるでしょう。

しかし、クラウドストレージを使えば、ファイルサイズにかかわらず送信側がアップロードして受信側がダウンロードするというプロセスのみで共有できます。よってファイル共有にかかる手間を削減して、スムーズに業務を進められます。

社外で働く部署の業務効率をUPできる

フィールドセールスなどで社外に出ている時間が長い社員に、必要な資料を渡したり、報告書を回収したりするためだけに、わざわざオフィスに集まることは効率的とは言えません。

クラウドストレージを使えば資料の送付も報告書の回収もオンラインで完結します。わざわざオフィスに集まる必要はなく、業務効率を大きく改善できます。

テレワークをスムーズに導入できる

働き方改革の一環として、テレワークの導入や拡大を検討している方もいませんか？テレワークの現場では、ファイル共有の仕組み作りは大きな課題です。

ここでもクラウドストレージが役立ちます。ファイルを社員間で簡単に共有できるので、テレワークをスタートしても資料のやり取りで困ることはありません。

テレワークをはじめたり、もっと拡大させたりすることを検討しているなら、今のうちにクラウドストレージを準備してはいかがでしょうか。イッツコムでもクラウドストレージをはじめとしたテレワーク向けのツール導入をサポートしていますので、ぜひご検討ください。

主要なビジネス向けクラウドストレージを比較してみよう

ビジネス向けクラウドストレージは多くのサービスがありますが、ここでは主流と呼べる2つのサービスと、イッツコムが提供しているboxを比較します。まず料金と容量の関係は以下の通りです。

サービス名	box	A社	B社
プラン	Business	Business Standard	Standard
月額料金	1,800円/ユーザー/月	1,360円/ユーザー/月	1,250円/ユーザー/月
容量	無制限	2TB/ユーザー	5TB
備考	より高度な機能が必要ならEnterpriseプランがおすすめ	Enterpriseプランなら必要に応じてカスタマイズ可能	Advancedプランを契約すると容量を増やせる

どのクラウドストレージも料金体系は「1ユーザーあたりの月額料金」です。使うユーザーが増えればその分料金も高くなります。

なお表では、boxだけが容量無制限のストレージを提供しており、boxはストレージ容量を気にせず使えるサービスです。

仕事で使うならビジネス向けクラウドストレージ「box」がおすすめ

これからビジネス向けのクラウドストレージを導入しようと検討しているなら、容量無制限で使いやすいboxをおすすめします。またboxには他にも以下のメリットがあります。

・コンテンツごとにアクセス権限と編集権限を設定できる
・Web会議システム、グループウェア、SFA、MAなどのツールと連携して一元的に利用できる
・マルチデバイス対応でスマホやタブレットでも利用可能
・5ユーザーから契約できるので少人数でも利用可能

単純にファイルを共有するだけでなく、さまざまなビジネスツールを連携させて便利に活用できることはboxの大きなメリットです。すでにビジネスのIT化を進めている会社だけではなく、クラウドストレージと同時にビジネスツールを新規導入したいと考えている方にもおすすめですよ。

boxの新規導入はイッツコムへ

「便利そうだから自社でもboxを検討したい」とお考えでしたら、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムは、boxの導入・運用コンサルティングを行っているため、ビジネスをヒアリングして最適な使い方をご提案します。

ファイル共有の仕組みはもちろん、Web会議システムやSFA・MAなどのビジネス向けツール導入でお悩みの方も、お気軽にご相談ください。イッツコムは、Web会議システムやSFA・MAなどのビジネス向けツールを提供しており、豊富な経験とノウハウでお客さまをバックアップします。

まとめ

ビジネスのIT化に伴い、多くのファイルを共有する機会が増えています。しかし、今まで通りメールやファイル共有ツールを使い続けるのは利便性・セキュリティ面で不利といわざるを得ません。

そこでおすすめできる仕組みがクラウドストレージです。クラウドストレージなら、アップロードとダウンロードだけで、社内はもちろん、社外とも安全かつスムーズにファイルを共有できます。

イッツコムはクラウドストレージやビジネス向けITツールの導入コンサルティングを行っていますので、業務効率化・IT化を徹底サポートします。