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Zoomでファイル共有する方法って?便利機能搭載の画面共有機能を使いこなそう!

Zoomはファイルを共有する機能が豊富で、Web会議システムとして優秀であるだけでなく、業務用チャットツールとしても活用できます。Web会議システムやチャットツールの導入を検討していて、Zoomの機能が気になっている方も多いのではないでしょうか。

Zoomのファイル共有機能に加え、Zoomと一緒に利用することで作業の効率化が図れるイッツコムのシステムを知ることで、クラウド時代のワークスタイルへの移行を具体的に検討できます。Zoomと「モバイル閉域接続」や「box」との組み合わせも検討しましょう。そこでこの記事では、Zoomのファイル共有機能や業務効率化に役立つイッツコムのおすすめシステムをご紹介します。


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Zoomでファイル共有する2つの方法


Zoomはチームで業務を進めるために必要であるファイル共有が、スムーズかつ簡単に実現できます。Zoomによるファイル共有の方法は、画面共有機能によるリアルタイム共有とチャット機能におけるファイル送信です。ここでは、Zoomでファイル共有する2つの方法を解説します。

画面共有機能を使う

Zoomの利用中はミーティング参加者がデバイスの画面を見ている状態ですが、画面共有機能を使うことで任意の画面をリアルタイムで共有できます。

この方法はファイル自体を送信するのではなく、デスクトップや特定アプリのウィンドウをミーティング参加者全員が見られる仕組みです。スクリーンショットを共有するのではなく、マウスカーソルの動きも含めて画面表示をストリーミング配信できます。スライドショーを使ったミーティングや、アプリの操作方法の解説などに便利な方法です。

チャットでファイルを送る

ZoomにはWeb会議に関する豊富な機能があり、「ミーティング」機能のひとつとしてチャットを提供しています。

チャット機能の利用中は専用のサブウィンドウが開き、チャットの他にファイル送信もできる仕様です。チャット画面の中でメンバーを選択して、任意のファイルを送信できます。

現在開いているページではなくファイル自体を送信・共有できるので、ミーティング中に資料を配布するのに便利な方法です。ただし、この機能を利用できるのはWindows版・Mac版のZoomに限ります。

【Zoomでファイル共有する手順】画面共有機能を使用する場合


Zoomでは、PC・スマホ・タブレットなどのデバイスで画面共有機能を使用できます。表示している資料をそのまま参加者に共有したいときに使えるので、使い方をきちんと覚えておきましょう。

PCとスマホ・タブレットで操作が異なる部分があるため、デバイスごとに分けて解説します。

PCを使用する場合

PCで画面共有機能を使うときは、Zoomのクライアントソフトウェアを使用します。ブラウザからもミーティングに参加できますが、画面共有機能は使えないので注意しましょう。Zoomクライアントソフトウェアからファイル共有する方法は次の通りです。

1. あらかじめ共有したい資料を画面上に表示する
2. Zoomクライアントソフトウェアを起動してミーティングに参加する
3. ミーティング画面下部に表示されている「画面共有」をクリックする
4. リストから共有したいスクリーン・ウィンドウを選んでダブルクリックする

上記の操作を行うと参加者への共有がスタートします、「画面共有を停止する」ボタンをクリックすると終了します。共有を終えるときはこのボタンをクリックしましょう。

スマホ・タブレットを使用する場合

スマホ・タブレットから画面共有するときは、Zoomのアプリを使用します。アプリをインストールしたら以下の手順でファイル共有しましょう。

1. Zoomアプリを起動してミーティングに参加する
2. ミーティング画面下部に表示されている「共有」をタップする
3. 「画面」をタップする
4. 警告が表示されたら「共有の開始」をタップする
5. スマホに共有したいページ・資料を表示させる

手順4で「共有の開始」をタップすると、それ以降にスマホの画面に表示された内容が全て参加者に共有されます。共有してはいけない情報が写り込まないように事前に確認しておきましょう。

ファイル共有を終了するときはZoomのアプリに戻り、ミーティング画面下部に表示されている「停止」ボタンをタップします。

【Zoomでファイル共有する手順】チャットを使用する場合


Zoomでは画面共有以外にもチャットを使用してファイルを送受信することが可能です。参加者に見せるだけではなく、ファイルの原本を渡したい場合に役立ちます。

今回は、ローカルファイルを送信する方法を解説します。あらかじめ必要なファイルをPCにダウンロードしてから以下の手順で共有しましょう。

手順1: Zoomクライアントでミーティングに参加する

チャットでのファイル共有は、Zoomのクライアントソフトウェアを使用します。ブラウザから参加している場合、この機能は使用できません。

普段ブラウザからミーティングに参加している方は、あらかじめZoomのクライアントソフトウェアをインストールしてミーティングに参加すると便利でしょう。

手順2: チャットを開く

Zoomのクライアントソフトウェアでミーティングに参加したらチャットを開きます。ミーティング画面の下部にメニューが表示されており、その中に「チャット」というボタンがあるのでクリックしましょう。

チャットボタンをクリックすると、ミーティング画面の右側にチャットが表示されます。ミーティング画面の下部にメニューが表示されない場合は、ミーティング画面内の任意の場所をクリックすると表示されるのでお試しください。

手順3: 「ファイル」アイコンをクリックしてコンピュータを選択する

チャットページの下部にテキストを入力する欄がありますが、入力欄の右上に「ファイル」アイコンがあるのでこれをクリックします。ファイルアイコンは書類のような形をしたアイコンです。

「ファイル」アイコンをクリックするとどこから共有するか選択するリストが表示されます。リストから「コンピュータ」を選択して次に進みましょう。

手順4: 共有したいファイルをダブルクリックする

「コンピュータ」を選択するとエクスプローラが起動するので、共有したいファイルを保存しているディレクトリにアクセスしましょう。

ディレクトリ内にあるファイルをダブルクリックすれば送信され、しばらくすると参加者がチャットからダウンロードできるようになります。

【Zoomでファイル共有】参加者がファイル共有したい場合はホストの許可が必要!


ミーティングのホスト(主催者)がファイル共有するときは問題ありませんが、参加者がファイル共有するときはホストの許可が必要です。

共同ホストに設定する方法と全参加者にファイル共有を許可する方法があるため、必要に応じて適切な方法を選択しましょう。

ホストは3つの権限がある

ミーティングのホストはさまざまな権限を持っていますが、参加者のファイル共有に関連する権限を以下の項目に指定できます。

権限設置可能な内容
同時共有できるユーザー1ユーザーのみ/複数ユーザー
ファイルや画面共有を使用できるユーザーホスト・共同ホストのみ/全ユーザー
他のユーザーが共有しているときに割り込めるホスト・共同ホストのみ/全ユーザー
ユーザー

参加者にファイル共有を許可するときは、ファイル共有を使用できるユーザーを全ユーザーに設定する必要があります。

共有設定変更の手順

参加者にファイル共有を許可するには、ホストが以下の手順で許可を与えなければなりません。手順は比較的簡単なので、ミーティングを開催している状態で以下の設定を行いましょう。

1. ミーティング画面の下部にあるメニューから「セキュリティ」をクリックする
2. 「参加者に次を許可」内にある「画面共有」をクリックする

上記の作業が完了したら「画面共有」にチェックボックスが付いていることを確認します。チェックが付いていたら実際に参加者にファイル共有してもらい、正常に共有できれば問題ありません。

【Zoomでファイル共有】基本的な6つの機能


Zoomはビデオチャットツールとしても便利に活用できますが、豊富なファイル共有機能も利用できます。例えば、デスクトップやアプリの画面共有機能やホワイトボード機能、コンピューターの音声共有機能です。ここでは、ファイル共有に役立つ機能を6つに分けて解説します。

指定した画面・アプリのみ共有する

ミーティング中にツールバーの「画面を共有」をクリックして、「ベーシック」タブの画面・アプリを選択すると、その画面・アプリのみを共有できます。ホスト(主催者)側のデバイスには「画面を共有しています」と表示され、共有中のウィンドウが枠線で強調される仕組みです。「共有の停止」をクリックすると終了します。

指定した範囲のみ共有する

ツールバーの「画面を共有」をクリックして、「詳細」タブの「画面の部分」をクリックすると、指定した範囲のみを画面共有できます。枠線で囲んだエリアのみが共有されるので、共有する情報を限定したい場合に便利です。「コンピュータの音声を共有」にチェックを入れておくと、動画の再生音も共有できます。

説明用ポインターを表示する

ファイル共有をしている状態でツールバーから機能を選択すると、説明用のポインターを表示できます。まずはツールバーの「コメントを付ける」をクリックし、「スポットライト」を選択しましょう。これでマウスカーソルの位置に選択したポインターが表示されるようになるので、ミーティング中の視線誘導に便利です。

コメントを追加する

ホワイトボード以外の画面を共有しているとき、ミーティング参加者は自由にコメントを追加できます。ツールバーの「コメントを付ける」をクリックすると、テキスト・描画・スタンプといったツールでコメントの追加が可能です。

コメントはミーティング参加者全員に表示されます。ホスト側でコメントを追加できる参加者の設定も可能です。

音声付きの動画などを共有する

共有画面を選択するときに「コンピュータの音声を共有」にチェックを入れると、ストリーミング配信をするように音声を共有できます。コンピュータの再生音を直コンピュータで、音声付きの動画を共有する場合に便利です。

チェックを入れなければスピーカーの再生音をマイクが拾ってしまい、ハウリングの原因になることに注意しましょう。

ドキュメントカメラの映像を共有する

書籍や文書に記載された内容を参加者に共有したいときは、ドキュメントカメラを使用するのがおすすめです。Zoomはドキュメントカメラの利用にも対応しており、以下の手順で共有できます。

1. PCにドキュメントカメラを接続する
2. Zoomのクライアントソフトウェアからミーティングに参加する
3. ミーティング画面下部のメニューから「画面共有」をクリックする
4. 「詳細」タブをクリックする
5. 「第2カメラのコンテンツ」をダブルクリックする
6. 共有画面左上の「カメラ切り替え」をクリックする
7. ドキュメントカメラを選択する

上記の作業を行えば、メインカメラとドキュメントカメラを併用できます。普段はメインカメラの映像を写し、必要なときはドキュメントカメラの映像に切り替えられるので、ぜひお試しください。

【Zoomでファイル共有】知っておくとさらに便利な機能


Zoomには基本的なファイル共有機能の他にも、場面に応じて使い分ければさらに便利になる機能があります。ここからは便利機能としてホワイトボード機能、リモート制御機能、AirPlayについて見ていきましょう。

参加者と同時に作業したり不具合が発生したりするときに役立つため、必要に応じて活用することをおすすめします。

ホワイトボード機能

ホワイトボードは、ミーティングに参加しているユーザーが文字やイラストなどを書き込める機能です。音声やチャットだけでは伝えにくい内容を取り扱うときに活用しましょう。ホワイトボードを共有する手順は以下の通りです。

1. Zoomのクライアントソフトウェアからミーティングに参加する
2. ミーティング画面下部のメニューから「画面共有」をクリックする
3. 「ホワイトボード」をダブルクリックする

ホワイトボードが表示されたら、文字やイラストなどを自由に書き込めます。共有を終了するときは、ホワイトボードウィンドウ右上の閉じるボタンをクリックしましょう。

リモート制御機能

画面共有機能を使用することで、相手のPCをリモート操作することも可能です。リモート操作を受ける側が画面を共有し、操作する側がリクエストすれば使用できます。具体的な手順は以下の通りです。

1. Zoomのクライアントソフトウェアからミーティングに参加する
2. リモート操作を受ける側がミーティング画面下部のメニューから「画面共有」をクリックする
3. 共有したい画面をダブルクリックする
4. リモート操作する側が画面共有メニュー内にある「オプション」をクリックする
5. 「リモート制御のリクエスト」をクリックする
6. リモート操作を受ける側が操作を承認する

上記の作業が完了すると、リモート制御で相手のPCを操作できるようになります。使い方を教えるときや特定の操作が必要なときに利用すると良いでしょう。リモート制御を終了するときは、「コントロールの停止」をクリックします。

AirPlay

スマホやタブレットの画面を共有したい場合、画面を表示するスマホがiPhoneやiPadの場合に限ってAirPlayが利用可能です。AirPlayを使用する場合は、iPhone/iPadとPCを同じネットワークに接続した上で次の手順で操作します。

1. Zoomのクライアントソフトウェアからミーティングに参加する
2. ミーティング画面下部のメニューから「画面共有」をクリックする
3. 「iPhone/iPad」をダブルクリックする
4. プラグインをインストールする(インストールする指示が表示された場合のみ)
5. iPhone/iPad側でコントロールセンターを開く
6. 「画面ミラーリング」をタップする
7. ミラーリング先にZoomを指定する

iPhone/iPadを直接Zoomに接続しなくても、AirPlayを使用すれば簡単に画面共有できるのでおすすめです。

Zoomでファイル共有ができないときの対処法


正しい手順でファイル共有しようとしても、エラーが発生して共有できないことがあります。エラーが発生する原因は、クライアントのソフトウェアのバグや設定ミスなどさまざまです。

ここからは、ファイル共有時にエラーが発生したときの対処法を解説します。エラーでお困りの際は、これらの対処法を順番に試しましょう。

アプリを最新バージョンにアップデートする

Zoomのクライアントソフトウェアのバージョンが古い場合、ファイル共有をはじめとしたさまざまな機能に不具合が発生するケースがあります。PC版のクライアントソフトウェアを使用している方は以下の手順でアップデートできるため、一度お試しください。

1. Zoomのクライアントソフトウェアを起動する
2. 右上のアカウントアイコンをクリックする
3. 「アップデートの確認」をクリックする
4. ダウンロードが完了したら「アップデート」をクリックする

手順3でアップデートの確認を行ったときに、更新ファイルが配信されている場合はダウンロードが始まります。アップデートが見つからないときはすでにクライアントソフトウェアが最新バージョンになっているため、そのまま次の対処法に進みましょう。

参加者のファイル共有を許可するか共同ホストに設定する

Zoomでファイル共有を使用できるユーザーは、設定によってホスト・共同ホストのみの場合と参加者全員の場合があります。

設定はミーティングによって異なるため、参加者が画面共有できないときはホスト・共同ホストのみが共有できる設定になっている可能性が考えられるでしょう。この場合の対処法は以下の2パターンです。

・画面共有したいユーザーを共同ホストに指定する
・参加者の画面共有を許可する

特定のユーザーのみがファイル共有するケースでは共同ホストに指定する方法が、多くの参加者が画面共有するケースでは参加者に許可する方法が向いています。

iPhone/iPadとPCを同じネットワークに接続する

AirPlayを使用してiPhone/iPadの画面を共有するときは、iPhone/iPadとZoomに参加しているPCが同じネットワーク(LAN)に接続していなければなりません。Wi-FiのSSIDを複数運用しているケースやPCが有線、iPhone/iPadが無線になっているケースでは、それぞれのネットワークが異なる可能性があるので注意しましょう。

設定によっては同じネットワークに接続されていても、セキュリティの問題で無線デバイスと有線デバイスが相互にアクセスできないようにしていることもあります。
ネットワークの問題が疑われるときは、ルーターの設定を確認してiPhone/iPadとPCを同じネットワークに接続し、相互にアクセスできるようにしましょう。

Zoomアプリを再起動する

設定には問題がないのにもかかわらず、Zoomのクライアントソフトウェアに一時的な不具合が発生しているためにファイル共有できないこともあります。一時的な不具合はZoomのクライアントソフトウェアを再起動すると直ることが多くあります。

クライアントソフトウェアの再起動だけで直らない場合や、PC側の不具合が疑われる場合はPCもセットで再起動するのがおすすめです。

【Zoomでファイル共有】よくある疑問を解決!


Zoomのファイル共有機能を実際に使っている際に、疑問が出たり困ってしまったりしまうこともあるかもしれません。

そこで、ここからはZoomでファイル共有するときによくある疑問をチェックしましょう。ミーティング中にこれらの現象に遭遇すると焦ってしまいがちなので、あらかじめ確認することをおすすめします。

Q: 音声や動画は共有できますか?

デバイスで音声や動画を再生してそれを共有することは可能です。ファイル共有を開始するときに「コンピュータの音声を共有」というチェックボックスがあるので、チェックを入れてから共有をスタートしましょう。

チェックボックスがOFFになっていると、動画の共有自体は可能ですが相手側のデバイスで音声が再生されなくなります。

Q: チャットで間違えて共有したファイルを削除できますか?

チャットで間違えてファイルを送信した場合、送信が完了すると削除できません。機密情報などを間違えて送信しないように十分に注意しましょう。ファイルだけではなく、間違えて送信したテキストも削除不可です。

ただし、送信途中に間違いに気づいた場合、完了するまでであれば右下の「×印」をクリックすることで送信をキャンセルできます。

Q: 2人以上のユーザーが同時にファイル共有できますか?

Zoomは複数人の同時ファイル共有に対応しているため、2人以上が同時に共有可能です。ただし、設定によっては1人しか共有できなくなっているため、できない場合は以下の設定を行いましょう。

1. ミーティング画面下部のメニュー内にある「画面共有」横の矢印をクリックする
2. 「複数の参加者が同時に共有できる」をクリックする

手順2の作業が完了したら、「複数の参加者が同時に共有できる」の横にチェックが付いたことを確認します。

Q: 共同ホストを指定できないのはなぜですか?

特定のユーザーを共同ホストに指定できないときは、共同ホスト機能が無効になっている可能性が高いでしょう。共同ホストの有効・無効は、ミーティングのホストが以下の手順で設定します。

1. Zoomの公式サイトから自分のアカウントでログインする
2. 左ペインのナビゲーションパネルから「設定」を選択する
3. 右ペインの「ミーティング」タブを開く
4. 右ペインから「共同ホスト」を探してONに切り替える

設定を変更しても共同ホストを指定できない場合は、一旦ミーティングを終了して再度スタートさせましょう。

(参考: 『Zoom Webポータル』)

Zoomと相性抜群!イッツコムの優秀システム3選

ZoomはWeb会議システムとして優秀ですが、クラウド時代のワークスタイルに移行するなら関連システムの導入も検討しましょう。イッツコムは高速光回線や「モバイル閉域接続」、「box」や「ホットプロファイル」といったサービスを提供しており、Zoomとの相性は抜群です。

Zoomと連携して直接ファイル共有できる「box」

boxはビジネス向けに特化したハイセキュリティのクラウドストレージですが、Zoomと連携して便利にご利用いただけます。boxのクライアントから直接Zoomを起動するのはもちろん、box内に保管しているファイルを直接チャットや画面共有でシェアすることも可能です。

boxは容量無制限で使用でき、アクセス権限を細かく指定したりログを取得したりとビジネスシーンにおいて非常に便利です。ペーパーレス化の推進やリモートワークの普及にも役立ちます。使いやすくてセキュリティが高いクラウドストレージをお探しの方は、ぜひboxをご検討ください。

イッツコムでもboxを取り扱っており、オプションとして導入・運用に関するコンサルティングも承っています。初めて導入する方でも安心してご利用いただけますので、ぜひ一度イッツコムにご相談ください。

不安定な回線ストレスから解消「イッツコム光接続」

イッツコムの法人向け光回線サービス「イッツコム光接続」は、下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用できます。

光回線サービスの中にはプロバイダサービスと別に契約するものがあり、メールやマイページといったサービスも基本料金に含む仕様になっていることもあります。

イッツコム光接続は光回線とプロバイダサービスを一括提供し、電話サポート以外はオプション提供にすることで、他社サービスよりもランニングコストを抑えられます。必要なサービスだけを選択できるので、予算に合った柔軟な契約が可能です。

セキュリティへの不安解消「モバイル閉域接続」

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したモバイル環境向けの閉域網接続サービスです。社外のPCやスマホに専用SIMを差し込むだけで設定は完了し、モバイル部分はNTTドコモ網、社内LANへのアクセスはイッツコム網を利用して閉域接続します。

社内LANへの接続はインターネットを経由しないので、非常に高セキュアです。さらに、社外からインターネット接続する際は社内LANを経由するので、社外での仕事にも社内セキュリティポリシーを適用できます。Zoomを利用した高セキュアなリモートワークが可能です。

まとめ

Zoomはファイル共有の利便性を高める機能が豊富で、クラウド時代に不可欠なWeb会議システムとして便利に活用できる上、業務用チャットツールとしても活用できます。社内のインターネット接続環境をイッツコム光接続でコストを抑えつつアップデートし、モバイル閉域接続も利用すればリモートワークのセキュリティも万全です。

boxを併用すればストレージや進捗管理もクラウド上で完結し、ホットプロファイルを導入すればスマホ・クラウドを利用して営業支援も自動化できます。クラウド時代のワークスタイルへの移行をご検討中なら、回線・ツールをトータルにアップグレードできるイッツコムへご相談ください。資料請求もお待ちしています。

(参考: 『新規:イッツコム 法人向けサービス お問い合わせ専用フォーム』)