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Zoomでデータ共有する方法を解説!便利機能が搭載された画面共有を使おう

Zoomは画面共有機能が豊富で、Web会議システムとして優秀であるだけでなく、業務用チャットツールとしても活用できます。Web会議システムやチャットツールの導入を検討していて、Zoomの機能が使いやすいかどうか気になっている方もいるのではないでしょうか。

Zoomのデータ共有機能に加え、Zoomと相性が抜群なイッツコムのシステムを知ることで、クラウド時代のワークスタイルへの移行を具体的に検討できます。Zoomと「モバイル閉域接続」や「box」との組み合わせも検討しましょう。そこでこの記事では、Zoomの画面共有機能や業務効率化に役立つイッツコムのおすすめシステムをご紹介します。

Zoomでデータ共有するには?

Zoomはチームで業務を進めるために必要なデータ共有がスムーズかつ簡単に実現できます。Zoomによるデータ共有の方法は、チャット機能におけるファイル送信と、画面共有機能によるリアルタイム共有です。データ共有の2つの方法を解説します。

チャットでデータを送る

ZoomにはWeb会議に関する豊富な機能があり、「ミーティング」機能のひとつとしてチャット機能を提供しています。

チャット機能の利用中は専用のサブウィンドウが開き、チャットの他にファイル送信もできる仕様です。チャット画面の中でメンバーを選択して、任意のストレージにあるファイルを送信できます。

現在開いているページではなくファイル自体を送信・共有できるので、ミーティング中に資料を配布するのに便利な方法です。ただし、この機能を利用できるのはWindows版・Mac版のZoomに限ります。

画面共有機能を使う

Zoomの利用中はミーティング参加者がデバイスの画面を見ている状態ですが、画面共有機能を使うことで任意の画面をリアルタイムで共有できます。

この方法はファイル自体を送信するのではなく、デスクトップや特定アプリのウィンドウをミーティング参加者全員が見られる仕組みです。スクリーンショットを共有するのではなく、マウスポインターの動きも含めて画面表示をストリーミング配信できます。スライドショーを使ったミーティングや、アプリの操作方法の解説に便利な方法です。

【Zoom】チャット機能でデータを共有する方法

ミーティング参加者へファイルを直接送信したいなら、チャット機能を利用します。まずはZoomにサインインし、設定画面の「ミーティング」から「ファイル送信」をオンにしましょう。

ツールバーの「チャット」をクリックするとグループチャット画面が開きます。メッセージ入力領域の右上の「ファイル」をクリックし、Google Driveやコンピューターといった任意のストレージからファイルを選ぶと、指定したミーティング参加者にファイル送信・共有が可能です。

【Zoom】画面共有機能を使う方法

特定の画面をミーティング参加者と共有するなら、画面共有機能を使います。自身のデスクトップやアプリの画面表示を、ミーティング参加者のZoomにリアルタイムで表示可能です。

まずはZoomにサインインして「ミーティングを開催する」をクリックします。ツールバーの「画面を共有」をクリックし、「ベーシック」タブの中から共有したい画面を選択しましょう。「共有」をクリックすれば画面共有が開始されます。

なお、特定のアプリを画面共有したい場合、「画面を共有」の選択前にアプリを開いておくことが必要です。

Zoomの画面共有で役立つ7つの機能

Zoomはビデオチャットツールとしても便利に活用できますが、豊富な画面共有機能も利用できます。例えば、デスクトップやアプリの画面共有機能やホワイトボード機能、コンピューターの音声共有機能です。画面共有に役立つ機能を7つに分けて解説します。

指定した画面・アプリのみ共有する

ミーティング中にツールバーの「画面を共有」をクリックして、「ベーシック」タブの画面・アプリを選択すると、その画面・アプリのみを画面共有できます。ホスト(主催者)側のデバイスには「画面を共有しています」と表示され、共有中のウィンドウが枠線で強調される仕組みです。「共有の停止」をクリックするまで画面共有が続きます。

指定した範囲のみ共有する

ツールバーの「画面を共有」をクリックして、「詳細」タブの「画面の部分」をクリックすると、指定した範囲のみを画面共有できます。枠線で囲んだエリアのみが共有されるので、共有する情報を限定したい場合に便利です。「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れておくと、動画の再生音も共有できます。

説明用ポインターを表示する

画面共有をしている状態でツールバーから機能を選択すると、説明用のポインターを表示できます。まずはツールバーの「コメントを付ける」をクリックし、「スポットライト」を選択しましょう。これでマウスカーソルの位置に選択したポインターが表示されるようになるので、ミーティング中の視線誘導に便利です。

ホワイトボード機能を使う

ツールバーの「画面を共有」をクリックして、「ベーシック」タブの「ホワイトボード」を選択すると、ミーティング参加者全員で共通のホワイトボードを利用できます。

「線を描く」で文字や絵を自由に描ける他、「テキスト」で自由な位置にタイピングによる文字入力も可能です。使えるツールはシンプルですが、ブレインストーミングに便利でしょう。

スマホやタブレットの画面を共有する

PCでミーティングに参加しながら、iPhoneやiPadの画面を共有(ミラーリング)できます。この機能を使うにはPCとモバイルデバイスを同じWi-Fiネットワークに接続することが必要です。

共有するウィンドウの選択で「ベーシック」タブから「iPhone/iPad」を選択し、モバイルデバイスのコントロールパネルで「画面ミラーリング」の設定をしましょう。

コメントを追加する

ホワイトボード以外の画面を共有しているとき、ミーティング参加者は自由にコメントを追加できます。ツールバーの「コメントを付ける」をクリックすると、テキスト・描画・スタンプといったツールでコメントの追加が可能です。

コメントはミーティング参加者全員に表示されます。ホスト側の設定でコメントを追加できる参加者の設定も可能です。

音声付きの動画などを共有する

共有画面を選択するときに「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れると、ストリーミング配信をするように音声の共有ができます。コンピューターの再生音を直接共有できるので、音声付きの動画を共有する場合に便利です。

チェックを入れなければスピーカーの再生音をマイクが拾ってしまい、環境音に混ざって音声品質が劣化することに注意しましょう。

Zoomで画面共有できないときは?

画面共有はZoomの機能のひとつなので、アプリが最新バージョンでなければ正しく動作しないケースもあります。また、画面共有の開始はデフォルトでホストだけが許可されているので、参加者によっては画面共有ができないケースもあるでしょう。画面共有ができない場合の対処方法を2つに分けて解説します。

アプリのバージョンを確認する

PCやモバイルデバイスにインストールしているZoomのバージョンが古い場合、正常に画面共有できないケースが考えられます。また、iPhone・iPadの画面を共有する場合、初回のみプラグインのインストールが必要です。

プラグインがインストールできていない場合や、プラグインのバージョンが古い場合、画面共有に失敗するケースがあります。公式サイトのダウンロードセンターやApp Storeから、最新版のアプリ・プラグインをインストールしましょう。

画面共有の設定を確認する

画面共有を始められるユーザーは、デフォルトでホストのみ、かつ1名のみとなっています。ホスト以外のユーザーが画面表示できない、2人以上のユーザーが同時に画面共有を始められないといった場合は設定を見直しましょう。

設定を変更するには、ツールバーの「画面の共有」右上の矢印をクリックし、「高度な共有オプション」を開きます。共有できる人を「全参加者」にすれば全員が画面共有できるようになり、「複数の参加者が同時に共有可能」を選択すれば2名以上のユーザーが同時に画面共有できる仕組みです。

Zoomと相性が抜群!イッツコムの優秀システム3選

ZoomはWeb会議システムとして優秀ですが、クラウド時代のワークスタイルに移行するなら関連システムの導入も検討しましょう。イッツコムは高速光回線や「モバイル閉域接続」、「box」や「ホットプロファイル」といったサービスを提供しており、Zoomとの相性は抜群です。

不安定な回線ストレスから解消「イッツコム光接続」

イッツコムの法人向け光回線サービス「イッツコム光接続」は、下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用できます。

一般的な光回線サービスはプロバイダサービスと別に契約する必要があり、メールやマイページといったサービスも基本料金に含む仕様です。

一方、イッツコム光接続は光回線とプロバイダサービスを一括提供し、電話サポート以外はオプション提供にすることで、他社サービスよりもランニングコストを抑えられます。必要なサービスだけを選択できるので、予算に合った柔軟な契約が可能です。

セキュリティへの不安解消「モバイル閉域接続」

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、VPNの仕組みを利用したモバイル環境向けの閉域網接続サービスです。社外のPCやスマホに専用SIMを差し込むだけで設定は完了し、モバイル部分はNTTドコモLTE接続、社内LANへのアクセスはイッツコム回線を利用して閉域接続します。

社内LANへの接続はインターネットを経由しないので、非常に高セキュアです。さらに、社外からインターネット接続する際は社内LANを経由するので、社外での仕事にも社内セキュリティポリシーを適用できます。Zoomを利用した高セキュアなリモートワークが可能です。

リモートワークでも共有がラクラク「box」「ホットプロファイル」

「box」は非常に高セキュアなオンラインストレージである上、「@メンション機能」でプロジェクト進捗の可視化ができます。進捗管理のために日々メールを追う必要はありません。

ZoomはWeb会議システムとしてだけでなく、チャットツールとしても活用できるため、業務用チャットツールのニーズにも対応できます。どちらのツールもITの知識がなくても導入できるので、手軽に業務環境をアップグレードできるのが利点です。

さらにクラウド型の法人向け営業支援ツール「ホットプロファイル」を導入すれば、名刺をスマホでスキャンするだけで見込み顧客発見を自動化でき、自動マーケティング・オンライン商談・オンライン名刺交換もできます。APIを呼び出して外部システムとの連携も可能です。

まとめ

Zoomは画面共有の利便性を高める機能が豊富で、クラウド時代に不可欠なWeb会議システムとして便利に活用できる上、業務用チャットツールとしても活用できます。社内のインターネット接続環境をイッツコム光接続でコストを抑えてアップデートし、モバイル閉域接続も利用すればリモートワークのセキュリティも万全です。

Boxを併用すればストレージや進捗管理もクラウド上で完結し、ホットプロファイルを導入すればスマホ・クラウドを利用して営業支援も自動化できます。クラウド時代のワークスタイルへの移行をご検討なら、回線・ツールをトータルにアップグレードできるイッツコムへご相談ください。資料請求もお待ちしています。