Boxの使い方をどこよりも詳しく！ Boxの基本機能や拡張機能を解説

政府や大企業も採用するクラウドストレージ「Box」の注目度が高まっています。Boxの導入を検討しており、機能や使い方を詳しく知りたい企業担当の方も多いのではないでしょうか。

Boxが政府や大企業に採用される理由や、ビジネスを加速させる豊富な機能を知ることで、自社での活用方法を具体的に検討できます。Boxを使いこなして業務改善・生産性向上につなげましょう。

そこでこの記事では、単なるクラウドストレージではないBoxの魅力、基本機能・拡張機能の使い方についてご紹介します。

Boxとは？

Boxは非常に信頼性の高いクラウドストレージで、各国の政府機関や多数のリーダー企業が採用している上、日本でも文部科学省などの政府機関や民間企業の約1.1万社が既に利用しています。Business以上のプランは全て容量無制限で利用できる点がポイントです。

ファイル保存・共有の高度な要件を満たす上、特別なトレーニングなしで導入できるため、国内でも人気が高まっています。まずは、Boxの基礎知識を見ていきましょう。

容量無制限で安全なBox

Boxとは、世界最高峰のセキュリティレベルと無制限の容量が魅力的なクラウドストレージです。自社内での安全なファイル管理・共有だけでなく、タスク・ワークフロー管理、パートナー企業などの社外ユーザーを交えた安全なコラボレーションにも対応します。

マルチデバイス対応でいつでもどこからでも活用でき、営業担当者や現場社員との情報共有にも最適です。非常に高性能・多機能ですが、インターフェースや操作性はシンプルで、誰でも直感的に使い始められます。

政府機関も採用するBox

Boxはその信頼性の高さから、フォーチュン500企業（全米の総収入上位500社）の約70%を含む、国内外の多数のリーダー企業に採用されています。

国内でメールによるファイル共有のセキュリティリスクが叫ばれる中、2021年9月にはBoxが政府調達の対象品目として認定されました。Boxはファイル保存・共有の厳しい要求を満たすため、日本政府や米国政府、医療機関や金融機関にも採用されています。

Boxの主なプランは4種類

Boxの主なプランは、個人向け無料プランの「Individual」と、法人向け有料プランの「Business」「Business Plus」「Enterprise」です。 Individualプランでも基本的な機能を利用できますが、容量は10GBに限られるなど、多数の機能制限があります。

Business以上のプランは全て容量無制限です。Business Plusなら社外のコラボレータ数が無制限、Enterpriseなら電子透かしやパスワードポリシーの設定・強制機能など、より高度なコラボレーション・セキュリティ機能を利用できます。

【関連記事：『クラウドストレージに「Box」が選ばれる理由とは？有料版のメリットを解説』】

Boxの使い方：基本機能

Boxは簡単な操作でファイルを作成・アップロード・ダウンロード・編集・共有・削除できます。また、直感的な操作が可能で、特別なトレーニングを必要としません。ここでは、Boxの基本機能の使い方を解説します。

フォルダやファイルの作成

BoxはWindowsエクスプローラのように好みのフォルダ構造を構築できます。まずはフォルダを作成しましょう。

1.WebブラウザやアプリからBoxへログイン
2.画面右上の[新規]、[フォルダ]の順にクリック
3.任意のフォルダ名を入力
4.必要に応じて、フォルダにアクセスできる各ユーザーのメールアドレスを入力（権限によっては表示自体されません）
5.[作成]をクリックして完了

なお、フォルダ以外にもMicrosoft OfficeファイルやGoogleドキュメント、Boxユーザーとアイデア共有ができる「Box Note」などの作成もできます。

ファイルやフォルダのアップロード

ファイルやフォルダは以下のシンプルな手順でアップロードできます。

1.画面右上の[新規]をクリック
2.[ファイルアップロード]または[フォルダアップロード]をクリック
3.アップロードするファイルまたはフォルダを選択
4.[開く]または[アップロード]をクリックして完了

なお、使用WebブラウザがChrome・Firefox・Safariであれば、ドラッグアンドドロップでのアップロードもできます。

ファイルやフォルダのダウンロード

Box上のファイルやフォルダをダウンロードする手順は以下の通りです。

1.ファイル名またはフォルダ名の右横にある[…]をクリックするとツールバーが表示される
2.ダウンロードアイコンをクリック

Shiftキーを押して複数項目を選択すれば、複数のファイル・フォルダの一括ダウンロードも可能です。ファイルが2つ以上なら、ひとつのZipファイルに圧縮されます。

ファイルやフォルダの共有

Box上のファイルやフォルダは以下の手順で共有できます。

1.ファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせる
2. [リンクアイコン]をクリック
3.[ユーザーを招待]欄で招待ユーザーのメールアドレスを入力して[送信]をクリックするか、[リンクを共有]欄から“共有リンク”をコピーする
4.共有リンクの場合はメール本文やチャットなどで任意の相手にURLを伝達する

ユーザーを招待した場合にはログインすることでフォルダにいつでもアクセスすることができ、権限に応じてファイルを閲覧したり編集したりすることが可能となります。いわゆる双方向のファイル共有が実現できます。

一方、“共有リンク”はBoxユーザーでなくてもリンクを知っていればアクセスすることもでき、アクセスできるユーザーの範囲や、許可する操作（ダウンロード・編集など）、リンクのパスワードなども設定できます。いわゆる片方向のファイル共有方法となり、リンクを使うことでメール添付が不要となります。

ファイルやフォルダの削除

Box上のファイルやフォルダを削除する手順は以下の通りです。

1.ファイルまたはフォルダを右クリックするか、省略記号[…]をクリック
2.[ごみ箱]をクリック

ごみ箱に入ったファイルやフォルダは、すぐには削除されません。30日間はごみ箱内に残るため、期間内ならいつでも復元できます。

Boxの使い方：拡張機能

Boxは基本機能の他に、「Box Edit」「Box Drive」「Box Capture」「Box Relay」といった拡張機能を利用できます。これらを活用すれば、ファイルの直接編集やオフライン同期、キャプチャ画像のダイレクト保存やワークフロー自動化などが可能です。

また1,500以上のアプリのファイルマネージャーとしても利用できます。ここでは、Boxの多彩な拡張機能を見ていきましょう。

「Box Edit」の使い方

Boxは130種類以上のファイル形式のオンラインプレビューに対応しています。ファイルを編集するには通常、ダウンロードなどの操作が必要ですが、アドオンの「Box Edit」をインストールすればBox上で直接編集が可能です。

例えばPCにExcelがインストール済みなら、ファイルの[…]メニューからExcelファイルを編集し、保存すると自動的にBoxへアップロードされます。

「Box Drive」の使い方

PCの場合、Boxは通常Webブラウザから利用しますが、「Box Drive」をインストールすればデスクトップからアクセスできます。

Box DriveからWord文書やPDFファイルなどを直接編集でき、Boxにそのままアップロードできるため、PCのストレージには影響しません。

ファイルをダウンロードすると、オフラインファイルと同期もできます。インターネットに接続していない状況でもオフラインファイルを閲覧・編集でき、次回インターネット接続時に変更を同期できます。

「Box Capture」の使い方

モバイルデバイス用のアプリ「Box Capture」を利用すると、iPhoneやiPadで撮影した写真や動画を、Box上の任意のフォルダに直接アップロードできます。カメラロールに保存する必要がないため、アップロードの手間がかかりません。

アップロード先のフォルダにコラボレータを招待しておけば、紙資料のスキャン画像や現場の状況などをリアルタイムにかつスムーズに共有できます。

「Box Relay」の使い方

「Box Relay」は、Box上でワークフローを作成・自動化・管理できる 標準機能のひと つです。ファイルのアップロードや作成などをトリガーイベントとして、レビューを行うユーザーの割り当てや共有などを関連付け、一連のプロセスを自動化できます。

例えば、外部ユーザーを交えたプロジェクトにおける、プレスリリースまでのプロセスの迅速化が可能です。またBox上で無制限の電子サインができる「Box Sign」と組み合わせると、請求書や契約書の承認プロセスも自動化できます。

1,500以上のアプリとの連携

Boxは1,500以上のアプリと連携できます。外部アプリで使用するファイルをセキュアに一元管理できるのも大きな魅力です。Box内のファイルは50世代以上のバージョンを自動保存できるため、全てのコンテンツの履歴を追跡できます。

アプリごとにファイル・データを蓄積すると検索や共有のムダが大きくなっていきますが、Boxと連携すれば非効率な業務に悩まされることはありません。

Boxの使い方：ビジネスに最適の便利機能

Boxは以下のような便利機能を利用できるのも利点です。

・7段階のアクセス権限
・メールでのアクション通知
・アクセスログ確認機能

これらの機能を活用することで、フォルダ構造を常にクリーンに保ち、効率的かつ安全なファイル・フォルダ管理ができます。

7段階のアクセス権限

Boxはコラボレータに対して7種類のアクセス権限を設定でき、共有ファイルへのアクションを詳細にコントロールできます。それぞれの権限に許可される主なアクションは以下の通りです。

・アップローダー：ファイルのアップロード
・プレビューアー：ファイルの閲覧
・ビューアー：ファイルの閲覧・ダウンロード・リンク取得
・プレビューアー/アップローダー：閲覧とアップロード
・ビューアー/アップローダー：アップロード・ダウンロードや編集
・編集者：ビューアー/アップローダー権限に加えファイル削除
・共同所有者：編集者権限に加えファイル所有（コラボレータの追加や削除、フォルダの設定変更などが可能）

コラボレータ毎に「このユーザーはダウンロードのみ」「このユーザーは編集も可能」といった細かい権限の設定が可能で、適切にアクセス権限の設定を行う事で、情報漏えいやデータの誤操作の予防にもなります。

メールでのアクション通知

Boxはメールでのアクション通知を利用できるのもポイントです。例えば自分が所有・共有しているフォルダに対し、ファイルのアップロード・ダウンロード・コメント・プレビュー・削除があった場合、メールで自動通知します。

フォルダごとやアクション種別ごとに通知の有無を設定でき、業務連絡の簡略化やセキュリティ対策に役立つ仕組みです。他にも、共有リンクの期限切れやコラボレータの招待の承諾など、さまざまな機能のメール通知を設定できます。

アクセスログ確認機能

Boxはファイルごとに閲覧・編集・ダウンロード・コメントのログを追跡しており、いつ誰がどのようなアクションをしたかを把握できます。アクセスログは特定のアクション種別やユーザーに絞ってエクスポートも可能です。

またファイルごとに50世代以上のバージョン履歴を自動保存し、70種類以上の監査ログも保存するため、ファイルの流出や消失なども完全にコントロールできます。

Boxによるデータ活用で業務改善するならイッツコム！

Boxでファイルを保存・共有・管理すれば、セキュリティ・コラボレーション・生産性向上など、さまざまなビジネス課題を解決できます。さらに「法人データSIM」を組み合わせることで、組織的な営業活動も推進可能です。

まずは1カ月無料のトライアル「Box」

有料版Boxは容量無制限のストレージや高度なセキュリティレベルが大きな魅力で、その機能性・信頼性の高さから国内外の政府機関や企業に多数採用されています。Box導入により、時間や場所、デバイスを選ばないファイル共有を実現しましょう。

イッツコムなら、無料の電話窓口・メールサポートデスクを回数無制限で完備しております。ユーザーからの直接のお問い合わせも可能なので、管理者の手間もかかりません。

また、無償・有償の導入支援や操作説明会のご提案など、導入時のサポートも充実しています。まずは1カ月無料のトライアルで使用感をお試しください。

外出先からのBox利用は「法人データSIM」が最適

Boxはマルチプラットフォーム対応なので、スマホやタブレットから利用することで活用シーンが大きく広がります。テレワーク環境はもちろん、外出先や商談の場からでも同じシステムを利用でき、瞬時に情報共有できる点もメリットです。

そこでBoxの利便性を高めるために導入したいのが、場所を選ばずシステムにアクセス可能な通信環境を整える「法人データSIM」です。法人データSIMはNTTドコモ回線を使用しており、NTTドコモのサービスエリア内ならどこからでも利用できます。

「シェアプラン」を選択すればメンバーで通信容量をシェアでき、メンバー間で通信量のムラがあっても月額料金は変わりません。データ使用量の目安は導入前のトライアルで無料診断できるため、無駄のないプラン選びを実現できるでしょう。

導入事例：他社との情報共有を「Box」で一元管理

金融機関C社様では、提携会社と加入者情報のやり取りを日常的に行っています。機密性保持のためにメールは禁止としていますが、情報共有の手段はFAX・電話・USBメモリなど多種多様で非効率でした。

そこでBoxを導入し、提携会社ごとの共有フォルダで個人情報の連携を実施しました。データをアップロードすると自動でメール通知されるように設定することで、連絡の手間を削減し、不正利用防止にも役立っています。またBox上でのアクションは全て監査ログとして管理できるため、万が一の事態に備えて安心して業務遂行できています。

まとめ

Boxはあらゆるファイルを安全に管理でき、オンライン共同編集やワークフロー自動化にも対応します。外部アプリのファイルをBoxに統合し、ひとつのプラットフォームで業務関連データを一元管理できるのも魅力です。

イッツコムならBoxを1カ月無料で利用でき、組織的な営業活動を支援する「ホットプロファイル」も提供できます。Boxによるビジネス課題の解決をお求めなら、関連ツールも一括導入してビジネス環境を変革できるイッツコムにご相談ください。