進捗管理ツールの比較ポイントは？Excelより効率的に業務やタスクを把握しよう

チームマネジメントやプロセス管理に課題があると感じており、進捗管理ツールの導入を検討している企業担当の方もいるのではないでしょうか。

パソコンに標準装備されていることも多いExcelは日頃から業務で使用するツールです。導入のハードルも低いため、進捗管理にExcelを利用している企業も多いでしょう。

最近では、複数にタスクを管理したり、プロジェクトに関する情報や書類などを共有したりする機能が搭載された進捗管理ツールも多く登場しており、業務効率化を目指し導入する企業も増えています。

進捗管理ツールの導入効果や選び方を知ることで、Excelより効率的な進捗管理にシフトできます。SFAやクラウドストレージによる進捗管理にも目を向け、営業活動やプロジェクトのプロセスを改善しましょう。

そこでこの記事では、Excelと比較した進捗管理ツールの魅力や、進捗管理を効率化するツールについてご紹介します。

進捗管理ツールとは

現在は多種多様な進捗管理ツールがリリースされていますが、根本となる進捗管理の発想は共通しています。まずは基礎情報として、進捗管理とは何か、一般的な進捗管理ツールの機能や利用目的を見ていきましょう。

進捗管理とは

進捗管理とは、作業計画に基づいたタスクや業務を、滞りなく進行できているか管理することです。実務上は主にプロジェクト・チーム・部署といった単位で、業務プロセスを組織的に一元管理することを指します。

個人レベルの業務進捗より管理が複雑になるため、何らかのデジタルツールで管理方法を統一するのが一般的です。

進捗管理ツールの機能

進捗管理ツールは多種多様ですが、主に以下のような機能を備えています。

・ガントチャートやカンバンボードの作成機能
・タスクの管理・追跡機能
・目標管理機能
・レポート機能

組織的な進捗管理を前提とするため、システム利用者全員がひとつのプラットフォーム上で情報共有できます。

進捗管理ツールの利用目的

進捗管理ツールはチームマネジメントを効率化し、さまざまなビジネス課題の解決に役立ちます。主な使用目的は以下の通りです。

・プロジェクトの進捗状況を可視化・一元管理したい
・チームメンバーの業務進捗状況を相互把握したい
・期限が近づいたら自動的にリマインドを受けたい
・マネジメント課題にいち早く気付きたい
・情報を人材配置やフォローに活かしたい
・情報や資料を分かりやすく保管・共有したい

Excelを進捗管理ツールとして利用するメリット・デメリット

Excelは汎用表計算ソフトですが、Web上に公開されたガントチャートを利用すれば、進捗管理ツールとして活用できます。進捗管理ツール未導入の企業は、Excelで代用しているケースも珍しくありません。ここでは、Excelによる進捗管理のメリット・デメリットや、Excelで代用できるケースを解説します。

Excelによる進捗管理のメリット

Excelを進捗管理ツールとして活用するメリットは以下の通りです。

・Microsoft Officeを導入済みなら導入コストがかからない
・Excelに習熟した社員が多ければ教育コストを抑えられる
・多彩なテンプレートを利用できる
・表作成の自由度が高い

Excelによる進捗管理のデメリット

Excelによる進捗管理は、コスト面ではメリットが大きい一方で、以下のようなデメリットもあります。

・スケジュールの編集作業が煩雑
・タスクの優先順位や関係などを設定しにくい
・同時編集・閲覧に難がある
・データ量の増加に伴い起動・処理が目に見えて遅くなる
・モバイルデバイスから閲覧・編集しにくい
・簡単にファイルごとコピーできてしまい、最新版が分かりにくくなる

つまり、チームマネジメントにとって致命的な欠陥があると言えます。

Excelでも対応できるケース

Excelを進捗管理ツールとして最適化することは困難です。ただし自社内の小規模なチーム内で運用し、社外ネットワークからのアクセス（特にモバイル端末からのアクセス）が必要ない場合には、使いにくさに目をつぶればExcelでも対応できます。

複数のプロジェクトを管理する必要がない場合や、ツール運用にコストをかけたくない場合にも、Excelで事足りるという発想もあるでしょう。

進捗管理の専用ツールを利用するメリット・デメリット

事業内容やオフィスの規模などによってはExcelでも進捗管理はできますが、より効率をアップさせるためには進捗管理ツールの活用がおすすめです。ここでは、進捗管理ツールを活用するメリット・デメリットや、Excelでは対応が難しいシーンを見ていきましょう。

進捗管理ツールのメリット

進捗管理ツールはExcelとは違い進捗管理に特化しており、利用すると以下のようなメリットを享受できます。

・スケジュールの編集作業が容易
・タスクの関連付け・優先順位付けができる
・同時編集・閲覧も容易
・進捗管理に特化しており、起動・処理の遅延が起こりにくい
・モバイルデバイスからも閲覧・編集しやすい
・システム上で操作が完結するため、常に最新情報を共有できる
・分析レポートの出力など、専用ツールならではの機能も利用できる

進捗管理ツールのデメリット

進捗管理ツールはExcelの弱点を克服し、さらに専用ツールならではの機能を利用できるのが魅力です。一方で、以下のようにコスト面のデメリットはあります。

・新規ツールを導入するため、導入コストがかかる
・サブスクリプション型だとランニングコストもかかる
・教育コストや運用体制構築の手間もかかる

進捗管理ツールを利用すべきケース

進捗管理ツールはExcelよりも柔軟に活用できます。テレワーク環境などでオフィス外との情報共有が必要な場合や、大規模プロジェクト・複数プロジェクトの進捗管理をする場合、進捗管理ツールの利用が最適です。

またリアルタイムな情報共有が重視される場合、情報の修正・変更が多い場合なども、チームワークを前提とした進捗管理ツールが向いています。

進捗管理ツールの比較ポイントと選び方

進捗管理ツールはExcelよりコストはかかるものの、導入効果は大きく優ります。進捗管理ツールの比較ポイントは以下の通りです。

・運用目的に合った機能があること
・社員にとって使いやすいこと
・コストパフォーマンスが高いこと
・セキュリティレベルが高いこと

ここでは、比較ポイントを4つに分けて、進捗管理ツールの選び方を解説します。

運用目的に合った機能があること

進捗管理ツールは基本的にツール間でデータを引き継げません。長期間の運用を前提に、自社の運用目的に合った機能があるものを選びましょう。

進捗管理ツールによって機能はさまざまです。Webサイト制作やシステム開発に向いたもの、汎用的な機能性のあるもの、他ツールとの連携機能が可能なものもあります。

機能が不十分だと2種類以上の類似ツールの併用などにより、結果的に業務効率の低下を招く恐れもあるため、機能性を精査することは大切です。

社員にとって使いやすいこと

進捗管理ツールはチームメンバー全員で情報共有することが前提です。しかし、インターフェースや操作性はツールによって異なります。使いにくいツールでは利用が定着しません。特にITリテラシーが低い社員は習熟までに時間がかかるでしょう。

タスクや課題を入力・確認しない社員がいるとチームワークに支障をきたすため、全社員が使いやすい・使いこなせるツールを選択することも大切です。

コストパフォーマンスが高いこと

コストパフォーマンスを検討することも重要です。オンプレミス型は導入時に100万円以上かかるものもあり、買い切り型でもサポートやアップデートに料金が発生するものもあります。

クラウド型は基本的にユーザー1人当たり月額○○円という料金設定です。多機能なものほど高額な傾向にあり、ユーザー数が多いほど高額になります。

機能や使いやすさから導入効果を予測し、コストパフォーマンスの高いものを選ぶことも重要でしょう。

セキュリティレベルが高いこと

進捗管理ツールのセキュリティレベルの高さも重要です。プロジェクトに関するデータには顧客情報や機密情報も多く含まれます。

こういった情報が漏えいすれば大きな費用損害につながり、顧客・取引先の信用を失うケースも考えられるでしょう。またサービスの可用性が低く、必要なときにデータにアクセスできないこともリスクと言えます。

事業を滞りなく展開するためには、セキュリティレベル・可用性が高いサービスを選ぶことも大切です。

進捗管理に役立つツール

進捗管理に特化したツールの他に、SFAやクラウドストレージも活用できます。SFAは営業部門の進捗管理に活用でき、クラウドストレージはコンテンツベースの進捗管理に活用可能です。

また、進捗管理を補完するツールとして、グループウェアやビジネスチャットツールなどのコミュニケーションツールも役立ちます。ここでは、それぞれのツールの利用イメージを見ていきましょう。

SFA

SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援システムのことを指します。組織的な営業活動を支援するツールで、現在商談中の見込み顧客へのアプローチや情報の管理に特化したシステムです。顧客情報と紐づけた案件・商談の進捗管理や、目標管理・レポート出力、オンライン営業報告などに対応します。

営業に関する情報を可視化・一元管理し、営業部門全体で共有することで、営業効率を大幅に向上させられます。従来の経験や勘に頼った営業活動は属人的になりがちですが、SFAを活用すれば、データの分析結果に沿ったデータドリブンな営業組織への変革が目指せます。

【関連記事：『営業支援とは？目的や手順、SFA導入のメリットや活用方法を解説』】

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、専用のアプリやWebブラウザを通じて、インターネット経由でストレージを利用できるサービスです。ストレージの保守管理はサービス事業者が実施するため、自社でサーバ資産や運用体制を持つ必要がありません。

データの保存・共有に利用できる他、ツールによっては進捗管理やワークフロー自動化にも対応し、全社的なデータ活用の基盤として大いに役立ちます。

【関連記事：『ビジネスに最適のクラウドストレージのメリットは？高コスパの「Box」の魅力も解説』】

コミュニケーションツール

SFAやクラウドストレージによる進捗管理を補完するツールとして、グループウェアやビジネスチャットツールなどのコミュニケーションツールを活用することも大切です。

トピックを限定せずにコミュニケーションの場を設定し、上司・部下やチーム内・部門間の報告や連絡に活用できます。情報システム部門や人事部門など間接部門のサポート窓口として、進捗管理に直接関係しない相談に活用できるのもポイントです。

進捗管理を効率化するツール整備はイッツコム！

SFAやクラウドストレージは進捗管理にも活用でき、使いこなせば業務効率の大幅な向上が期待できます。イッツコムが提供する「ホットプロファイル」と「Box」を導入すれば、営業部門の進捗管理とコンテンツベースの進捗管理の両方に対応できる上、業務プロセスの根本的な改善にも最適です。

営業組織の進捗管理の効率化には「ホットプロファイル」

進捗管理は業務のスムーズな進行にとって重要です。特に営業活動は属人化しやすく、進捗管理においては「アプローチのタイミングを逃さないこと」も求められます。

こういった営業活動の課題を解決できるのが、名刺管理・SFA・MA（マーケティングオートメーション）が一体型のクラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」です。

ホットプロファイルなら、名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを自動作成・名寄せし、顧客情報に紐づけて案件・商談を進捗管理できます。

案件が現在どのフェーズにあるのかを把握することで、受注予定日や売上予想なども立てやすくなり、かつ進捗遅れのカバーなどといった対応も可能になります。複雑な進捗管理の手間を省き、タイミングを逃さないアプローチができるのも利点です。

また商談管理機能を使えば、契約後の発注・納品・工事・利用開始など、営業以外の工程に関する進捗管理もできます。GPS・名刺と連携した営業報告やタスク管理、目標管理・カスタムレポート出力にも対応し、組織的な営業活動を大幅に効率化できるツールです。

コンテンツベースの進捗管理やワークフロー自動化には「Box」

進捗管理ツールは基本的にスケジュールやタスクを管理するものです。業務プロセスに関わるファイルの作成・編集・共有とシームレスに連携できず、業務効率の向上に大きく寄与しない場合もあります。

そこで導入したいのが、容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージ「Box」です。Boxならあらゆるファイルを安全なクラウド上で一元管理し、ファイル管理と進捗管理を一本化できます。

ファイルごとにコメントやタスクを追加でき、ユーザーは自身に関連付けられたタスクを1カ所で確認できるため、コラボレーションの活性化や業務の抜け漏れ防止にも効果的です。

ファイルごとのアクセス統計情報をチェックすることにより、誰がいつどのようなアクションをしたか把握し、進捗管理に活用できます。例えば上司に確認依頼した提案書を、上司が既にプレビューしたか確認し、していなければ閲覧を促すといった具合です。

また、「Box Relay」を活用すれば、コンテンツベースのワークフロー自動化と進捗管理にも対応できます。さらに1,500以上のアプリと連携できるため、外部の進捗管理ツールとの統合も可能です。

まとめ

進捗管理はタスク・スケジュールの管理や情報共有に必須の活動ですが、生産性の向上につながらなければ大きな導入効果を発揮しません。進捗管理にも活用できるSFAやクラウドストレージなら、業務プロセスを根本的に改善し、多くの企業にとって課題である生産性向上が目指せます。

名刺管理・SFA・MA一体型の「ホットプロファイル」と、コンテンツベースの進捗管理やワークフロー自動化に対応する「Box」を活用すれば、ビジネス課題の根本的な解決が可能です。進捗管理によるビジネス課題の解決をお求めなら、機能特化型の進捗管理ツールよりも大きな導入効果を提供できるイッツコムにご相談ください。