オンライン会議ツール3選！おすすめの理由と有料版の選び方を解説

遠隔会議を実現するツールは、オンライン会議ツール（Web会議システム）かテレビ会議ツールのいずれかです。オンライン会議ツールは組織内外のミーティングやウェビナーに対応でき、さまざまな便利機能をスマホからでも利用できます。

オンライン会議ツールについて、この機会に理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。本記事では、オンライン会議ツールの導入効果やおすすめツール3選、選び方のポイントについて紹介します。

オンライン会議ツールとは？

遠隔で会議ができるツールは、インターネット経由で多拠点接続ができるオンライン会議ツール（Web会議システム）と、専用線経由で特定拠点を接続するテレビ会議ツールに大別できます。まずはオンライン会議ツールの概要や、テレビ会議ツールと何が違うのかを見ていきましょう。

インターネット経由で会議ができる

オンライン会議ツール（Web会議システム）とは、クラウドサービスとして提供される、複数拠点・ユーザーとの会議を実現するツールです。専用のアプリやWebブラウザを介し、参加者全員がインターネット経由でサービスベンダーのサーバにアクセスして、映像・音声やファイルなどを共有します。

サービスによって対応OSは異なりますが、基本的にはマルチデバイス対応で、PC・スマホ・タブレットからオンライン会議への参加が可能です。ソフトウェアの利用権を提供するため、まずは無料版を試し、使用感を確かめてから有料版にアップグレードできます。

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オンライン会議ツールの基本機能

オンライン会議ツールは遠隔会議に関する複数の機能を一体化させたものが多く、ソフトウェアのアップデートやアドオンによる機能追加も容易です。ツールによって方向性は異なりますが、主に以下のような機能を利用できます。

・音声・ビデオ会議：基本機能。複数のユーザーと音声・ビデオによる会議ができる
・画面共有：ディスプレイや特定ファイルなどの表示状態をリアルタイム共有できる
・ファイル共有：参加者に特定ファイル形式の資料を配布できる
・録音・録画：オンライン会議の音声や映像を議事録として保存できる
・背景ぼかし：プライバシー保護のために人物の背景をぼかせる
・スケジュール設定：会議予定を作成して開催前に参加者を募集できる
・チャット：会議中や前後に特定ユーザーとテキストチャットができる
・在席確認：登録ユーザーの在席・離席などを把握できる

テレビ会議ツールとの違いは？

テレビ会議ツールとは、専用設備を設置した会議室同士を専用回線でつなぎ、本社・支社間などで同時に会議を行うためのシステムです。他のユーザーと回線やサーバを共有しないため、安定した品質の会議ができます。

ただし、導入時には専用機器の設置や回線工事が必要です。初期費用は高額で、使用するハードウェアや接続場所を変更・追加する場合は都度設備投資が求められます。またテレワーカーとのやりとりやパートナー企業との協業など、複数拠点からの柔軟な会議参加に対応できません。

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おすすめオンライン会議ツール3選とその理由

多くのベンダーが特色あるオンライン会議ツールを提供していますが、汎用性・機能性の高さで考えると選択肢は限られます。ビジネスシーンの導入率トップ3は、Zoom・Microsoft Teams （Microsoft 365）・Google Team （Google Workspace）です。ここでは、それぞれのツールの魅力を解説します。

Zoom

Zoomは機能性と使いやすさのバランスに優れたオンライン会議ツールです。無料版のミーティング参加人数は最大100名、開催時間には40分の制限があります。

時間制限はネックですが、「Zoom Team Chat（チームチャット）」「Zoom Whiteboard（ホワイトボード）」やメール・カレンダー（Outlook・Gmail・Googleカレンダーなど）の統合など、無料版でも豊富な機能を利用できるのが強みです。

有料版のミーティング参加人数は最大1,000名、開催時間は30時間に拡張されます。有料版はミーティングのクラウドレコーディングや最大1万名参加の「Zoomウェビナー」など、さらに高度な機能を利用可能です。

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Microsoft Teams（Microsoft 365）

Microsoft Teamsは、機能が限定されている無料版と、Microsoft 365の一部として提供される有料版の2種類があります。

無料版のミーティング参加人数は最大100名、開催時間の上限は60分です。オンライン会議よりファイルの共有・共同編集やチャットに強みのあるツールで、無料版だとブレイクアウトルームやホワイトボードが使えません。

有料版のミーティング参加人数は最大300名、開催時間の上限は30時間に拡張されます。大きな強みはMicrosoft 365アプリとのシームレスな連携です。Word・Excel・PowerPointと連携した共同編集ができ、チャットでの大容量ファイルの共有、OneDriveの大容量ストレージなどを利用できます。

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Google Meet（Google Workspace）

Google MeetはGoogle Workspaceの一部として提供されるオンライン会議ツールです。無料版のミーティング参加人数は最大100名、開催時間は60分までとなっています。オンライン会議の機能は比較的シンプルですが、全ての機能をWebブラウザから利用できる利便性は魅力です。

有料版は最大1,000名まで参加でき、ミーティング時間は最大24時間に拡張されます。大きな強みはGoogle Workspaceアプリとの連携です。Googleドキュメント・スプレッドシート・スライドによる共同編集の他、Googleカレンダー・Gmailとの統合、大容量のGoogleドライブなどを利用できます。

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オンライン会議ツールを導入するメリット

オンライン会議ツールを導入すると、会場型の会議やテレビ会議の懸念点を払拭し、さまざまなメリットを享受できます。例えば、会議開催のコストを削減できることや、無料版で使用感を試せることです。多様なミーティング・ウェビナーのニーズに対応でき、生産性向上や業務効率化にも効果を発揮します。

会議開催のコストを削減できる

オンライン会議ツールはインターネット環境さえあればどこからでも利用でき、会議や研修にかかる会場レンタル費・交通費・宿泊費などを大幅に削減できます。資料はデータで共有できるためペーパーコストもかかりません。

テレビ会議ツールとは異なり、大掛かりな設備投資は不要です。専用アプリやWebブラウザをインストールすればデバイスを問わず利用でき、在宅勤務者や営業担当者によるBYOD（私物デバイスの業務利用）にも対応できます。

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無料版で使用感を試せる

オンライン会議ツールは無料版で使用感を試せるのもメリットです。多くのサービスは基本機能を無料で利用でき、招待されたユーザーも無料でオンライン会議に参加できます。

一般的に、有料版の利用料金は月額定額制です。無料版では使えない機能もありますが、有料版にアップグレードすると機能制限が解除され、より高度な機能を利用できるようになります。必要なライセンス数や機能を柔軟に選択し、自社の企業規模や利用用途に合った運用がしやすいこともポイントです。

多様なミーティング・ウェビナーのニーズに対応できる

オンライン会議ツールはデバイスや場所を問わない会議や打ち合わせに活用できます。テレワーカーや現場社員、支店やパートナー企業などの人材が一堂に会し、画面共有機能なども使ってリアルタイムな協業が可能です。遠方の人材とのオンライン面接、外国企業とのオンライン営業などにも活用できます。

ウェビナー機能のあるオンライン会議ツールなら、入社希望者向けの採用説明会の他、マーケティングやカスタマーサクセスに活用することも可能です。ウェビナーはWeb経由で完結するため、開催規模が大きくなっても、運用コストが肥大化することはありません。

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生産性向上や業務効率化にも効果的

オンライン会議ツールは生産性向上や業務効率化にも効果的です。例えば在宅勤務中にビデオを常時オンにし、チーム内でいつでもコミュニケーションが取れる状態にすることで、テレワーク環境の生産性を高められます。

ツールによってはビジネスチャットやホワイトボードなど、複数のコミュニケーション・コラボレーション機能を搭載しており、複数ツールを使い分ける業務負担が減ることもポイントです。

会議の必要がないやりとりにはメールの代わりにビジネスチャットを使い、必要に応じてグループのメンバーを一括でオンライン会議に招待するなど、日々の業務を効率化できます。

オンライン会議ツールを選ぶポイント

ベンダーによってオンライン会議ツールの想定利用シーンは異なります。選定ポイントとして重要なことは、利用時間や同時接続数、社員にとっての使いやすさなどです。

運用を効率化できる機能性や情報漏えいを防止できるセキュリティ機能があること、外部ユーザーとも利用しやすい導入率の高さがあるかどうかもチェックしましょう。総合的なコストパフォーマンスの高さを検討することも大切です。

利用時間や同時接続数

オンライン会議ツールは、ビジネスユースなら1時間以上の多人数ミーティングに対応できることが必須です。

ツールによっては、無料版でも時間無制限である一方、有料版にアップグレードしても数名程度しか参加できないものもあります。結局他のツールを検討することになるでしょう。

Zoomなど人気の高いオンライン会議ツールは、100名以上参加でき高機能である一方、無料版のミーティング時間は60分以内です。無料版の時間制限より、有料版で利用時間や同期接続数が十分であることを重視しましょう。

社員にとっての使いやすさ

企業側がオンライン会議ツールの導入を決定しても、利用する社員にとって使いにくければ利用は定着しません。機能は豊富でもインターフェースが分かりにくかったり、必要な操作に手間がかかったりすると、業務効率が低下する恐れもあります。

ホーム画面から必要な機能にアクセスしやすいこと、ユーザー各自で設定変更もしやすいことなどを重視しましょう。

また、スマホ・タブレット版の機能やインターフェースがPC版と大きく異なるサービスもあるため、テレワーカーなどのデバイス利用状況に合わせて、各OSで使いやすさをチェックすることも大切です。まずは無料版で使用感を試してみるとよいでしょう。

運用を効率化できる機能性

オンライン会議ツールはメインとなる遠隔会議機能も、関連するチャット機能なども、ツールによって実装内容が大きく異なります。映像・音声のやりとりはストレスなくできても、ミーティング内コントロール機能が弱く、使い勝手の悪さに悩むこともあるでしょう。

理想は、コミュニケーションやコラボレーションを1つのツールで完結できる機能性があることです。社内研修やマーケティングなどにも活用する見込みなら、ウェビナー機能にも着目しましょう。議事録作成機能や同時通訳機能、参加者の事前登録や投票・アンケート機能など、運用を効率化できる機能性があることは大切です。

情報漏えいを防止できるセキュリティ機能

遠隔会議機能はインターネット経由でベンダーのサーバにアクセスして利用するため、オンライン会議ツールのセキュリティ機能も重要です。懸念されるセキュリティリスクとして、通信データの傍受・解読、無関係な第三者がミーティングに乱入することを挙げられます。

通信データの暗号化に対応していることは必須です。エンドツーエンド暗号化（E2EE）対応サービスなら、データの解読に必要な暗号鍵はユーザーのデバイスに保存されるため、ベンダーのサーバがハッキングされることによる情報漏えいを防止できます。

招待されていないユーザーの参加を禁止するなら、ミーティングのロックやパスワード保護などに対応するシステムを選びましょう。

外部ユーザーとも利用しやすい導入率の高さ

Zoomのように、アカウントを保持していないユーザーを遠隔会議に招待できるサービスもありますが、オンライン会議ツールの多くの機能は、同じツールを導入済みのユーザー同士でしか利用できません。

オンライン会議ツールをパートナー企業やクライアントとのコミュニケーションや協業にも活用する場合、サービスの導入率が高いことは重要です。マイナーなサービスは自社内での利用には便利でも、社外ユーザーとのやりとりではそうもいかないケースがあります。この点で、トップシェアを誇るZoomは有利です。

コストパフォーマンスの高さ

オンライン会議ツールは無料版も利用できますが、大部分の企業は有料版を利用しています。無料版には機能制限もあるため、有料版の利用を前提として選ぶことが大切です。

Zoomは月額定額制ですが、初期費用がかかるもの、多拠点接続時などに別途料金が発生するものもあります。トータルコストに注意しましょう。

複数のプランがあるサービスは、上位のプランほどミーティングの最大参加人数や管理機能などの面で有利です。単に利用料金の安さで選ぶのではなく、十分な機能性があってコストパフォーマンスに優れるかを検討しましょう。

有料版オンライン会議ツールの導入率

MM総研が企業の情報システム担当者を対象に実施したWebアンケート調査によると、2021年度のオンライン会議ツール導入企業は51.0%、そのうち93.4%もの企業が有料版を契約していました。有料版オンライン会議ツールの導入率トップ3は以下の通りです。

1位：Zoom（60.1%）
2位：Microsoft Teams（21.4%）
3位：Google Meet（7.9%）

Zoomは中小企業を中心にトップシェアを占め、Microsoft Teamsは大企業に好んで採用される傾向があります。

（参考:『Web会議システムを使う企業の6割がZoomを利用｜株式会社MM総研』）

イッツコムはZoom有料版をプロ1ライセンスから提供

遠隔会議の利便性が高く、ホワイトボード・ビジネスチャット・ウェビナーなど関連機能も充実したオンライン会議ツールを選ぶなら、Zoomがおすすめです。トップシェアを誇るZoomなら、パートナー企業やクライアントとのやりとりにもスムーズに活用できます。

GoogleやOutlookの連絡先・カレンダーを同期したり、Microsoft TeamsからZoomミーティングを立ち上げたりすることも可能です。バーチャル背景機能や使いやすい投票・アンケート機能など搭載機能は豊富でありながら、PC版もスマホ・タブレット版もユーザビリティが高く、直感的に利用できます。

無料版の懸念点であるミーティング時間の40分制限は、有料版で解除できます。ホストさえ有料ライセンスユーザーなら、参加者は無料版で問題ありません。イッツコムなら日本語サポート込みの有料版Zoomをプロ1ライセンスから契約でき、最小規模でのお試し運用にも最適です。

また、会議室にライセンスを割り当てる「Zoom Rooms」を導入すれば、テレビ会議ツールとオンライン会議ツール両方のメリットを享受できます。

まとめ

遠隔会議を実現する方法は、テレビ会議ツールで特定の拠点間を固定的に接続するか、オンライン会議ツールで柔軟に複数拠点間を接続するかのいずれかです。オンライン会議ツールは遠隔会議に関連する機能として、ビジネスチャット・ホワイトボード・ウェビナーなど、さまざまな便利機能をスマホからでも利用できます。

イッツコムはトップシェアを誇るZoom有料版を、日本語サポート込みでプロ1ライセンスから提供可能です。オンライン会議ツールの導入をお求めなら、運用・管理もきめ細やかにサポートできるイッツコムにご相談ください。