Googleドキュメントの使い方や共同編集方法を初心者でも分かりやすく解説

テレワーク導入で文書作成ツールをWordからGoogleドキュメントにシフトする企業が増えています。より使いやすい文書作成ツールを求めており、Googleドキュメントの使い方について理解を深めたい方もいるのではないでしょうか。

Googleドキュメントの有用性や共同編集機能の使い方、ドキュメントの自動保存先として紐づくGoogleドライブの注意点を知ることで、クラウド環境の文書作成のコツが理解できます。保存先をGoogleドライブから容量無制限かつ高セキュアな法人向けクラウドストレージ「Box」に切り替えられることにも目を向け、より効率的かつ安全なビジネス環境を整えましょう。

そこでこの記事では、Googleドキュメントの特徴や使い方、Googleドライブの乗り換えについてご紹介します。

Googleドキュメントとは？

Googleドキュメントは、Webブラウザやモバイルアプリから無料で利用できる、Wordに似た文書作成ツールです。Googleサービスは個人利用も想定していますが、クラウド型の無料ツールでWordと互換性もある上 、テレワークと好相性ということで、Wordに代わってGoogleドキュメントを標準利用する企業も増えています。

Webブラウザから無料利用できるGoogleドキュメント

Googleドキュメントとは、Googleが提供する無料の文書作成ツールです。Windows PCやMacはWebブラウザから、スマホやタブレットはモバイルアプリから、Googleアカウントさえあれば誰でも無料で利用できます。

デスクトップから利用する場合はアプリのインストールの必要がなく、またWordのようなライセンス契約も必要ありません。

Googleアカウントと紐づくGoogleドキュメント

GoogleドキュメントはGoogleスプレッドシートやGmailなどと同じく、Googleアカウントと紐づくサービスです。ストレージにはGoogleドライブを利用し、Webクライアントやモバイルアプリで作成・編集したドキュメントは、Googleドライブに自動保存されます。

ドキュメントを保存する操作は必要なく、またデバイスのストレージにダウンロードする必要もありません。ただし無料版のストレージ容量は1アカウント当たり15GBで、同じGoogleアカウントで利用するGmailなどと共有されることに注意が必要です。

Wordと互換性のあるGoogleドキュメント

GoogleドキュメントはWordと互換性があり、GoogleドキュメントでのWordファイルの編集や、ファイル形式の相互変換に対応しています。デバイスにWordをインストールしていなくてもWebブラウザ経由でWordファイルを編集でき、またGoogleドキュメントファイルをWordファイルやPDFファイルとして出力することも可能です。

インターフェースや基本的な操作方法はWordと同様で、Googleドキュメントならではの機能も活用できます。

オンライン共同編集が容易なGoogleドキュメント

Googleドキュメントは共同編集を前提とした便利な機能を利用できるのも強みです。メールアドレスを指定するかリンクを共有して簡単にオンラインコラボレーションができ、誰がどの部分で作業中かを把握できる上、変更内容はリアルタイムで反映されます。

またコメント機能や提案モードによって、時間差のあるコラボレーションに対応できるのも特徴です。ファイル自体をメールの添付ファイルで共有したり、メールやチャットで変更内容を伝えたりする必要はありません。

Googleドキュメントの基本的な使い方

Googleドキュメントは簡単な操作で文書を作成・編集でき、画像からのテキスト抽出や音声のリアルタイム文字起こしなど、さまざまな便利機能も無料で利用可能です。ここでは、Windows PCやMacでWebブラウザからGoogleドキュメントを利用する場合の使い方を解説します。なお、基本機能の使い方はモバイルアプリ版も同様です。

Googleドキュメントファイルの新規作成

WebクライアントでGoogleドキュメントファイルを新規作成する手順は以下の通りです。

1.任意のWebブラウザからGoogleドライブにアクセス
2.ホーム画面左上の[新規]をクリックし、[Googleドキュメント]を選択

これで白紙のGoogleドキュメントファイルが開き、作業を開始できます。基本的な使い方はWordと大きな違いはありません。文書のタイトルは左上のタイトル欄を直接書き換えることで編集できます。

GoogleドキュメントでWordファイルを編集

GoogleドキュメントとWordには互換性があるため、無料でWordファイルのオンライン編集ができます。GoogleドキュメントでWordファイルを直接読み込み、オンライン編集する方法は以下の通りです。

1.GoogleドライブにWordファイルをアップロード
2.Wordファイルを右クリック
3.[アプリで開く] [Googleドキュメント]の順にクリック

これでWordファイルがGoogleドキュメントで読み込まれます。クラウドで保存・操作するため、いつでもどこからでも同じファイルを編集可能です。

画像やPDFファイルのテキスト抽出

GoogleドキュメントはOCR （光学式文字認識）機能も利用できるため、画像やPDFファイルの文字情報を抽出できます。操作方法は以下の通りです。

1.Googleドライブに文字情報が含まれる画像またはPDFファイルをアップロード
2.アップロードしたファイルを右クリック
3.[アプリで開く] [Googleドキュメント]の順にクリック

これだけで画像やPDFファイル内の文字情報を高精度で抽出し、Googleドキュメントファイルとして編集できます。なお、画像またはPDFファイルは2MB以下にする必要があります。元ファイル形式はJPEG、PNG、GIF、PDFのみで画質は明るさが均等でシャープな画像が最適です。

音声のリアルタイム文字起こし

Googleドキュメントには音声認識機能もあるため、リアルタイムで文字起こしもできます。操作方法は以下の通りです。

1.Googleドキュメントファイルを開く
2.メニューバーの[ツール]から[音声入力]をクリック
3.画面に表示されたマイクアイコンをクリック

これでマイクから入力された音声を読み取り、テキストとしてGoogleドキュメントファイルに自動入力できる状態になります。音声認識機能は会議の議事録や執筆用のメモなどの作成に役立ちます。

Word形式やPDF形式に変換して保存

Googleドキュメントは編集内容がGoogleドライブに自動保存されるため、保存作業は必要ありませんが、編集したファイルをWordファイルやPDFファイルとして書き出したい場合もあるでしょう。Googleドキュメントファイルを別のファイル形式でダウンロードする手順は以下の通りです。

1.Googleドキュメントファイルを編集する
2.メニューバーの[ファイル]をクリック
3.[ダウンロード]から[Microsoft Word（.docx）]や[PDFドキュメント（.pdf）]など任意のファイル形式を選択

他にもリッチテキスト形式やHTML形式で書き出してダウンロードすることも可能です。

編集履歴から以前の版を復元

Googleドキュメントはバージョン管理機能にも対応しているため、任意のタイミングで以前の版に復元も可能です。操作方法は以下の通りです。

1.Googleドキュメントファイルを編集する
2.メニューバーの[ファイル]をクリック
3.[変更履歴] [変更履歴を表示]の順にクリック
4.右側のパネルに変更履歴が表示されるため、現在の版と見比べ、戻りたい版を選択
5.[この版を復元] [復元]の順にクリック

Googleドキュメントの共同編集機能の使い方

GoogleドキュメントがWordと大きく違う点は、Googleドライブ内のファイルに他のユーザーを招待し、時間や場所を問わず共同編集ができることです。共同編集中は他のユーザーのカーソルが色付きで表示され、誰がどこを編集中かひと目で把握できます。ここでは、ファイルの共有方法や共同編集に便利な機能を見ていきましょう。

ユーザーを追加して共同編集

Googleドキュメントはユーザーを個別に追加して共同編集できます。操作方法は以下の通りです。

1.共有したいGoogleドキュメントファイルを開く
2.画面右上の[共有]をクリック
3.[ユーザーやグループを追加]欄に、Googleに登録されたメールアドレスまたは登録名を入力
4. 共有相手の編集権限を、文書を編集できない[閲覧者]、コメントだけ可能な[閲覧者（コメント可）]、全て可能な[編集者]の中から選択
5.共有されたことを相手にメール通知するなら[通知]にチェックし、通知メッセージを編集して[送信]または[完了]をクリック

後は招待されたユーザーがファイルにアクセスすると共同編集ができます。

リンクを共有して共同編集

Googleドキュメントはファイルのリンクを共有して、多数のユーザーと共同編集する方法もあります。操作方法は以下の通りです。

1.共有したいGoogleドキュメントファイルを開く
2.画面右上の[共有]をクリック
3.[リンクを取得]画面内の[制限付き]をクリックし、プルダウンから [リンクを知っている全員]を選択
4.共有相手の編集権限を、文書を編集できない[閲覧者]、コメントだけ可能な[閲覧者（コメント可）]、全て可能な[編集者]の中から選択
5.[リンクをコピー]をクリックしてURLを取得し、[完了]をクリックする

後は取得したURLをメールやチャットなどで共有し、共有相手がリンクにアクセスしたら共同編集ができます。

提案モードで変更を承認待ちに

自身が共有相手になった場合、提案モードにすることで安全にGoogleドキュメントの編集ができます。提案モードにするには、画面右上の編集アイコンをクリックし、プルダウンから[提案]を選択するだけです。

これで変更箇所は直接反映されず、ファイルのオーナーによる承認待ちとなります。提案を受けたオーナーが承認すると変更は反映され、承認しなければ変更内容が破棄される仕組みです。なお提案モード以外のモード（[編集]または[閲覧]）を選択すれば提案モードを解除できます。

コメント機能でコミュニケーション

提案モードと合わせて使いたい、共同編集に便利な機能がコメント機能です。コメントを追加したい部分を選択した状態で、右クリックして[コメント]をクリックすると、提案内容などを書き込めます。コメントは追記や返信ができるため、共有相手に提案の意図や変更の要求を細かく伝えられる他、簡単なディスカッションも可能です。

Googleドキュメントを使う上での注意点

Googleドキュメントはテレワークと好相性ですが、Googleドライブに紐づくため、容量制限や共同編集のセキュリティ機能に懸念があります。また、Googleサービスは個人利用も想定しているという点にも注意が必要です。使用前には、クラウドストレージの機能性がビジネスユースに最適かどうかもしっかりと検討しましょう。

無料版は容量制限が厳しい

Googleドキュメントは無料かつオンラインで文書作成ができ、共同編集機能も優れているため、Wordに代わって採用されるケースが増えています。ただし、Googleサービスは個人利用も想定しています。そのため、ビジネスユースでネックになるのは容量制限です。

無料のGoogleドライブのストレージ容量は1アカウント当たり15GBで、この容量をGmailなどの関連サービスと共有します。有料のGoogle OneやGoogle Workspace を契約すると容量を増やせますが、容量無制限のプランはありません。

共同編集のセキュリティ機能にも注意

無料版のGoogleドキュメントで共有時に設定できるアクセス権限は、編集者・閲覧者（コメント可）・閲覧者の3種類のみです。どこからでも簡単にアクセスできるクラウドサービスにはアクセス権限が重要ですが、3種類のみの権限設定にはセキュリティ上の懸念があります。

また変更のログ取得もできますが、履歴が残るのはアップロード・編集・コメント・削除など、ファイルに変更を加えたときのみです。コピーやダウンロードの履歴は残らないため、情報漏えいのリスクに不安が残ります。

【関連記事：『無料のGoogleドライブによるデータ共有は危険！スマートな解決方法は？』】

Googleドキュメントを使いこなすツール整備はイッツコム！

イッツコムはドキュメント管理やワークフローを効率化するクラウドストレージ「Box」を提供しています。Googleドライブに代わって容量無制限かつ高セキュアなBoxで、Googleドキュメントファイルなどの安全な一元管理が可能です。また「ホットプロファイル」とBoxを連携させることで、顧客関連情報のセキュアかつ効率的な運用も両立できます。

ドキュメント管理やワークフローを効率化する「Box」

Googleドキュメントはオンラインで簡単に文書作成ができる便利なサービスですが、個人利用も想定しているため、ビジネスユースでは容量制限やセキュリティに懸念があります。そこで組み合わせたいのが、Googleドキュメントとネイティブに統合できる法人向けクラウドストレージ「Box」です。

法人向けに開発されたBoxは全ての有料プランが容量無制限で、世界最高峰のセキュリティレベルを誇ります。Googleドキュメントで共有時に設定できるアクセス権限は3種類のみで、コピーやダウンロードの履歴は残りませんが、Boxは7段階のアクセス権限設定と70種類以上のログ監視が可能です。

Boxと連携すれば編集したファイルはGoogleドライブではなく容量無制限のBoxに自動保存され、安全に一元管理・共有できます。また「Box Relay」によるワークフロー自動化も利用でき、文書回覧などのプロセスの効率化も可能です。

イッツコムは無償かつ無制限のユーザーサポート（電話・メール）やカスタマーサクセス、有償の運用設計やデータ移行にも対応し、Boxの導入から運用までトータルサポートができます。

営業プロセスも効率化するなら「ホットプロファイル」

GoogleドキュメントとBoxを組み合わせれば、ドキュメント管理やワークフローの効率化が可能です。これに、クラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」を組み合わせれば営業プロセスも効率化できます。

ホットプロファイルは顧客管理・見込み顧客発掘・商談管理といった、受注までの営業プロセスをひとつのプラットフォームで提供するツールです。

名刺のスキャンまたはCSVファイルの読み込みだけで顧客データベースを作成し、企業ニュースや営業履歴と紐づけて顧客関連情報をシステム利用者全員で共有できます。Boxと連携させることで、顧客の属性情報や営業履歴はホットプロファイルに、各種提案資料や契約書などのコンテンツはBoxに、それぞれセキュアに保管することができます。

One To One形式またはメルマガ形式のターゲティングメールの一斉配信、Web行動履歴や属性情報などの自動分析によるホットリードの通知などにも対応し、営業プロセスの大幅な効率化が可能です。

まとめ

GoogleドキュメントはWebブラウザやモバイルアプリから無料で利用でき、共同編集機能にも優れるため、テレワーク環境の文書作成ツールとして最適です。ただし、個人利用も想定していることから容量制限やセキュリティ機能には懸念があるため、クラウドストレージの取り扱いには注意しましょう。

イッツコムはGoogleドキュメントとネイティブに統合できる容量無制限かつ高セキュアなクラウドストレージ「Box」や、顧客関連情報の安全かつ効率的な運用ができる「ホットプロファイル」を提供しています。Googleドキュメントを使いこなすなら、関連サービスを一括導入できるイッツコムにご相談ください。