どんなクラウドストレージがおすすめ？選定のポイントはここ！

クラウドストレージを検討している方でも、どのようなポイントに注意して選定すればよいか分からない場合もあるのではないでしょうか。クラウドストレージの特徴や選定ポイント、活用シーンを理解すれば、さまざまなサービスから検討しやすくなるでしょう。

そこで本記事では、おすすめのクラウドストレージや、自社に合った選び方を紹介します。

クラウドストレージとは？他のストレージとの違い

クラウドストレージとは、インターネット上にあるデータストレージサービスのことです。データはクラウド事業者のデータセンターに保管され、事業者がメンテナンスやバックアップを行います。

従来の社内ファイルサーバやNASは、社内ネットワークに接続されている必要がありました。一方、クラウドストレージは、インターネット接続さえあれば、社外からもアクセスが可能です。

クラウドストレージは、ファイルの共有・同期に特化したサービスです。ファイルサーバと同様にファイル共有ができますが、クラウドストレージの利点は、複数人での同時編集や、ファイル共有用のURLを簡単に生成できる点にあります。こうした付加機能により、従来のファイル共有よりも使い勝手が向上しています。

クラウドストレージを選ぶときのポイント

多くのクラウドストレージサービスがある中で、何を基準に選定すればよいか、分からない方も多いのではないでしょうか。サービスを選ぶポイントは、サービスに含まれる機能や料金だけではありません。ここでは、クラウドストレージの選定ポイントを紹介します。

容量と料金

クラウドストレージは一定の料金を支払って、決まった容量のストレージを使用します。そのため、容量と料金のバランスが良いかはチェックが必要です。どの程度のデータを保存したいのかあらかじめ確認し、必要な容量を契約しましょう。

とはいえ、多くのクラウドストレージは後から容量を追加・削減できるので必要以上に気にする必要はありません。ただし、クラウドストレージによって料金に差があるので、事前にチェックすることをおすすめします。同じような料金設定でも、アカウント数などに差があるかもしれません。隅々までチェックしてから契約するかどうか判断しましょう。

セキュリティ

法人がクラウドストレージを使うなら、個人利用以上にセキュリティに注意を払わなければなりません。大切なデータを保存しているクラウドストレージが不正アクセスなどの被害を受ければ、それらが流出する可能性があります。

自社に落ち度がなかったとしても大問題に発展することがあるので、クラウドストレージのセキュリティは念入りにチェックしましょう。法人向けサービスはセキュリティを重視したものが多いですが、自社に適したセキュリティレベルのシステムを選ぶのが大切です。

付帯サービス

クラウドストレージは単純にデータを保管するだけではありません。便利に使うためのさまざまなサービスを提供しているのも魅力です。フォルダごとにアクセス権限を設定したり、社外のユーザーもアクセスできる専用のフォルダを設けたりできるものもあります。

中には、カレンダーやリマインダーなどのビジネスシーンで必要不可欠なサービスと連携できるものもあるので、ぜひチェックしてみてください。

アカウント数

アカウントとは、クラウドストレージを利用するユーザーのことです。ほとんどのサービスは、プランによって利用できるアカウント数の上限を設けています。サービスを選定する際は、上限アカウント数が足りているのか確認しましょう。現在の必要アカウント数だけでなく、今後予想される増加数も考慮することが大切です。

トライアル期間の有無

欲しい機能がそろっていても、使い勝手は実際に利用してみないと分からないでしょう。トライアル期間を設けているサービスもあるため、できる限り事前検証を行い、サービスを選定したほうが無難です。画面上のアイコンやボタンの位置、画面が遷移するスピードなど、さまざまな観点で操作を体感するとよいでしょう。

スマホなどの対応機種

クラウドストレージが利用可能なデバイスや動作環境も、選定の重要なポイントです。一部のサービスでは、スマホからの利用が可能です。外出先でもファイルの参照や簡単な編集がしたいなら、PC用だけでなく、Android/iOSなどのモバイルOSにも対応しているか確認しましょう。

おすすめは？主要なクラウドストレージを比較

提供元	Box（イッツコム）	A社	B社
料金	1,800円/ユーザー	1,360円/ユーザー	1,500円/ユーザー
容量	無制限	2TB/ユーザー	5TB（チーム共有）
ユーザー数	5ユーザー以上上限なし	5ユーザー以上上限なし	3ユーザー以上上限なし
付帯サービス	ビデオ会議 ビジネスチャット SFA・MA グループウェア	ビデオ会議 ビジネスチャット ビジネス用メール カレンダー	ビデオ会議 ビジネスチャット オフィスソフト ※上記ソフトウェアと連携可

比較表の通り、クラウドストレージサービスによって料金体系、提供容量のみならず、付加機能もさまざまです。自社で利用中のWebミーティングやチャットツールと、クラウドストレージが連携できれば業務効率が向上する可能性があります。

また、提供容量が無制限のサービスであれば、容量不足に陥るリスクが低く、安心して利用できます。無制限でない場合は、十分な容量を確保することが重要です。

クラウドストレージの活用シーンを紹介

クラウドストレージを活用すれば、業務効率化のみならず、さまざまな目的で役立ちます。付加機能を活用することで、ペーパーレス化を進めコスト削減も可能です。以下に、クラウドストレージの主な活用シーンを紹介します。

オンプレとのハイブリッド構成

クラウドストレージは単なるデータ保存以外にも活用できます。社内ファイルサーバとクラウドストレージを併用すれば、ネットワーク負荷を分散しつつ、ファイル保存が可能です。また両方に同一データを保存すれば、自動的にBCP（事業継続計画）対策にもなります。

【関連記事：BCP対策とは？必要性やメリット、運用のポイントを徹底解説】

帳票の電子化

一部クラウドストレージには、タイムスタンプや承認機能があり、帳票の電子化に適しています。リモートワークでの運用が可能なため、業務効率が向上するでしょう。ペーパーレス化すれば、電子帳簿保存法への対応とコスト削減が図れます。

【関連記事：ペーパーレス化推進はなぜ必要？電子帳簿保存法の注意点や対応ツールを解説】

クラウドストレージをおすすめできる方

クラウドストレージはさまざまなシーンで便利に活用できます。明確な導入目的があれば、より効果的な活用が可能になるでしょう。以下に、クラウドストレージの活用に適した場合を紹介します。

リモートワークに対応したい

在宅勤務やモバイル環境からのアクセスが必要な場合、クラウドストレージが有効です。社内ファイルサーバへの外部アクセスにはVPN環境が必須ですが、クラウドストレージではインターネット環境さえ準備すればよいため、コストを抑えてリモートアクセスを実現できます。

BCP対策として利用したい

自然災害や火災で社内のファイルサーバやデータが被害を受ける恐れがあります。キャビネットにある重要な紙媒体も、浸水したり燃えてしまったりと、消失するかもしれません。クラウドストレージを利用すれば、重要データを遠隔地に分散保管できるため、BCP対策となり業務継続性が高まります。

初期費用や運用コストを削減したい

クラウドストレージならファイルサーバ等のハードウェア調達が不要で、初期費用を大きく削減できます。バックアップ用のNASや、停電に対応するためのUPS、スイッチなどのネットワーク機器の購入も不要です。クラウドストレージの機器をメンテナンスするのはサービス業者になるため、故障時の対応やメンテナンスにかかる人件費も削減できます。

容易にストレージ容量を追加したい

クラウドストレージの容量を追加したい場合は、プラン変更や追加オプション購入などの申込をするだけで拡張できます。オンプレのファイルサーバにストレージを追加する場合、ストレージの調達から追加計画、サーバへの追加をしなければなりません。ITスキルが求められるため、社内に人材がいなければ外部に委託するなどの検討が必要です。

サービスによる付加価値を得たい

クラウドストレージには、ファイル共有や電子署名など付加サービスが用意されており、業務効率化を図れます。リモート運用や電子化を検討する際に、こうした付加価値が役立つシーンは多いでしょう。

クラウドストレージ選びに迷ったらイッツコムのBoxがおすすめ！

クラウドストレージ選びに迷ったら、イッツコムが提供するBoxがおすすめです。付加価値の機能が充実しているだけでなく、万全なセキュリティを備えています。どのプランも容量無制限であるなど、Boxの詳細な情報や特徴を紹介します。

ストレージ容量が無制限

全てのビジネスプランで利用できるストレージの容量が無制限なのがBoxの特徴です。そのため、「使っているうちに容量が不足してしまった」「容量を追加したら予想以上に高くなった」といったトラブルを防げます。

「どの程度の容量が必要なのか分からないから契約しにくい」「容量には余裕を持っておきたい」と感じているなら、容量面を心配しなくて済むBoxがおすすめです。

ビジネス用ツールと連携可能

すでにビデオ会議システムやビジネスチャット、SFA、MAなどを利用しているなら、Boxを導入すればそれらのツールと簡単に連携できます。イッツコムでは導入から運用までをトータルサポートしているので、「連携するのは複雑そうで心配」と感じている方でも安心して導入していただけるでしょう。

セキュリティが万全

Boxはビジネス特化型のクラウドストレージサービスなので、セキュリティも万全です。情報セキュリティの国際規格であるISO27001やクラウドに関するセキュリティ規格のFedRAMPに準拠しており、安心してご利用いただけます。

クラウドストレージを活用して機密情報や個人情報をやりとりしようと考えている方にとっても、おすすめできるサービスです。

いつでも必要なファイルにアクセス可能

Boxの使い勝手は一般的なクラウドストレージと同様、インターネット環境さえあればいつでも必要なファイルにアクセスできます。「取引先に説明するための資料を忘れてしまった！」「急にプレゼンしなければならなくなった」というシーンにも落ち着いて対応できるでしょう。

もちろん、マルチデバイス対応です。PC・スマホ・タブレットなどの手持ちのデバイスで利用可能です。利便性の面でも優れているので、ぜひご検討ください。

まとめ

さまざまなクラウドストレージサービスがある中、容量や料金だけでなく、同時アクセス数の上限や対応デバイスなども比較し、目的に合ったサービスを選びましょう。

イッツコムが提供するBoxは、無制限の容量提供と電子署名などの付加機能を備えたサービスです。世界で約10万社以上の導入実績があり、信頼性の高いソリューションといえるでしょう。

クラウドストレージの導入を検討されている方は、比較検討や具体的な要件対応などについて、ぜひご相談ください。