ペーパーレス化に必要なツールとは？解決できる課題や導入のポイントを解説

ペーパーレス化の推進が求められる中、具体的な進め方が定まらず、なかなか社内に浸透しないというお悩みを抱えている企業担当の方もいらっしゃるのではないでしょうか。会議資料やビジネス文書、伝票や契約書などの紙資料を電子データ化するだけでなく、同時に業務の自動化や効率化を求められるのがペーパーレス化です。

ペーパーレス化を進めるメリットやポイントを知り、適切なツールを導入することで、業務効率化やコスト削減などが期待できます。そこでこの記事では、ツールの選び方や選ぶ際の注意点、導入の流れについて紹介します。情報の共有や一括管理に適したツールを導入し、ペーパーレス化を推進しましょう。

ペーパーレス化に必要なツールとは？

「ペーパーレス化」とは、電子データを活用することで、紙に依存しない業務システムを構築することです。キャビネットや倉庫の紙資料を、単に電子データに置き換えることではありません。紙資料の必要性を排除して、電子データの作成・保存・共有にシフトすることです。

ペーパーレス化を推進するツール選びにおいては、電子データの共有のしやすさを重視します。具体的に必要なツールは以下のとおりです。

・PC・タブレット・スマートフォンなどのデバイス
・マルチデバイスに対応したクラウドストレージ
・複数の情報を一括管理できる業務効率化支援ツール
・導入企業が多いWeb会議ツール

ペーパーレスツールの種類と解決する課題

ペーパーレスツールの代表格は、ペーパーレスな資料共有・文書管理ができるクラウドストレージや、ペーパーレスかつオンラインの会議ができるWeb会議システムです。他にもビジネスチャットや電子契約システム、ワークフローシステムや勤怠管理システムもビジネス課題の解決に役立ちます。ここでは、それぞれのツールについて詳しく見ていきましょう。

クラウドストレージでペーパーレスな資料共有・文書管理

クラウドストレージはクラウド上であらゆるファイルを一元管理し、インターネット経由でいつでもどこからでもアクセスできます。マルチデバイス対応のサービスならスマホやタブレットでも利用でき、情報の共有・検索・編集を効率化できるのが大きなメリットです。

サーバはベンダーが保守管理するため、自社でサーバ資産を持つ必要がなく、ファイルサーバのような管理の手間・コストはかかりません。サービスを利用すること自体がセキュリティ対策やバックアップになります。

OCR機能も一体化したサービスなら、紙資料を電子化した上でデータベースに統合でき、文書管理にも活用可能です。

Web会議システムでペーパーレスかつオンラインの会議

Web会議システムはペーパーレスかつオンラインの会議を実現します。会議中にローカルまたはクラウドのファイルを画面共有できるサービスなら、紙資料は一切不要です。会議資料を作成・管理・印刷・配布・廃棄する手間やコストを大幅に削減できます。

クラウド型のサービスならインターネット経由でどこからでもアクセスでき、在宅勤務者や現場担当の従業員、遠方のクライアントとのミーティングや商談にも活用可能です。会議室の準備や移動にかかる金銭的・時間的コストも抑えられ、会議の仕組みを根本的に変革できます。

ビジネスチャットでメールによるコミュニケーションから脱却

コミュニケーション関連のツールとしてWeb会議システムと共に導入したいのは、ビジネスチャットです。メールは即時的なコミュニケーションができない点が懸念点ですが、ビジネスチャットを導入すればメールによる非効率なコミュニケーションから脱却できます。

短文で素早く会話でき、通知を受けスムーズにコミュニケーションが取れるのもメリットです。さらにグループチャットを設定すれば複数名と同時に会話できます。日常的な会話はもちろんプロジェクトやチーム単位の報連相にも最適です。

電子契約システムで申請書のやり取りをペーパーレス化

紙による申請書は印刷や送付にかかるコスト、押印の手間などがネックです。電子契約システムを活用すれば、オンラインで契約書をやり取りし、ハンコの代わりに電子サインを利用できます。管理者もユーザーも手間がかからず、年間で大きなコスト削減・業務効率化の効果を享受できるのがメリットです。

ワークフローシステムで稟議や契約のプロセスを自動化

紙の申請書に依存した稟議や契約のプロセスはビジネスを停滞させる要因のひとつです。しかし電子契約システムだけではワークフローを自動化できません。

ここにアプローチするのがワークフローシステムです。稟議・精算・契約などに関する申請書の承認プロセスを自動化することで、関係者全ての手間を省き、時間短縮やコスト削減につながります。

勤怠管理システムで労働時間や有給などを一元管理

勤怠管理システムもペーパーレス化の取り組みに役立ちます。スマホの簡単な操作で出退勤を報告し、労働時間・残業時間・休日などがインターネットを通じて管理できるため、タイムカードを使う必要がありません。

さらに労働時間の集計や有給休暇の申請なども一元管理できます。残業時間や有給取得日数もリアルタイムに把握できるため、法令を順守した労務管理に役立つのもメリットです。

ペーパーレスツールを活用するメリット

使いやすいツールを導入してペーパーレス化を進めると、さまざまなメリットが生まれます。例えば、業務効率化やコスト削減、情報漏えいのリスク低減などです。電子データを活用することで、紙資料に依存するデメリットが解消できるでしょう。ここからは、ペーパーレス化を進める6つのメリットについて解説します。

業務効率が上がる

文書を電子データ化すれば、情報検索のスピードが上がります。紙資料を取り出してページをめくる必要はありません。

電子データ化された文書は、管理も容易です。クラウドストレージと組み合わせれば、アクセスする場所やデバイスを問わず、誰でも同じ資料を利用できます。情報の検索・管理が容易になり、業務効率が上がることは大きなメリットといえるでしょう。

コストが削減できる

紙資料を印刷すると、1回あたりのコストは小さくても、全社的に見ると年間で大きなコストがかかります。モノクロ印刷であれば低コストですが、図版を利用したカラー印刷であれば高コストです。さらに、紙資料は印刷だけでなく管理にもコストがかかります。電子データで文書を作成・保存すれば、印刷費や管理費を大幅に削減できることもメリットです。

情報漏えいのリスクが下がる

紙資料は持ち出しや盗難に気付きにくいため、セキュリティ面に不安があります。企業の重要資料の中には永久保存を要するものもあるため、警備会社や倉庫会社との契約も含めて管理コストが大きくなることがデメリットです。電子データであればファイルやフォルダごとに閲覧・編集権限を設定できるため、比較的容易に情報漏えいのリスクを抑えられます。

劣化や紛失を防止できる

紙資料は情報漏えいのリスクが高いだけでなく、長期間の保存で劣化する点もデメリットです。閲覧者・管理者の扱いが悪ければ、破れたりページごと紛失してしまったりします。電子データであれば、文書の汚れや劣化の心配はありません。保管場所を忘れてしまった場合も容易に検索でき、簡単な操作でバックアップも可能です。

スペースが有効利用できる

紙資料は、キャビネットや倉庫などに保管する必要があります。紙資料を作成するたびにオフィスのスペースを圧迫し、管理コストが増大するばかりか、検索が困難になる点は懸念点です。

電子データで文書を作成すれば、社内のストレージやクラウドストレージに保存するだけで済むため、スペースを圧迫しません。オフィスのスペースを有効活用できることも、ペーパーレス化のメリットといえます。

企業イメージがよくなる

紙資料を印刷するたびに、紙の原料である木材の消費量が増えます。会社にとって業務の遂行は重要ですが、環境保護の観点から見ると紙資料は好ましくありません。環境保護への取り組みが、企業価値の向上につながる時代です。ペーパーレス化への取り組みを対外的にアピールすることで企業イメージがよくなり、事業活動にもプラスに働きます。

ペーパーレスツール導入の流れとポイント

ペーパーレス化は、過去の資料から始めるか、今後作成する資料にフォーカスするかによって取り組み方が変わります。ツールを導入して適切に運用すると、今後は紙資料の蓄積が抑えられるでしょう。ただし、工数過多には注意が必要です。ここからは、ペーパーレス化を進めるポイントについて見ていきましょう。

段階的に進めていくことが大切

既存の紙資料をすべて電子データに置き換える作業は、多大な工数を要します。ペーパーレス化は段階的に進めていくことが大切です。資料の利用頻度や重要度から、ペーパーレス化の優先順位を決めましょう。部署ごとやプロジェクトごとに、ペーパーレス化の範囲を決める方法もあります。

1. ペーパーレス化するものを決める

どのような資料を電子データ化するかによって、ペーパーレス化の難易度は変わります。例えば、会議資料であれば各回のデータを電子化するだけなので比較的容易です。見積書や請求書などは、送付先にもペーパーレス化を求めることになります。どこからペーパーレス化を始めて、最終的にどこまで進めるかを決めましょう。

2.ペーパーレスツールを選ぶ

ペーパーレス化する順序を決めたら、使用するツールを選定します。PCだけでなくタブレットやスマートフォンも活用するなら、マルチデバイス対応のツールが必要です。使用するデバイスに合わせて、クラウドストレージや営業効率化支援ツール、Web会議システムなどを選定しましょう。

3.ペーパーレスツールを導入する

新しいツールを導入すると、従業員がツールに慣れるためのトレーニングが必要になります。業者のサポートを利用したり勉強会を開いたりして、ツールの使用方法に慣れましょう。また、ペーパーレス化の目的に合わせたルールの策定も必要です。トラブルの対応窓口などを決めて、運用・管理体制を整えましょう。

ペーパーレスツールの一括整備ならイッツコム！

イッツコムはファイル共有・文書管理に最適な容量無制限のクラウドストレージ「Box」、名刺のデジタル管理と顧客情報活用に効く「ホットプロファイル」、Web会議システムとビジネスチャットを一本化できる「Zoom」を提供しています。これらのツールを一括整備することで、ペーパーレス化を効率的に推進可能です。

ファイル共有や文書管理なら容量無制限の「Box」

クラウドストレージはファイル共有や文書管理のための必須ツールです。しかしツールによって利用できる機能は異なる上、容量が増えるほどコスト増となる問題もあり、最適なツール選びの難しさがあります。

そこで導入したいのが、法人向けに開発されたクラウド型コンテンツマネジメントツール「Box」です。容量無制限のストレージであらゆるファイルを一元管理でき、スキャン機能による紙資料のPDF化で文書管理にも役立ちます。

7種類のアクセス権限設定や2要素認証などのセキュリティ機能にも対応し、社内外ユーザーとの安全なファイル共有・共同編集に対応できるのも魅力です。1,500以上のツールと連携できるため、勤怠管理システムや請求書作成ツールなどの作業ファイルもBox上で一元管理できます。

さらに「Box Sign」による無制限の電子サイン、「Box Relay」による契約ワークフロー自動化も利用でき、ペーパーレス化に必要なコンテンツ関連の機能を一本化できるシステムです。

名刺のデジタル管理と顧客情報活用なら「ホットプロファイル」

ビジネスパーソンはさまざまな人材と名刺交換をしますが、紙のまま管理された名刺情報は社内で共有されず、営業に生かされていない状況も珍しくありません。

そこで導入したいのが、クラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」です。名刺をスマホでスキャンするだけで、安全なクラウド上に顧客データベースを作成し、社内人脈を可視化できます。

顧客情報は自動取得した人事異動・企業ニュースや案件・商談履歴などを紐づけ、常に最新にアップデートされるのも魅力です。GPSや名刺と連携した営業報告や、営業アプローチリスト・タスク管理なども利用でき、営業関連の情報は全てホットプロファイル上で確認・共有・操作できます。

Web会議システムとビジネスチャットの一本化「Zoom」

ペーパーレス化の実現にはWeb会議システムやビジネスチャットも重要なツールですが、やり取りをするには同じツールを使うことが必要です。利用ユーザーの少ないツールだと、取引先とのコミュニケーションに利用できないケースもあります。

そこで導入したいのが、圧倒的シェアを誇るWeb会議システム「Zoom」です。無料版にはミーティングの40分/1回の制限があり、オンライン会議やオンライン商談に支障をきたす場合もありますが、有料版なら実質無制限（30時間/1回）で利用できます。

さらに「Zoom Chat」機能により、同じアプリでビジネスチャットを利用できるのもメリットです。Web会議システムとビジネスチャットを一本化することで、ミーティングとテキストチャットをスムーズに行き来でき、効率的なコミュニケーションに役立ちます。

まとめ

ペーパーレス化を進めると、業務効率化・コスト削減・情報漏えいリスクの低減など、多くのメリットを享受できます。しかし、ユーザーが使いやすいツールを導入しなければ、ペーパーレス化の効果は得られません。情報の一括管理やマルチデバイスに対応した、情報共有がしやすいツールを選択しましょう。

イッツコムの法人向けサービスでは、クラウドストレージの「Box」や業務効率化支援ツールの「ホットプロファイル」を提供しています。情報共有に強みがあるツールを組み合わせることで、業務効率化や営業力強化が可能です。ペーパーレス化をお考えなら、イッツコムの法人向けサービスにご相談ください。