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ペーパーレス化のツールはどう選ぶ?選ぶ際の注意点や導入の流れを紹介

ペーパーレス化の推進が求められる中、うまく進まず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。紙資料を電子データ化しただけでは、ペーパーレス化に成功したとはいえません。ペーパーレス化を進めるメリットやポイントを知り、適切なツールを導入することで、業務効率化やコスト削減などが期待できます。

そこでこの記事では、ツールの選び方や選ぶ際の注意点、導入の流れについて紹介します。情報の共有や一括管理に適したツールを導入し、ペーパーレス化を推進しましょう。

ペーパーレス化に必要なツールとは?

「ペーパーレス化」とは、電子データを活用することで、紙に依存しない業務システムを構築することです。キャビネットや倉庫の紙資料を、単に電子データに置き換えることではありません。紙資料の必要性を排除して、電子データの作成・保存・共有にシフトすることです。

ペーパーレス化を推進するツール選びにおいては、電子データの共有のしやすさを重視します。具体的に必要なツールは以下のとおりです。

・PC・タブレット・スマートフォンなどのデバイス
・マルチデバイスに対応したクラウドストレージ
・複数の情報を一括管理できる業務効率化支援ツール
・導入企業が多いWeb会議ツール

ペーパーレス化に必要なツールはどう選ぶ?

ペーパーレス化は、必要なツールを導入して、持続的にシステムを運用することで実現できます。ツール選びにおいては、各ツールを組み合わせて運用した際の、情報共有のしやすさを重視しましょう。ペーパーレス化に必要なツールの選び方を、ツールごとに解説します。

デバイス

一般的に、ビジネスシーンで利用するデバイスはPCですが、タブレットやスマートフォンの利用も増えています。タブレット・スマートフォン版のアプリでもPC版に近い機能を使えることが多いため、PCにこだわる必要はなくなってきているといえるでしょう。

ただし、データ容量や処理能力、画面の大きさ・見やすさなどに注意が必要です。タブレットやスマートフォンの携帯性を生かすために、操作のしやすさも重視しましょう。文書の作成・閲覧などに関しては、PCよりタブレットやスマートフォンのほうが使いやすいという人が増えています。

クラウドストレージ

電子データをクラウドストレージに保存すれば、必要に応じて誰でも簡単にアクセスできるため、保存・共有をシームレスに行えます。ビジネス利用であれば、まずはデータ容量が重要です。容量無制限のクラウドストレージであれば、大容量のファイルにも問題なく対応できます。

セキュリティ面のチェックも必要です。重要文書のデータも安心して保存・共有できる、高セキュアなクラウドストレージを選びましょう。タブレットやスマートフォンでもPCと同じように使える、マルチデバイス対応のサービスかどうかもポイントです。

業務効率化支援ツール

業務効率化支援ツールとは、顧客管理や営業支援、ルーチン業務の自動化などを行うツールの総称です。ツールによっては、名刺情報の電子化や顧客に対するメール配信の自動化などもできます。

業務効率化支援ツールを選ぶ際は、インターフェースがシンプルで、操作・管理がしやすいものがおすすめです。そうでなければ、逆に業務が煩雑化して効率が悪くなってしまいます。複数の情報を一括管理できるツールであれば、業務効率化につなげやすい上に、コストが圧縮できることもメリットです。

Web会議ツール

リモートワークに移行する企業が増えている中で、Web会議ツールの重要性が増しています。Web会議ツールを活用すれば、遠隔地の社員やクライアントと簡単に会議を行えるでしょう。マルチデバイス対応のWeb会議ツールであれば、タブレットやスマートフォンを使った会議参加も可能です。

社外との会議も想定するなら、利用者が多い「Zoom」などの導入をおすすめします。会議資料は電子データで作成・共有できるため、紙資料を用意する必要はありません。

ペーパーレス化を進めるメリット

使いやすいツールを導入してペーパーレス化を進めると、さまざまなメリットが生まれます。例えば、業務効率化やコスト削減、情報漏洩のリスク低減などです。電子データを活用することで、紙資料に依存するデメリットが解消できるでしょう。ここからは、ペーパーレス化を進める6つのメリットについて解説します。

業務効率が上がる

文書を電子データ化すれば、情報検索のスピードが上がります。紙資料を取り出してページをめくる必要はありません。

電子データ化された文書は、管理も容易です。クラウドストレージと組み合わせれば、アクセスする場所やデバイスを問わず、誰でも同じ資料を利用できます。情報の検索・管理が容易になり、業務効率が上がることは大きなメリットといえるでしょう。

コストが削減できる

紙資料を印刷すると、1回あたりのコストは小さくても、全社的に見ると年間で大きなコストがかかります。モノクロ印刷であれば低コストですが、図版を利用したカラー印刷であれば高コストです。紙資料は印刷だけでなく、管理にもコストがかかります。電子データで文書を作成・保存すれば、印刷費や管理費を大幅に削減できることもメリットです。

情報漏洩のリスクが下がる

紙資料は持ち出しや盗難に気付きにくいため、セキュリティ面に不安があります。企業の重要資料の中には永久保存を要するものもあるため、警備会社や倉庫会社との契約も含めて管理コストが大きくなることがデメリットです。電子データであればファイルやフォルダごとに閲覧・編集権限を設定できるため、比較的容易に情報漏洩のリスクを抑えられます。

劣化や紛失を防止できる

紙資料は情報漏洩のリスクが高いだけでなく、長期間の保存で劣化することもデメリットです。閲覧者・管理者の扱いが悪ければ、破れたりページごと紛失してしまったりします。電子データであれば、文書の汚れや劣化の心配はありません。紛失した場合も容易に検索でき、簡単な操作でバックアップも可能です。

スペースが有効利用できる

紙資料は、キャビネットや倉庫などに保管する必要があります。紙資料を作成するたびにオフィスのスペースを圧迫し、管理コストが増大するばかりか、検索が困難になっていくこともデメリットです。

電子データで文書を作成すれば、社内のストレージやクラウドストレージに保存するだけで済むため、スペースを圧迫しません。オフィスのスペースを有効活用できることも、ペーパーレス化のメリットといえます。

企業イメージがよくなる

紙資料を印刷するたびに、紙の原料である木材の消費量が増えます。会社にとって業務の遂行は重要ですが、環境保護の観点では紙資料は好ましくありません。環境保護への取り組みが、企業価値の向上につながる時代です。ペーパーレス化への取り組みを対外的にアピールすることで企業イメージがよくなり、事業活動にもプラスに働きます。

ペーパーレス化を進めるポイント

ペーパーレス化は、過去の資料から始めるか、今後作成する資料にフォーカスするかによって取り組み方が変わります。ツールを導入して適切に運用すると、今後は紙資料の蓄積が抑えられるでしょう。ただし、工数過多には注意が必要です。ここからは、ペーパーレス化を進めるポイントについて解説します。

段階的に進めていくことが大切

既存の紙資料をすべて電子データに置き換える作業は、多大な工数を要します。ペーパーレス化は段階的に進めていくことが大切です。資料の利用頻度や重要度から、ペーパーレス化の優先順位を決めましょう。部署ごとやプロジェクトごとに、ペーパーレス化の範囲を決める方法もあります。

1. ペーパーレス化するものを決める

どのような資料を電子データ化するかによって、ペーパーレス化の難易度は変わります。例えば、会議資料であれば各回のデータを電子化するだけなので、比較的容易です。見積書や請求書などは、送付先にもペーパーレス化を求めることになります。どこからペーパーレス化を始めて、最終的にどこまで進めるかを決めましょう。

2. ツールを選ぶ

ペーパーレス化する順序を決めたら、使用するツールを選定します。PCだけでなくタブレットやスマートフォンも活用するなら、マルチデバイス対応のツールが必要です。使用するデバイスに合わせて、クラウドストレージや営業効率化支援ツール、Web会議システムなどを選定しましょう。

3. ツールを導入する

新しいツールを導入すると、社員がツールに慣れるためのトレーニングが必要になります。業者のサポートを利用したり勉強会を開いたりして、ツールの使用方法に慣れましょう。また、ペーパーレス化の目的に合わせたルールの策定も必要です。トラブルの対応窓口などを決めて、運用・管理体制を整えましょう。

ペーパーレス化ならイッツコムにお任せ!

イッツコムの法人向けサービスは、クラウドストレージや業務効率化支援ツールなど、ペーパーレス化の推進に最適なサービスを提供しています。適切なツールを組み合わせて、ペーパーレス化の効果を最大化しましょう。ここではクラウドストレージの「box」と、業務効率化支援ツールの「ホットプロファイル」について解説します。

容量無制限・高セキュアなクラウドストレージ「box」

「box」は、容量無制限のクラウドストレージです。120種類以上のファイル形式に対応し、あらゆるファイルをダウンロードすることなく閲覧できます。

boxで管理する議事録は複数の人が同時に編集できるため、Web会議システムとの連携に最適です。マルチデバイスに対応し、タブレットやスマートフォンからでも簡単にアクセスできます。米国司法省や金融業界・医療業界でも採用している高セキュアなクラウドストレージで、重要文書の保存・共有も容易かつ安全です。

情報を一括管理!業務効率アップなら「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は、名刺管理・マーケティング・SFAを一括管理できる業務効率化支援ツールです。

名刺をスキャンして送るだけで顧客データベースを自動作成するため、社内の人脈を可視化できます。自社サイトへのアクセス状況も把握でき、確度の高い見込み顧客へOne To Oneメールを送ることも可能です。わかりやすいインターフェースのSFAと連動することで、フィールドセールスとのシームレスな情報連携を行い、営業力を強化できます。

まとめ

ペーパーレス化を進めると、業務効率化・コスト削減・情報漏洩リスクの低減など、多くのメリットを享受できます。しかし、ユーザーが使いやすいツールを導入しなければ、ペーパーレス化の効果は得られません。情報の一括管理やマルチデバイスに対応した、情報共有がしやすいツールを選択しましょう。

イッツコムの法人向けサービスでは、クラウドストレージの「box」や業務効率化支援ツールの「ホットプロファイル」を提供しています。情報共有に強みがあるツールを組み合わせることで、業務効率化や営業力強化が可能です。ペーパーレス化をお考えなら、イッツコムの法人向けサービスにご相談ください。