営業効率化の方法6選！ICTツールのスマートな活用方法をわかりやすく解説

営業部門のデジタル化やDXに取り組む企業が増える中、いまだにICTツールを取り入れていない企業は営業活動をどのように効率化させるべきかという課題を抱えていることが多いでしょう。経験や勘に頼った営業を続けていることに懸念を持ち、売上向上のために営業効率化の方法が知りたい方もいるのではないでしょうか。

営業効率化には各種ICTツールの活用が基盤となることや、ICTツールの実践的な活用方法を知ることで、営業効率化に向けた具体的な取り組みを検討できます。

現場が使いやすいツールの組み合わせにも目を向け、現代の働き方に合った営業効率化を実現しましょう。そこでこの記事では、営業効率化に活用されるICTツールとその重要性、効率化の流れと具体的な方法についてご紹介します。

営業効率化とは？

営業効率化とは、営業組織のムリ・ムダ・ムラを排除し、より効率的な営業活動ができるように改善することを指します。例えば事務作業に忙殺されて業務負荷が大き過ぎたり、経験や勘に頼った営業によりニーズが顕在化されていない見込み顧客にアプローチしたり、トップセールスと新人の成績差が大きかったりする状況は珍しくありません。

こういった状況がある中、営業パーソンの働き方や営業組織のあり方を改善することで、効率的に売上を最大化していく取り組みが営業効率化です。具体的な取り組みにはICTツールの活用が基盤となります。

【関連記事：『営業の種類にはどのようなものがある？手法を使い分け効率的に営業しよう！』】

営業効率化に活用されるICTツール

営業効率化には、主に名刺管理ソフト・MA・SFA・CRMの4種類のICTツールが活用されます。それぞれに機能性が異なるため、一種類だけでは営業効率化に十分な効果を発揮しません。一般的には2種類以上のツールを組み合わせて利用します。ここでは、営業効率化に活用される4種類のICTツールを見ていきましょう。

名刺管理ソフト

名刺管理ソフトとは、名刺に記載された情報をスマホのカメラや専用のスキャナでスキャンして、ローカル（デバイス内）またはクラウド（ベンダーのサーバ内）で管理するアプリの総称です。

個人向けの無料アプリを利用するケースもよくありますが、これは名刺情報を紙管理からデジタル管理に移行するためのものが多く、組織内での情報共有には向きません。

法人向けの名刺管理ソフトは組織内で情報共有することが前提で、営業効率化にはこちらを用います。人事異動や企業ニュースを自動取得できるなど、営業効率化に役立つ複数の機能を備えたアプリも多く存在します。

【関連記事：「名刺管理ソフトとは？メリットや機能、比較ポイントをわかりやすく解説」】

MA（マーケティングオートメーション）

MAとは、マーケティング活動を自動化または半自動化することで、業務効率化や生産性向上を図るためのツールの総称です。MAは以下3つのマーケティング領域を支援します。

・リードジェネレーション（見込み顧客の獲得）
・リードナーチャリング（見込み顧客の育成）
・リードクオリフィケーション（確度の高い見込み顧客の抽出）

営業の前段階に当たるマーケティング活動を、ターゲティングメールの一斉配信やニーズ変化の自動分析などの機能で支援します。基本的にはマーケティング担当者が利用しますが、営業組織内でマーケティングと営業を一本化する目的で利用するケースも多いでしょう。

【関連記事：「マーケティングオートメーション（MA）とは？機能・メリットと導入のコツ」】

SFA（セールス・フォース・オートメーション）

SFAとは、営業チームの情報共有と業務効率化を目的としたさまざまな機能を備え、組織的な営業活動を支援するツールの総称です。主に案件・商談の進捗状況管理やオンライン営業報告、顧客情報管理や営業アプローチリストの作成管理、目標管理などの機能があります。

全ての情報はシステム利用者全員で共有可能です。営業効率化の必須ツールとして多くの企業が採用しています。

【関連記事：「SFAとは？CRMとの違いや導入のポイント、MA・名刺管理との連携を解説」】

CRM（カスタマー・リレーションシップ・マネジメント）

CRMとは、オフライン・オンラインのさまざまなチャネルから収集した顧客の属性や接触履歴を一元管理し、顧客との長期的かつ良好な関係構築や取引関係の継続を目的としたツールの総称です。顧客の行動や変化をリアルタイムで把握し、きめ細かな対応につなげることで、CX（顧客体験）の向上やLTV（顧客生涯価値）の最大化を目指します。

顧客に対する営業活動の管理・支援などSFAと機能的に重複する部分も多いため、SFAと一体型のCRMも珍しくありません。

【関連記事：「CRMとは？顧客管理システムとSFA・MAを組み合わせて生産性向上へ」】

営業効率化にICTツールを活用する重要性

SFAやMAなどのICTツールを活用すると、営業部門が抱える以下の課題を解決できます。

・属人化やブラックボックス化の排除
・コア業務への集中と負担軽減
・ホットリードへのアプローチと売上向上

ここからは、営業効率化になぜICTツール活用が必要かを、よりクリアにイメージしましょう。

属人化やブラックボックス化の排除

経験や勘に基づく営業はいまだに多くの企業で続けられています。こういった企業では顧客情報や営業ノウハウの属人化、営業活動のブラックボックス化が常態化している状況も多く見受けられます。

属人化やブラックボックス化は営業効率を阻害しますが、アナログな手法でアプローチしても解消は難しく、自身のメソッドを貫きたい営業パーソンと「いたちごっこ」になる恐れもあります。そこで、SFAなどのICTツールの活用による組織的な営業活動支援が有効となるでしょう。

コア業務への集中と負担軽減

営業パーソンは商談・ヒアリング・提案などのコア業務だけでなく、報告書・見積書・契約書の作成などノンコア業務にも時間を割きます。事務作業に時間を取られるとコア業務に集中できず、また業務効率が低下するのはネックです。

これが長時間労働やストレスの原因となり、モチベーションやエンゲージメントの低下、最悪の場合には離職にもつながります。コア業務への集中と負担軽減のためにも、SFAなどのICTツールを導入し、ムダな業務を自動化・半自動化できる体制を整えることが重要です。

ホットリードへのアプローチと売上向上

経験や勘に頼る営業パーソンは、確度の低い見込み顧客にアプローチを続け、ムリ・ムダな営業になっているケースも珍しくありません。これも営業効率が上がらない原因のひとつです。

1日にアプローチできる顧客数を増やしたり、ニーズの顕在化を敏感に察知したりすることで、営業効率化と売上向上につながります。アップセル・クロスセルの機会を逃さないためにも、名刺管理ソフト・MA・SFA・CRMの活用を視野に入れましょう。

営業効率化を実現する流れ

営業効率化にはまず現状の把握が必須です。課題を洗い出した上で組織的な改善戦略を立案し、課題解決に効くICTツールを選定・導入します。組織的な運用を前提とし、現場の使いやすさも加味してICTツールを選びましょう。ここでは、営業効率化を実現する流れを解説します。

1.現状の把握

まずは現状を把握します。営業効率化を実現するには、ムリ・ムダ・ムラの洗い出しが必須です。コア業務とノンコア業務を明確に区別し、属人化やブラックボックス化の状況と、どの営業パーソンがどのような問題を抱えているかを明らかにします。

これらの要素が売上や営業成績差、モチベーション・エンゲージメントの変化や離職率、マネジメントやサポートの難しさにどのように影響しているかを把握しましょう。

2.組織的な改善戦略の立案

現状を把握したら組織的な改善戦略を立案します。上司対部下というスケールで各営業パーソンに個別にアプローチするのではなく、営業組織のあり方から抜本的に変革することが必要です。

この取り組みはICTツールの導入計画や経営方針にも影響します。現場に任せ切りにするのではなく、経営層が営業効率化の重要性を理解し、経営層と営業チームが一丸となって改善戦略を立案しましょう。

3.ICTツールの選定と導入

改善戦略を立案したら、課題解決に効くICTツールを選定・導入します。機能性や使いやすさはツールによってさまざまです。

名刺管理ソフト・MA・SFA・CRMは個別導入もできますが、営業パーソンが使いやすい一体型のツールもあります。組織構造や個々のITリテラシーも加味して、自社にとって最適なICTツールを選定・導入し、本番運用に向けてトレーニングと試用を実施しましょう。

営業効率化に効くICTツールの活用方法6選

営業効率化を目的としたICTツールの実践的な活用方法には以下のようなものがあります。

・社内人脈を営業チーム全体で活用
・人事異動や企業ニュースを自動収集
・案件・商談の進捗状況を組織的に管理
・オンライン営業報告と時間の有効活用
・インサイドセールスとの分業
・自動スコアリングと確度の高い営業
・インサイドセールスの一環とした「オンライン商談」の導入

これらは実際にクラウド型営業支援ツール「ホットプロファイル」で実現可能です。また、Web会議システム「Zoom」を利用したオンライン商談によって、営業パーソンの移動コスト削減が可能です。ここでは、営業効率化に効くICTツールの活用例を見ていきましょう。

社内人脈を営業チーム全体で活用

営業パーソンは展示会や訪問営業などさまざまな機会で名刺を交換します。名刺情報を個別管理すると属人化を招き、営業パーソンの相性が悪ければせっかくの人脈を活用できず、その事実に誰も気付けない状況も多いでしょう。

そこで法人向け名刺管理ソフトによる組織的な人脈管理、営業チーム全体での可視化・共有は重要です。名寄せ機能のある名刺管理ソフトなら、同一企業・人物の情報を統合でき、社内人脈を営業チーム全体で活用できます。

人事異動や企業ニュースを自動収集

顧客情報を最新に保つことも営業効率化の取り組みのひとつです。日々忙しい営業パーソンは顧客の人事異動情報に気付かず、古い情報を元に営業活動している場合もあります。

そこで名刺管理ソフトやSFAによる人事異動・企業ニュースの自動収集は重要です。顧客の変化を素早く察知することで、営業のミスを防止し、戦略的な営業活動を考えやすくなります。

案件・商談の進捗状況を組織的に管理

案件・商談の進捗状況を組織的に管理することも営業効率化に効果を発揮します。これはSFAの基本機能のひとつです。
営業チーム全体で情報共有することで、誰がどの案件にどのように取り組んでいるか一目瞭然となり、営業活動のブラックボックス化を排除できます。

営業マネージャーは営業パーソンの「つまずき」に気付きやすくなり、適材適所の人材配置やノウハウ共有・人材育成に役立つこともポイントです。

オンライン営業報告と時間の有効活用

営業パーソンは出先で活動を終えると、直帰せず、営業報告のために帰社することがよくあります。これは時間のムダで、長時間労働と営業効率の低下を招く原因のひとつです。

SFAを使えばオンライン営業報告ができます。これにより移動中の車内やカフェから営業報告ができ、1日にさばける商談数が増加する上、直帰も可能です。営業マネージャーはリアルタイムで適切な指示を出しやすくなり、営業効率化につながります。

インサイドセールスとの分業

新型コロナウイルス感染症の影響で対面営業が難しくなり、非対面営業への対応を余儀なくされた企業も多いでしょう。この状況下でインサイドセールスを導入する企業が増えています。インサイドセールスとは、メールやWeb会議システムなどによる非対面営業に特化した営業チームです。

営業部門にMAを導入すれば、インサイドセールスがメールマーケティングをし、確度の高い案件のトスアップを受けたフィールドセールスが対面商談をする仕組みを構築できます。このように従来は全て一人で行っていた営業プロセスを分業することで、各営業パーソンの得意分野を生かした営業効率化が可能です。

オンライン商談による移動コスト削減

インサイドセールスの一環でもあるオンライン商談は、ZoomなどのWeb会議システムを活用した営業手法です。従来行っていた対面営業とは異なり、顧客先への移動コストを必要としないため、1日に対応できる商談の数もアップします。

また、日程の調整もスムーズに行えるため、顧客の関心が高いうちにアプローチができるため、成約率のアップにもつながるでしょう。

自動スコアリングと確度の高い営業

確度の高い顧客にアプローチすることは重要ですが、経験や勘でニーズの顕在化を察知するのは困難です。MAには自動スコアリングの機能があります。Web行動履歴やターゲティングメールに対するリアクション、問い合わせや資料請求などの情報を総合的に分析し、アプローチすべき顧客の優先順位付けをする仕組みです。

これによりムリ・ムダな営業をなくし、購買意欲の高い顧客にタイミングを逃さずアプローチすることで、効率的に売上向上が目指せます。

（参考：『商談プロセスは新しいスタイルへ。今の商談に欠かせない必要ツールはこれだ！』）

営業効率化に効くICTツール整備ならイッツコム！

イッツコムは名刺管理・MA・SFA・CRM一体型の「ホットプロファイル」や、契約プロセスを大幅に効率化するクラウドストレージ「Box」を提供しています。これら2つのツールを組み合わせれば、シンプルな構成でトータルな営業効率化が可能です。

名刺管理・MA・SFA・CRM一体型の「ホットプロファイル」

営業効率化には名刺管理ソフトやSFAは必須で、営業活動を補完するMAやCRMも導入したいところです。しかし各ツールを個別に導入するとコストがかさみ、複数ツールの使い分けは営業パーソンの負担を増大させます。

そこで導入したいのが、名刺管理・MA・SFA・CRM一体型の「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンやCSVファイルの読み込みだけで安全なクラウド上に顧客データベースを自動作成し、営業履歴と紐づけて社内人脈を可視化・共有できます。

営業報告時には名刺情報を元に顧客情報が自動入力されるので、面倒な顧客の会社名や名前の記入は不要です。また報告の入力フォームは自由にカスタマイズ可能なので、自社にとって必要最小限の項目設計にすることで、営業スタッフがかんたんに入力することができ、営業報告の負担を軽減できます。

その他、人事異動や企業ニュースを自動収集し、顧客情報が最新に保たれるのも魅力です。属性情報やWeb行動履歴・セミナー参加などを分析し、「いまホットな顧客」を自動通知するため、タイミングを逃さない営業にも効果を発揮します。

オンライン商談を実現できる「Zoom」

オンライン商談をするためには、Web会議システムの導入が必須です。そこで導入したいのが、多機能・高性能かつ低コストの「Zoom」です。

無料アカウントにはミーティングの40分制限がありますが、有料アカウントなら実質無制限（30時間/1回）で利用できます。有料アカウントが必要なのはホストのみで、参加者は無料アカウントで商談に参加できるため、他社サービスより大幅に低コストであることも利点です。

商談では資料共有をすることも多くあります。また、商談中にデスクトップ画面、ホワイトボードなどを共有するシーンも必要となるでしょう。

Zoomは、デスクトップ画面やホワイトボード機能を共有できる他、ビジネスチャットとして利用できる「Zoom Chat」で簡単に資料を送付できる点もメリットです。

イッツコムなら日本語サポート付きの有料版Zoomをプロプラン1ライセンスから提供しています。管理者向けの各種マニュアルも充実しているほか、請求書払いにも対応しています。

契約プロセスを大幅に効率化する「Box」

営業パーソンは見積書や契約書を作成しますが、資料の送付・閲覧・承認を複数名でリレーする紙ベースの契約プロセスは非効率です。

この悩みは、容量無制限のクラウドストレージ「Box」が解決します。見積書・契約書やホワイトペーパーなど、あらゆる営業関連資料を安全に一元管理でき、アクセスする場所・時間・デバイスを選びません。外部ユーザーの安全な招待や共同編集にも対応し、取引先も交えたオンラインコラボレーションの場に最適です。

加えて「Box Sign」によるBox上での無制限の電子サインや、「Box Relay」による契約ワークフローの自動化も利用でき、契約プロセスを大幅に効率化できます。

まとめ

経験や勘に頼った営業から脱却し、営業効率化を実現するには、名刺管理ソフト・MA・SFA・CRMといったICTツールの活用が必須です。これらのツールを個別に導入すると現場は混乱しかねませんが、一体型ツールなら無理なく組織的に運用できます。

イッツコムが提供する名刺管理ソフト・MA・SFA・CRM一体型の「ホットプロファイル」と、契約プロセスを大幅に効率化する「Box」を組み合わせれば、スマートに営業効率化が可能です。営業効率化と売上向上をお求めなら、最適なツールの組み合わせで営業組織を抜本的に改革できるイッツコムにご相談ください。