オンラインストレージとは？自社に適したサービスの選び方を紹介

データの保存や共有に欠かせないオンラインストレージですが、サービスによって料金体系や機能、セキュリティ対策などが異なるため、自社のニーズに合ったものを選ぶことが重要です。ビジネスでの利用なら、企業規模に合わせたプランや管理者機能、コンプライアンス対応なども考慮する必要があるでしょう。

そこで本記事では、オンラインストレージの選び方と注意点について解説します。

オンラインストレージとは？メリット・デメリット

オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存できるサービスです。自宅のPCや会社のサーバではなく、クラウド上にファイルを預けることで、どこからでもアクセスできるのが大きな特徴です。

作業効率の向上やデータ共有の利便性からビジネスシーンでの利用にも最適ですが、利用にあたっては注意点もあります。以下に、オンラインストレージのメリット・デメリットを整理して解説します。

オンラインストレージのメリット

・アクセスの利便性
インターネットに接続できる環境があれば、どこからでもアクセス可能です。PC、スマホ、タブレットなど、複数のデバイスから利用できます。

・データの安全性
多くのオンラインストレージサービスはデータを暗号化して保存し、セキュリティ対策を講じています。また、バックアップ機能によりデータの損失を防ぎます。

・容量の柔軟性
無料から有料まで多様な容量プランが提供されており、グレードアップすることで容量を増やせることが多いです。

・共有機能
ファイルやフォルダを他のユーザーと簡単に共有できるため、共同作業やファイルの受け渡しがスムーズに行えます。

・同期機能
デバイス間でデータを同期できるため、異なるデバイスで同じファイルにアクセス可能です。変更内容もリアルタイムで反映されます。

オンラインストレージの主なデメリット

・オンライン環境が必須
メリットの裏返しですが、オンラインストレージサービスを利用するにはインターネット接続が必要です。インターネット環境がない場合や接続が不安定な場合、データにアクセスできなくなるため、業務に支障をきたすことがあります。

・セキュリティとプライバシーのリスク
多くのオンラインストレージサービスがセキュリティ対策を施しているものの、完全な安全性を保証するものではありません。利用するサービスのプライバシーポリシーやデータの取り扱い方針を確認し、安全性やプライバシー保護について理解しておくことが重要です。

・データの所有権と依存
オンラインストレージサービスが突然停止したり、提供者が事業を終了したりした場合、データにアクセスできなくなる可能性があります。また、特定のサービスに依存すると、将来的にサービスの変更や移行が難しくなる懸念もあります。

オンラインストレージの活用事例

いまやオンラインストレージは、リモートワークや外部協力者とのコラボレーションに欠かせないツールといえます。ここでは、ファイル共有や大容量データの送受信、マルチデバイス間の同期など、具体的な活用シーンを見ていきましょう。

リモートワークでのファイル共有

例えば、営業担当者が外出先で作成した見積書を、すぐにオフィスの経理担当者と共有できるのは大きなメリットでしょう。また、別々の場所で働くデザイナーとライターでも、同じフォルダ内で作業することで最新のデータを確認しながら進められます。

大容量データの保存と送受信

サービス・プランにもよりますが、大容量データの送受信にもオンラインストレージが活躍します。例えば、動画制作会社が高画質の映像素材を外部の編集スタッフに送る際、容量制限にとらわれずにスムーズに受け渡し可能です。

また、設計事務所が大容量のCADデータを施工会社と共有する場合も、オンラインストレージなら簡単に実現できます。アクセス権限を細かく設定可能なオンラインストレージなら、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。

デバイスの紛失や故障への備え

オンラインストレージは、データのバックアップにも非常に役立ちます。大切なデータをクラウドに保存しておくことで、スマホが紛失したりPCが故障したりした場合でも、他のデバイスからすぐにアクセスできます。

例えば、フォトグラファーが撮影した写真や動画をPCに保存し、自動的にクラウドにもアップロードする設定にしておけば、万が一のことが起こっても最悪のケースは免れるでしょう。

（参考：『事例から学ぶ！データ共有の課題とクラウドストレージの活用方法』)

オンラインストレージを選ぶ5つの視点

オンラインストレージを選ぶ基準はさまざまですが、ビジネスで使用するなら次の5つを重視してはいかがでしょうか。

1.料金体系と容量
2.セキュリティ対策
3.同期・共有機能
4.APIとサードパーティアプリとの連携
5.カスタマーサポート

以下で各ポイントについて解説します。

1.料金体系と容量

オンラインストレージは月額料金制を敷いていることが多いですが、年間一括払いで割引になるプランもあります。

容量は無制限のものから、数GBから数TBまで幅広く用意されています。利用目的に合わせてコストパフォーマンスの高いプランを選びましょう。例えば、通常業務で大容量ファイルを多く扱う場合は、容量無制限プランがおすすめです。ユーザー数や同時アクセス数によっても必要な容量は変わります。

一方、文書ファイルが中心なら少ない容量でも十分かもしれません。料金と容量のバランスを考えて選択することが大切です。

2.セキュリティ対策

セキュリティ対策は、暗号化通信や二要素認証、アクセス制御など、各サービスがどのようなセキュリティ対策を講じているか確認しましょう。誰がどのファイルにアクセスできるのか、きめ細かく設定できるサービスがおすすめです。

例えば、部署ごとにフォルダを分けて、アクセス権限を設定できると便利でしょう。機密情報を扱う部署なら、アクセス権限を厳しく制限することも必要です。セキュリティ面や管理機能が充実しているサービスを選びましょう。

3.同期・共有機能

同期・共有機能も、オンラインストレージ選びの重要なポイントの1つです。複数人でファイルを共有し、リアルタイムで編集できる機能は、チームワークの効率化に役立ちます。特にリモートワークが増えた昨今では、場所を選ばずコラボレーションできる環境整備が欠かせません。

4.APIとサードパーティアプリとの連携

日常的に使うアプリと連携しやすいと非常に便利です。APIを活用して自社開発のアプリともつなげられれば、業務効率が格段にアップするでしょう。例えば「Box」は、1,500以上のアプリと連携でき、業務ハブの役割を果たしてくれます。

5.カスタマーサポート

トラブル発生時に頼りになるサポート体制は、ビジネス利用では特に重要視したいポイントです。メールや電話での問い合わせ対応はもちろん、オンラインマニュアルやFAQの整備状況もチェックしておきましょう。海外発祥のサービスでは、日本語による問い合わせ・やりとりがスムーズできるかどうかも重要です。

オンラインストレージならイッツコムのBoxがおすすめ！

数あるオンラインストレージの中でも、Boxは無制限の容量とセキュリティ対策、豊富なアプリ連携で、ビジネスシーンに最適なストレージとして選ばれています。イッツコムはBoxの国内代理店であり、無償のユーザーサポート（電話・メール）はもちろん、有償の運用設計やデータ移行などワンストップサポートが可能です。

容量無制限でファイルサーバを代替できる

Boxは全てのビジネスプランで無制限のストレージ容量を提供しています。容量不足や追加料金の心配をする必要はありません。現状で必要な容量が不明確な場合や、十分な容量を確保したいニーズに最適です。

もちろんBoxはマルチデバイス対応で、どこからでもアクセス可能です。高機能でありながら、インターフェースはシンプルで直感的に操作できるよう工夫されています。

（参考：『Boxの料金は？機能・プランの選び方まで一挙解説』)

強力なセキュリティ対策になる

Boxはビジネス向けに設計された高いセキュリティ基準が特徴です。ISO27001やFedRAMPなどの国際的なセキュリティ規格に準拠しており、企業が安心して利用できる環境を提供しています。特に、機密情報や個人情報を扱う必要がある企業にとって理想的な選択肢になるでしょう。

その信頼性と実績は多くの大手企業からも評価されており、フォーチュン500企業（全米の総収入上位500社）の約70%がBoxを採用しています。2021年9月には日本政府の調達品目として認定され、米国政府や医療機関、金融機関など、厳しいセキュリティ要件を持つ組織にも広く導入されています。

多数の業務アプリと連携してコンテンツ管理ができる

Boxは1,500以上の業務アプリと連携できるため、外部アプリで使用するファイルをセキュアに一元管理することが可能です。アプリごとにファイルやデータを分散させる無駄を省き、業務の効率化に役立ちます。

さらに、APIを介してBoxと業務アプリをシームレスに統合することで、コンテンツ管理機能を柔軟に拡張できます。独自の業務アプリケーション内でBoxの操作を自動化し、より効率的な業務プロセスを実現することが可能です。

まとめ

オンラインストレージは、インターネット上にデータを保存し、どこからでもアクセスできる便利なサービスです。料金体系、容量、セキュリティ対策など、サービスによって特徴が異なるため、自社の利用シーンに適したサービスを選びましょう。

イッツコムが取り扱うBoxは、国内外を問わず最高クラスのセキュリティを求める組織から信頼されているオンラインストレージサービスです。世界で約10万社以上の導入実績があり、信頼性の高いソリューションといえます。

Boxの公式サイトからも契約できますが、日本語のヘルプサービスや導入サポートをお求めなら、ぜひイッツコムにご相談ください。スムーズに利用を開始できるよう、ワンストップでサポートいたします。