Teamsウェビナーの機能とやり方を徹底理解！Zoomとの違いも解説

大規模ミーティングやウェビナーの開催を検討するとき、よく候補に挙がるのはTeamsやZoomでしょう。Teamsにウェビナー機能があると知り、Teamsウェビナーの使い方を知りたい方もいるのではないでしょうか。

Teamsウェビナーを採用するメリットや使い方、Zoomウェビナーとの特徴の違いを知ることで、どちらのツールを選ぶべきかが判断できます。そこでこの記事では、Teamsウェビナーの特徴や使い方、Zoomウェビナーとの違いについて紹介します。

Teamsウェビナーとは？

TeamsはMicrosoft社製ツールとの連携に強みがあるコラボレーションプラットフォームです。Web会議関連の機能は「Teams会議」の他に、「Teamsウェビナー」や「Teamsライブイベント」を利用できます。まずはTeamsウェビナーとは何か、Teams会議やTeamsライブイベントとの違いを見ていきましょう。

Teams会議の機能を拡張したTeamsウェビナー

Teamsウェビナーとは、Teams会議の機能を拡張し、最大1,000人が参加するウェビナー（オンラインセミナー）を開催できる機能です。「Microsoft 365 Business Standard」を契約したユーザーは、「会議」に加えて「ウェビナー」をスケジュール・開催できるようになります。

Teamsウェビナーはディスカッションを前提としたTeams会議とは異なり、「発表者」と「参加者」による対話・ダイアログ形式のコミュニケーションに便利な会議形式です。Teams会議の機能をベースに、事前登録フォームをはじめとした、ウェビナーに便利ないくつかの機能が追加されています。

Teams会議と比較したTeamsウェビナーのメリット

Teamsウェビナーには、ウェビナー運営を効率化できる以下のような特徴があります。

・出席登録フォームを簡単に作成でき、Formsアンケートなどで参加者を募集する必要がない
・参加者が登録すると自動で招待メールを送信するため、手動で参加者を集計して招待する必要がない
・会議終了後でなければ参加者リストのCSVファイルをダウンロードできないが、ウェビナー前に参加者リストを確認及びCSVファイルをダウンロードできる
・PowerPoint Liveが利用でき、PowerPointとTeamsの画面を行き来せず、スムーズにプレゼンテーションができる
・Q&A機能により、多人数の参加者とコミュニケーションを取りやすい

TeamsウェビナーとTeamsライブイベントの違い

Teamsウェビナーと混同しやすい機能に「Teamsライブイベント」があります。Teamsライブイベントとは、最大1万人の視聴者に向けてストリーミング配信ができる機能です。イベント中継や事前作成したビデオコンテンツの配信に向いているでしょう。Teamsライブイベントには以下のような特徴があります。

・開催時間は最大4時間
・配信者と視聴者の間で10秒前後のタイムラグが発生する
・視聴者は「おっかけ再生」機能で見逃した部分を見返せる
・Q&A機能で視聴者が配信者に質問できるが、リアクション機能や投票機能は使用できない
・事前登録ページの作成機能がなく、別途作成する必要がある

Teamsウェビナーの事前登録設定や招待・開催のやり方

Teamsウェビナーをスケジュールする際、Teams会議と大きく違うのは、「事前登録フォームを設定できること」です。またウェビナーが大規模になるほど、「ロビーの回避」の設定が重要になります。ここでは、Teamsウェビナーのスケジュールから開始・終了までの、基本的な使い方を見ていきましょう。

ウェビナーのスケジュール方法

まずTeamsウェビナーをスケジュールします。操作手順は以下の通りです。

1.Teamsアプリの[カレンダー]アイコンをクリックしてカレンダーを表示
2.カレンダー右上の[新しい会議]ボタンから[ウェビナー]を選択
3. [新しいウェビナー]の[詳細]画面で、タイトル・予定日時・内容の説明を入力
4.参加者の事前登録を必須にする場合は[登録を必須にする]にチェックし、登録対象者を[組織内のユーザー] [すべてのユーザー]いずれかから選択
5.必要であればウェビナー開催者以外の「発表者」を追加
4. [送信]をクリックし、カレンダーにウェビナーの予定を登録完了

なお、ここで設定するウェビナーの開始・終了時刻は、開催する側の予定です。開催当日のリハーサルや終了後のクロージングも含めた時刻を設定しましょう。

事前登録フォームの設定方法

事前登録フォームを利用できるのは、Teams会議とTeamsウェビナーの大きな違いの1つです。ウェビナーを事前登録必須にする場合、登録フォームの記入事項は、デフォルトで姓名・メールアドレスのみとなっています。登録フォームは以下の手順でカスタマイズ可能です。

1.Teams カレンダーに登録したウェビナーの予定をクリックし、[編集]から詳細画面を開く
2.事前登録フォームの[編集]を開く
3.詳細画面の[登録フォームのカスタマイズ]をクリック
4.[編集]ボタンをクリックして、参加者側に表示するフォームの内容をカスタマイズ
5.[保存]→[送信]の順にクリックしてフォームを保存

開催日時は主催者側の予定になっているため、参加者に案内する開始・終了時刻に変更しましょう。参加者に求める入力項目は、住所・組織・役職などの他、カスタム質問も設定できます。

「ロビーの回避」などオプションの設定方法

参加者のカメラ・マイクのオン/オフやチャット・Q&Aの使用など、オプション設定も事前に調整しておきましょう。

1.Teamsカレンダーの予定から[編集]をクリック
2.ウェビナー詳細画面の[会議オプション]を開き、[オプションを変更]をクリック
3.[会議のオプション]画面で詳細を設定し、[保存]をクリック
4.[保存]ボタンが[完了しました!]に変わったら、右上の閉じるボタンをクリック

オプション設定で特に注意したいのは「ロビー（待合室）の回避」です。ロビーの回避を設定しない場合、主催者は全ての参加者の入室をひとりずつ許可する必要があります。大規模なウェビナーでロビーの回避を設定しないと負担が大きくなるため、忘れずに設定しておきましょう。

参加者を招待する方法

Teamsウェビナーの事前設定が完了したら、参加者を招待します。参加案内用のURLの取得は、ウェビナーの詳細画面を開き、[登録リンクのコピー]をクリックするだけです。取得したURLをSNSやメールなどで参加予定者に共有しましょう。

なおウェビナー詳細画面の[出席]タブから、出席者の状況を事前確認できます。各登録者の登録フォームの回答内容を確認できる他、[ダウンロード]から全ての情報をCSV形式で取得することも可能です。

開催前のリハーサルの方法

Teamsウェビナー開催前には、リハーサルを行いましょう。リハーサルの時間も含めたウェビナーをスケジュールしておけば、別途リハーサル用のウェビナーを開催するよりスムーズです。リハーサルは以下の手順で実施します。

1.開催者と発表者が登録フォームに必要事項を入力し、送信
2.届いた自動返信メールを開き、[今すぐ会議に参加する]をクリック
3.カメラ・マイクの動作チェックや画面共有のリハーサルを行う

ウェビナー中の基本的な操作方法はTeams会議と同様です。

ウェビナーを開始・終了する方法

リハーサルに問題がなければ、予定した時刻通りにTeamsウェビナーを開始します。オプション設定を開き、[ロビーを迂回するユーザー]を[全員]にしておくと、ひとりずつ入室許可をする必要がなくスムーズです。

[…（その他メニュー）]をクリックすると、[レコーディングを開始]からウェビナーを録画できます。プログラム通りにウェビナー進行が完了したら、[…]から[会議を終了]→[終了]の順にクリックし、ウェビナーを終了しましょう。

Teamsウェビナーに招待ユーザーが参加する方法

Teams会議に慣れた参加者は、Teamsウェビナーの参加方法に戸惑うかもしれません。招待されたユーザーは事前登録フォームに記入してから参加するため、手順を確認しておきましょう。ここでは、PCやスマホからTeamsウェビナーに参加する方法を解説します。

PCからTeamsウェビナーに参加するやり方

PCにTeamsアプリをインストールしている場合、ウェビナーの参加方法は以下の通りです。

1.開催者から共有されたURLにアクセス
2.遷移先の登録フォームで必要事項に記入し、[今すぐ登録する]をクリック
3.登録完了の案内メールが届く
4.開催時刻になったら、メールの中の[イベントの参加]をクリックして参加

Teamsアプリをインストールしていない場合、[他の参加オプション]から、Webブラウザ版のTeamsでウェビナー参加できます。

スマホからTeamsウェビナーに参加するやり方

Teamsウェビナーは、モバイル版のTeamsアプリをインストールしていれば、スマホからも参加できます。登録完了の案内メールが届くまでのプロセスはPCの場合と同じです。

1.開催者から共有されたURLにアクセス
2.遷移先の登録フォームで必要事項に記入し、[今すぐ登録する]をタップ
3.登録完了の案内メールが届く
4.開催時刻になったら、メールの中の[イベントの参加]をタップ
5.Teamsアプリを未導入の場合、[Teamsを入手する]からインストール
6.[ゲストとして参加]をタップ
7.自身の名前を入力し、[会議に参加]をタップ

TeamsウェビナーとZoomウェビナーの違い

TeamsウェビナーはZoomウェビナーとよく比較されます。参加者・視聴者が多い場合、Teamsはウェビナー・ライブイベントという2つの選択肢がありますが、Zoomの場合はウェビナーの一択です。ZoomウェビナーはTeamsウェビナー・Teamsライブイベントどちらのニーズにも対応でき、ウェビナー運営を効率化できます。

Zoomウェビナーの参加可能人数は通常1万人

Zoomウェビナーとは、通常で最大1万人参加のウェビナーを開催できる、Zoomの追加機能（アドオン）です。プロプラン以上かつウェビナーアドオンを割り当てられたライセンスユーザーが開催できます。

無料のZoomアプリで利用できるシンプルな操作性と、事前登録フォームなどの運用形式を詳細に事前設定できる機能性が魅力です。多彩なコミュニケーション機能や収益化オプションにも対応し、さまざまなウェビナーのニーズに柔軟に対応できます。

TeamsとZoomの大規模ウェビナーへの対応力を比較

Teamsは以下のような特徴があり、ウェビナーとライブイベントの使い分けに悩むことがあります。

・参加人数はTeamsウェビナーが1,000人まで、Teamsライブイベントは1万人まで
・事前登録フォームを作成できるのはTeamsウェビナーのみ
・Teamsライブイベントは投票・挙手機能などを利用できず、10秒前後のタイムラグが発生する

このような特徴から、Teamsは1,000人超のウェビナーに対応しにくい場合があるでしょう。

Zoomウェビナーは事前登録フォームのカスタマイズの他、投票・Q&A・挙手・チャットなど豊富なコミュニケーション機能にも対応し、最大1万人までのインタラクティブなウェビナーを運営できます。またYouTubeなどでライブ配信する場合を除き、タイムラグはほとんど発生しません。

Zoomはウェビナー後のアンケートまで1つのツールで完結

TeamsやZoomはウェビナー開催後にアンケートを実施できます。ただしTeamsウェビナーの場合、別途Formsでアンケートを作成・収集することが必要です。もちろん同じMicrosoft社製ツールのため連携は容易ですが、ツールの使い分けがやや面倒な場合もあるでしょう。

Zoomウェビナーは投票やQ&Aに加えアンケート機能も搭載しており、参加者とのコミュニケーションを1つのツールで完結できます。

【関連記事：Zoomウェビナー参加者はカメラを使用不可？最適なコミュニケーション方法とは】

ウェビナー活用を成功させるならイッツコム！

イッツコムは大規模かつインタラクティブなウェビナーに最適な「Zoom」、ウェビナー運用を効率化する支援ツール「ホットプロファイル」を提供しています。Zoomウェビナーとホットプロファイルを連携すれば、ウェビナー運営の大幅な効率化が可能です。

大規模かつインタラクティブなウェビナーに最適「Zoom」

TeamsウェビナーはMicrosoft製品との連携に強みがありますが、大規模（特に1,000人超）かつインタラクティブなウェビナーならZoomウェビナーが向いています。事前設定の仕組みも合理的で、「ロビーの回避」を設定し損ねて開催に戸惑うこともありません。なおZoomはTeamsとの連携もできます。

Zoomウェビナーを開催するには、主催者がプロプラン以上のライセンスユーザーであることと、ウェビナーアドオンの割り当てを受けていることが必要です。プロプラン以上のライセンスユーザーは、ミーティング・ウェビナーの詳細管理、クラウドレコーディング機能なども利用できます。

イッツコムは日本語サポート込みのプロプランを1ライセンスから提供しており、一般的な代理店よりコストを抑えた運用が可能です。管理者向けの各種マニュアルを豊富に取りそろえ、請求書払いにも対応し、効率的なZoomウェビナー運用をサポートいたします。

ウェビナー運用を効率化する支援ツール「ホットプロファイル」

Zoomウェビナーを顧客育成やカスタマーサクセスなどに利用する場合、集客メール・フォローメールの一斉配信などの仕組み作りも求められます。

このニーズに打ってつけなツールが、Zoomウェビナーとシームレスに連携できるクラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」です。ホットプロファイルと連携すれば、以下のような機能を利用できます。

・名刺のデータ化や顧客リストのインポート
・ランディングページ・申込フォーム作成
・顧客属性でセグメントを分けたターゲティングメール一斉配信
・申込リスト管理とリマインドメールの配信
・出欠・アンケート管理
・出席/欠席に応じたフォローメール配信
・営業フォローリストの簡単作成
・Webトラッキングを組み合わせたスコアリング

これらの機能により、準備・集客から出欠管理やフォローまで、Zoomウェビナー運用の効率化を一貫サポートできます。

まとめ

Teams会議と比べたTeamsウェビナーの魅力の1つは、事前登録フォームを利用できることです。多人数向けのウェビナー開催に向いた機能ですが、Teamsライブイベントとの使い分けに悩む場合があります。この点ZoomウェビナーはTeamsウェビナー・Teamsライブイベント両方のニーズに対応でき、事前設定などの仕組みも合理的です。

イッツコムは有料版「Zoom」と「ホットプロファイル」を提供しており、ツール連携によるウェビナー運営の効率化をサポートできます。使いやすいウェビナーツールをお求めなら、メール一斉配信などもトータルサポートできるイッツコムにご相談ください。