Zoom面接を成功させる準備やマナーを企業・応募者の視点で解説！

今やZoomを採用活動に活用する企業は珍しくありません。企業・応募者どちらも、準備や基本操作はもちろん、Zoom面接を実施するに当たってのコツを知っておいたほうがよいでしょう。対面での面接とは異なるリスクもあるため、注意が必要です。

そこでこの記事では、企業・応募者両方の視点で、Zoom面接の事前準備・マナー・リスクヘッジについて紹介します。環境設備の必要性にも目を向け、面接成功までの道筋を具体的にイメージしましょう。

Zoom面接への対応と事前準備の必要性とは？

Zoom面接は対面面接にはないメリットがある一方で、Zoom面接ならではの注意点もあります。本番で失敗しないために、必須といえる事前準備の重要性を見ていきましょう。

Zoom面接のメリットと対応の必要性

Zoomは教育機関やビジネスシーンで採用例の多いWeb会議システムです。新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、採用活動での活用も急速に拡大しました。

Zoomは招待のしやすさや直感的な操作ができること、PCでもスマホでも利用できることなどが強みです。就活対策をする応募者はもちろん、人材獲得競争に勝とうとする企業・採用担当者にとっても、Zoom面接のいろはを知ることは必須といってよいでしょう。

Zoom面接の注意点と事前準備の必要性

Zoom面接が一般化する一方、応募者・面接官共に「Zoom面接（Web面接）にうまく対応できていない」ケースは珍しくありません。Web面接を体験した応募者・面接官は、以下のようなデメリットを感じるケースがよくあります。

・通信トラブルで音声・映像が途切れる
・相手の声が聞き取りにくい
・表情・反応が分かりにくい
・社風や企業の雰囲気が伝わりにくい
・会話の意図が伝わりにくい

面接は「企業が応募者を選ぶ場」であると同時に「応募者が企業を選ぶ場」でもあります。通信トラブルやコミュニケーションのすれ違いをできる限り排除し、適切にマッチングするための事前準備が重要です。

【関連記事：Zoom有料版「プロプラン」を利用すべき理由とは？無料版との比較を解説】

Zoom面接の成功に向けた事前準備

応募者は自宅からZoom面接に参加することが一般的です。また面接官がテレワーク中の場合、オフィスから参加するとは限りません。ここでは、Zoom面接に必要な事前準備と、リハーサル時のチェックポイントを紹介します。

Zoomアプリのインストール

まずは無料のZoomアプリをダウンロード・インストールします。PCならWebブラウザ版も利用できますが、就職・採用活動で多用するZoomは、最新版のアプリをインストールするのが基本です。

PCの場合、Zoomダウンロードページからデスクトップ版Zoomクライアントをインストールしましょう。

iPhoneはApp Storeから、AndroidスマホはGoogle Play Storeから、「Zoom Cloud Meetings」をインストールします。

Zoomアカウントの取得や有料ライセンス契約

Zoomの無料アカウントは、1対1ミーティングでも「40分制限」があります。40分を超えると強制的にZoom面接が中断されてしまうため、主催者（ホスト）は有料アカウントの取得が必須です。招待される応募者は、無料のZoomアプリと無料アカウントさえ取得しておけば問題ありません。

プロプラン以上の有料ライセンスユーザーは、実質無制限（30時間/1回）のZoom面接を主催できます。「ライセンス数＝同時に開設できるミーティングルームの数」と考え、必要数のライセンスを取得しましょう。

なおZoom公式だとユーザーサポートは基本的に英語となり、代理店によって最低契約ライセンス数は異なります。サポートやコストも勘案し、適切な契約窓口を選ぶこともポイントです。

インターネット環境の整備

Zoomは狭帯域でも利用できるため、通信トラブルを起こしにくい特徴があります。とはいえインターネット回線に不備があると、画面のフリーズや音声・映像の途切れを起こすケースは珍しくありません。安定してZoom面接ができるインターネット回線は必須です。

安定性が高いのはLANケーブルによる有線接続ですが、デバイスの種類や設置場所の自由度という意味ではWi-Fi接続が向いています。光回線などの固定回線と、5G/4G LTEなどのモバイル回線の両方を利用できるようにしておくと安心です。

どちらか一方がZoom面接中に利用できなくなっても接続先を切り替えられるように、固定回線を整備するとともに、モバイル回線のテザリングやモバイルWi-Fiルーターの利用も検討しましょう。

Zoom推奨スペックを満たすPCやスマホの準備

ZoomはPCでもスマホで利用できます。Zoomの推奨スペック以上のデバイスを用意しましょう。

なお、採用面接ではPCを使うほうがおすすめです。スマホは画面が小さく、相手の表情や反応が見えにくいため、コミュニケーションに支障をきたしやすい懸念があります。

やむなくスマホを利用する場合は、相手を見下ろす映像にならないよう、スマホスタンドで高さ調整をすることがポイントです。また、縦置きだと左右の映像がカットされるため横向きにセットしましょう。

Zoom面接に向いたイヤホンやヘッドセットの準備

Zoom面接に利用するデバイスにかかわらず、イヤホンやヘッドセットを用意することもポイントです。PC・スマホ内蔵のマイクは自身の声だけでなく周囲の音を拾いやすく、内蔵スピーカーは相手の声が聞こえにくい場合もあります。ノイズやハウリングを避けるためにも、イヤホンやヘッドセットを使うことは大切です。

無線接続のものは接続・充電トラブルを起こしやすいため、有線接続のものをおすすめします。加えて、なるべくサイズが小さく目立たないものを使用しましょう。特に派手なデザインのものは、不真面目な印象を与えてしまう恐れがあります。

Zoom面接に向いた場所の確保・調整

Zoom面接に向いた、「静かで清潔感のある明るい空間」を確保することも大切です。面接中に無関係なうるさい音が入り続けると、「配慮が足りない」という印象を与える恐れがあります。事前に家族や同僚の理解を得ておきましょう。

映像の見え方については、「カメラに映る領域」を調整することが重要です。白に近い色味の壁を背景にし、生活感のある小物など余計なものを映さないようにしましょう。また、スタンドライトなどで照明を調整すると背景や顔が明るく映り、印象が変わります。

リハーサルで音声・映像・接続状況をチェック

Zoom面接の前日までには、音声・映像や接続状況のチェックをしましょう。ひとりでリハーサルをすると相手からの聞こえ方・見え方を判断しにくいため、友人や同僚に協力してもらうのがおすすめです。PCの場合、以下の手順で音声をチェックしましょう。

1.Zoomにサインインする
2.右上の歯車のアイコン（設定メニュー）を選択
3.左に表示されるメニューの[オーディオ]を選択
4.[スピーカーのテスト]と[マイクのテスト]を行う

音声の簡易的なチェックが済んだら、実際にリハーサルをして音声・映像に不自然なところがないかを確かめましょう。

Zoom面接の参加方法を事前にチェック

Zoom面接を実施する際、面接官から応募者に招待メールを送信します。入室すると主催者に通知がいくこともあるため、事前に別のミーティングをスケジュールして入室方法もリハーサルしておきましょう。入室方法は以下の2通りです。

・招待メール内の[Zoomミーティングに参加する]以下のURLにアクセス
・招待メール内の[ミーティングID]と[パスコード]をZoomアプリで直接入力

Zoom面接リハーサルのチェックリスト

Zoom面接のリハーサル時にチェックしたいポイントはたくさんあります。ここでは代表的なものをまとめました。

・スムーズに入室できるか
・入室時に音声・映像がミュートになっていないか
・マイクやスピーカーの音量は適切か
・ノイズやハウリングがないか
・背景・顔が明るく、表情ははっきり見えるか
・胸元から頭頂部まで映っているか
・目線や顔・体の向きは適切か
・背景に余計なものは映っていないか
・通信状況は安定しているか
・アカウントの名前やプロフィール画像はビジネス仕様か
・Zoomミーティング中の基本的な操作方法をマスターしているか

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Zoom面接のマナーとリスクヘッジ

Zoom面接はお互いの自宅から行うケースもあり、対面面接よりもマナーに気を遣う必要があります。またZoom面接ならではのリスクもあるため、注意点を理解した上で対策を講じることも大切です。ここでは、Zoom面接のマナーとリスクヘッジを見ていきましょう。

場所の確保が難しければ早めの対応を

Zoom面接は「音声・映像から伝わる印象」が際立つため、背景や通信環境の不備は「相手の怠慢」と受け止められる恐れがあります。しかし、Zoom面接に向いた場所を確保できない場合もあるでしょう。

面接当日に場所の確保が難しいなら、コワーキングスペースの個室やレンタル会議室など、インターネット環境も整った静かな空間を確保することをおすすめします。念のため、Zoom面接と同じ曜日・時間帯に、現地で動作確認をしておきましょう。

企業の雰囲気に適した身だしなみを整える

応募者も面接官も「だらしない」印象を避けるために、ビジネスパーソンとしてふさわしい身だしなみを整えることもマナーです。モニター越しでも顔周りを注視されるため、髪型やメイクにも気を配ることが大切です。

服装の基本は上下スーツと考えましょう。上半身だけスーツに着替える方もいるようですが、おすすめしません。

なお、私服勤務を認めている場合、応募者への配慮として面接時にも私服可とするケースもあります。ただし、「服装から雰囲気が伝わる」という視点を忘れてはいけません。清潔感のあるオフィスカジュアルを基準にコーディネートするとよいでしょう。

デバイスの充電切れや設定不備をなくす

PCやスマホの充電切れや設定不備がないようにすることも、Zoom面接には必須のマナーです。ここに不備があると、「単なる準備不足」「ITリテラシーに問題あり」といった印象を与えかねません。特に注意したいことは以下の点です。

・フル充電にするか、電源ケーブルを接続し、充電切れを起こさないようにする
・アプリの通知をオフにし、無関係な音が入り込まないようにする
・無関係なアプリやウインドウを閉じ、Zoomの動作不良を避ける
・OSやアプリは事前に最新版にアップデートし、Zoom面接中にダウンロード/インストールが始まらないようにする

予想できるトラブルに対策を講じる

Zoom面接のトラブルに対応するためのリスクヘッジも重要です。予想できるトラブルに対策を講じていない場合、対応が遅れ、相手に不信感を与えかねません。例えば以下のようなリスクと対策が考えられます。

・「声が聞こえない」トラブルが起こることを想定し、チャットの使い方を確認しておく
・Zoom面接が突然終了された場合に備え、緊急連絡先を控え、対応を想定しておく
・PCやスマホが面接当日に故障するなどのリスクを想定し、予備端末を用意し、いつでも切り替えられるようスタンバイしておく
・インターネット回線がダウンすることを想定し、2種類の回線を準備し、切り替えに慣れておく

コミュニケーションのマナーに配慮する

Zoom面接を成功させるには、コミュニケーション課題への対応力も重要です。応募者・面接官は、Zoom面接ならではの注意点を理解し、以下のようなマナーを守りましょう。

・入室は早くて10分前、遅くて5分前（無駄な通知や遅刻の印象を避ける）
・立ち上がらずにお辞儀をしてあいさつ
・アイスブレイクや逆質問の時間を設ける
・カメラ目線で話す（目を見て話している印象の演出）
・普段より大きな声でハキハキと話す
・説明・受け答えは「以上です」などと添え、話の区切りを明瞭にする
・積極的に相づちを打ち、「理解していること」を伝える
・メモは極力取らない
・カンペはなるべく使わない
・「私の声は明瞭に聞こえていますでしょうか」などの気遣い
・丁寧に締めのあいさつをし、面接官が先に退室する
・応募者はお礼のメール、面接官はフォローメールを送信

Zoom面接を成功に導く環境整備はイッツコム！

イッツコムは小規模運用に対応できる「Zoom」の有料ライセンス、通信トラブルを起こさない光回線「イッツコム光接続サービス」、オフィス・在宅勤務者の予備回線を完備できる「法人データSIM」を提供しています。Zoom面接の注意点を踏まえ、必要数の有料ライセンスを取得し、通信トラブルのリスクに対策を講じましょう。

プロプラン1ライセンスの小規模運用にも対応「Zoom」

Zoom面接を実施するに当たり、企業が必要数の有料アカウントを契約するのは基本です。無料アカウントは全てのミーティングに40分制限があり、採用活動に支障をきたす場合があります。例えば「無料アカウントのため40分で強制切断されました」となると、応募者は企業に対して不信感を覚えるでしょう。

イッツコムは日本語サポート込みのZoom有料アカウントを、プロプラン1ライセンスから提供しています。「同時に開催する面接は1つだけ」という小規模運用にも最適です。
また有料アカウントなら、面接の振り返りに便利なクラウドレコーディングも利用できます。メモを取ることに集中してコミュニケーションがおろそかになることも避けられるでしょう。

イッツコムは管理者向けの各種マニュアルも充実しており、また請求書払いにも対応するため、負担を抑えたZoom運用ができます。

通信トラブルを起こさない光回線への乗り換えなら「イッツコム光接続サービス」

オフィス内でZoom面接を実施する場合、インターネット回線の強化も重要です。Zoomは狭帯域で利用できますが、他の業務で通信帯域が圧迫されると、Zoom面接時に音声・映像の途切れなどが起こる恐れもあります。

イッツコムが提供する法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」は、オフィスのインターネット環境の改善に最適です。下り最大2Gbps・上り最大1Gbpsの高速回線である上、新しいインターネット接続方式「IPv6 IPoE」に標準対応しています。トラフィック渋滞を起こしやすい時間帯の安定性に優れ、Zoom面接の通信トラブル回避にも最適です。

シンプルなサービス構成により、使用中のWebサイトやメールアドレスはそのままで、回線のみの乗り換えにも対応できます。

オフィス・在宅勤務者の予備回線を整備するなら「法人データSIM」

通信環境のリスクヘッジとして、2種類のインターネット回線を用意しておくことも大切です。またテレワーク導入企業の場合、面接官は自宅からZoom面接に参加する場合もあります。しかし、自宅のインターネット回線まで整備するのは難しい場合もあるでしょう。

これらの課題を一挙に解決できるのが、イッツコムが提供する「法人データSIM」です。NTTドコモ回線を使用したデータSIMを、データSIMのみ、またはモバイルWi-Fiルーターとセットで契約できます。「シェアプラン」を選択すれば、複数SIMのデータ使用量をシェアでき、月間使用量に差があってもコストの無駄は生じません。

これらのサービス構成により、オフィス勤務者にも在宅勤務者にも、柔軟に予備回線を用意できます。

まとめ

Zoom面接は非常に利便性が高く、採用方法としても拡がっているため、応募者・企業どちらも対応が必要です。ただしZoom面接ならではの注意点もあり、失敗しないための事前準備が求められます。特に通信トラブルはネックになりやすいため、インターネット回線を強化し、予備回線も準備しておきましょう。

イッツコムはプロプラン1ライセンスから契約できる「Zoom」の他、法人向け光回線や法人データSIMを提供しています。Zoom面接を万全の体制で実施するなら、複数サービスの組み合わせで課題を一挙解決できるイッツコムにご相談ください。