Zoomで議事録を自動作成！AI Companionの便利な活用方法
目次
Zoomミーティングの議事録は、Zoom Workplaceの基本機能で作成できます。無料プランでは、ライブ文字起こし機能で取得した会話全文を、ChatGPTなどの生成AIで整える方法が手軽です。
有料プランの場合は、Zoom独自のAIアシスタント「AI Companion」により、ミーティング要約を自動作成できます。加えて、スマートレコーディング機能を使えば、ビデオの要約なども可能です。
この記事では、Zoom Workplaceの議事録をAI活用で作成する無料・有料の方法と、便利機能の活用法を解説します。有料プランならではのAI Companionも取り入れ、会議を通じた業務効率化・生産性向上を目指しましょう。
Zoom Workplaceで議事録を作成する2つの方法
Zoom Workplaceの機能を使ってミーティング内容から議事録を作成する方法は、主に2種類あります。ミーティングのホストが無料プランのユーザーか、有料ライセンスユーザーかによって、利用できる機能が異なります。会議の振り返りに役立つ「ライブ文字起こし」は無料プランでも利用可能です。有料プランなら、AIアシスタント「AI Companion」によるミーティング要約なども行えます。
無料プランでも使える「ライブ文字起こし」で全文保存
無料プランのユーザー（ベーシックユーザー）が利用できる代表的な機能は「ライブ文字起こし」です。ミーティング参加者の発話を自動で文字起こしし、字幕としてリアルタイム表示したり、全文を保存したりできます。
「誰がいつ何を言ったか」をそのまま記録できるため、録音を人手で文字起こしする手間が省けます。操作も簡単ですが、議事録として要約をまとめるには、ミーティング後の追加作業が必要です。
有料プランで使える「AI Companion」は要約が可能
「プロ」以上の有料プランでは、「AI Companion」によるミーティング要約が可能です。AI Companionは、Zoomプラットフォーム上で多様なサポートを行うAIアシスタントで、Zoomミーティングの機能の1つとして自動要約を提供します。
ホストはメニューをクリックするだけで機能を開始でき、ミーティング中の発言を自動分析して要点を整理します。そのため、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。
【関連記事：Zoom有料版「プロプラン」を利用すべき理由とは？無料版との比較を解説】
無料の「ライブ文字起こし」と生成AIで議事録を作成する方法
Zoomミーティングのホストがベーシックユーザーの場合、ライブ文字起こし機能を使って会話の全文を保存すると、議事録作成に必要な情報を取得できます。取得した情報から体裁の整った議事録を作成する際、ChatGPTなどの生成AIを活用するのが便利です。
ミーティング前にライブ文字起こし機能を有効化
ライブ文字起こしは標準で機能が無効化されており、ミーティング前に設定を変更しておかなければ利用できません。Zoomウェブポータルから機能を有効化することで、Zoomミーティング中にメニューが表示され、ライブ文字起こしを行えます。有効化の手順は以下の通りです。
- Zoomウェブポータル（https://zoom.us/ja/signin#/login）にサインイン
- [マイアカウント]以下の[設定]から[ミーティング]タブを開く
- 「ミーティング内（詳細）」欄の[自動字幕][全文の文字起こし][字幕の保存]トグルをオンにする
ライブ文字起こし機能で会話の全文を保存
ライブ文字起こし機能を有効化すると、Zoomミーティング中にメニューをクリックするだけで字幕や全文の文字起こしを表示できます。Windows PCやMacでミーティング中にライブ文字起こしを行い、全文を保存する手順は以下の通りです。
- Zoomデスクトップクライアントからミーティングを開始
- [字幕を表示]（CC）メニューをクリックすると、以降は参加者の発話の文字起こしをリアルタイムで字幕表示する
- [字幕を非表示]（CC）メニュー右の[^]をクリックし、「字幕」欄の[全文の文字起こしを表示]をクリックすると、文字起こしウィンドウが表示され、誰がいつ何を話したかを一覧できる
- 文字起こしウィンドウの[文字起こしを保存]をクリックすると、ローカルストレージ内に、文字起こしの全文がテキストファイルとして保存される
- ミーティングを終了すると、ファイルを保存したフォルダが表示される
ChatGPTなど生成AIで議事録を作成
ライブ文字起こし機能で出力したテキストファイルは、ミーティング中の会話の履歴を確認する資料として役立ちます。ただし、発言者・タイムスタンプで文章が区切られるため、そのままでは読み返しなどに活用しにくいかもしれません。全文の文字起こしから、手間をかけずに要約を作成する方法として、ChatGPTなど生成AIの活用を挙げられます。
例えばChatGPTにテキストファイルをアップロードして、出席者・議題・要点・ネクストアクションなど議事録の体裁を指定するプロンプトを与えることで、素早く会議の内容をまとめられます。ただし、外部の生成AIを使用する際は、会話の内容をモデル学習に利用させないように設定するなど、セキュリティにも配慮が必要です。
有料の「AI Companion」による要約で議事録を作成する方法
Zoom独自のAIアシスタント「AI Companion」を活用すると、ミーティング内容から自動的に詳細な要約を作成できます。利用できるのは有料ライセンスユーザーがホストになった場合に限られますが、要約の内容は無料ユーザーの参加者とも共有可能です。簡単な設定で議事録の作成・共有を自動化でき、会議を通じた業務効率化・生産性向上に役立ちます。
会議前にミーティング要約機能を有効化
事前にAI Companionによるミーティング要約機能を有効化しておきます。手順は以下の通りです。
- Zoomウェブポータル（https://zoom.us/ja/signin#/login）にサインイン
- [マイアカウント]以下の[設定]から[AI Companion]タブを開く
- 「ミーティング」欄の[AI Companionによるミーティング要約]トグルをオンにし、機能を有効化する
- 必要に応じて、[ミーティング開始時に自動的にミーティング要約をオンにする][ユーザーと共有しているときにメールの通知を送信する]などのオプション設定を有効化する
グループの編集権限を持つ管理者やアカウントオーナーは、グループ内のユーザーやアカウント内の全員に対して、一括でミーティング要約を有効化することもできます。
AI Companionでミーティング要約を自動作成し参加者に共有
Windows PCやMacにて、AI Companionによるミーティング要約を行う方法は以下の通りです。
- 有料ライセンスユーザーがZoomデスクトップクライアントでミーティングを開始
- [要約を開始]メニューをクリックし、ダイアログが表示されたら[了解]をクリックする
- ミーティング終了後、事前に招待された参加者のチームチャットやメールアドレスに、要約のテキストやZoomウェブポータル上の要約ページへのリンクが送信される
- ホストは必要に応じて、Zoomウェブポータル上のミーティング要約を編集・共有する
AI Companionによるミーティング要約には、ミーティングのトピックや日付、要点・次のステップ・要約が表示されます。体裁に問題がなければ、Zoomミーティングにおける議事録の作成はこれで完了です。ここではZoomデスクトップクライアントでの手順を解説しましたが、Zoomモバイルアプリでも同様の操作方法でミーティング要約を行えます。
Zoomミーティングの議事録の作成・共有に活用したい便利機能
Zoom Workplace有料プランで利用できるクラウドコーディング機能は、会議の振り返りや共通認識の形成に役立ちます。またAI Companionがクラウドレコーディングをサポートする「スマートレコーディング」機能により、ビデオの要約やハイライトの自動化も可能です。「ビジネス」以上のプランならホワイトボードを無制限で利用でき、アイデア出しや議事録の作成・共有をさらに効率化できます。
クラウドレコーディングで会議の振り返りや共通認識の形成
Zoom Workplaceの有料ライセンスユーザーは、ミーティングのクラウドレコーディングを行えます。クラウドレコーディングは、ミーティングのビデオやVVTファイル形式のオーディオ文字起こしをZoomクラウドに保存し、Zoomウェブポータルから詳細な管理ができる機能です。
オーディオ文字起こしや録画の再生中に表示される字幕の編集、レコーディングのトリミングなども、Zoomウェブポータル上で行えます。組織内ユーザーなどと会議の模様や文字起こしを簡単に共有でき、振り返りや共通認識の形成に役立つでしょう。
なお、Zoomクラウドの容量は、「プロ」「ビジネス」プランだと1ライセンス当たり10GBです。「エンタープライズ」プランなら容量無制限で、全ての会議の模様をそのまま記録できます。
スマートレコーディングでビデオの要約やハイライトを自動化
クラウドレコーディングは、AI Companionによるスマートレコーディング機能により、さらに便利に活用できます。文章のみのミーティング要約よりも情報量が多く、長時間の録画から効率的にインサイトを得られるようになる機能です。以下のような機能により、重要な場面などが自動的に整理されたビデオを視聴しながら、会議の内容をより深く理解できます。
- 要約とスマートチャプター：ビデオの要約を自動作成し、タイムスタンプ付きの複数チャプターにグループ分けする。ユーザーは任意のチャプターから再生したり、タイトル・説明を付けたりできる
- レコーディングハイライト：セッションのビデオと文字起こしについて、最も重要な部分を自動的にハイライトする。ユーザーはハイライト部分のみを別ファイルとして保存して不要な部分をカットしたり、組織内ユーザーと共有したりできる
- 次のステップ：今後の行動・タスクを自動的に検出して表示する。テキストの編集やコピーも可能
- ミーティングコーチング分析：ホスト向けに、会話速度やスピーチの長さ、つなぎ言葉の使用数など、ミーティングスキル向上に役立つ指標を提示する
ホワイトボードでアイデア出しの継続や議事録の作成・共有
Zoom Workplaceのホワイトボードは、描画ツール・付箋・コメントなどを使って共同編集ができ、チームのブレインストーミングに役立つ機能です。編集したホワイトボードは、Zoomクラウドに自動保存されます。ミーティング中に画面共有ができる他、ミーティング外でも任意のメンバーと共有でき、会議の前後でアイデア出しなどをシームレスに継続できます。
会議の内容や決定事項などを、議事録用のフォーマットに落とし込むことも可能です。また、AI Companionにプロンプトを与えて、テーブルを生成したり長い文章を箇条書きに書き換えたりすることもできます。
なお、無料プランやプロプランの場合、同時編集可能なボード数は3つまでです。ビジネスプランへアップグレードすると無制限になり、チームのコラボレーションを促進できます。
【関連記事：Zoomのビジネスライセンスの魅力は価格以上？有料プランの選び方】
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Zoom Workplaceは、さまざまな方法で議事録の作成や管理ができます。無料プランだとできることは限られますが、有料プランならAI Companionやクラウドレコーディングを活用して、要約の自動化や組織内ユーザーとの情報共有の効率化などがかないます。ビジネスプランならホワイトボードが無制限で利用でき、エンタープライズプランならZoomクラウドが容量無制限になり、Zoom Workplaceの活用の幅がさらに広がります。
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【関連記事：Zoomの法人契約は代理店経由ですべき？有料プランの選び方を解説】
まとめ
Zoom Workplaceは、利用中のプランによって議事録作成に活用できる機能が異なります。無料プランでも使えるライブ文字起こし機能では、ミーティング中に誰が何を言ったかをそのまま記録でき、会議の振り返りに役立ちます。ただし、体裁の整った議事録を作成するには追加作業が必要です。
プロ以上の有料プランでは、AI Companionによるミーティング要約やスマートレコーディングが利用可能です。議事録作成を自動化できるだけでなく、インサイトの導出にもつながり、会議を通じた業務効率化・生産性向上を目指す組織に最適です。Zoom Workplaceの有料プランへのアップグレードを検討中なら、最適なプラン選びから効果的な運用まで一貫してサポートできるイッツコムにご相談ください。
