【Zoom Install】ビジネス向けに導入する方法を徹底解説！
目次
ビデオ通話やWeb会議など、オンラインでつながる方法として利用できるツールが「Zoom」です。昨今話題になっていますが、企業への導入方法や具体的なプランの内容を知らない方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ビジネスシーンで活用する際の導入方法についてご紹介します。各プランの利用料金や機能も解説するので、準備段階の参考材料として役立つでしょう。インストール時の注意点もピックアップしています。
インストールが必要なのはホストだけ
Zoomを利用してミーティングやビデオ通話を行う場合、ホストが参加者を招待する仕組みなので、アプリをインストールするのはホストのみで構いません。スマホの場合はアプリ経由ですが、パソコンはWebサイトから接続できます。
従って、導入の際は「ホストが何人か」が重要な要素です。ライセンスの数によって導入コストが変わります。具体的な利用シーンを想定し、人数に加えてインストールが必要かどうかも明確にしましょう。
導入STEP.1｜Zoomライセンスの購入
Zoomの利用目的や人数が決まったら、公式サイトでアカウント作成の手続きをします。サポート可能なホスト数や機能が異なるため、各プランの内容をしっかりと理解することが重要です。ここでは、アカウント登録やアプリのダウンロード方法を確認しましょう。
Zoomの公式サイトからメンバーになる
ホストとしてWeb会議を開いたり参加者を招待したりするには、個人のアカウントが必要です。公式サイトにアクセスし、「サインイン」を実行しましょう。無料メンバーからスタートし、後にアップグレードすることも可能です。
いずれのプランもセルフでの導入となるため、企業の規模や導入する人数によっては問題が発生することも考えられます。有料メンバーで始める場合、手順を把握してから慎重に進めると安心です。
App StoreやGoogle Playからダウンロードする
スマホやタブレットといったデバイスからZoomを利用する場合、あらかじめアプリを入れておく必要があります。OSに対応したプラットフォームから検索し、公式アプリをダウンロードしましょう。
Wi-Fi環境下でない場合、データ通信の料金に影響を与えるかもしれません。デバイスの契約状況も踏まえた上でダウンロードするのがおすすめです。
Zoomのリセラーパートナーから導入する
「利用したい機能が無償プランでは使えない」「インストールしたい人数が多い」といった場合、リセラーパートナーからライセンスを購入する方法があります。他のソリューションも含めて提案を受けられるので、Zoomの導入がスムーズに進めやすい点がメリットです。
導入STEP.2｜Zoomプランを決める
2020年5月現在、Zoomのプランは「無償」「プロ」「ビジネス」「エンタープライズ2.0」の4つから選べます。導入後に不便さを感じることのないよう、それぞれの機能を比較して決めましょう。例えば、大人数で長時間接続する場合、無償版では十分に活用できない恐れがあります。ここでは、プランの価格や利用可能サービスについて見ていきましょう。
無償版（Basicプラン）
1対1やHDビデオでの会議など、基本的な機能を使えるのが無償版（Basicプラン）です。主に以下の基本機能が含まれます。
・ホストは参加者100人まで招待可能
・1対1ミーティングは無制限
・グループミーティングは40分まで
・バーチャル背景に対応
・ホワイトボード機能
・SSL暗号化
100人以下で短時間ミーティングを行う目的なら、無償版でも有効活用できるでしょう。アプリをダウンロードすれば、スマホやタブレットといったデバイスでも画面共有が可能です。しかし40分以上使えないのはビジネス上、デメリットになりかねません。
プロ
ワングレード上のプロでは、無償版の基本機能に加えて管理や共有のシステムが充実しています。ホスト1人当たりの利用料金は、月額2,500円です。小規模チームに最適なプランで、最大9名のホストをサポートします。代表的な機能は以下の通りです。
・グループミーティングは24時間まで
・管理者機能コントロールに対応
・レポーティング
・MP4、TXTなどのクラウド記録（1GB）
・Skype for Businessとの相互性
Skypeに対応した点は、ビジネスシーンでは有益な要素といえるでしょう。100人を超える参加者を招待したい場合、オプションを選択することで最大1,000人まで対応可能です。
ビジネス
ホスト1人につき300人の参加枠を備えているプランがビジネスです。月額3,400円で、プロ機能に加えて以下の機能が利用できます。
・管理者はダッシュボードでデータの閲覧が可能
・オリジナルのURLを作成可能（バニティURL）
・ドメインでユーザーを自動追加
・カスタムメールの送付
招待できる参加者の人数や、メールのカスタム機能といった点に利便性を感じられるでしょう。100人~300人でミーティングを行う機会が多い企業に適したプランといえます。
エンタープライズ2.0
大規模なミーティングを行う機会が多い大企業向けのプランがエンタープライズ2.0です。最低50人のホスト登録が条件となっています。各ホストの利用料金は4,000円で、ビジネス機能に加えて以下の機能が利用可能です。
・参加者は500人まで
・利用分析といった事業レビュー
ホスト数が増加するためコストも高くなる点に注意しましょう。クラウドが無制限で利用できるので、膨大なデータを保有する企業にとって魅力的な機能といえます。
価格とサービスの違い
プランの選択に迷う場合、利用したい機能に注目すると良いでしょう。各プランの料金と主な機能は以下の通りです。
| 無償版 | プロ | ビジネス | エンタープライズ2.0 | |
|---|---|---|---|---|
| 利用料金 （ホスト1人当たり） | 無料 | 2,500円 | 3,400円 | 4,000円 |
| 最低契約数 | なし | 1人~9人 | 10人~49人 | 50人以上 |
| 参加者数 | 100人まで | 300人まで | 500人まで | |
| 3人以上の会議時間 | 40分まで | 24時間まで | ||
| クラウド容量 | なし | ライセンス数×1GB | ||
無償版以外のプランなら、オプションで参加者を1,000人まで追加できます。参加者数のみを重視するのではなく、機能の内容やコストを総合的に判断した上で選びましょう。
導入STEP.3｜インストール環境を整える
Web会議中の画質や音声のトラブルは、ホストの環境が要因であることがほとんどです。スムーズにミーティングができるよう、事前に環境を整えましょう。ここでは、パソコンのスペックと通信回線の2つに関して解説します。
パソコンのスペック
WindowsやMacからZoomに接続するには、スペックが対応しているかどうか確認しなければなりません。ホストとなるパソコンが対応しているか、以下の表を参考にチェックしましょう。
| サポート ブラウザ | Windows | IE7+、Firefox、Chrome、Safari5+ |
| Mac | Safari5+、Firefox、Chrome | |
| Linux | Firefox、Chrome | |
| プロセッサ | シングルコア1Ghz以上（デュアルコア2Ghz推奨） | |
| RAM | 4GB以上を推奨 | |
通信回線
通信回線が推奨される帯域幅に満たない場合、インストールや接続時の動作が滞る恐れがあります。以下を参考に、回線の契約内容を確認しましょう。
| 動作・接続方法 | 帯域幅 |
|---|---|
| 1対1のビデオ通話（高品質ビデオ） | 600kbps |
| 1対1のビデオ通話（HDビデオ） | 1.2Mbps |
| 画面共有のみ（サムネイルなし） | 50kbps~75kbps |
| 画面共有のみ（サムネイルあり） | 50kbps~150kbps |
| グループビデオ通話（高品質ビデオ） | 上り600kbps、下り1.2Mbps |
| グループビデオ通話（ギャラリービュー） | 1.5Mbps |
| オーディオVoiP | 60kbps~80kbps |
導入STEP.4｜Zoomをインストールする
パソコンの環境が整ったら、Zoomのインストール作業に移りましょう。OSに合った方法を選択する必要があるため、パソコン操作が苦手な方は流れを把握しておくと安心です。ここでは、WindowsとMacに加え、会議室の固定デバイスにインストールする方法もご紹介します。
Windowsにインストールする場合
デバイスの種類を問わず、Zoomの公式サイト内にあるダウンロードセンターからインストールできます。Windowsにインストールする方法は以下の通りです。
・Zoom公式サイトのダウンロードセンターにアクセスし、「ミーティング用Zoomクライアント」のダウンロードボタンをクリック
・ダウンロード後、パソコンの表示に従ってインストールに進む
・サインイン画面が表示されれば完了
Macにインストールする場合
Macへのインストールは、Windowsと同様の手順で可能です。見た目はWindowsと変わりませんが、Mac用のインストーラーがダウンロードされます。指示に従って、保存先やファイル名を設定しましょう。インストールが完了したメッセージが表示されると、アプリを起動して利用できるようになります。
固定された会議室の場合
ZoomはH.323のビデオシステムに対応しているため、固定された端末でもミーティングへの参加は可能です。招待メールにあるIPアドレスを端末に入力すれば接続できます。アプリのインストールではなく、Webからの参加になることを理解しましょう。H.323に準拠していないデバイスの場合、正常に作動しないケースもあります。
Zoomをインストールするときの注意点
パソコンの環境を整えたものの、インストールの段階で問題が発生するかもしれません。回線が不安定になったりセキュリティの問題が起きたりした際に備えて、対処法を押さえておきましょう。ここでは、Zoomをインストールするときの注意点をご紹介します。
回線が不安定なときの対処法をマスターしておく
ZoomをインストールするときやWeb会議で利用する際に、回線が不安定でうまく接続できないケースがあります。考えられる主な原因は以下の通りです。
・ルーターとデバイスの距離が遠い
・ルーターとデバイスの間に障害物がある
・周波数が干渉している
Wi-Fの状態確認や再起動も対処法として実践してみましょう。
セキュリティを強化しておく
企業でZoomを導入する場合、セキュリティ対策にも気を配る必要があります。IDとパスワードの設定のみでは情報が侵されるリスクがあり、ミーティングの内容をクラウドで共有したりメールでIPアドレスを送付したりといった操作にも注意しなければなりません。
Zoomのシステム内だけでなく、回線そのものの対策が重要といえるでしょう。セキュリティ対策に特化した専門業者に依頼すれば、さまざまなリスクを考慮した上でサポートしてくれます。
イッツコムならリモートワーク導入を一括サポート
Zoomを導入するにあたって、セキュリティ面に不安を感じている方はイッツコムにお任せください。法人向けの安心・安全な管理システムを展開しており、本格的なリモートワークへの移行も不安を解消しながら進められるでしょう。ここでは、イッツコムが提供するサービスの詳細についてご紹介します。
リモートワーク移行にあたっての不安を解消
企業の情報管理に影響するセキュリティシステムは、多くの経営者が不安に感じる要素といえるでしょう。イッツコムなら、以下のような効果が期待できます。
・社員全員のスムーズな回線
・セキュリティ万全のデータ管理
・社員全体のタスク管理
オフィスとリモートの格差を抑え、場所を問わずに営業活動ができるのが魅力です。大規模な企業でも一括管理できるため、全体像を把握するのにも役立つでしょう。
それぞれ手間がかかるシステムの導入がワンストップ
一般的に、ツールやシステムを導入した後はひとつひとつ運用しなければなりません。複数のツールを一括で導入・管理し、コストを削減できる点がイッツコムの強みです。
例えば、法人SIMカードで安心かつお得な回線を社員同士で共有できます。リモートワークのリスクを回避し、社内情報の見える化につなげるシステムです。また、モバイル閉域接続で情報セキュリティを強化すれば、重要なデータの漏洩が防げるでしょう。管理・共有・セキュリティといった多方面で効果が実感できます。
イッツコムならリモートワークに欠かせないサービスが充実
イッツコムのサービスは「今の状態を安全に維持する」だけでなく、効率化と営業力の向上を目的のひとつとしています。複数のツールをまとめて導入し、さらなる事業の拡大を実現する取り組みです。リモートワーク導入について詳しく知りたいなら、懸念されるリスクを回避しながら有益なサービスを提案しているイッツコムにご相談ください。
まとめ
働き方の多様性が重要視される昨今において、企業の在り方にも変化が見られます。Zoomは、企業が有効活用できるツールのひとつといえるでしょう。プランは「無償版」「プロ」「ビジネス」「エンタープライズ2.0」の4種類で、会社の規模や利用人数によって適したプランが異なるため、導入前にしっかりと検討するのがおすすめです。
また、必要なパソコンのスペックや回線についても理解する必要があります。セキュリティ対策を十分に行い、効率化を実現できるよう進めましょう。安心・信頼のおけるツール導入を検討している方は、イッツコムが展開するサービスをご検討ください。
