テレビ会議とWeb会議は違う！用途にあった使い分けが効果的！

「テレビ会議」は、リモートワークや会社で遠方の支店同士で会議を行う機会が多い人には馴染みのある言葉かもしれません。いっぽうで、同じような遠隔の会議システムを指す「Web会議」という言葉もあり、「テレビ会議とWeb会議の明確な違いが分からないが、今さら周囲には聞けない」と感じている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、「テレビ会議とは何か」について詳しく解説します。Web会議との違いや、テレビ会議のメリットを知ることで、より自社に合った会議システムを導入できるでしょう。

2つの会議スタイル「テレビ会議」と「Web会議」

離れた場所にいる相手と会議を行う方法として、おもに「テレビ会議」と「Web会議」がありますが、それぞれどのような違いがあるのでしょう。ここでは、2つの会議スタイルの違いについて解説します。一番の違いは、使用できる場所です。それぞれの定義と特徴を知っておきましょう。

テレビ会議は会議室で固定

テレビ会議は、専用機材を用いて、離れた場所にいる相手と画像・音声を使ったコミュニケーションを取るためのツールです。会議室など、専用機器が設置された特定のスペースで使用するため、おもに大人数での会議などに用いられます。

用途	会議・社員旅行・社内イベント・国際会議など
使用機器	リモコン付きカメラ・スピーカー 多地点接続装置（3地点を結ぶ場合）
場所	会議室など（専用機器が設置してある場所）
メンテナンス	故障・修理やアップデートには時間がかかる

Web会議は自席で場所を選ばない

Web会議は、インターネットを使って離れた場所にいる相手と、映像・音声・資料の共有などができるコミュニケーションツールです。パソコン・スマートフォン・タブレットなどを使って、自席など場所を選ばずどこからでも会議に参加できます。

用途	会議・面接・商談・サポート業務など
使用機器	パソコン・スマートフォン・タブレット・Webカメラ・ヘッドセット・マイクスピーカーなど
場所	自席（インターネットに接続できる場所ならどこでも可能）
メンテナンス	自動アップデートや、月額・保守内でのバージョンアップが可能

テレビ会議とWeb会議の違いを比較

混同されがちなテレビ会議とWeb会議ですが、使える場所以外にどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、カメラやマイク、導入費用などの観点から2つのシステムを比較・解説します。とくに導入費用には大きな違いがあるため、それぞれの特徴を確認して自社に合った会議システムをご検討してみてはいかがでしょう。

カメラの性能

テレビ会議に使われるカメラは、直径約6㎝の大きなカメラです。リモコンを使ってレンズを上下左右に動かすことや、ズームなどの操作も可能となっています。一度に多くの人を映せるため、大人数の会議やイベントなど向きです。

一方Web会議では、たいていPCに内蔵されているWebカメラが使われます。固定式のため、1対1の会議向きです。そのほか、外付けの専用Webカメラもありますが、こちらも比較的小型なカメラが多く使われています。

マイクと音響の性能

テレビ会議の場合、広い会議室で、大人数で行われるケースが多いでしょう。そのような場合、全員に音が聞こえるような感度のよいマイクを準備しておく必要があります。また、エコーやノイズを消去する高度な音響処理技術を持った専用ハードウェアもあるとよいでしょう。

Web会議の場合はカメラ同様、各自のPCに内蔵されたマイクや、市販のインカム用ヘッドセットを使用します。音響処理技術については、マイクのグレードによって異なるため、導入時にチェックしておきましょう。

利用のしやすさ

利用のしやすさという観点から比べた場合「Web会議のほうが利用しやすい」といえます。テレビ会議の場合は、テレビ会議専用機材のある会議室からしか利用できません。会議室がすでに利用中の場合や、予約が入っている場合はすぐに使うことは難しいでしょう。

Web会議の場合は、自席をはじめミーティングスペースや、テレワーク中であれば自宅からでも使用可能です。スマートフォンやタブレットからも接続できるため、場所を選ばず自由に会議に参加できます。

外部との接続環境

テレビ会議の場合、相手にもテレビ会議用システムがなければ会議が行えません。双方にテレビ会議用のネットワーク環境が整っていることが前提となります。

Web会議は、パソコンとWebカメラ、ヘッドセットとインターネット環境があれば誰でも利用可能です。会社の自席やミーティングルーム、自宅や外出先でもツールとインターネット環境さえあれば接続可能な点はメリットといえます。

PCの同時使用

テレビ会議の場合、パソコンを使用しながら会議を進めることが可能です。パソコン画面をテレビ画面に大きく映し出しながら意見を出し合うこともできます。

Web会議の場合も、パソコンの同時使用は可能です。また、アプリを共有することで、パソコン内のデータを双方から書き換えすることもできます。少人数会議やミーティングの場合などは、より踏み込んだ話し合いが可能なため効率的でしょう。

導入費用

テレビ会議を導入するには、数百万円~数千万円の費用が必要です。初期費用として専用機器の購入や回線利用料、さらに毎月の通信料が発生します。これまでの会議にかかった費用と比較して、どの程度の費用対効果が期待できるかが導入のポイントとなるでしょう。

Web会議の場合も、初期費用と毎月の通信料がかかります。ただし、テレビ会議に比べると格安です。一般的とされる「5ライセンスの料金プラン」の場合でも、初期費用2万円~39万円、月額通信料1万5,000円~5万円が相場となっています。

テレビ会議システム導入のメリット

テレビ会議システムには多額の初期費用がかかる反面、メリットもあります。とくに会議にかける移動時間の短縮や交通費の削減は、大人数会議になればなるほどその割合も大きくなるでしょう。テレビ会議の導入によって、社員の働き方が大きく変わる場合もあります。テレビ会議にはどのようなメリットがあるのか、知っておきましょう。

対面しているようにコミュニケーションできる

テレビ会議システムはWeb会議に比べて、カメラやマイクの性能がよいといえます。専用ネットワークを使うため、通信状態もよく、安定した画質・音声での会議が可能です。

画面もパソコンよりも大きいため、実際に対面しているようにスムーズに会話できます。コミュニケーションにおいて、視覚情報は非常に重要な役割を果たすものです。テレビ会議はすぐれたコミュニケーションツールといえるでしょう。

移動コスト削減につながる

対面で会議を行うためには、たくさんの人が一か所に集まる必要があります。全国各地に支店がある会社の場合、移動時間や交通費など移動にかかるコストも莫大です。

テレビ会議を導入すれば、テレビ会議機材のある最寄りの拠点に行くだけで、会議に参加することが可能になります。移動時間の短縮、交通費削減につながるため、大人数の会議の場合はとくにその恩恵を感じられるでしょう。

スケジュールを柔軟に変更できる

災害などによって起きた電車の遅延や道路渋滞、交通事故などによる急なスケジュール変更に対応できるのもテレビ会議のメリットです。会議室に集まるだけなので、対面式の会議に比べると、スケジュールの立て直しも簡単でしょう。

会議のために、わざわざ遠方へ出向く必要がなくなるため、交通機関の乱れによる影響を受けにくいともいえます。

地球環境にやさしい取り組み

自動車や飛行機での移動には、二酸化炭素の排出が伴います。移動する人が多ければ多いほど、その量は多くなり、環境汚染・地球温暖化へとつながるでしょう。テレビ会議によって、会議にかかる人の移動を減らすことは、地球環境にやさしい取り組みということです。地球の未来のためにも、不必要な二酸化炭素の排出を減らしましょう。

テレビ会議とWeb会議どちらを選べばいい？

実際に自社の会議システムとして取り入れる場合、テレビ会議とWeb会議、どちらを選べばよいのでしょうか。性能や通信の安定性からみるとテレビ会議に軍配が上がりますが、Web会議のほうが低コストで場所も選びません。会議の規模や導入費用などを考慮して選びましょう。

テレビ会議は大規模な会議向き

テレビ会議は、数十人以上の大規模な会議や遠隔地間をつないでの国際会議、医療現場や工事現場など多くの人が関わる会議に向いています。高性能なカメラやマイク、安定したネットワーク環境のため、より多くの人が安心して会議に参加できるでしょう。

大人数の人が関わる会議であれば、移動時間や交通費などそれまでの会議にかかっていた費用の削減が可能です。テレビ会議のための初期費用回収もできるでしょう。

Web会議は低コストでの導入が可能

Web会議は、1対1の打ち合わせや商談、少人数での会議に向いています。手持ちのパソコンやスマートフォンがあれば気軽に始められるため、初期費用も安く抑えられる点がメリットでしょう。

反面、カメラが小さく、マイクの性能や通信状態が不安定になりがちです。マイクやカメラから離れた場所では、表情や音声が正確に伝わらない可能性が高いため、大人数の会議の場には不向きといえます。

リモート会議システムの導入を一括サポート

リモート会議システムを導入するには、さまざまなツールやネットワークが必要です。それらすべてを、別々の業者に依頼するのは手間がかかるでしょう。そこでおすすめなのが、イッツコムの法人向けサービスです。ここでは、リモート会議システム導入の課題や、それを解決できるイッツコムのサービスについてご紹介します。

よくある導入の懸念点を改善

リモート会議システムを導入する際の課題として、おもに以下の3つがあげられます。

【社員全員のスムーズな回線】
Web会議を行うためには「スムーズな回線」が必要です。会議中に通信が途切れるなどのトラブルが起こっていては、参加者全員が無駄な時間を費やすことになってしまいます。

【セキュリティ万全のデータ管理】
インターネット環境を使う場合はセキュリティ対策も行いましょう。第三者による不正アクセスを防ぐこと、社員の過失による情報漏洩も防ぐ必要があります。高度なセキュリティ対策を搭載したシステムを利用するなどして、大切なデータを守りましょう。

【社員のタスク管理】
リモート会議を行う際には、同時に社員のタスク管理が必要になります。誰がどの仕事を担当しているかを明確にし、タスクの入れ替えなど行って、社員の仕事量を可視化しておきましょう。

それぞれ手間がかかるシステムの導入をイッツコムなら一括導入可能

【「法人SIMカード」で安心の回線を社員でお得にシェア】
イッツコムの「法人SIMカード」なら、メンバーで容量をシェアできるためお得です。NTTドコモの回線を使用しているため、全国どこでも安心して利用できます。

【「モバイル閉域接続」で情報セキュリティ強化、重要なデータの漏洩を防ぐ】
インターネットを経由しない安全・安心なネットワークを使い、外出先からでも社内LANに接続できるのが、イッツコムの「モバイル閉域接続」です。

【万全のセキュリティでデータの管理、共有、アクセスできる「box」】
社内、社外問わずどこからでも安全にコンテンツの管理・共有・アクセスできるのが「box」です。容量無制限で、120種類以上のファイル形式のドキュメントを表示できます。

【社内情報を見える化、タスク管理だけでなく営業力を強化可能できる】
名刺管理と連動することで、効率的な営業活動を可能にするのが「ホットプロファイル」です。SFAとの連動により営業力強化、売り上げアップへ導きます。

イッツコムならリモートワークに欠かせないサービスを提供

法人向けオフィスサービスやデジタルサイネージを扱うイッツコムでは、リモートワークに必要なサービスをご提供しています。手間がかかるシステムを一括導入できるため、素早い業務システムの転換が可能です。導入することで、作業効率を高め、営業力向上を可能にするサービスも充実しています。

リモート会議やリモートワーク導入を検討中のご担当者様は、一度イッツコムのサービスを検討してみてはいかがでしょう。

まとめ

会議室で利用することが前提のテレビ会議と、自席など自由に場所を選べるWeb会議にはそれぞれメリット・デメリットがあります。基本的には、テレビ会議は大規模な会議向き、Web会議は1対1など少人数での会議に向いているシステムと言えるでしょう。

イッツコムでは、テレビ会議・Web会議といったリモート会議システム導入をサポートしています。リモート会議に必要な回線やセキュリティ対策などのサービスが一括で導入できるため、手間もコストも削減できるでしょう。リモート会議・リモートワーク導入をご検討中の方は、まずはお気軽に、イッツコムまでご相談ください。

<