Zoomの画面共有のやり方は?機能や使いこなすコツを分かりやすく解説
目次
近年、国内外の企業では働く場所を選ばないリモートワークを新たな働き方として取り入れるケースが増えてきました。リモートワークではWeb会議を行うことも多く、さまざまな機能を使いこなし対面式の会議以上に効率よく会議を進めるケースも多く見受けられます。
Web会議システムの代表的なツールとして「Zoom」が挙げられますが、Zoomには音声や映像による通話だけでなくさまざまな機能が搭載されています。そのひとつに、自身のPCなどの画面を相手に表示できる画面共有機能があります。この機能は、比較的簡単に行えますが、より画面共有機能を使いこなすためには知識が必要です。
そこで、この記事では、Zoomの画面共有について詳しく解説します。必要なときにすぐに画面共有できれば、時間を効率よく使えます。スムーズにリモートワークをするためにも、Zoomの使い方をしっかり身につけましょう。
Zoomの画面共有機能でできること
Zoomの画面共有機能はデスクトップ画面や特定ウィンドウの他に、ホワイトボードやクラウドストレージ内のファイルなどを選択できます。デスクトップ版だけでなく、モバイルデバイス版でも利用可能です。ここでは、Windows PCやMacのデスクトップ版で利用できる、主な画面共有機能を解説します。
デスクトップ全体の画面共有
Zoomの画面共有機能は、デスクトップ画面の表示を共有できます。これが最も一般的な画面共有機能の使い方です。
画面共有を開始すると、共有中の領域、この場合はデスクトップ画面全体が色付きの枠で囲われます。共有中の参加者には、枠内の画面がリアルタイムで表示される仕組みです。自身に見えているままの画面を共有できるため、参加者はポッアップウィンドウやマウスカーソルの動きなども把握でき、複数アプリにまたがった一連の操作の解説などに役立ちます。
一方で、パスワード入力やメール通知などもそのまま表示されるため、予期せず個人情報が流出しかねないことには注意しましょう。
特定アプリの画面共有
Zoomの画面共有機能は、任意のアプリのウィンドウ共有もできます。デスクトップの画面全体の共有と似ていますが、こちらは指定したアプリのウィンドウのみを共有する仕様です。
デスクトップ画面の共有は自身から見たディスプレイの状態をそのまま共有するため、複数ウィンドウの重なりや移動も同じように表示します。
これに対してアプリのウィンドウ共有は、指定したアプリのウィンドウが他のウィンドウの裏に隠れたり、位置関係やサイズが変わったりしても、参加者から見た表示は変わりません。
音声や動画の共有
デスクトップ画面やアプリのウィンドウを共有する際、再生中の音声や動画を共有したい場合もあるでしょう。
音声を共有する方法は簡単で、画面共有時のオプションメニュー「サウンドの共有」にチェックを入れるだけです。これで再生中の音声はマイクを介さずに直接拾い、画面とセットで共有できます。
動画の場合もプレイヤーの画面共有時に「サウンドの共有」をチェックするだけです。また「ビデオクリップに最適化」をチェックすると、動画がフルスクリーンモードに最適化されて共有されます。
ホワイトボードの画面共有
Zoomの画面共有機能は、仮想的なホワイトボードの共有にも対応しています。ホワイトボードとは、白紙のページにペンツールを使ってフリーハンドで描画したり、付箋やコメントを貼り付けたりできる機能です。
「Zoom上で同時編集できる簡易的なペイントツール」だと考えるとよいでしょう。直感的に書き込めるため、複数名でのブレインストーミングやアイデア出しに活用できます。
作成したホワイトボードはZoomクラウド上に保存され、ミーティング終了後にホワイトボード機能を単独で使うことも可能です。
iPhone/iPadの画面共有
Zoomの画面共有機能は、Windows PCやMacのデスクトップ版Zoomから、iPhoneやiPadの画面共有もできます。これはiOSアプリの使い方やモバイルサイトの見え方などを、PCから解説したい場合に便利な共有方法です。
同じWi-Fiネットワーク上にあるiOSデバイスであれば、画面ミラーリング機能を使ってデスクトップ版Zoomで画面共有できます。Macの場合のみ、ライトニングケーブルによる有線接続でも画面共有が可能です。
ファイルの画面共有
Zoomの画面共有機能は、iCloud DriveやBoxなどクラウドストレージ内のファイルも画面共有できます。Webブラウザで開いたGoogleドキュメントなどの画面共有も可能です。
ファイルの画面共有機能では、注目させたいところにスポットライトを当てたり、ペンツールでメモを書き込んだりもできます。編集結果は画像ファイルやPDFファイルとして保存も可能です。
ペーパーレス会議を実施するための会議資料を共有したり、ドキュメントやWebサイトの修正を検討したりする際などに活用できるでしょう。
Zoomの画面共有機能はiOSやAndroidでも利用できる
Zoomの画面共有機能はiPhone・iPadやAndroidデバイスのモバイルアプリ版でも利用できます。デスクトップ版のように画面全体やクラウドストレージ内のファイルを共有できる他、デバイス内の写真やWebページも共有可能です。
デスクトップ版に比べると画面共有機能は限定的であるものの、主要な機能はモバイルデバイス版からもひと通り利用できます。
Zoom画面共有の方法とコツ
リモートワークでZoomを利用すれば、あらゆる仕事がスムーズにこなせます。ただし、Zoomで画面共有するには、使用する端末にZoomがインストールされていることが前提です。Zoomを利用する際はアプリをダウンロードし、端末にインストールする準備をしましょう。ここからは、画面共有の方法とコツを解説します。
参加者の画面共有はホストの許可が必要
Zoomはミーティングのホスト(主催者)と参加者で権限の違いがあります。画面共有は原則としてホストまたは共同ホストだけが開始できます。共同ホストとは、ホストから指定された、ホストと同等の権限を持つ参加者です。また一般の参加者は、ホストに個別の許可を受けることで、画面共有を開始できます。
つまり参加者が画面共有を開始したい場合、ホストに共同ホストに任命してもらうか、一般参加者として画面共有の許可を得ることが必要です。
Zoomで画面共有する方法
デスクトップ版Zoomから、ホストや共同ホストが画面共有を開始する方法は以下の通りです。
1.ホストや共同ホストがZoomミーティング画面下の[画面の共有]をクリック
2.[ベーシック] [詳細] [ファイル]タブのいずれかから、共有したい画面を選択
3.右下の[共有]をクリック
共有したいファイルをすぐに選択できるようにするには、事前に共有したいファイルを開いておくとスピーディーな操作ができます。
参加者の画面を共有する方法
デスクトップ版Zoomから、一般の参加者が画面共有を開始する方法は以下の通りです。
1.ホストがZoomミーティング画面下の[画面の共有]横にある[^(キャレット)]をクリック
2.[高度な共有オプション]をクリック
3.[共有できるのは誰ですか?]欄の[全参加者]をマーク
4.参加者が[画面の共有]をクリックし、共有したい画面を選択して[共有]をクリック
なお、[セキュリティ]メニューから画面共有を許可する方法もあります。モバイルアプリ版からも同様の方法で設定可能です。
共有画面を別の画面に切り替える方法
画面共有中に、素早く別の画面を共有したい場合もあるでしょう。共有画面の切り替え手順は以下の通りです。
1.画面共有を開始すると画面下の[画面の共有]が[新しい共有]に切り替わる
2.[新しい共有]をクリック
3.切り替えたい画面を選択し、右下の[共有]をクリック
以上で別の画面を共有できます。また、共有画面の切り替えには回数の上限は設けられていません。そのため、回数を気にすることなくオンライン会議中も画面の切り替えができます。
ネットワークやZoomアプリのバージョンに注意
Zoomを使用した画面共有ができないトラブルが発生した場合、以下の点を確認しましょう。
・同じネットワーク(Wi-Fiなど)につながっているか
・Zoomアプリのバージョンは最新か
PC画面にスマートフォンやタブレットの画面を共有できない場合は、それぞれの端末が異なるネットワークにつながっている可能性があります。Zoomアプリのバージョンが最新版でない場合は、ダウンロードセンターより最新版をダウンロードしましょう。
Zoom画面共有でよくある質問
Zoomに慣れるまではトラブルが起きると対処法に悩むこともあるでしょう。スムーズに使いこなすためには、さまざまなトラブルへの対処法を身につける必要があります。ここでは、画面共有機能を利用する中でよくある質問を選別しました。ぜひ、困ったときの参考にしてください。
Q1.共有した資料の画面がぼやけるのはなぜ?
設定を変更することで、共有した資料の画面がぼやけなくなります。資料を画面共有している端末からの操作が必要です。以下の方法を試してみるとよいでしょう。
1. 画面共有メニューから「詳細」を選択する。
2.「フルスクリーンビデオクリップのための共有を最適化」のチェックを外す
以上の設定変更をした上で、再び共有したい資料を選択すると資料がぼやける状況が回避できます。
Q2.Zoom共有中の画面が不安定なときの対処法は?
オンライン会議中など、画面共有中に画面が不安定になるときは以下の方法を試すとよいでしょう。動画などを共有する場合にこの現象が発生しやすいようです。
1.「画面共有」を選択する。
2.「全画面ビデオクリップ用に最適化」にチェックを入れる(下方)
設定変更すれば、安定して画面を確認できます。ただし、モニター解像度は低くなるため見た目は荒くなる点も理解しておきましょう。
Q3.共有相手から音が聞こえないと言われる
画面共有する相手から「音が聞こえない」と言われたら、双方のマイク設定などが原因というケースも多くあります。以下に確認すべき項目をまとめました。
・マイクはオフ(ミュート)になっていないか
・Zoomアプリでスピーカーがオフになっていないか
・コンピュータの音声を共有のチェックが外れていないか
なお、自分だけでなく、相手にも上記のことを確認してもらいましょう。いずれかひとつでも当てはまれば設定を変更します。
Q4.パワーポイントの資料を共有する方法は?
Zoomを使用してパワーポイントの資料を共有するには、ホストはPC版のZoomが必要です。無料版で問題ありません。全画面スライドショーによる、シングルモニターのセットアップを見ていきましょう。共有したいパワーポイントの資料を開いておくとスムーズです。共有方法は以下の通りです。
1.「画面の共有」を選択する
2.共有したいパワーポイントの資料を選択する
3.再び「画面の共有」を選択する
4.「F5キー」または「Shift」と「F5」キーを押す
Q5.複数の画面を共有するには?
オンライン会議などで、複数の画面を同時に共有することもあるでしょう。複数の画面の共有方法は以下の通りです。
1.「画面の共有」を選択する
2.「複数の参加者が同時に共有可能」にチェックを入れる
これで同時に複数の画面を共有できます。また、共有を開始できる人を制限する場合は「高度な共有オプション」を開きましょう。共有開始できる人の設定で「ホストのみ」を選択します。
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まとめ
さまざまな企業がリモートワークを積極的に導入するようになり、業務でZoomを利用することも多く見受けられるようになりました。Zoomはリモートワークの効率化を図るには必須のツールです。オンライン会議を有意義なものにしたり、口頭やメッセージだけでは理解できない状況を解消したりするために、画面共有機能を活用しましょう。
イッツコムでは日本語サポート付きの有料版Zoomを提供しています。プロプラン1ライセンスから契約可能で、一般的な代理店よりコストを抑えられるのが強みです。また、快適にZoomを利用するためのサービスも取り扱っているので、業務の快適さや効率をアップしたい際はお気軽にご相談ください。