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Zoomの便利機能「ブレイクアウトルーム」の使い方&Zoomと一緒に使いたいおすすめツール

リモートワークの導入が進みつつある昨今では、音声通話やテレビ会議ができるツールの需要が高まっています。その中でも企業のリモートワークツールとして注目されているのがZoomです。

Zoomは手軽でメリットも多いツールですが、大人数でのミーティングの際に「グループに分かれて話し合いをしたい」と感じたことはないでしょうか。そのようなときに「ブレイクアウトルーム」という機能を使うと、少人数での話し合いが可能になります。

そこでこの記事では、ブレイクアウトルーム機能の使い方や、Zoomと一緒に使いたいおすすめのツールを紹介します。把握して、Zoomをより便利に活用しましょう。

Zoomの便利機能!「ブレイクアウトルーム」とは?

ブレイクアウトルーム機能は、Zoomミーティングをより有意義なものにするために活用できます。少人数で意見を取り交わすことによって議論を深めやすくなるため、大所帯でのミーティングなどでの利用が効果的です。ここでは、ブレイクアウトルームの特徴や具体的な設定方法について解説します。

ブレイクアウトルームとは?

ブレイクアウトルームの機能を使うと、小規模の部屋が作成でき、メンバーを各部屋に割り振ることが可能です。例えば100名のメンバーがいて、10名ずつ10部屋に振り分けたいときに活用できます。

初期の状態では、100名全員がひとつの会議室に集合しているイメージです。ブレイクアウトルームの機能を使うことで、会議途中でも特定の部署や組織ごとに分かれて話し合いができるため、意見の取りまとめがしやすくなります。

ブレイクアウトルームの特徴

以下にブレイクアウトルームについて主な特徴をまとめました。

・ホスト(主催者)だけが使用できる機能
・最大参加者は1つのグループにつき200人まで
・作成できる部屋は最大50部屋まで
・自動と手動を自由に使い分けて割り当てできる
・メンバー(参加者)は入室が許可されている部屋以外の出入りはできない(ホストは可能)

音声会議やテレビ会議を通してグループワークやグループミーティングをする場合に便利です。画面共有機能もあるため、資料を共有しながら会議を進められます。

ブレイクアウトルームの設定方法

ブレイクアウトルームを使いたいときは、ルーム作成時に設定を有効にする必要があります。具体的な手順は以下の通りです。

1.Zoomのトップページからサインアップ→右上に表示されるアイコンをクリックする
2.マイページの中の「設定」をクリックする
3.「ミーティング」の中のページをスクロールする→「ブレイクアウトルーム」の項目にチェックを入れる

ミーティング開始前にブレイクアウトルームを割り当てる

ミーティング中ではなく、事前に参加者を割り当てておくことも可能です。前提として、設定の際に「スケジューリング時にホストが参加者をブレイクアウトルームに割り当てることを許可する」にチェックをしておく必要があります。「マイミーティング」から以下の操作をしましょう。

1.「ミーティングをスケジュールする」を選択する
2.「ブレイクアウトルーム事前割り当て」にチェックを入れる
3.「+ルーム作成」をクリックする→名称を入力する
4.割り当てたいメンバーのアドレスを入力し「Enterキー」を押す→完了の場合は「保存」をクリックする

ただし、参加者が多く手動で設定するのが難しい場合は「CSVからのインポート」をクリックしCSVファイルで登録もできます。事前にリスト化しておいた参加者のメールアドレスを取り込んで、自動的に各部屋にメンバー登録をする方法です。

たくさんの参加者を手動で登録するのは大変な作業といえるでしょう。CSVファイルを活用することによって手間を省けます。

ミーティング中にブレイクアウトルームを割り当てる

会議の途中で部屋を作成し、メンバーを各部屋に分けることも可能です。自動と手動の2種類の方法があります。ホストは以下の手順で設定しましょう。※以下Zoomの表示に合わせ、「ブレークアウトセッション」と表記しています。

1.「ブレークアウトセッション」をクリックする→「ブレークアウトセッションの作成」が表示される
2.作成する部屋の数を入力
3.「自動」または「手動」を選択する→「セッションの作成」をクリックする
4.完了後「すべてのセッションを開始」をクリックする

このとき、自動に設定している場合は参加者の人数を入力すると自動的に各部屋に振り分けられます。手動の場合は、手順3の後、右端にある「割り当て」をクリックし振り分けたいメンバーを手動で選択して完了です。

メンバーをランダムに振り分けて議論したいときは自動を、決まった人選で話し合いたいときは手動を選ぶとよいでしょう。

Zoomのブレイクアウトルーム活用方法

リモートミーティングができるZoomは、それだけで非常に便利なツールです。しかし、参加人数が増えてくると、発言が一定の参加者に偏りがちになり、個人が埋もれてしまいやすくなるという側面も持ち合わせています。

この問題点への対応もブレイクアウトルームの活用が効果的です。ここからは、一人ひとりにスポットを当てやすくなるブレイクアウトルームの活用方法について解説します。

少人数に分けてのグループワーク

大人数でビデオ通話をすると、個人の発言機会が少なくなりがちです。ブレイクアウトルーム機能を使って少人数でグループワークをすれば、個人の意見を出しやすくなり、結果として多様なアイデアを生み出せるでしょう。

ひとつの議題について深く話し合う必要があるとき、部署ごとの意見をまとめたいときなどは、ブレイクアウトルーム機能が活躍するシーンといえます。

個人の意見を反映した組織活性化

リモートミーティングは、さまざまなメンバーから多くの意見が寄せられる状況を作り出すことが大切です。しかし、多くの人が参加した場合、ひとりに割り当てられる時間にも限界があり、意見の集約が難しくなることもあります。

ブレイクアウトルーム機能を使って人数を絞り込むことで、全体の意見に流されることのない、個人の意見を集めやすくなるでしょう。社員一人ひとりの意見をしっかりと反映できる環境作りは、組織を活性化させることにもつながります。

ブレイクアウトルーム以外にもある!Zoomのおすすめ機能

ブレイクアウトルーム機能以外にも、活用したいおすすめの機能がZoomには多数備わっています。ミーティングの予定をメンバーに一斉に通知するスケジュール機能や、関係者以外の入室を制限するパスワード設定、図を書き込めるホワイトボードなどです。ここでは、代表的な3つの機能について解説します。

スケジュール機能

ミーティングのスケジュールを設定してGoogleカレンダーやOutlookなどと連携すると、参加予定のメンバーに会議の招待状を送信できます。1回限りの会議だけでなく、定例会などは繰り返しの設定も可能です。

他にも会議のおおまかな開始時間や所要時間、自動的に会議内容を録画するか、保存場所をPCとクラウドのどちらにするかなども設定できます。ホストが会議に参加できなくなったときに代理でホストを務める人の情報も登録できるため、不測の事態にも備えられ安心です。

パスワード設定機能

スケジュール作成の時点でパスワードを設定し、パスワードを入力しないと参加者が入室できないようにする機能があります。パスワード設定は会議中に部外者が入室するなどのセキュリティ事故を防ぐために重要です。ここでは、アプリホーム画面からパスワードを設定する方法を紹介します。

1.「ミーティングをスケジューリング」で開始日時などを設定する
2.オプションの「ミーティングパスワード必須」にチェックを入れる
3.パスワードを入力する→「スケジュール」をクリックする

パスワードは10文字までの英数字と記号で設定できます。セキュリティ面も考えて、できるだけ数字や複数の記号を織り交ぜて設定しましょう。

ホワイトボード機能

対面で会議をするときに、ホワイトボードを使うことも多いのではないでしょうか。Zoomには、画面共有をして図や文字を書きながら進められるホワイトボード機能が用意されています。イラストや図を描いたり、キーボードを使って文字を打ち込んだりすることで、スピーディな認識共有ができるでしょう。

会議中に作成したホワイトボードはファイルに保存できるため、後から内容を振り返りたいときや、参加者の間で共有したいときなどにも便利です。

Zoomだけの導入で感じている問題点

便利な機能が多く備わっているZoomですが、単体で導入すると不便な点もあります。回線やセキュリティに関する問題のほか、リモートで社員を管理する手間も増えるでしょう。デメリットを補うために、他のツールとの併用がおすすめです。ここでは、起こりうる問題点や、Zoomと一緒に導入すると便利なツールを紹介します。

不安定な回線でストレスがたまる

参加者が増えると処理するデータはどんどん増えていき、通信速度が遅くなる原因になります。接続がしにくくなると、ストレスがたまるかもしれません。このようなケースは、イッツコムの法人データSIMの利用で解消できるでしょう。安心の回線をお得にシェアできるサービスです。

シェアプランなら、ひとつの企業で決まったデータ量を契約し、社員同士で分け合えます。例えば50GBで契約したデータ容量を10人で分け合う場合、端末のデータ使用量の合計が50GBに達するまで使用可能です。

セキュリティへの不安がある

通常のインターネット回線を使用すると、不正アクセスされたり、社内のサーバーのデータを改ざんされたりする危険性があります。セキュリティリスクを抱えながらZoomを使うことは、賢明とはいえません。

安全性を高めるには、「モバイル閉域接続」の利用が最適です。

リモートワークの管理が難しい

リモートワークは誰がどのような成果を挙げているかを把握するのが難しく、管理がしにくいというデメリットがあります。リモートワークの課題でもあるタスク管理は、イッツコムが提供している「ホットプロファイル」などのSFAを導入することでスピーディに解決できるでしょう。

営業活動を容易に可視化できるため、進歩状況を把握やすくなるのがポイントです。また、名刺をスキャンするだけで顧客情報が自動的にデータベース化される機能もあり、戦略的な営業活動に効果的な役割を果たします。

まとめ

Zoomのブレイクアウトルーム機能は、少人数でのグループワークに活用できます。埋もれがちな個人の意見をすくい上げ、組織の活性化にもつなげられるでしょう。また、より安全で便利なリモートワークのために、Zoomの問題点を補うツールの導入をおすすめします。

イッツコムでは、データ容量を無駄なくシェアできる法人データSIM、セキュリティを高めるモバイル閉域接続サービスなど、新たなワークスタイルへの転換に必要不可欠なサービスを展開しています。リモートワークをお考えの際は、ぜひイッツコムのサービスをご検討ください。