テレビ会議システムとWeb会議システム、どちらを選ぶか？機能や選ぶときのポイントをご紹介！

支社との打ち合わせの円滑化やリモートワークの導入に、オンライン会議システムを検討している方もいるのではないでしょうか。オンライン会議システムには「テレビ会議」と「Web会議」の2種類があります。

この2つはどのように違うのかよく分からないと感じているかもしれません。そこでこの記事では、テレビ会議システムとWeb会議システムについて詳しくご紹介します。

それぞれの違いはもちろん、どちらを選ぶと良いのかも見ていきましょう。選ぶときのポイントもご紹介するので、あわせてチェックすることをおすすめします。事前にそれぞれの特徴やメリット・デメリットを知っておけば、状況に応じて適切なものを導入するのに役立つでしょう。

テレビ会議システムとWeb会議システムの違いは？

まずはテレビ会議システムとWeb会議システムの違いをご紹介します。名称の違いだけで中身は変わらないのでは、と考えている方もいるようです。しかし、この2つには大きな違いがあるため、導入前にきちんとチェックしておきましょう。

会議システムにはクラウド型とオンプレミス型がある

オンライン会議システムの仕組みには「クラウド型」と「オンプレミス型」があります。クラウド型はインターネット上にサーバーが設置されており、参加者もインターネット経由でアクセスして利用するものです。インターネット環境があれば場所や時間にとらわれないのがメリットといえるでしょう。

オンプレミス型は社内ネットワーク上に専用サーバーを用意し、参加者も社内ネットワーク経由でアクセスします。安定した会議環境を求める場合や、社内ネットワーク内での利用に限られるので、セキュリティを確保したい場合におすすめです。

それぞれにメリット・デメリットがあるため、社内でのみ利用するのか外部からもアクセスしたいのかをよく考えて選びましょう。

テレビ会議システムの特徴

テレビ会議システムとは、専用端末や専用回線を利用してオンライン会議を行うものです。音質や画質が安定しやすく、高品質な会議環境を構築できます。導入するには専用端末や回線の準備が必要であるため、イニシャルコストがかかってしまうのがデメリットです。

用途に応じて参加者を増やしたいときや必要に応じて外部からアクセスしたいときなど、システムに柔軟性を求める場合は使いにくいと感じるかもしれません。

Web会議システムの特徴

Web会議システムは、PCやスマホなどの汎用的なデバイスを利用できるのがメリットです。通信にはインターネットを用いるため、インターネット環境があれば場所や時間を問わず会議に参加できます。

その一方で音質や画質がインターネット回線の品質に影響されやすいのがデメリットです。サーバーが混雑して接続が切れたり、音質や画質が大幅に低下したりすることもあるでしょう。

テレビ会議とWeb会議の特徴の比較

	テレビ会議システム	Web会議システム
使用端末	専用端末	PC・スマホ・タブレットなど
使用回線	専用回線	インターネット回線
音質	安定しやすい	安定しにくい
画質	安定しやすい	安定しにくい
柔軟性	低い	高い
セキュリティ	高い	リスクあり、セキュリティ向上が必要
イニシャルコスト	高い	低い
導入時の作業	多い、時間がかかる	少ない
利用場所	専用端末・専用回線がある場所に限られる	インターネットに接続できればどこでも
メンテナンスの手間・コスト	多い	少ない

テレビ会議システムとWeb会議システムの特徴や利便性の違いは上記のとおりです。

テレビ会議システムは安定性を重視したいときに、Web会議システムは利便性を重視したいときにおすすめといえるでしょう。オンライン会議に何を求めているかによって、適切なものを導入する必要があります。

導入時やメンテナンス時の手間やコストにも大きな差があるため、これらのポイントも前もって確認しておくことが大切です。

テレビ会議システムやWeb会議システムでできること

テレビ会議システムやWeb会議システムを利用したオンライン会議には、3つのメリットがあります。システムの導入を検討している場合は、それぞれのメリットをチェックして目的にフィットしているかを判断しましょう。

音声や映像による通話

テレビ会議システムやWeb会議システムを利用すれば、離れたところにいる相手とビデオ通話をすることが可能です。音声だけでなく映像も送受信できるため、円滑なコミュニケーションに役立つでしょう。オンライン会議システムを構築しておけば、手軽にビデオ通話を利用できるのは大きなメリットです。

画面の共有

単純なビデオ通話だけでなく、PC画面の共有が手軽に行えるのも見逃せません。自分のPCに表示している資料を相手方と共有したいときや、PC画面を見てもらいながら手順を解説したいケースもあるのではないでしょうか。

導入するシステムによっては簡単な操作でPC画面を共有できるため、そのようなときに大きなメリットがあります。会議中に資料を共有する機会が多いと想定されるなら、PC画面の共有が簡単なシステムを選ぶことが大切です。

録画

議事録を手軽に作成したいと考えている方もいるかもしれません。多くのテレビ会議システムやWeb会議システムは録画機能を実装しているため、簡単な操作で会議の様子を録画できます。

会議を開始から終了までを録画しておけば、後で事実確認をするときや議事録を作成するときに役立つでしょう。

テレビ会議システムやWeb会議システムのメリット

実際にテレビ会議システムやWeb会議システムを導入すると得られるメリットについても見ていきます。対面で会議を行うときと比較すると、コスト面や時間面で大きなメリットがあるでしょう。主なチェックポイントを3つご紹介します。

会議コストの削減

日本全国各地や海外に支社を配置していたり、リモートワークを導入していたりする事業形態では、地理的に離れている相手と会議を行わなければならないことがあります。会議のために集合してもらった場合、交通費や宿泊費・出張手当など多くのコストがかかってしまうでしょう。

テレビ会議システムやWeb会議システムを利用すれば、コストをかけずに会議を実施できるため、頻繁に会議をしなければならないときに役立ちます。会議のたびにコストが発生するのが無駄だと感じているなら、オンライン会議システムの利用でコスト削減という大きなメリットが得られるでしょう。

迅速な会議の実現

必要なときにすぐに会議を開催できるのも見逃せないポイントです。綿密な打ち合わせを数度にわたって行わなければならない場合、その都度会議室を利用していると時間がかかって業務に支障が出ることも考えられます。

スピード感を重視する場合や打ち合わせの頻度を高くしたい場合は、手軽に利用できるオンライン会議システムの導入がおすすめです。

コミュニケーションの円滑化

離れたところにいる相手と連絡を取るときには、メールやチャットが主なコミュニケーション手段になっていることも多いのではないでしょうか。

ここにオンライン会議システムを追加すると、対面でのやり取りが可能な手段を構築できます。対面コミュニケーションを導入することで心の距離が近くなり、一体感を持って業務に取り組めるようになるのも重要なメリットです。

テレビ会議システムやWeb会議システムのデメリット

多くのメリットがあるテレビ会議システムやWeb会議システムですが、いくつかデメリットも存在します。導入してから困惑することのないよう、あらかじめデメリットを理解しておくことが大切です。

主に利用環境に起因するデメリットが想定されるため、それぞれのデメリットにどのように対処するかを考えておきましょう。

使用機器の影響を受ける

音声はマイクを、映像はカメラを通して送受信するので、会議の参加人数が増えると音声や映像が伝わりにくくなるというデメリットがあります。全員を映しきれなかったり、音声を拾えなかったりすることもあるでしょう。

使用しているPCのスペックが低い場合には、会議中にPCがフリーズしてしまうことも考えられます。

通信環境の影響を受ける

会議中に通信環境が不安定になった場合、映像や音声が途切れ、会議が止まってしまうかもしれません。安定した通信環境を長時間維持できないとスムーズなやり取りができず、会議を中断し、日時を改めなければならなくなることもあります。

これらのデメリットから、オンライン会議システムを導入する場合、安定した回線や機器の整備は必須と言えます。

テレビ会議システムやWeb会議システムを選ぶポイント

テレビ会議システムやWeb会議システムなどのオンライン会議システムには独自のメリット・デメリットがあるため、ニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。

導入時にチェックしておきたいポイントを5つご紹介します。いずれも大切なポイントなので、事前にきちんとチェックしておきましょう。

導入の手軽さ

導入に手間がかかるとトラブルも多く発生する可能性があり、スピード感が失われてしまいます。オンライン会議を速やかに行える環境を構築するためにも、手軽に導入できるシステムを選ぶのが良いでしょう。

テレビ会議システムは専用端末や専用回線を利用するため、手間がかかることの多いシステムです。Web会議システムなら既存のデバイスとインターネット環境で利用でき、迅速かつ手軽に導入できます。手軽さを重視する場合はWeb会議システムを検討するのが良いでしょう。

無理のないコスト

長期的に利用するためには、ランニングコストが無理のない範囲に収まっていなければなりません。専用の回線を備える必要がないWeb会議システムなら、コストを抑えつつオンライン会議を行う環境を構築でき、長期的に維持することもできるでしょう。

月額料金が発生するWeb会議システムもありますが、リーズナブルな価格設定なものも存在しています。コスト面が気になる方は、事業規模や運用年数など、さまざまな面から費用をシミュレーションしておきましょう。

通話の品質

快適に会議を行うためにも音質や画質にはこだわりましょう。低音質や低画質では会議にストレスを感じてしまいます。聞き間違いなどが多発する可能性も考えられるので、音質や画質は非常に重要なポイントのひとつです。

音質や画質の面ではテレビ会議システムのほうが優れていることが多いものの、Web会議システムの中にも音質や画質にこだわっているプランがあります。注意深く選べば、Web会議システムでも高品質な音声と画像で快適に利用できるでしょう。

機能性の高さ

長期的に利用することを考えると、さまざまな機能を搭載しているもののほうが使いやすいものです。参加者をいくつかのグループに分ける機能やファイルを共有する機能などが装備されているものもあり、これらの機能は会議をより充実したものにするのに役立つでしょう。

画面共有機能を利用すれば参加者全員に同じスライドを見てもらうことも可能です。画像編集ソフトなどと併用すれば、オンライン環境において資料を分かりやすく伝えるのに役立ちます。

ほかにも、テキストチャットを送信する機能や採決に利用できるバーチャル挙手機能なども利用できると便利でしょう。機能性が高ければさまざまな会議のニーズに応えられ、オンライン会議を快適に行うことが可能です。

安心できるセキュリティ

Web会議システムはインターネット経由でサーバーにアクセスするため、セキュリティ面に気を配らなければなりません。通信の暗号化はもちろん、会議にパスワードをかける機能や参加者を限定できる機能を搭載しているかを確認しましょう。

ハッキングなどによる情報漏洩はインターネット回線を利用するときのリスクのひとつなので、セキュリティが充実しているかどうかをあらかじめ確認することが大切です。

今から導入するならWeb会議システムの汎用性がおすすめ

会議の円滑化やリモートワーク環境を構築するために、オンライン会議システムを導入しようと考えている方もいるのではないでしょうか。

これから導入する場合は、専用端末や専用回線を準備する必要がないWeb会議システムを選択するのがおすすめです。PCやスマホなどの手持ちのデバイスからインターネットを経由して利用できるので、汎用性が高いといえるでしょう。

新たなシステムを構築するのに手間やコストがかからないため、スムーズに導入できるのもメリットです。参加者がストレスなく利用するためにも、使いやすさや汎用性は重要なので、Web会議システムを検討してみてはいかがでしょうか。

イッツコムでリモートワーク機能一括導入なら効率的なリモート環境を実現

テレビ会議システムやWeb会議システムを導入する目的がリモートワークの場合、ほかにもさまざまな問題を解決しなければなりません。

リモートワークで考えられる懸念点にどのように対処するか、業務をどのようにして円滑に進めていくかを考えなければならないでしょう。

イッツコムでは、リモートワークに必要な環境を一括で導入できるサービスを提供しています。手軽にリモートワーク環境を構築したいとお考えなら、ぜひ導入をご検討ください。

リモートワーク移行はどのようなことが含まれるか

リモートワークへの移行には、オンライン会議システムの導入だけでなくさまざまなポイントを考慮しなければなりません。

リモートワークで業務を遂行する社員全員に対して、安定した回線環境を準備する必要があるでしょう。ほかにも、情報漏洩を防ぐためにセキュリティを強固にすることやタスクを適切に管理することも大切です。同時に業務フローのオンライン化を進める必要があるでしょう。

イッツコムの一括導入なら手間なく利便性が高まる

リモートワークで円滑に業務を進めるためには、複数の新規システムを導入しなければならないこともあります。ひとつずつ独立したシステムを導入すると、システム間の連携や互換性の問題が発生しかねないため、可能な限りまとめて導入したほうが良いでしょう。

イッツコムでは安定した回線を利用できる法人データSIMや、強化なセキュリティを備えた業務環境を構築できるモバイル閉域接続を提供しています。ほかにもデータをクラウド上で保管・共有するのに役立つbox、営業管理を円滑に行うSFAなども便利なシステムです。

イッツコムではこれらのサービスの一括導入にも対応しています。これからリモートワークを始めるなら、ぜひご検討ください。

イッツコムならリモートワークに不可欠なサービスを網羅！

イッツコムのオンラインシステムは、リモートワークにはもちろん、より効率的な業務の遂行にも役立ちます。一例として、オンラインで業務の進捗を管理できれば、社員間での引き継ぎや進捗状況の確認を円滑化できるでしょう。

スピード感が求められる営業の場合、どの案件がどこまで進行しているかがひと目で分かるのは大きなメリットです。イッツコムのサービスを利用すれば現状維持のままリモートワークに移行するのではなく、これまでより効率化を図りやすいシステムに移行することが可能なので、営業力を高める効果も期待できるでしょう。

まとめ

テレビ会議システムやWeb会議システムは、円滑な会議を実施したりリモートワークを行ったりする上で欠かせません。テレビ会議システムは専用端末や専用回線の準備に時間がかかるため、これから導入するならWeb会議システムがおすすめです。

リモートワークを本格的に運用するには、Web会議システムだけでなくさまざまなオンラインシステムを導入する必要があります。

複数のシステムを導入するには手間やコストがかかるため、どのような組み合わせでも円滑に構築することのできるイッツコムの一括導入サービスをご検討ください。イッツコムでは安定した通信回線や、セキュリティを確保するためのシステムなどを一括でご提供しています。

Web会議システムやリモートワーク環境に関する疑問があれば、まずはお気軽にイッツコムの法人お問い合わせ専用フォームへご相談ください。