ZoomをiPadで利用する方法・参加方法や開催方法は？各機能を紹介

リモートワークをするために自宅のパソコンでZoomを利用し、ミーティングをする方が増えているといわれています。パソコンでZoomを利用している方の中には「手軽なiPadを使用したい」と考えている方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、iPadでZoomを使う方法、使える機能などについて紹介します。この記事を読むことで使い方やメリットを理解でき、さらに導入に対する不安も解消できるでしょう。

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iPad/iPhoneで「ZOOM Cloud Meetings」をダウンロードし、インストールしよう

iPadやiPhoneでZoomを利用する場合は、App Storeから「ZOOM Cloud Meetings」アプリのダウンロードが必要です。ここからは、ダウンロードし、インストールする方法を詳しく解説します。また、事前にマイクとカメラを設定しておくとスムーズにZoomを使えておすすめです。設定方法もあわせて解説します。

アプリのインストール方法・やり方

まずはアプリをインストールする手順を押さえましょう。

【アプリのインストール方法】
1. iPad/iPhone内にあるApp Storeを開く
2. 検索窓に「Zoom」と入力→「ZOOM Cloud Meetings」が表示される→「入手」をタップ
3. ダウンロードし、インストール→「Zoom」のアイコンが表示されるか確認する

アイコンをタップすると、「ミーティングに参加」と表示されている画面が開きます。ミーティングに参加する側の場合はタップしましょう。ホスト(主催者）側の場合は、「サインイン」もしくは「サインアップ」を選択します。

GoogleやFacebookのアカウントがあれば「サインイン」、なければ「サインアップ」でアカウント登録が必要です。画面に従って登録手続をし、パスワードの設定まで進めましょう。メールアドレスとパスワードを入力して「サインイン」をすれば、いつでもZoomが使えます。

マイクとカメラの設定

ミーティングをスムーズに始められるように、事前にマイクとカメラの設定をしておきましょう。設定は後からでも変更できますが、事前に済ませておくと安心です。以下に方法を紹介します。

1. iPad/iPhone内にある「設定」のアイコンをタップ→「Zoom」アプリを選ぶ
2.カメラとマイクがオンになっているかを確認

事前に設定し忘れたとしても、初めてミーティングを開いたときにマイクとカメラの許可を求められるため、そのときに「OK」をタップしても問題ありません。

iPad/iPhoneのZoomアプリの使い方

ここからは、ミーティングを主催する方法や参加方法を詳しく解説します。主催する側であるホストの場合と参加する側の場合では、操作で異なる部分があるため注意しましょう。初めて利用する方は事前に把握することでスムーズな利用につながります。

ミーティングを開く(主催する)方法

ミーティングには、開くタイミングによって次の2種類に分けられます。

・今すぐ開きたいとき：「今すぐ会う」(インスタントミーティング）
・後で開きたいとき：スケジュールミーティング

今すぐミーティングを開きたいときは、インスタントミーティングを選択します。以下はその手順です。

【インスタントミーティングで主催する手順】
1.Zoomアプリを開いてサインイン
2.上部にある「新規ミーティング」をタップ
3.「ビデオ」のオン/オフを確認→「ミーティングの開始」をタップ
4.ミーティングルームが開く
5.IDとURLが表示されているので、いずれかを参加者に送って招待する

日にちや時間を指定してミーティングを開きたい場合は、スケジュールミーティングを選びましょう。以下は具体的な手順です。

【スケジュールミーティングで主催する手順】
1.Zoomアプリを開いてサインイン
2.上部にある「スケジュール」をタップ
3.ミーティング名や開始日時と時間を設定する
4.「完了」をタップ
5.参加者を招待する

招待されたミーティングにiPadで参加する方法

招待される側の場合、ホスト側から招待URLやメールが届くのを待ちます。アプリがインストールしてあれば、届いた招待URLをタップするだけですぐに参加でき、簡単です。アプリを立ち上げて「参加」をタップし、番号を入れて参加できることをホストへ伝える方法もあります。

アプリをインストールせずにChromeなどのブラウザからミーティングに参加することも可能ですが、アプリを使ったほうが起動も簡単で便利でしょう。

知っておきたいZoomアプリの機能

Zoomアプリには、たくさんの便利な機能があります。ビデオ通話のように使うだけではもったいないかもしれません。どのような機能があるのかを知り、Zoomをより便利に活用しましょう。各機能について使い方や使うタイミングを詳しく解説します。

チャット機能

グループ全体でやり取りできるだけではなく、送りたい相手にチェックを入れてプライベートメッセージを送ることも可能です。名前の横に赤字で「プライベート」と表示されている場合は個人宛てのメッセージであることを意味します。以下がメッセージを送る手順です。

1.画面下にある「チャット」をタップ
2.「ここにメッセージを入力します」の画面が表示される→メッセージを入力
3.宛先を全員にするとグループ全体に、個人を選ぶと個人宛てに送信される

ミーティング中に参加者が質問などのメッセージを入れておくと、ホストはチャットのメッセージを見て対応しながら進行できます。また、重要な内容を書き込んでおき、好きなタイミングでチェックできる点もメリットです。

画面共有機能

画面共有のアイコンをタップすることで、ホストと参加者は画面を共有できます。Zoomではホスト側だけでなく、参加側の画面も共有できることが特徴です。GoogleドライブやPhotos、ウェブサイト、ホワイトボードなど共有できるものは多数あります。以下が手順です。

1.画面共有をタップ
2.一覧から共有したいコンテンツの種類をタップ
3.共有完了後、ミュート機能などのメニューが表示されるので設定する
4.共有メニューから「共有の停止」をタップすると共有が終了する

画面を共有することで、対面に近い環境になりコミュニケーションがとりやすくなります。細かい説明ができて理解を深めやすい、資料のどの部分を説明しているのかが一目瞭然となるなど、効率化を図る上でも有効です。

ホワイトボード機能

ホワイトボード機能を使うと、手書きした図や文字などを相手と共有できます。言葉では伝えにくいことを表現するときに活躍し、スピーディーなアイデアの伝達ができるでしょう。以下は、ホワイトボード機能を使う手順です。

1.「画面共有」をタップ
2.ホワイトボードを選択して「画面共有」をタップ
3.画面上にある操作パネルを出す
4.「テキスト」や「絵を描く」などから書きたい内容に合わせて選択する

例えば、操作パネルから鉛筆マークを選ぶと、鉛筆で書いているような字や図にできます。「絵を描く」は直線を描きたいときに便利です。

ファイルの共有・転送機能

チャットを使ってファイルを共有する方法と、クラウドサービスを使う方法があります。いずれにしても、資料や写真、動画などのファイルをミーティング中もしくはその後に共有できて便利です。

ファイルを共有することによって共通認識が可能になり、会議をスムーズに進められるでしょう。ここではチャットを利用したファイルの転送方法を紹介します。

【チャットを使用してファイルを転送する方法】
1.「設定」をタップ→「ファイル送信」が有効になっているか確認
2.画面下部の「チャット」をタップ
3.詳細を選択して「ミーティング内でファイルを共有する」をタップ
4.共有するファイルを選択して転送

ファイルの容量に1GBまでの制限があることに注意が必要です。容量が小さなものはチャットを使用すると簡単ですが、動画など容量が大きなものはクラウドサービスの利用を検討しましょう。

バーチャル背景設定

自分の背景をバーチャル画像に差し替えられる機能です。自宅の様子や部屋などを見られたくない方は、バーチャル背景設定をしましょう。好きな画像に変えられるので、雰囲気作りや話題作りなどの目的でも活用できます。バーチャル背景設定の手順は以下の通りです。

1.Zoom画面上にある「…(詳細）」→「バーチャル背景」をタップ
2.好きな画像を選ぶ
3.表示しない場合は「Noe」、iPad/iPhoneに入っている画像から選ぶ場合は「＋」をタップ

バーチャル背景をきれいに表示するには、人と背景を区別できるように自分の背景にグリーンスクリーンを用意して、照明を均一にすることをおすすめします。

録画機能

録画機能を活用することで、ミーティング後に内容の確認ができます。議事録を作成や手書きでメモをとると時間がかかりますが、録画できれば効率的です。ただし、無料版はiPad/iPhone内に保存される「ローカル保存」のみなため、容量を圧迫する可能性があることには留意しておきましょう。

有料版は録画ファイルをクラウド保存でき、共有する手間も省けます。以下は録画する方法です。

【録画をするとき】
1.「…(詳細）」→「クラウドレコーディング」をタップ
2.「レコーディング」と表示→録画中であることが分かる

【録画を終了するとき】
1.ミーティングを終了する、もしくは「…(詳細）」→「録画終了」をタップ
2.無料版はローカル保存、有料版はクラウド保存される

無料版と有料版の違い

Zoomには無料版と有料版があり、有料版はコストがかかりますがメリットも多くあります。ここでは、有料版を使用するメリットを無料版と比較しながら確認しましょう。把握して気になる項目があれば、有料版の利用を検討してはいかがでしょうか。

クラウドで録画ファイルを共有・保存できる

有料版は録画ファイルをクラウド上に共有・保存ができるため、チームでの作業がスムーズになることがメリットです。

無料版はローカル保存のみでiPad/iPhone内に保存されますが、容量を圧迫する大容量のファイル保存には向いていません。また、ホームページなどに載せて共有したい場合はエンコードという作業が必要で、手間がかかります。

有料版であればクラウド上での保存のため、容量を心配する必要もありません。共有するには保存先のURLを伝えるだけでよく、効率的です。

ミーティングの時間制限がない

3人以上でミーティングをした場合、無料版は40分の制限があります。40分以上の時間がかかる場合は、一度退出しなければなりません。一方、有料版は時間無制限で利用できるため、時間を気にすることなくミーティングができます。

Zoomは3人以上で使用するケースも多く、会議やセミナーなどは時間がかかりがちです。有料版にするべきか迷った際には、時間制限も重要な判断材料となるでしょう。

Zoomでミーティングする際の脆弱性と不便な点

2020年3月から4月頃に、Zoomでのミーティングについて脆弱性があることが判明しました。以降、Zoomはアップデートを行い問題は解決済みとされていますが、不安を拭いきれないと感じている方もいるかもしれません。

ここからは、セキュリティや不安定な回線といったZoomの懸念される脆弱性や不便な点を詳しく解説します。正しく理解し、対策法を把握しましょう。

セキュリティの脆弱性

古いバージョンのZoomではセキュリティに問題があると、情報処理推進機構のIPAが注意喚起を行いました。指摘を受けたのは「4.6.9 (19253.0401)」よりも前のバージョンで、最新版の修正プログラムの適用を呼びかけています。

指摘を受けてZoomはセキュリティの向上に努めました。最新版はセキュリティが強化されましたが、専門機関から注意喚起を受けたことでZoomの利用に不安がある方もいることでしょう。

セキュリティ面の不安を払拭してZoomを利用したい方は、イッツコムの利用をご検討ください。イッツコムのモバイル閉域接続であればセキュリティを高められます。

専用SIMで経路を判別してセキュリティを確保できるため、VPNの設定は不要なことがポイントです。インターネットを経由しないネットワークで安心してご利用いただけます。

不安定な回線でスムーズに会議ができないことも

個々の自宅の回線を使うと、通信が不安定でミーティングが中止されることもあります。画面を共有したときなどに、画面や音声が不安定になる経験をした方もいるのではないでしょうか。

回線の問題でお悩みの方も、イッツコムがおすすめです。イッツコムの法人データSIMを導入することで、安定した回線をシェアできます。また、イッツコムでは安心のNTTドコモ回線を使用しており、NTTドコモのサービスエリア内ならばどこでも利用可能です。

タスク管理や名刺管理などは別のツールを探す必要がある

現在Zoomはミーティングに特化したツールといえるでしょう。タスク管理や名刺管理などは別のツールを探す必要があり、それぞれを管理するためには手間やコストがかかります。

イッツコムのホットプロファイルを導入すると、タスク管理や名刺管理などが一括でできるため効率的です。例えば名刺をデータ化して顧客データベースを自動で作成する、自社サイトへのアクセス状況をチェックしてマーケティングするなど、幅広く活用できます。営業力の強化や売り上げアップにつながることも期待できるでしょう。

まとめ

ZoomはiPad/iPhoneでも簡単に利用できます。手軽に持ち運べるため、家のどこにいてもミーティングができて便利です。チャット機能やファイル共有機能などを活用して、効率的なリモートワークを実現しましょう。Zoomのセキュリティ面を懸念する方はイッツコムにご相談ください。

イッツコムはリモートワークの導入に関して一括サポートできるシステムを提供しています。法人SIMカードで安心の回線をシェアできるので、セキュリティや回線の不安も解消でき、お得です。

イッツコムのホームページでは「新規法人お問い合わせ窓口」専用フォームを用意しています。お気軽にお問い合わせください。