Zoomミーティングのチャット機能の使い方を基本から応用まで解説

Zoomミーティングでは、洗練されたビデオ通話や画面共有機能に加え、シンプルで使いやすいミーティング内チャット機能も利用できます。さらに、Zoom Workplaceアプリを使えば、ミーティング外でもチームチャット機能を活用でき、ミーティング内チャットのやりとりを継続することも可能です。

メンバー間の円滑なコミュニケーションを支援するには、チャット機能の活用方法を理解しておくことが重要です。この記事では、Zoomミーティングのチャット機能の使い方や活用シーン、メリットについて解説します。

Zoomミーティングのチャット機能とは？

Zoom Workplaceの主要機能であるZoomミーティングでは、ビデオ通話や画面共有を行いながら、ミーティング内チャット機能を利用できます。基本機能として無料で誰でも使用でき、PC・スマホ・タブレットのいずれでも利用可能です。簡単な操作で参加者とテキストやファイルを直接やりとりしたり、絵文字でリアクションを送ったりでき、Web会議におけるコミュニケーションを補助します。

Zoom Workplaceアプリのホーム画面からアクセスできる「チームチャット」とは異なる機能ですが、スケジュールされたミーティングでは、ミーティング内チャットとチームチャットでのやりとりを継続することも可能です。

Zoomミーティングのチャット機能の使い方

Zoom Workplaceのミーティング内チャットは、会議中のコミュニケーションの補助・補完に役立ちます。見た目も操作方法もシンプルで、必要なときにさっと使えるのが特徴です。ここでは、デスクトップクライアント版での使い方を解説します。スマホやタブレットの場合でも、メニュー名などは若干異なるものの、同様の機能を利用できます。

チャットウィンドウからメッセージを送信する方法

Zoomミーティング中に、個別のメンバーまたは全員にチャットメッセージを送信する方法は以下の通りです。

1.Zoomミーティング中にミーティングコントロールの[チャット]をクリック
2.画面右側にチャットウィンドウが表示される
3.「宛先」欄のドロップダウンメニューで[全員]（ミーティング中の全員）または任意のメンバーを選択
4.「ここにメッセージを入力…」と表示されているスペースにメッセージを入力し、Enterキーを押して送信

チャットウィンドウは[…]（詳細）右のアイコンからポップアウトでき、ミーティングコントロールの[チャット]からいつでも表示のオンオフを切り替えられます。画面共有中にも[チャット]メニューから表示できますが、他の参加者には表示されません。

チャットウィンドウからファイルを送信する方法

チャットウィンドウから個別のメンバーや全員宛に、任意のファイルを直接送信することもできます。ファイル送信の方法は以下の通りです。

1.Zoomミーティング中にミーティングコントロールの[チャット]をクリック
2.チャットウィンドウ下部のファイルアイコンをクリック
3.[コンピュータ]または任意のストレージサービスを選び、PCやクラウド環境のストレージに保存されたファイルを選択
4.チャットウィンドウ内にファイルが表示されたら、宛先を指定してEnterを押し、ファイルを送信

メッセージの改行や送信後の編集をする方法

Zoom Workplaceのミーティング内チャット機能は、メールの文面を作成するような感覚でEnterキーを押して改行しようとすると、メッセージの作成途中で送信されてしまいます。改行したいときは、Windows PCの場合はShiftキーを長押ししながらEnterキーを押し、Macの場合はcontrolキーを長押ししながらReturnキーを押しましょう。

なお、誤って送信したメッセージは後から修正することも可能です。送信されたメッセージ下部の[…]（詳細）→[編集]の順にクリックし、文面を修正したらEnterキー（またはReturnキー）を押しましょう。修正後のメッセージには「編集済み」と表示されます。

メッセージへの返信や絵文字でのリアクションをする方法

ミーティング内チャット機能にて受信したメッセージは、メッセージ下部の吹き出しアイコン（返信）をクリックすると、個別に返信できます。また、吹き出しアイコンではなく絵文字アイコン（リアクションを追加）をクリックすると、SNSのように絵文字でリアクションをすることも可能です。リアクション数や誰がどの絵文字を使ったかは、リアルタイムで確認できます。

絵文字アイコンが表示されない場合、設定で絵文字の使用が禁止されています。自身が主催するミーティングで絵文字の使用を許可する方法は以下の通りです。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/signin#/login）にサインイン
2.ナビゲーションパネルの[設定]をクリックし、[ミーティング]タブを選択
3.「ミーティングチャットでの絵文字の使用を参加者に許可する」のトグルスイッチをオンにする

チャットを送信できる相手をコントロールする方法

Zoomミーティングのホストは、参加者がチャットを送信できる相手をコントロールできます。ミーティング内チャットにて参加者のチャット機能を許可・禁止する方法は以下の通りです。

1.Zoomミーティング中にミーティングコントロールの[チャット]をクリック
2.チャットウィンドウ上部の[…]（詳細）をクリック
3.「参加者がチャットできる対象」欄でチャット対象にチェックを入れる

[ホストと共同ホスト]に設定すると、参加者によるチャットを原則禁止でき、ホストへ非公開メッセージを送信することだけを許可できます。[全員]に設定すると参加者間で公開メッセージを送信でき、[全員の公開チャットとダイレクトチャット]に設定するとホストに対しても非公開のダイレクトメッセージを許可できます。また[該当者なし]に設定してチャットを無効化することも可能です。

チャット履歴の手動保存や自動保存をする方法

Zoom Workplaceのミーティング内チャットの履歴は手動保存または自動保存ができます。手動保存をする場合、チャットウィンドウ右上の[…]（詳細）→[チャットを保存]をクリックしましょう。これで任意時点のチャット履歴を、ローカルレコーディングと同じ場所に即時保存できます。

ミーティング終了後に自動保存する手順は以下の通りです。

1.Zoomウェブポータル（https://zoom.us/signin#/login）にサインイン
2.ナビゲーションパネルの[設定]をクリックし、[ミーティング]タブを選択
3.「チャット自動保存」のトグルスイッチをオンにする
4.ミーティング終了後に、ローカルレコーディングと同じ場所にチャット履歴が保存され、保存先のフォルダが自動表示される

なお、ミーティングのホストが「プロ」以上の有料ライセンスを割り当てられている場合、Zoomクラウドに詳細なチャット履歴を自動保存することも可能です。

【関連記事：Zoomのクラウドレコーディングの開始・管理・共有方法や注意点】

ミーティング前後で参加者とのチャットを継続する方法

ミーティング内チャットは通常、個別のミーティング内のみ利用できるチャット機能です。スケジュールされたミーティングの場合、チームチャット機能を利用し、ミーティング前後もやりとりを継続できます。継続的なミーティングチャットを使用する方法は以下の通りです。

1.Zoom Workplaceアプリの[ホーム]タブにて[スケジュール作成]をクリック
2.「継続的なミーティングチャットを有効にする」チェックボックスをオンにし、開催日時などを設定して[保存]をクリック
3.[ホーム]タブや[ミーティング]タブからスケジュールされたミーティングを検索し、チャットアイコンをクリック
4.[チームチャット]タブ内のミーティング専用グループチャットが開き、事前に参加者とやりとりができる
5.ミーティングを開始すると、チャットウィンドウ内にミーティング前のやりとりが表示される
6.ミーティング終了後も[チームチャット]タブ内の[ミーティングチャット]タブ内から、チャット履歴にいつでもアクセスでき、参加者とやりとりを継続できる

Zoomミーティングのチャット機能を利用するメリット

Zoomミーティングは洗練されたビデオ通話機能や画面共有機能などにより、大勢が参加するWeb会議にも問題なく対応できます。コミュニケーションに課題や懸念がある場合、ミーティング内チャットを活用しましょう。ここでは、ミーティング内チャットの活用シーンやメリットを解説します。

リアルタイムに質問の受け答えができる

「疑問点があれば遠慮なく声を出してほしい」と言われても、実際には会議の進行を止めて質問するのが難しいと感じる方もいるでしょう。こうした場合、チャット機能を活用すれば、会議の流れを妨げることなくスムーズに質問できます。

また、主催者が常にチャットを確認できるようにしておくことで、適切なタイミングで自然に回答できるようになります。

参加者同士のつながりが生まれやすい

会議やセミナーの開始前に、プライベートチャットを使って自由にコメントできる旨を周知しておくことで、参加者同士が気軽にやりとりができ、コメントを出しやすくなります。

Web会議は直接顔を合わせないため、対面するケースよりも参加者同士の距離を縮めにくいことがデメリットです。しかし、チャット機能を活用すれば参加者同士のコミュニケーションが深まり、つながりが生まれやすい環境を用意できるでしょう。

ルールなど大事なことを入力すれば聞き逃しを防げる

会議やセミナーにおけるルールや重要な伝達事項は、口頭で伝えただけでは忘れられたり、聞き逃しが発生したりする可能性があります。

こういった事態を防ぐこともWeb会議をする上での重要な課題の1つです。チャット機能は文字で伝えられるため、重要事項の周知を徹底できるでしょう。内容の理解を深めることにも役立ちます。

説明した情報を入力すればより覚えやすい

聞き逃しや話の内容が不明瞭になるのを防ぐには、チャット機能を使用して記録を作成するのが効果的です。

例えば会議の際にあらかじめ記録係を決めておき、重要事項をチャットに書き込んでもらうのもよいでしょう。こうすることで効率よく要点をまとめられます。大事な情報をいつでも視覚的に確認できるため、参加者側も理解を深めやすくなるでしょう。

ZoomミーティングにPCとスマホで同時参加する際のチャット活用方法

Zoom WorkplaceはPC・スマホ・タブレット各1台ずつのみ、同じログイン情報で同時にサインインできます。別のデバイスで同じミーティングに参加しようとすると、通常はホストのデバイスを「切り替え」することになりますが、[参加]メニューからミーティングIDを入力すると複数デバイスで同時参加できます。

ここでは、PCとスマホでミーティングに同時参加する際の活用方法を解説します。

主催者はスマホをチャット専用にすると見やすい

会議の主催者は、効率的に情報を伝達するために画面共有機能を使用するケースが多く見られます。画面共有とチャット機能を同時に使用すると、見づらく感じることもあるでしょう。

画面共有にはPCを使い、スマホはチャット専用にすることをおすすめします。一般的に主催者は多くの情報を扱いながら進行するため、使い分けることで見やすくなるのがポイントです。情報が整理されることにより、参加者からの質問の回答漏れも防げるでしょう。

Zoomのチャットだけをスマホで見る方法

PCとスマホで機能を振り分けて使用すると、モニターの情報が整理されてより見やすい環境で会議に臨めます。チャット情報だけを表示するようにスマートフォンの設定をしましょう。

チャット表示用にスマホなどのモバイル端末を使用する場合は、PCと同じアカウントでサインインをする必要があります。以下はモバイル端末でチャットを表示する方法です。

1.会議に参加した状態で画面をタップする→画面下部にメニューが表示される
2.「詳細」をタップする
3.「チャット」をタップする→チャット画面が表示される

スマホでの参加者が多いときはチャットの使用用途を限る

会議の参加者にスマホの利用者が多い場合は、チャットの使用用途を限る方がよいでしょう。これは、スマホでチャット画面を開くと、共有画面や他の参加者の様子が映像で確認できなくなるためです。これではWeb会議のメリットが損なわれてしまいかねません。

スマホでの参加者が多い会議では、チャットを頻繁に使用する進行の仕方は避けましょう。チャット機能をフルに使った会議をしたいときは、あらかじめ参加者になるべくPCで参加するように呼び掛けておく必要があります。

1台は「オーディオに接続しない」にする

PCとスマホなど2台を使用して会議に参加する場合、ハウリングを起こしやすくなります。スマホはオーディオ接続を切っておきましょう。ハウリングは不快なだけでなく、進行を妨げる原因にもなるため、対策法を理解しておくことが大切です。

会議に入室してからハウリングが起こっていることに気付いた場合は、右端の「…」（詳細）をタップし、出てきたメニューの中にある「オーディオの切断」を選択します。このように設定することで、会議中でもオーディオ接続をカットできます。

Zoom Workplaceを使いこなす有料プラン運用はイッツコムにお任せ！

Zoom Workplaceのチャット機能は、無料アカウントでも利用可能ですが、履歴のクラウドレコーディングができないなど、一部機能に制限があります。また、ホストが無料版ユーザーの場合、ミーティング参加者は開始から40分で強制退席となるため、円滑なコミュニケーションが難しくなることもあります。

これらの制限を解除するには、ホストに「プロ」以上の有料ライセンスを割り当てる必要があります。有料プランへアップグレードすると、AIアシスタント「AI Companion」によるミーティング要約など、強力な新機能も利用可能になります。

Zoom公式サイトから直接アップグレードできますが、ビジネス利用の場合は、日本語サポートや請求書払いに対応する国内代理店での契約がおすすめです。イッツコムなら、プロ1ライセンスからの最小規模契約に対応し、豊富な導入実績に基づく充実した日本語サポートも標準付帯しているため、初めての有料プラン運用に最適です。

【関連記事：Zoomの法人契約は代理店経由ですべき？有料プランの選び方を解説】

まとめ

Zoom WorkplaceはPCでもスマホ・タブレットでも、ミーティング内チャットの他に、ミーティング外でチームチャットも利用できます。スケジュールしたミーティングの場合、専用のチャットグループにて、事前連絡・会議中・振り返りのやりとりを継続することも可能です。

チャットは無料版でも利用できる基本機能ですが、有料プランにアップグレードすると、AI Companionによるチャットの要約や返信文の作成なども活用できるようになります。

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