Web会議のメリット・デメリットとは？テレビ会議や通常の会議との違いも解説

働き方改革の促進や新型コロナウイルスの影響で、Web会議の導入を検討している方もいるのではないでしょうか。リモートワークにはWeb会議の導入が不可欠です。

しかし実際に活用したことがなければ、Web会議にどのようなメリット・デメリットがあるのか把握しづらいでしょう。きちんと理解できれば現状維持にとどまらず、業務の効率性や営業力も高めていけます。

そこでこの記事では、通常の会議やテレビ会議と比較することで見えてくる、Web会議のメリット・デメリットについてご紹介します。

Web会議のメリット

新型コロナウイルスの影響により、リモートワークとの併用でWeb会議システムを導入する企業が増えています。その背景には労働人口の減少や、働き方改革の推進が考えられます。

しかし単に社会情勢だけの理由ではなく、Web会議自体にメリットを感じているからこそ増加傾向にあるともいえるでしょう。Web会議にはどのようなメリットがあるのか、5つに分けて見ていきましょう。

移動時間とコストを削減できる

Web会議を活用することで、これまでかかっていた移動時間とコストの削減を実現できます。通常の会議では開催地へ向かう移動時間を要しますが、Web会議ではシステムへアクセスするだけで会議への参加が可能です。

通常の会議では遠方から参加する場合、交通費や宿泊費が伴います。しかしWeb会議であれば、わざわざ遠方から足を運ばずとも参加できるため、移動費や宿泊費はかかりません。そのため大幅なコスト削減ができるでしょう。

また会議直前まで業務を継続でき、会議終了後には素早く通常業務に戻れるメリットもあるため、業務効率化につながります。

場所にとらわれずに開催できる

Web会議は、会議室などの場所に依存することなく会議を開催できます。インターネットに接続したパソコンなどのデバイスさえあれば、どのような場所からも参加が可能だからです。

通常の会議では会議室の確保やスケジュール調整など、参加者が多いほど多くの労力がかかります。遠方からの参加者がいる場合は、さらに手間がかかるでしょう。

一方、Web会議は参加者それぞれの場所からWeb会議システムにアクセスするだけで参加できるため、スケジュール調整の手間もかかりません。スケジュール、開催時刻をフレキシブルに調整できるのもWeb会議のメリットです。

会議資料の準備を効率的に行える

Web会議では会議資料のデータをクラウド上で管理できるため、会議資料をプリントアウトしたり、冊子にして配布したりといった手間がかかりません。WordやPowerPointなどのドキュメントはWeb会議システム上で簡単に参加者と共有でき、会議資料の準備を効率的に行えます。用紙代やインク代、処分や保管に要するコストも削減できるでしょう。

またWeb会議中にリアルタイムで複数の人と会議資料の編集ができたり、システムによってはホワイトボードを利用できたりします。会議資料の準備・共有・編集・整理を効率的に行えることもWeb会議のメリットでしょう。

リモートワークを実現できる

Web会議システムでは、チャットやファイルの送受信、タスク管理や勤怠管理などの機能が豊富なため、リモートワークの実現が可能です。さらにコミュニケーションできる体制を整えれば、多様な働き方にも対応できるでしょう。

社員が海外に在住していたとしても、Web会議システムで業務をつなげればチームの構築が可能です。またWeb会議には自宅やコワーキングスペース、出張中のホテルからでも参加ができ、社員のみならずテレワーカーや業務委託先とのチームワークの連携も図れます。

場所に制限されず仕事ができるようになれば、オフィスに依存せず仕事ができるため、さまざまなコスト削減が可能になり業務効率化につなげられます。

スピーディに意思決定できる

Web会議はあらゆる場所から参加でき、素早いスケジュール調整とスムーズな意思決定が可能になります。緊急会議を開催する際、通常は緊急に招集がかかり、すべての参加者が集まったところで始まります。参加者の中には会社に不在だったり、遠方にいたりして参加ができない場合もあるでしょう。

万一、意思決定を担う責任者が緊急会議に出席できないとなれば、やむなく電話やメールで指示を仰がなければなりません。その際、双方のコミュニケーションに違いがあり、誤った対応をしてしまうリスクも考えられます。

Web会議では緊急性の高い場面でも、参加者とスピーディに意見を交わしたうえでの意思決定が可能です。このような柔軟な対応ができるのもWeb会議のメリットと言えるでしょう。

Web会議のデメリット

Web会議の導入にはさまざまなメリットがありますが、Web会議ならではのデメリットがあることも理解しておきましょう。通常の対面会議に慣れている方は、画面越しのWeb会議に違和感を抱く恐れもあります。まずはどのようなデメリットがあるのか見てみましょう。

通信環境によっては意思疎通がすれ違うことも

Web会議システムでは、デバイスに接続あるいは内蔵されたカメラ・マイクで参加者の映像と音声を拾います。映像と音声のデータはインターネットを経由して送受信し、参加者の顔や声をリアルタイムで共有できる仕様です。

データがスムーズに送受信できるかどうかは通信環境に依存するため、接続が不安定だったり接続速度が遅かったりすれば、音飛びや映像の遅延が起こります。相手の声は聞こえているのにこちらの声は届いていないケースもあり、意思疎通がスムーズにいかない場合があることに注意が必要です。

安定した通信環境を維持できるWi-Fiを用いたり、参加者に法人用SIMカードやモバイルWi-Fiルーターを貸与したりして、インターネット接続の安定化を図ることで回避しましょう。

参加者の表情や雰囲気がつかみにくい

Web会議が対面の会議と大きく違うのは、ディスプレイとスピーカーを使って参加者の表情や雰囲気を把握する点です。対面で相手の表情を読み取って話しかけるのとは異なり、カメラが連続撮影したディスプレイ上の画像から表情を読み取り、参加者がそこにいると仮定して話しかけなければなりません。

ディスプレイ上には会議資料を表示している場合もあるため、参加者の発言は誰に向けたものなのか、自分の発言を聞いているのかも判断しにくい場合があります。

単純に顔が見えにくい場合は、照明やカメラの位置を調整することで改善が可能です。マイクと口の距離感やボリューム調整にも注意した上で、Web会議での対応に慣れていきましょう。

Web会議と通常の会議の違いは？

Web会議の導入には多くのメリットといくつかのデメリットがあります。これからWeb会議を導入するのであれば、通常の会議との違いを理解しておくことも重要です。通常の会議と比較した場合、どのようなメリット・デメリットが見えてくるのか解説します。

Web会議と通常の会議の違い

通常の会議では参加者全員が1か所に集まるため、会議室への移動時間も加味して、参加者それぞれのスケジュールに合わせて開催時間を調整します。Web会議ではインターネット接続できる環境があればどこからでも参加できるため、時間さえ合えば業務時間を圧迫せずに参加が可能です。

また通常の会議では、参加者数に合わせた会議室や会議資料などの準備が必要で、規模が大きくなるほどコストはかさみます。Web会議では参加者それぞれのデバイスを利用し、会議資料はデータで共有できるためコスト削減が可能です。

通常の会議と比較したWeb会議のメリット

通常の会議では、会議室の確保や参加者全員のスケジュール調整が困難な場合もあり、規模が大きくなるほどコストはかさみます。

Web会議では会議室も紙の資料も準備する必要がないため、参加者が多くなっても柔軟に対応が可能です。参加者はどのような場所からでも参加できるため、スケジュール調整を比較的容易に行え、移動にかかる費用や時間も抑えられます。

さらに遠方の参加者とも気兼ねなくやり取りができ、リアルタイムでチームワークを機能させることもできます。さまざまな働き方に対応できる汎用性の高さも、Web会議ならではのメリットといえるでしょう。

通常の会議と比較したWeb会議のデメリット

通常の会議では参加者全員の顔や声をはっきり認識できるため、参加者の理解度を把握しながら会議を進行できます。

Web会議は、対面に比べると参加者の表情や理解度を読み取るのが困難です。デバイスやインターネット接続などの環境は参加者間で一致しないため、音飛びや映像の遅延が発生する場合もあります。

接続が不安定だと会議の進行に支障をきたす場合もあり、参加者の理解度を把握しながら円滑に進行するには、通常の会議には求められない注意力が必要です。普段から積極的なコミュニケーションをとっておく必要も出てくるでしょう。

Web会議とテレビ会議の違いは？

遠隔地との会議を行うには、Web会議とテレビ会議の選択肢があります。相違点が多いため、導入の前に違いを把握しておくことが重要です。テレビ会議と比較した場合の、Web会議のメリット・デメリットについて具体的に解説します。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議では専用アプリやブラウザからWeb会議システムを利用しますが、テレビ会議では専用の通信回線やモニターなどが必要で、特定の会議室に専用機材を固定します。

テレビ会議は専用機材に依存するため、開催場所は専用機材を設置した会議室内に限られ、Web会議のような場所の自由度はありません。

またテレビ会議の利用には専用の回線や機材にかかる初期費用が必要で、接続場所を増やすなどの機能拡張の際には、機材の追加購入が必要です。一方のWeb会議は、月額固定料金または従量課金制であり、利用ユーザー数はライセンス契約によります。

テレビ会議と比較したWeb会議のメリット

テレビ会議では専用機材を設置した会議室間のみで接続を行います。接続する会議室を変更したり追加したりする場合にはコストも手間もかかり、拡張性や柔軟性が高いとはいえません。

一方、Web会議では利用ユーザー数の上限が多いライセンス契約を選択するだけで、新規ユーザーはどこからでもシステムにアクセスできます。

またテレビ会議で送受信できるのは、基本的に映像と音声のみです。2か所以上の会議室を映像・音声で中継する利用方法が基本であり、インタラクティブなファイル共有などには向いていません。

Web会議ではPCやスマートフォンで利用する多くのファイル形式が送受信でき、参加者それぞれの多角的な双方向コミュニケーションが可能です。

テレビ会議と比較したWeb会議のデメリット

テレビ会議では高性能なマイクやスピーカー、安定した専用回線などがパッケージ化されており、映像や音声は高品質です。

Web会議では汎用性の高いシステムを提供しますが、ハードウェアは基本的に自社で用意します。安定した回線や高性能なデバイスで利用するならストレスフリーですが、環境によっては不安定になってしまう点はデメリットです。

またテレビ会議は初期費用こそ高いものの、機能拡張しなければ保守費用だけで利用できます。Web会議は初期費用が安い反面、長期利用では総額が高くなる場合もある点に注意しましょう。

Web会議を導入するならイッツコムにお任せ！

Web会議システムを利用する際にはインターネット接続を行うため、社員全員の安定した接続環境やセキュリティ対策などの準備が重要です。

イッツコムでは、クラウドストレージや営業支援ツールなど、Web会議システムを補完するさまざまなサービスを一括サポートします。Web会議システムとともに、関連システムも一括導入することの必要性やメリットについて見ていきましょう。

リモートワーク移行にはさまざまな手間がかかる

リモートワークに移行すると、社員はさまざまな場所からWeb会議システムにアクセスします。社員全員がスムーズにシステムへアクセスするためには、安定した接続ができるインターネット回線や法人SIMカードの導入を要するでしょう。

データ漏洩などのリスクを排除するために、セキュリティ万全のデータ管理も重要です。安全なインターネット接続サービスや、オンラインストレージを利用するなどの対策が必要でしょう。

また連携して業務を進めるためには、社員のタスク管理や勤怠管理の仕組みづくりも重要です。リモートワークに移行をすると、このような手間がかかることも知っておきましょう。

イッツコムならリモートワークに必要なシステムを一括導入できる

イッツコムの法人向けサービスでは、参加者間で通信量をシェアできる法人SIMカードを提供しています。サービスエリアの広いNTTドコモの回線を使用するため、安心かつお得に回線のシェアが可能です。

またイッツコムの「モバイル閉域接続」を利用すれば、データ漏洩のリスクを排除できます。インターネットを経由しないネットワークの利用も可能で、社内LANや社内情報へ安全にアクセスができるでしょう。

データは容量無制限のクラウドストレージ「box」で管理でき、Web会議システム「Zoom」と連携できます。boxは政府機関・金融業界・医療業界でも採用される高度な信頼性を誇り、データの管理・共有・アクセスのセキュリティは万全です。

さらに名刺管理ツールや営業支援ツールを一本化した「ホットプロファイル」を導入すれば、社内の人脈を可視化し、タスク管理だけでなく営業力の強化も図れます。

（参考：『モ バ イ ル閉鎖接続』）
（参考：『法人データSIM | イッツコム』）
（参考：『ホットプロファイル』）
（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』）

システムを利用して効率性・営業力をさらに高めよう！

リモートワークに移行してWeb会議システムを導入するには、新しい業務システムの構築が必要です。イッツコムなら、安全かつ安定したインターネット接続やクラウドストレージなど、手間がかかるシステムの導入を一括で行えます。

ホットプロファイルを組み合わすことで、業務効率や営業力のさらなる向上も可能です。現状維持のためだけでなく、業績を伸ばすためのシステム構築をしていくことが望まれます。

まとめ

Web会議にはリモートワークに移行できる以外にも多彩な魅力があります。Web会議のメリットを生かし、業務効率や営業力を高めるためには、関連システムの一括導入が重要です。万全の準備を整えて、低成長時代に業績が伸びる仕組みづくりを実現しましょう。

イッツコムでは、Web会議システムのZoomやクラウドストレージのbox、営業支援ツールのホットプロファイルなどを一括導入できます。逆境をチャンスに変える一手をお求めなら、イッツコムの法人向けサービスをご利用ください。