【Web会議のやり方】手順や必要な道具から徹底解説

リモートワークへの移行を検討している方の中には、Web会議のやり方を知りたい方もいるのではないでしょうか。

リモートワークへの移行には、社員個人への対応だけでなくWeb会議システムの導入を必要とする会社も多いでしょう。また、移動が制限されることなどから事業所間のやり取りにもWeb会議システム導入は不可欠な社会状況になっています。しかし、Web会議をうまく活用できるか不安があると、導入に二の足を踏んでしまうかもしれません。

まずはどのようにすればWeb会議を開催できるのか、Web会議の初歩から見ていきましょう。メリットやデメリット、会議だけではない幅広い用途もあわせて紹介します。

Web会議を基本から理解し、きちんと活用できれば、ますます加速する働き方の多様化にも対応できるでしょう。

Web会議って何？

リモートワークに移行するだけでなく全国各地に事業所をもつ企業なら、離れた場所にいる社員同士が意見交換するためのコミュニケーションツールが必要です。まずはWeb会議がどのようなシステムなのかを見ていきましょう。Web会議と混同されやすいテレビ会議との違いも解説します。

離れた場所でも一緒に会議

Web会議は、インターネットを経由して遠隔地にいる人と行う会議です。Web会議ができるシステムを導入すれば、遠隔地のオフィスやリモートワーカーと、リアルタイムで音声や映像、会議資料の共有などができます。

システムを導入したデバイスがあれば誰でもWeb会議に参加でき、移動や会場設備にかかるコストの大幅な削減も可能です。

個人の業務をリモートワークにしても、Web会議システムがなければ会議のために出社しなければいけないこともあるでしょう。それでは、リモートワークの効果を十分に享受できない可能性があります。

テレビ会議より低コスト・小規模向け

Web会議と混同しやすいのがテレビ会議です。どちらも遠隔地と行う会議ですが、パソコンやスマホなどのデバイスとインターネット環境があれば行えるWeb会議に対し、テレビ会議は会議室に専用端末を設置し、会議室同士をつなぎます。テレビ会議は専用のモニターやマイクなどの高額な導入コストが必要です。

また、Web会議は周囲に配慮しインターネットがつながれば、参加者がいる場所に制限はありませんが、テレビ会議は専用端末を設置した会議室に参加者を集めなければいけません。

数百人規模の会議を支社間で行うような場合にはテレビ会議が向いており、低コストで小規模な会議を遠隔で行いたい場合はWeb会議のほうが向いているといえるでしょう。

Web会議のやり方を初歩から見てみよう

ではWeb会議のやり方を5つのステップに分けて見ていきましょう。Web会議を行うには、必要な道具を用意した上でWeb会議サービスの導入が必要です。準備が整ったら参加者のスケジュールを調整して会議資料を共有します。順を追って進めることで、Web会議をスムーズに開催できるでしょう。

1.道具を用意する

Web会議のために用意するものは、デバイス、Webカメラ、ヘッドセット、インターネット環境の4つです。

デバイスはファイル共有などをストレスなく行うにはパソコンが便利ですが、タブレットやスマートフォンでも構いません。Webカメラやヘッドセットはデバイス内蔵のカメラやマイクでも代用できます。ただし、快適性を求めるなら別売りの製品をそろえるのがおすすめです。

2.Web会議サービスを取り入れる

道具がそろったら「Zoom」などのWeb会議サービスを導入しましょう。サービスには無料版と有料版があり、無料版は接続ユーザー数などに制限があります。必要に応じて選択しましょう。

3.スケジュールを合わせる

Web会議ができる環境が整ったら、参加者のスケジュールを調整します。参加者の所在は会議に参加するのにふさわしい場所なら自宅でもコワーキングスペースでも構いませんが、会議に参加する時間をそろえることは必要です。

4.データを共有する

Web会議では、会議開始前に紙の資料を配ることはできません。会議中にも共有することはできますが、事前にメールなどで送っておくとスムーズです。資料データをクラウドストレージにアップロードすれば、参加者間で閲覧だけでなく編集することもできます。

5.Web会議を開催する

ここまでのステップが完了したらWeb会議を開催しましょう。参加には専用URLなどが必要なことがあるため、開催者は必要に応じて参加者への招待を行います。

Web会議のメリット

Web会議を導入することで生まれる5つのメリットを見てみましょう。Web会議は会議の開催コストを抑えられる上、ペーパーレス会議の実現も可能です。参加者は場所に縛られず会議に参加しやすくなるため、スムーズな意思決定にもつながります。

会議の開催コストを抑える

対面の会議では参加者が遠方にいる場合、移動や宿泊にコストがかかります。会議の規模などに合わせて会議室をレンタルすることもあるでしょう。これらのコストは高額になります。Web会議なら移動や宿泊、特定の会議室が不要なため、会議開催コストを抑えることが可能です。

ペーパーレス会議が実現できる

対面の会議で会議資料を印刷する場合、印刷や保管のコスト、セキュリティ面のリスクなど、さまざまな問題があります。

Web会議ではデータ化した資料を安全なクラウドサービスで共有し、紙の資料を使わない会議を実現することが可能です。これはコスト削減だけでなく、資料作成などの業務効率化につながります。

好きな場所から会議に参加できる

Web会議は参加場所の制限が少ないため、遠隔地のオフィスにいる方やテレワーカーも場所や距離を気にせず参加できます。フレックスタイム制や時短勤務で働いている方、外回りの営業担当や出張中の方でも、会議に参加しやすいことは大きなメリットです。

スピーディに会議を開催できる

緊急を要する会議など、開催までの準備期間が限られている場合、対面の会議は移動時間や開催場所がネックになり調整が困難なことがあります。Web会議であれば、会議室に向かう必要がありません。インターネット環境があり時間さえ合えば参加できるため、素早く会議を開催し、意思決定を早めることが可能です。

システム導入しやすい

Web会議は道具やコストの面から見ても、導入しやすい会議システムです。Web会議では参加者それぞれのデバイスをつなげるため、テレビ会議のような専用端末は必要ありません。サービスの利用料金が安いのもメリットでしょう。Webカメラやヘッドセットは手ごろな市販品で問題なく、デバイスに内蔵されているものでも代用可能です。

Web会議のデメリット

Web会議を導入するとさまざまなメリットを得られますが、インターネットを利用するため、いくつかの注意点もあります。会議中の映像や音声の乱れ、表情や雰囲気が伝わりにくいことはデメリットです。Web会議のデメリットと改善策を見ていきましょう。

通信環境により映像・音声が乱れる

Web会議はインターネットで接続するため、通信環境によっては映像や音声が乱れることがあります。Web会議中は大容量のファイルを送受信することもありますから、安定した通信環境が保てるよう、通信速度やデータ通信量の契約内容、利用機器の性能が十分かを確認しましょう。

表情や雰囲気が伝わりづらい

Web会議は画質や通信遅延によるタイムラグなどによって、対面の会議より表情や雰囲気が他の参加者に伝わりにくいことがあります。会議を進行するにあたって、進めづらいと感じることもあるかもしれません。

このようなデメリットには、接続制限のない有料版のWeb会議サービスを安定した通信環境で利用することで対応するとよいでしょう。高性能なデバイスを使い、照明を調整することも効果的です。

セキュリティ対策が難しいことがある

Web会議は参加者の居場所を問わないことがメリットですが、それがセキュリティ面ではデメリットになることもあります。閉じられた環境ではない場合、声が漏れ聞こえる、画面が見えるという事態が考えられるでしょう。フリーWi-Fiを使った場合も、暗号化されていない通信によって情報が漏れてしまうかもしれません。

Web会議の用途

Web会議という名称から、Web会議のシステムは会議に使うものというイメージを抱くかもしれません。しかし実際には研修やセミナー、商談、リモートワークやトラブル対応など、さまざまな活用方法があります。業務外のコミュニケーションツールとしての利用も可能です。

会議

Web会議システムの利用方法としてまず考えられるのは、一般的な会議です。複数の参加者がそれぞれ別の場所から会議に参加し、システム上で会議資料の共有やリアルタイムの編集を行えます。参加者全員が同じ場所に集まっている場合でも、クラウドストレージを利用することでペーパーレス会議を行うことが可能です。

研修・セミナー

Web会議システムを活用すれば、社員研修やセミナーもオンラインで完結できます。社員研修のために全国各地から社員を集める必要はありません。オンラインセミナーでは、受講者だけでなく講師がいる場所も自由です。いずれもペーパーレスで行えるため、さまざまな面でコスト削減につながります。

商談

クライアントとの商談をWeb会議システムで行えば、外回りの営業担当者の交通費が不要になり、移動時間を有効利用した業務効率化も可能です。出張に出向く必要がなく、クライアントとのスケジュール調整もスムーズに行えるでしょう。

リモートワーク

Web会議システムは資料の共有や編集ができるため、在宅などのリモートワークにも便利です。チーム内の連携強化が図れるでしょう。顔を合わせるコミュニケーションの不足はリモートワークの課題ですが、Web会議システムはその改善にも役立ちます。

トラブル対応

業務上でエンジニアやシステム担当者によるパソコントラブル対応が必要になった場合も、Web会議システムを活用すればスムーズに解決可能です。

パソコン画面の共有ができるWeb会議システムであれば、パソコンに詳しくなくても状況を正確に伝えやすくなります。対応する側はリモートでも画面を見て的確に状況を把握できるため、業務を効率化できるでしょう。

オンライン飲み会

コロナウイルス感染拡大をきっかけに注目を集めているオンライン飲み会は、Web会議システムを使って開くことが可能です。会議と同様に参加者のスケジュールを調整して招待しましょう。対面の飲み会で同席するのが難しい遠隔地の社員やリモートワーカーと、業務時間外のコミュニケーションを図れます。

企業のWeb会議導入はやることが多い

働き方改革に取り組む企業にとってメリットの多いWeb会議ですが、導入にあたってはサービスの選定やインターネット環境の最適化などが必要です。利用できる機能や料金などはサービスによって異なり、接続ユーザー数は十分でもクラウドストレージがないために資料の共有に手間がかかる場合もあります。

Web会議の導入は準備や検討することが多いため、必要な機能を一括サポートするサービスを利用するのがおすすめです。

イッツコムならWeb会議システムも含むリモートワーク導入を一括サポート

インターネットで接続するWeb会議は、社員全員の安定したインターネット環境やセキュリティ対策などの準備が重要です。他にもWeb会議を導入しリモートワークへスムーズに移行するためには、いくつかのポイントがあります。

それらのポイントをおさえ、Web会議の導入を業務効率や営業力の向上につなげるためには、豊富な知識があるプロのサポートを受けるのが有効です。イッツコムではクラウドストレージや営業支援ツールなど、Web会議システムを含むリモートワークの導入を一括サポートします。

スムーズなリモートワーク移行はここがポイント

リモートワークに移行すると、社員はさまざまな場所から社内システムやWeb会議システム、データを保管するクラウドなどにアクセスします。社員全員が滞りなく業務を行うには、接続が安定しているインターネット回線やアクセスポイントなどのインターネット環境を整えましょう。

社外からのアクセスも増えますから、許可を得たデバイス以外からの不正アクセスやデータ漏洩などへのセキュリティ対策も重要です。

また、リモートワークでは出社しない社員の業務管理や勤怠管理が難しくなります。社員の業務管理や勤怠管理の仕組みづくりを行い、社内勤務の社員との格差を生まない環境を構築することも必要です。

イッツコムで一括導入すれば、便利なシステムとの紐づけも楽々

イッツコムの法人向けサービスでは、メンバーで通信量をシェアできる法人データSIMを提供しています。SIMカードのみの他に、モバイルルーターとのセットプランもあり、社内事情に合わせて契約内容の選択が可能です。サービスエリアの広いNTTドコモの回線を使用するため、安心も感じられるでしょう。

通信接続はオープンなインターネットと分離されたモバイル閉域網で行います。接続を限定したネットワークを利用することで、重要なデータの漏洩を防ぎ、社内LANや社内情報への安全なアクセスが可能です。

データは容量無制限のクラウドストレージ「box」で管理でき、Web会議システムやチャットアプリなどとも連携できます。政府機関や金融業界、医療業界でも採用されるほど信頼性の高いboxなら、データの管理や共有、アクセスのセキュリティは万全です。

さらに、名刺管理や営業支援のツールを提供するホットプロファイルを導入すれば、社内の人脈を可視化し、タスク管理だけでなく営業力も強化できます。

（参考：『モ バ イ ル閉鎖接続』）
（参考：『法人データSIM | イッツコム』）
（参考：『ホットプロファイル』）
（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』）

イッツコムなら安心のリモートワークサービスを提供

リモートワークに移行するには、Web会議などの新しい業務システムを構築することが必要です。イッツコムなら、安全かつ安定したインターネット接続やクラウドストレージなど、手間のかかるシステム導入を一括で行えます。さらにホットプロファイルも組み合わせれば、業務効率や営業力も高めることが可能です。

現状維持にとどまらない飛躍のためのリモートワークを目指すなら、イッツコムにお任せください。

まとめ

Web会議は遠隔地とのコミュニケーションを促進できる便利なシステムです。やり方を覚えてしまえば、簡単に利用できるようになるでしょう。しかし、Web会議のシステムを導入するには手間がかかります。

イッツコムなら、Web会議や安全なクラウドストレージ、強力な営業支援ツールなどを含むリモートワークの導入を一括でサポート可能です。業績を伸ばすためのリモートワークを導入するなら、boxやホットプロファイルも組み合わせてご利用ください。