新常識！テレワークとペーパーレス化はセットで取り組むべき企業の重要課題

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、事業規模にかかわらずテレワーク導入を考えざるを得ない事態となりました。しかし、ペーパーレス化が進まないためにテレワーク導入をためらっている企業もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、ペーパーレス化にどのように取り組めばよいのか、どのようにテレワークにつなげていけばよいのかを解説します。ペーパーレス化によってより効率的で柔軟なテレワークが実現するでしょう。

ペーパーレス化はテレワーク導入の最初のステップ

テレワーク導入には業務のペーパーレス化が不可欠といえます。とはいえ、「紙とはんこ」という長年のビジネス習慣を変えるには、大きな変革が必要です。

ここでは、ペーパーレスとは何なのか、なぜテレワークとセットで考えなければならないのかを整理します。ペーパーレスの意味するところが分かれば、ペーパーレス化を進める動機付けになるでしょう。

ペーパーレスとは？

ペーパーレスは、単に紙の使用を減らすという意味ではありません。書類を電子的な方法で保存することで、極力紙を使用しない業務形態のことです。「地球に優しい」省資源なスタイルであるため推奨されていましたが、従来の慣例に従う傾向の強い日本では、なかなか定着しませんでした。

しかし、「紙とはんこ」をベースとした習慣を変える仕組み作りが、今や政府主導で進められています。これまで改革をためらっていた企業も、ペーパーレス化に取り組む絶好のタイミングだといえるでしょう。

ペーパーレス化なしにテレワークの導入ができない理由

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、テレワークの必要性が声高に叫ばれています。しかし、ペーパーレス化が進まないままテレワークを導入すると、「社外から必要な書類を閲覧できない」「はんこをもらうためだけに出社しなければならない」という状況に陥ってしまうでしょう。

業務のため、重要な書類やデータを自宅に持ち帰っていると、情報漏洩の危険性も高まります。実際、情報漏洩の80％以上は、管理ミスや誤操作、紛失などの人的ミスです。ペーパーレス化が進まない中でのテレワーク導入には、危険なリスクが潜んでいるといえるでしょう。

書類をデータとして保存する方法

書類をデータとして保存する方法には、電子データ保存とスキャナ保存という2つの方法があります。電子データ保存とは、書類をコンピューター上で作成し、そのままデータとして保存するというものです。スキャナ保存では、紙の書類をスキャンし、データに変換して保存します。

国税関連の帳簿や書類を電子データとして保存するためには、国税庁への申請を経た後、管轄する税務署長による承認が必要です。この手続きを済ませておけば、重要書類のデータ化が可能となるため、ペーパーレス化は一気に進みます。

ペーパーレスがもたらすメリット

ペーパーレスは地球に優しいだけでなく、企業にもさまざまなメリットをもたらします。多くの企業が早くからペーパーレス化に取り組んできたのは、そのメリットを見越してのことです。

ここではペーパーレスが企業にもたらすメリットを5つ取り上げます。これらのメリットは、事業規模にかかわらずもたらされるものです。中小企業にとっても、ペーパーレスはビジネスにプラスの影響を及ぼします。

コストの削減

ペーパーレス化はコスト削減につながります。削減できるのは、紙を使った書類作成の費用です。これには紙代だけでなく、印刷機器にかかる消耗品費やメンテナンス費用、電気代などが含まれます。印刷機器そのものを減らすこともできるでしょう。

紙の帳簿や書類を保管するスペースにかかる費用も削減できます。法律により、重要書類は決められた期間保管しておくことが必要です。10年または7年など、長期保管が義務付けられているものも少なくありません。これら保管にかかる維持管理費も不要になります。

業務の効率化

業務の効率化もメリットのひとつです。紙で重要書類や資料を保管していると、その量は膨大なものになります。業務に必要なものを探し出すのに、かなりの時間と労力が必要となるでしょう。

ペーパーレス化しておけば、どれだけ資料が多くなっても、キーワードやタグをもとに検索すれば簡単に探し出せます。社内サーバーにアクセスさえできれば、どこにいても必要書類を検索することが可能です。これにより業務効率が上がり、スピード感のあるビジネスが実現します。

情報管理がしやすい

紙媒体で重要書類を保管する場合には、情報漏洩や破損・紛失を防ぐため、保管庫のセキュリティ対策が必要です。入出制限をかけたり、セキュリティ対応のある保管サービスを利用したりと、手間もコストもかかります。経年劣化で書類の内容が失われてしまうこともあるでしょう。

ペーパーレス化すれば、重要データの管理も容易です。閲覧制限をかければ簡単にアクセス管理できます。また、データには経年劣化がありません。バックアップをきちんと取っておけば、使用デバイスが壊れてもデータは復元できます。

BCP対策としても有効

近年、想定外の大規模災害が毎年のように起きています。重要資料が火災や水害などで破損・消失すると、ビジネスが停滞してしまうこともあるでしょう。

ペーパーレス化でデータとして適切に保存していれば、紙の書類がなくなってもビジネスに支障がありません。ただし、メインサーバーが被害を受けた場合も想定し、クラウドサーバーで分散化させるなどの工夫も必要です。このように、ペーパーレス化はBCP（事業継続計画）対策の一環としても取り入れられています。

テレワークの導入が可能

テレワークは在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィス利用など、さまざまな場所で業務を行う働き方です。どこにいても必要書類にアクセスできれば、作業効率は上がります。そのためには書類がデータ化されていて、社内ネットワークにアクセスするだけで簡単に閲覧できる環境が必要です。

ペーパーレス化でテレワークする環境が整っていれば、どこで仕事をしようとオフィスで行っていたのと同じかそれ以上の成果を出せるでしょう。

ペーパーレス化に必要なもの

ペーパーレス化に取り組むためには、何が必要なのでしょうか。ここでは具体的なステップを3つ取り上げます。どれもペーパーレス化には不可欠なものばかりです。

ペーパーレス化はテレワーク導入においても重要な要素といえます。ペーパーレス化を着実に進めていけば、一時的な新型コロナウイルス対策としてだけでなく、長期安定的にテレワークで業務を進められるでしょう。

意識改革

国税関連の重要書類などの前に、会議資料など一般書類をデータ化することから始めましょう。せっかくデータで作成した資料を、自分用にわざわざ印刷するという社員もいるかもしれません。データのまま閲覧して利用するという方法に慣れてもらいましょう。

ペーパーレス化は意識を変えることが第一段階です。ペーパーレス化のメリットを理解し、協力してもらうための社員教育は欠かせません。パソコンやタブレットなど、デジタルデバイスの使い方を習う必要のある社員もいるでしょう。

クラウドサービス

データ化した資料をビジネスに活用するためには、さまざまなクラウドサービスが必要です。例えば、チャットツールを使えば電子データに関する申し送りや確認、意見交換ができます。ファイル共有ツールがあれば、大容量データのやりとりも容易です。

クラウドサービスには多くの種類があるため、コストだけでなくサービス内容とクオリティーを見極めなければなりません。使いやすさも重要です。全ての社員が使いこなせて初めて、ペーパーレスがビジネスに生きてきます。

予算を含めた段階的な導入計画

社内全てのペーパーレス化を１度に行うと、かなりの費用がかかります。社員が順応するのにも時間がかかるため、ビジネスに支障が出てしまう場合もあるでしょう。必要なものを見極めながら、段階的に導入するほうが現実的です。

まずは、新たな書類をデータで作成して保存することから始めます。過去の資料をデータ化する場合には、取捨選択が必要です。その後、クラウドサービスを導入して全社的に書類の電子化を進めていきましょう。

段階的なペーパーレス化と必要なクラウドサービス

ここでは、段階的にペーパーレス化を進めていく上で必要となる、代表的なクラウドサービスを取り上げます。ペーパーレス化を実現させるためには、高品質なクラウドサービスの導入が欠かせません。

導入前にはヒアリングを実施し、現場の実状を正確につかんでおくことが必要です。同じような機能のクラウドサービスをいくつも導入したり、使いにくいサービスを導入したりすることを避けられます。

1.書類の電子化

単に文書をパソコンで作成するだけでは効率的な運用はできません。この文書を電子データとして社内でやり取りするためのクラウドサービスが必要です。代表的なものはオンラインストレージやビジネスチャットツールです。

オンラインストレージにさまざまな書類をまとめて保存しておけば、各社員が必要に応じて閲覧できます。画像や動画など容量の大きいデータも別途ファイル転送サービスを利用する必要がないため手間がかかりません。

併せてビジネスチャットツールがあれば、ファイルを共有しながらリアルタイムで会話できるため、スピーディーな業務の進行が可能です。

2.書類と業務をセットで電子化

グループウェアは情報共有ツールにコミュニケーションツールやワークフローシステムなど、複数の機能が組み合わさったものです。書類の共有だけでなく、編集から最終決裁まで組織的な業務をオンライン上で完結できます。

このように、書類と業務をセットで管理できるクラウドサービスを導入すると、チームプロジェクトもスムーズに進められるでしょう。オンライン上で作業できるため、テレワークにも最適です。各メンバーのやり取りや業務の進捗状況が見えるため、２度手間や担当者不在による業務ストップなどのリスクも軽減できます。

3.会社全体がコラボレーションできる電子化

ペーパーレス化の最終段階は、会社全体のコラボレーションです。さまざまなクラウドサービスを連携させ、関連部署全体が情報を共有しビジネスを推進できるようにします。例えば、営業とマーケティングをクラウドサービスでつなげられれば、より効率的な新規開拓やフォローが可能です。

また、ひとつのプロジェクトにいくつもの部署が関わることもあるでしょう。それぞれのメンバーに適切な権限を与えて必要な情報にアクセスできる環境を構築すれば、大規模なプロジェクトも密に連携しながらスムーズに進められます。この最終段階をイメージしてクラウドサービスを選んでいけば、実際に使える必要なものだけを導入できるでしょう。

イッツコムなら通信環境とクラウドサービスの一括導入でテレワークをサポート

テレワーク導入には、ペーパーレス化をはじめとする適切な環境整備が不可欠です。イッツコムなら、セキュアな通信環境から使い勝手の良いクラウドサービスまで、テレワークに必要なものを一括で導入できます。

イッツコムのサービスの強みは、高い安全性と使いやすさです。導入も簡単で、いつでも始められます。ここでご紹介するのは「モバイル閉域接続」「box」「Zoom」「ホットプロファイル」の4つです。

どこにいても仕事ができる「モバイル閉域接続」

イッツコムの「モバイル閉域接続」は、お客様専用の閉域網を使って社内ネットワークにアクセスするサービスです。インターネットを経由しないため、高い安全性が確保されます。

認証は専用SIMで行うため、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスなど、どの働き方にも使えて便利です。VPNアプリも不要で、IDやパスワードの管理も必要ありません。どこにいても気軽に、安全にアクセスできるサービスです。

「box」への同時アクセスでペーパーレスを促進

「box」は、オンラインストレージにコミュニケーションツールやワークフローシステムなど、チームによるコラボレーション機能が組み合わさったクラウドサービスです。容量は無制限なので大容量ファイルも保存できます。

これひとつでファイルを共有・編集・検討・承認ができ、リアルタイムで進捗状況を確認できるのが大きな特徴です。複数のメンバーで同時に編集できるだけでなく、予定やチェックリストの作成などプロジェクト管理機能があるため、作業効率が飛躍的にアップします。

「Zoom」で画面を共有すれば資料印刷は不要

テレワークにはコミュニケーションツールが欠かせません。「Zoom」はチャットツールとWeb会議システムの機能を併せもつコミュニケーションツールです。

「box」と連携させれば、メンバーとオンライン上で資料を一緒に見ながら話し合えます。わざわざ資料を印刷する必要がないだけでなく、話し合いながら編集していくこともでき、効率的です。相手にライセンスがなくても会議に招待できるため、オンライン営業にも大活躍します。

「ホットプロファイル」で名刺をデジタル化！営業力にも差が出る！

紙媒体の代表格でもある名刺ですが、イッツコムの「ホットプロファイル」を使えば、受け取った名刺を簡単にデジタル化できます。さらに、オンラインでの名刺交換もできるため、名刺印刷を大幅に減らすことも可能です。

とはいえ、「ホットプロファイル」は単なる名刺管理ツールではありません。マーケティング機能やSFAを組み合わせた営業支援ツールです。名刺や自社Webサイトの閲覧情報などを基に、売り上げアップにつながる営業活動をサポートしてくれます。

まとめ

ペーパーレス化は、企業にさまざまなメリットをもたらすだけでなく、テレワークにも不可欠な取り組みです。ペーパーレス化を成功させるためには、長期的な運用も視野に、安全で使いやすいクラウドサービスを導入しなければなりません。

イッツコムなら、ペーパーレス化とテレワークに必要な環境・ツールを一括導入できます。安全性が高く、手軽に導入できるサービスばかりです。テレワークとペーパーレスの導入を同時に進めたいなら、イッツコムにぜひご相談ください。