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ファイル共有サーバーよりクラウド?企業に必要なのは安全性と共有のしやすさ

ファイル共有サーバーを導入すれば、業務効率の改善が期待できます。しかし、セキュリティ面や運用面で困ることはないのか、気になっている方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ファイル共有サーバーの仕組みや、導入することによるメリット・デメリットをご紹介します。社内にサーバーを設置するのではなく、クラウドストレージサービスを利用する方法についてもまとめました。安全性と共有のしやすさを兼ね備えたシステムですので、業務の効率化やテレワークの推進にも役立てられるでしょう。

ファイル共有サーバーとは何か分かっていますか?

ファイル共有サーバーは、その名の通り「ファイル共有に用いるサーバー」です。ファイル共有サーバーを導入すれば、データ喪失のリスクに備えられる他、保存・共有の際に容量を気にせずに済むでしょう。メリット・デメリットに触れる前に、まずはファイル共有サーバーの基礎知識についてご紹介します。

ファイル共有サーバーの仕組み

ファイル共有サーバーとは、ネットワーク内でファイルを一元管理するために運用するサーバーのことです。メモリ容量やスペックなどは、メーカーによって異なります。室内に設置し、基本的に有線接続です。サーバー内のファイルにアクセスできるのは、ネットワークに接続するパソコンに限られています。

ファイル共有サーバーの利用目的

ファイル共有サーバーの利用目的は、ファイルのバックアップです。従業員個々の保存・管理では、上書き保存や誤操作による削除など、ヒューマンエラーによるリスクが伴います。ファイル共有サーバー内にバックアップがあれば、万が一の場合にも安心です。

ファイル共有サーバーは、各々が使用するデバイスのメモリ容量の節約にも役立ちます。製品によっては大容量のメモリを搭載するデバイスもありますが、1台で足りるとは限りません。ファイル共有サーバーで保存・管理すれば、メモリ容量を圧迫せずに済みます。また、メモリの容量やファイルの大きさにも悩まされません。

ファイル共有サーバーを利用するメリット・デメリット

ファイル共有サーバーを利用すると、ファイルを管理しやすくなります。共有する手間が省けるだけでなく、ファイルの大きさを気にする必要もありません。しかし、ファイル共有サーバーにもデメリットが存在します。主なデメリットは、コストの高さとアクセスできる範囲です。以下で詳しく解説します。

【メリット】ファイルの管理がしやすい

ファイル共有サーバーを利用すれば、散在していたデータを1箇所に集められます。大切なデータが各デバイスに保存されている場合、各従業員に管理を委ねなければなりません。その点、ファイル共有サーバーでデータを1箇所にまとめると、セキュリティ対策などの管理がしやすくなります。

【メリット】ファイルの共有がしやすい

ファイル共有時の手間を大幅に削減できるのも、ファイル共有サーバーの利点です。従来の方法では、USBやメール添付で共有するのが一般的でした。これでは手間がかかるだけでなく、情報流出のリスクが伴います。ファイルを添付したメールの誤送信、USBの紛失など、ヒューマンエラーによるリスクがあるからです。

ファイル共有サーバーを利用すれば、各々のタイミングで必要なファイルにアクセスでき、情報漏えいのリスクを抑えられます。メールでのファイル添付では注意していた容量の大きさも気にする必要がなく、気軽に共有可能です。

【デメリット】導入コスト・維持管理費が高い

ファイル共有サーバーの導入には、高いコストが必要です。導入コスト・維持管理費の代表例としては、下記が挙げられます。

・サーバー本体にかかる費用
・社内ネットワークの構築にかかる費用
・バックアップ
・セキュリティ対策
・常時稼働させるための電気代
・SEの人件費
・通信費用
・容量やシステムの拡張費用

上記のように、初期費用の他、導入後のランニングコストに注意しなければなりません。ファイル共有サーバーは常時稼働させるため、電気代もかかります。サーバー本体だけでなく、サーバー室の空調代についても同様です。サーバーの正常な稼働には、適切な温度と湿度を保つ必要があるため、カットできません。

何らかのトラブルが起こっても対処できるよう、運用・保守を専門的に行うSEも必要です。また、必要に応じて容量やシステムを拡張するとなると、追加費用が発生します。

【デメリット】外部アクセスが難しい

「サーバー室」に設置した後は、ファイル共有サーバーの位置は移動させません。基本的には社内LANでファイルを共有するため、社外からのアクセスには向いていないのがデメリットです。

外部からのアクセスが難しいと、情報の反映・確認に時間がかかり、業務に支障をきたすかもしれません。ニーズが高まりつつあるリモートワークにも対応しにくいと言えます。

ファイルサーバーとNASサーバーの違いは何?

NASとは、ネットワークを介して、複数のデバイスからアクセスできる外付けハードディスクのことです。基本的に、NAS本体ではファイルの操作はできません。LANに接続さえすれば、複数のデバイス間でファイルの管理・共有が可能です。

主に外部ストレージ端末として使用する性質上、NASの搭載機能は少ない傾向にあります。ファイル共有サーバーにできること、NASにできることはそれぞれ下記の通りです。ファイル共有サーバーのほうが拡張性や柔軟性に優れ、さまざまな使い方に対応できます。

ファイルサーバーにできることNASにできること
・複数間でのファイル共有や管理
・ファイルのバックアップ
・データの保存
・柔軟なユーザー管理
・ストレージの拡張
・ログの取得やセキュリティ対策など、必要性に応じた機能のカスタマイズ
・複数間でのファイルの共有
・ファイルのバックアップ
・データの保存

外出先からファイル共有サーバーにアクセスする方法

社内LANで接続するファイル共有サーバーは、基本的に社外からはアクセスできません。しかし、環境を整備すれば外出先からのアクセスも可能です。この項目では、固定IPアドレスを使用したVPN接続と、仮想デスクトップを使用する方法をご紹介します。

固定IPアドレスを確保してVPN接続を構築する

IPアドレスとは、プロバイダー側から割り振られる識別番号のことです。識別番号は割り振られるたびに変わる設定もありますが、固定できる設定もあります。前者が「変動(動的)IPアドレス」、後者が「固定(静的)IPアドレス」です。

固定IPアドレスを設定すると、アクセスポイントを明確にできるので、「特定のIPアドレスのみが接続できるネットワーク」を構築できます。物理的な接続は必要ありません。このように、仮想的に構築する専用のネットワークのことを「VPN」といいます。固定IPアドレスを確保してVPN接続を構築すれば、社外からでも安全なアクセスが可能です。

仮想デスクトップでリモート接続する

パソコンのデスクトップ環境を、サーバー上に仮想的に構築・稼働する技術を「仮想デスクトップ(VDI)」といいます。データ処理や管理は基本的にサーバー側で行うため、利用者側にはデータや情報は残りません。画面転送機能により、利用者側にディスプレーさえあれば、仮想デスクトップへのリモート接続・操作が可能です。

仮想デスクトップでは、1人あたり1台のデスクトップ環境が割り当てられます。つまり、構築するには人数分のリソースが求められますが、社内のセキュリティレベルを利用者全員に適用できるのは魅力です。

オンライン上にファイル共有サーバーを設置する方法もある!

自社でファイル共有サーバーを設置するには、場所の確保や環境の整備が必要です。外部からのアクセスも考えて運用するとなると、さらに準備することが増えます。このようなデメリットを避けるなら、クラウドストレージサービスがおすすめです。ここでは、クラウドストレージサービスの基礎知識と、導入するメリットについて解説します。

サービスの仕組み

クラウドストレージサービスは、インターネット上でデータを保存・共有できるサービスです。インターネット経由で作業するため、サーバーや端末を自社で用意する必要はありません。インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできます。

ストレージの容量や搭載機能は、提供事業者によってさまざまです。法人向けサービスの多くは、セキュリティ対策や自動バックアップなどの便利な機能を搭載しています。

オンライン上にファイル共有サーバーを設置するメリット

クラウドストレージサービスを利用し、オンライン上にファイル共有サーバーを設置するメリットは下記の通りです。

・サーバー室など、設置のための場所が不要
・導入時の初期費用、維持管理費を削減できる
・安全性を確保しながら、ファイルを共有できる
・大きなサイズのファイルも簡単に共有できる
・バージョン履歴機能により、データの復元が可能
・運用や保守にかかる負担が減り、提供事業者によっては全てを委託できる
・セキュリティ対策が優れているサービスがある
・ストレージ容量や機能を、低コストかつスピーディーに拡張できる
・自動バックアップで、災害をはじめとした万が一のリスクに備えられる

社内外のメンバーが共同で進める事業や、大容量ファイルを共有する業務で役立ちます。世界規模の取引の場でも、クラウドストレージサービスは重宝するでしょう。高いセキュリティ対策を施したサービスなら、機密情報の管理にも最適です。

社内外のコミュニケーションを円滑にするイッツコムのシステム

環境整備とともに業務の効率化を目指すなら、イッツコムにお任せください。手軽に導入できる各種サービスを組み合わせることで、社内外の円滑なコミュニケーションが可能になります。テレワークの導入を考えている方にもおすすめです。ここでは、ビジネスの活性化に役立つイッツコムのシステムをご紹介します。

ビジネスが活性化する!「box」×「モバイル閉域接続」

オンラインストレージのひとつである「box」は、ストレージ容量が無制限のサービスです。外部ツールとの連携が優れているのも特徴で、例えばチャットツールの画面上で「box」からファイルを簡単に共有できます。

イッツコムが提供する「モバイル閉域接続」と組み合わせれば、アクセスできる場所を問いません。専用SIMを使うことでインターネットを経由せずに済むため、高いセキュリティレベルを確保できます。

導入の手間がかからない点も、「モバイル閉域接続」の魅力です。専用SIMを使用するだけでよく、特別なアプリや複雑な設定、煩わしい管理も必要ありません。ログも取得でき、社外からのアクセスでも社内のセキュリティポリシーを適用できます。

大人数でも安定「イッツコム光接続」×「box」×「Zoom」

Web会議システムの「Zoom」と「box」を併用すれば、テレワークでの会議やチームプレイがスムーズに進むでしょう。例えば、複数メンバーが「box」内の資料に同時アクセスし、画面を共有しながらファイルを受け渡したり、同時に編集したりできます。「box」は政府機関が採用するほどのサービスであり、セキュリティレベルも安心です。

web会議の参加人数が増えても使い勝手は変わりませんが、インターネット回線の品質によってはタイムラグが発生するかもしれません。「Zoom」の映像が乱れたり、音声が途切れたりするのはストレスになるでしょう。

高品質なインターネット回線も求めるなら、「イッツコム光接続」をおすすめします。イッツコム独自の光回線サービスで、下り最大2Gbps/上り最大1Gbpsの高速通信(2ギガコースの場合)かつ低価格が強みです。大人数でのWeb会議でも安定したやり取りできます。

まとめ

業務の効率化を目指すなら、ファイル共有サーバーの導入がおすすめです。導入コストや管理コストが気になる方は、クラウドストレージサービスを検討してみてはいかがでしょうか。テレワークをはじめとした新たな働き方に対応できる他、従来にはなかった便利な機能を利用できます。

クラウドストレージサービスを利用してファイル共有サーバーを構築する場合は、ぜひイッツコムにご相談ください。幅広く展開する各種サービスの中から、業務内容・オフィス環境に最適なプランをご提案します。