テレワーク実行のメリット・デメリットは？導入のポイントを解説！

新型コロナウイルスが猛威を振るう中、政府や自治体から、テレワーク実行の規模拡大が促されています。テレワーク実行の意識が高まる一方、一時的なコロナ対策のために費用をかけてテレワークを導入にすることにためらいを感じている企業もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、テレワーク導入前に知っておきたいメリットとデメリット、導入のポイントを取り上げます。テレワークの意味するところが分かれば、テレワーク実行の規模や導入予算の目安も立てやすくなるでしょう。

テレワーク実行が求められる背景

新型コロナウイルス感染拡大に伴い、「テレワーク」という言葉を耳にする頻度も高まりました。しかし、「テレワーク」は新型コロナウイルスが登場する以前から存在しています。

テレワークは、コロナ対策としての一時しのぎではなく、長期的運用による効果が見込まれるワークスタイルです。テレワーク実行が求められるのはなぜなのか、簡単にまとめておきましょう。

理由1：テレワーク実行は「働き方改革」で推進

テレワークとは、情報通信技術を使うことで実現した、新しいワークスタイルです。これにより、オフィスにいなくても、オフィスと連携しながら働けるようになりました。また、働く時間も柔軟になります。オフィスの可動時間や交通機関の時刻表に縛られないため、ビジネスにも従業員にも最適な労働時間を設定することが可能です。

テレワークは近年、政府が目指す「働き方改革」の一環として推進されてきました。住む場所や家庭の事情、健康状態などにより就労を諦めていた人たちも、テレワークが実行されれば働く場を得られます。ワークライフバランスを保つ上でも、テレワークは有効です。

理由2：就活者のテレワークニーズが増加傾向

テレワークを希望する就活者は増加傾向にあります。働きやすさが仕事の継続にもつながるため、テレワーク導入は能力のある従業員を獲得し、長期雇用をする手段のひとつです。

なぜテレワークを希望する就活者が多いのでしょうか。就職に期待するものとして、「楽しく働きたい」「個人の生活と仕事を両立させたい」という理由を挙げる就活者が半数以上に上るとの調査結果もあります。テレワーク実行は、就活者を引き寄せる魅力的な職場作りの大きな要素といえるでしょう。

テレワーク実行には従業員の理解が不可欠

「テレワークを実行すると、従業員が怠けてしまうのではないか」と心配する方もいます。上司の目がないのをいいことに怠けてしまうのは、従業員がテレワークの意味を理解していないことが理由です。「新型コロナウイルス対策としての一時的な導入」と捉えてしまうと、テレワークによりもたらされるメリットは薄れてしまうでしょう。

企業がテレワークを実行する目的は、「業務の効率性・生産性の向上」「勤務者のワークライフバランスの向上」がトップ2です。気持ち良く働ける環境を作り出し、ビジネスを成功させるというテレワーク本来の目的を、従業員に周知しなければなりません。企業側が「より良いテレワーク環境を整備」し、従業員は「より質の高い業務」を行うのがテレワークの基本です。

【テレワークの導入/実行】企業の現状

政府の働き方改革の一環として推奨されてきたテレワークですが、実行・導入はなかなか進みませんでした。

新型コロナウイルス感染防止のためにと、さらなるテレワーク実行が叫ばれる現在の状況はどうなのでしょうか。テレワークの導入比率目標を明示する自治体もあります。成果は見られているのでしょうか。テレワークを実行している割合や進捗状況を見てみましょう。

【業種別】テレワーク導入している割合

テレワーク実行への機運が高まってはいますが、実際の導入率はどのくらいなのでしょうか。ひとつの指標として、東京都内の企業に関する調査結果を比較してみましょう。

東京商工会議所が実施した調査（2020年5月~6月）によると、都内でテレワークを実施していた企業は全体の67.3％です。2020年3月では26.0％でしたので、41.3ポイントの増加となります。日本全体では、2019年のテレワーク実施率が20.2％（総務省「令和元年通信利用動向調査」）ですので、都内の企業は全国平均よりはやや高めといえるでしょう。

たったの3か月で41.3ポイント以上の増加に至ったのには訳があります。政府が出した緊急事態宣言の影響です。慌てて導入した背景もあり、限られた時間の中でテレワーク環境を整備することに難しさを感じた企業も少なくありません。

業種別に見ると、製造業やサービス業、卸売業、建設業など、満遍なくテレワークの実行に増加傾向が見られます。しかし、小売業は44.4％と半数以下です。接客が多いことや、目や感覚を使って品質を確かめる仕入れ方法などがテレワーク導入の壁となっています。

中小企業のテレワーク実行が進まない理由

かなりの企業がテレワークの導入を図っています。しかし、事業規模によって差があるのが現状です。前述の東京商工会議所の調査に基づき、都内の企業に関する従業員規模別のテレワーク導入率を見てみましょう。

従業員が300人以上の企業においては、90.0％もの導入率を達成しています。従業員規模が小さくなるにつれ、導入率も下がっていることに気付かれることでしょう。従業員30人未満の企業では、テレワーク導入率は45.0％です。

中小企業へのテレワーク導入が進まない理由は何なのでしょうか。同調査によると、テレワークを導入していない企業の51.1％が、「社内体制が整っていない」という理由を挙げています。テレワークに必要な社内体制を整えるに当たり、品質や価格の面で、自社に合ったサービスを見つけられなかった実状が見えてくるのではないでしょうか。

【テレワーク実行】企業側のメリット

テレワーク環境を整えるためには初期投資が必要です。テレワークが企業にもたらすメリットを理解しておけば、実行に前向きになれるだけでなく、自社に最適なテレワークスタイルと必要な環境・設備も選べます。ここでは4つの大きなメリットを見てみましょう。テレワークに踏み切れないと感じる中小企業こそ、テレワークから恩恵を受けられます。

企業側のメリット：人材の確保と流出防止

人材は企業の財産です。能力のある従業員が介護や育児、病気や障害のために職場を去ってしまうと、企業にとっては大きなダメージとなります。在宅勤務ができれば、育児・介護生活と仕事を両立できるでしょう。通勤ストレスがなく、体調に合わせた柔軟な働き方ができるため、病気や障害のある従業員も安心です。

テレワークが可能になると、優秀な人材を日本中、さらには世界中から採用できます。そこを拠点に、新たな地域へビジネスを拡大することさえできるかもしれません。

企業側のメリット：災害時は業務が自宅で継続可能

近年、大規模災害や突然のパンデミックなど、想定を超えた被害をもたらす事象が多発しています。オフィスに全ての業務やデータを集中させていると、オフィスにダメージが
及んだ場合、業務をストップせざるを得なくなるでしょう。

テレワークで拠点を分散させておけば、ビジネスの継続やダメージの早期復旧が可能です。こうすることで、事業利益の損失を最小限に抑えられるでしょう。

企業側のメリット：経費の削減

テレワークを実行すると、ペーパーレス化が進みます。オフィスワーカーの数が減るため、オフィスの規模を縮小することさえできるかもしれません。これにより、紙や印刷、膨大な書類の保管にかかっていた経費、オフィスの維持管理費用が大幅に削減できるでしょう。各従業員に支払っていた通勤手当も不要になります。

企業側のメリット：企業のイメージが良くなる

テレワークを導入していると、企業イメージも良くなります。「テレワークという新しい働き方を導入している先進的な企業」「柔軟な働き方を許容する従業員思いの企業」というイメージです。テレワークに後ろ向きである企業も少なくないため、かなりのイメージアップになります。

企業ブランドの好感度が上がるだけでなく、働き方にこだわる優秀な人材を引き付けることにもなるでしょう。

【テレワーク実行】企業側のデメリット

メリットが多いテレワークですが、注意しておかなければならない点もあります。「対面での指導や話し合いができない」「社外で多くの社内情報を扱うようになる」など、業務内容にも大きな変化が見られるからです。

ここではよく見られるテレワークのデメリットを2つご紹介します。デメリットをしっかりと理解しておけば、あらかじめ対策を打てるため、ダメージを軽減できるでしょう。

企業側のデメリット：労働時間の管理

テレワークでは、従業員の働く姿を実際に目で確認できません。テレワークにより働き過ぎてしまうケースも見受けられます。反対に、自己管理ができず、怠けてしまう従業員もいるかもしれません。

テレワークには、出勤や退勤、離在籍など、労務管理がしにくいデメリットがあります。勤怠管理ツールを使う、就業規則を明確化する、評価制度を見直すといった対策が有効です。

企業側のデメリット：情報漏洩のリスク

テレワークには、社外で社内情報を利用するためのツールが必要です。多くの企業が、大容量の情報を保存・共有できるクラウドサービスを利用しています。

価格だけに目を奪われ、安全性に疑問のあるクラウドサービスを利用してしまうと、情報漏洩という大きな代償を支払うことになるかもしれません。社内機密や顧客情報の漏洩が起こると、経済的な損失に加え、信用を失うという長期的なダメージも被ります。

イッツコムの「box」は、多くの政府機関や金融機関も利用するコンテンツマネジメントツールです。安全なテレワーク環境に最適なツールといえるでしょう。

【テレワーク実行】従業員側のメリット

従業員側から見たテレワーク実行のメリットも見てみましょう。ここでは3つのメリットを取り上げます。新型コロナウイルス感染拡大という悲惨な状況をきっかけに導入が進んだテレワークですが、これにより生活スタイルが良いほうに変わった従業員も少なくありません。ストレスや不安から解放されたケースもあります。

従業員側のメリット：ワークライフバランスを見直せる

テレワークの大きなメリットは、ワークライフバランスの向上です。通勤時間の削減や業務スタイルの変化により、仕事と生活のバランスは大きく変わります。家族との時間や趣味を楽しむ時間が増えると、精神的な安定を得られるでしょう。

テレワークを機に田舎暮らしを始めた方も少なくありません。自然の中で生活を楽しみながら仕事ができる環境は、テレワークだからこそ実現できます。

従業員側のメリット：育児・介護・病気治療と仕事の両立

「能力も意欲もあるのに、通勤がネックとなるために職場を去らざるを得ない」という状況を打開してくれるのがテレワークです。在宅勤務が可能になれば、病気や障害があっても働き続けられます。

育児や介護の局面を迎える従業員もいるでしょう。家族の様子を確認しながらできるテレワークなら、今まで培ったビジネススキルを埋もれさせる必要はありません。

従業員側のメリット： ストレスなく仕事ができる

テレワークが実行されると、通勤ストレスから解放されます。周りの目を気にせず業務に打ち込めるため、集中力も高まるでしょう。

気分転換も簡単です。休憩時間を周りに合わせる必要はありません。切りが良いところでひと息ついて、ストレッチをしたり、お気に入りのドリンクでリラックスしたりできます。ストレスを減らし、自分のペースで仕事ができるため、作業効率も上がるでしょう。

【テレワーク実行】従業員側のデメリット

従業員サイドからのデメリットも見ておきましょう。ここでは代表的なものを2つ取り上げます。テレワーク環境を整えるのは企業の責任ですが、従業員の協力も不可欠です。テレワークで働く従業員が陥りがちな問題を知り、定期的に注意喚起をしたり、互いに解決方法を共有したりしてカバーしていきましょう。

従業員側のデメリット：時間の管理の問題

テレワークになると、自分で仕事時間を決められるかもしれません。自己管理が苦手なタイプであれば、ついつい怠けてしまうデメリットが見られるでしょう。しかし、テレワークを「自己管理能力を身に付ける良いチャンス」と捉えることもできます。

加えて、分かりやすいスケジュール管理ツールを使ったり、コミュニケーションを取りながら業務を進める方法を準備したりするといった工夫も必要です。

従業員側のデメリット：運動不足の問題

テレワークにはデスクワーク中心の業務が少なくありません。通勤だけが運動だった方もいるでしょう。テレワークが始まると、運動不足になってしまうのは必至です。定期的に体を動かす時間も取るようにしましょう。自宅での食事になると、ついつい食べ過ぎてしまうかもしれません。食事の量やバランスなども考え、健康を維持することがテレワーク成功の鍵です。

【テレワーク準備】失敗しないポイント

テレワーク実行に当たっては、しっかりと準備することが重要です。準備なしに慌てて導入すると、のちのちトラブルが起きてしまいます。テレワーク環境とシステム、ルール作りなど、きちんと吟味した上での導入が欠かせません。ここではテレワークをどのように導入していけば良いのか、具体的な実行プロセスをご紹介します。

テレワーク実行のプロセス

テレワーク実行のプロセスには、次のような流れがあります。

1.目的・方針の決定
テレワークの目的が決まれば、在宅勤務・モバイルワーク・社外ワークスペースの利用など、どのスタイルをどの程度実行するかが見えてくる。テレワーカーとオフィスワーカーの選定を行う。

2.体制構築
各部署の代表を選び、テレワーク実行のプロジェクトチームを作る。テレワーク環境の整備に必要な業務分担やルール作り、社員教育など段階的なプロセスを確立する。

3.システム・ツールなどICT環境の確認
通信環境やテレワークに必要なクラウドサービスを調べ、自社に最適なものを選ぶ。

4.試験導入で評価
試験導入を行い、アンケートやヒアリングで問題点を洗い出す。本格導入に向け、システムや社内体制、就業ルールなどの見直しを行う。

5.本格導入

クラウドサービス「box」でテレワークを効率化

テレワークを成功させるためには、クラウドツールの導入が欠かせません。テレワークで必要になるのは、ファイル管理・共有ツール、ビジネスチャットツールやWeb会議システム、プロジェクト管理ツール、勤怠管理ツールなどです。

多ければ良いというものではありません。似たようなツールをいくつも入れてしまうと、確認に時間と手間が取られ、かえって業務効率を下げてしまいます。

イッツコムの「box」は、容量無制限のファイル管理・共有ツールとしてだけでなく、チームプロジェクトをサポートするプロジェクト管理ツールとしても使える多機能ツールです。1か所でファイルを共有、編集、検討、承認できます。予定やチェックリストの作成も可能です。

「box」でテレワークの取り組みをした事例紹介

イッツコムの「box」を使うことでビジネスを成功させた事例をいくつかご紹介します。

事例1）不動産管理会社T
この企業では、ファイルサーバーの老朽化を機に、本社のオンプレミスファイルサーバーと他の拠点に設置されていた160台のファイルサーバーを「box」に変更しました。不動産管理ということで、扱う情報は膨大です。しかし、「box」による一括管理と柔軟な情報共有で、大規模なコラボレーションが可能になりました。

事例2）建設会社T
建設業では、発注者や設計事務所、ゼネコン、協力会社、メーカーなど、社内・社外を問わずさまざまなパートナーとの連携が必要です。この企業は、安全性の高い「box」で企業間コラボレーションをスムーズに展開しています。

事例3）エクステリア専門企業H
「box」は1,400以上のツールと連動可能です。この企業は各種ツールと「box」を連動させ、業務の流れを可視化しました。業務速度と生産性のアップを実現しています。

まとめ

テレワークの実行を成功させるためには、テレワークのメリット・デメリットを把握し、プロジェクトチームを立ち上げて自社に合った実行計画を立てることが必要です。

テレワーク導入には、イッツコムのサービスをぜひご利用ください。イッツコムなら、「box」をはじめとするクラウドサービスや安全な通信環境など、テレワークに必要なものを一括導入できます。

「高い安全性」と「使いやすさ」というテレワークのつぼを押さえているのが、イッツコムのサービスです。テレワークをお考えなら、ぜひイッツコムにご相談ください。