テレワーク導入にクラウドが欠かせない理由と備えておきたい便利ツール
目次
テレワークにおいてクラウド環境は必要不可欠です。しかし、「社内ネットワークに接続できれば、クラウドがなくても今まで通り仕事ができるのではないか」と考える方もいるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、テレワークにクラウドが必要な理由と、テレワークを成功させるのに備えておきたいクラウドシステムをご紹介します。自社に適したクラウドシステムを整備した上でテレワークを導入できれば、オフィスワーク以上の成果さえ期待できるでしょう。
テレワークを成功させるためにクラウドはなぜ必要？
クラウドとは、インターネット上でコンピューターのさまざまな機能を提供するサービス形態のことです。クラウドには、ソフトウェアを提供するSaaSや開発環境（プラットフォーム）を提供するPaaS、ストレージなどのインフラ機能を提供するHaaSなどがあります。
テレワークに伴い、社内システムにあるソフトウェア、プラットフォーム、インフラ機能を多くの社員が一斉に社外から利用するとなると、それなりの設備が必要です。かなりの初期投資や運用コストがかかる他、システムを管理する負担も増大します。
テレワーク導入に当たってオンプレミスとの連携も可能なクラウドをうまく取り入れられれば、効率的に業務を進めるための環境を低コストで構築できるでしょう。
クラウド利用のメリットとは
自社に合ったクラウドシステムを選べば、ビジネスの可能性は大きく広がります。特にテレワークを導入する際には重要なポイントです。ここではクラウド利用が企業にとってプラスとなる理由を5つ取り上げます。クラウド利用のメリットが分かれば、テレワークとクラウドをセットで考える導入プランが見えてくるでしょう。
いつでもどこでも利用可能
テレワークには在宅勤務だけでなく、モバイルワークやサテライトオフィス利用など、さまざまな形があります。クラウドはインターネット上のシステムであるため、インターネットが利用できる環境であれば、いつでもどこからでも利用可能です。
また、社外との情報共有やコミュニケーションにも使えます。基本的に外部の人間は社内システムにアクセスできません。しかし、必要な情報をメールなどで共有すると情報漏洩のリスクが高まります。外部との共有を安全に行う上でもクラウドは有効です。
最新のシステムなのにメンテナンスは不要
コンピューターのシステムは常にアップデートされており、脆弱性のチェックやネットワーク障害の回避など、安定的に利用するための管理が不可欠です。
クラウドにおいては、最新システムへのアップデートや物理的なメンテナンスは全て提供事業者によって行われます。クラウドを利用する企業では大規模な運用管理は必要ありません。社内システムを管理する担当者の負担が軽減されるだけでなく、業務の遅延や停止に関わるトラブルを回避できるため、安定したビジネス環境を整備できます。
クラウド同士を連携することで、機能性がアップ
クラウドシステムの中には、API(Application Programming Interface)を公開しているものもあります。APIが利用できるクラウドシステムの場合には、他のシステムやクラウドシステムとの連携が可能です。
API連携によって機能を拡張したり、普段使い慣れている業務アプリと連動したりといったカスタマイズができるため、テレワークでの業務をよりスムーズに進められるでしょう。
共同作業もスムーズに
クラウドを利用して名刺・契約書・請求書・領収書などをペーパーレス化すれば、テレワークでもスムーズに共同作業ができます。チーム内で分担している業務をそれぞれのメンバーが同じクラウド上で進めれば、いくつものアプリやツールを使い分ける必要はありません。
また、クラウドシステムには質の高いコミュニケーションツールも多くあります。意思の疎通がリアルタイムでできれば、承認待ちにイライラさせられることもありません。
予算が立てやすい
必要なテレワーク環境をオンプレミスだけで整備しようとすると、かなりの初期投資が必要です。さらに、業務拡大や必要とするリソースの変化により、コストは累積的に増加します。
オンプレミスでは頻繁な拡張はしにくいため、スペックに余裕をもってシステム構築するのが一般的です。そのため機能に無駄が生じる可能性が高い上、必要コストも見えにくくなります。
クラウドシステムの利点は、必要な機能を必要な分だけ導入できることです。導入コストも事前にはっきりしていますし、維持費はユーザー数や利用時間で決められています。必要なコストが明確なので、予算が立てやすいという点もメリットです。
テレワークにおすすめのクラウドシステム
クラウドシステムの中には、テレワークをより効率的でスムーズに行うのに役立つツールがたくさんあります。選ぶ際にはコストだけでなく、内容や使いやすさも吟味することが重要です。テレワークに必要なツールと必要な理由が分かれば、最適なクラウドシステムを選べます。テレワーク導入に欠かせないクラウドシステムの種類をまとめました。
クラウドミーティングツール
テレワークでは対面で話し合ったり、同僚の仕草や表情を見ながら気持ちを察したりすることができません。しかし、チームとして遂行する業務においては、コミュニケーション不足が業務効率を低下させる要因となり得ます。
クラウドミーティングツール（Web会議システム）は、テレワークにおけるコミュニケーション手段として有効です。顔を見ながら話せると、テキストだけでは伝わらない細かなニュアンスもくみ取れるため、細やかな連携が可能になります。
ビジネスチャットツール
オフィスにいれば、耳や目からさまざまな情報が入ってきます。業務の進捗状況や突然のトラブルなどにもすぐに気付けるでしょう。テレワークだとそうはいきません。個人個人のやり取りが他の社員からは見えないため、情報を周知させるために都度連絡する手間が必要です。
ビジネスチャットツールを使えば、チーム内のやり取りがリアルタイムで確認できます。テキストとして残るため、時系列や展開が分かりやすいのも利点です。
オンラインストレージ
全ての業務をオンラインでやり取りするテレワークにおいて、大量のデータをインターネット上に保管するオンラインストレージは必要不可欠なツールです。
保管されたデータは共有できるため、USBメモリ・CD-ROMでの手渡しやメール添付など、情報漏洩のリスクが高い方法でやり取りすることはなくなります。また、どこにいても画像や動画などの大容量データを気軽に閲覧・編集できるため、テレワークには最適です。
バックアップ機能にも優れており、ハードディスクの破損やパソコンの盗難、災害などの備えとしても活用されています。
プロジェクト管理ツール
テレワークでは、「誰が」「何を」「どこまで行ったか」が見えにくくなります。そこで必要になるのが、プロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理ツールを使えば、工程やワークフロー、コストなど、プロジェクト全体の動きが可視化されます。必要なタスクに最適な人員を配置するなど、効率的なプロジェクト管理が可能です。
プロジェクト管理ツールを使えば、プロジェクトに関わる全ての社員が自分の立ち位置やプロジェクト全体の進捗状況を理解できます。適切なフォローによって業務品質を向上させたり、生産性をアップさせたりする効果も見込めるでしょう。
グループウェア
グループウェアは、オンラインでの情報共有を目的としたシステムです。メール機能やスケジュール管理機能、ファイル共有機能など、さまざまな機能を併せ持っているため、チームでの業務をスムーズに進行できます。
チーム業務を効率化することに主眼を置いたツールであるため、さまざまな共同作業を可能にする機能性と使い勝手の良さが魅力です。情報共有やコミュニケーション、スケジュール管理のために別々のツールを立ち上げる手間はなくなります。
営業支援ツール
営業支援ツールで代表的なものは、名刺管理ツール、MA（マーケティングオートメーション）、SFA（セールスフォースオートメーション）などです。単独の機能のみのシステムもあれば、いくつかの機能を併せ持つものもあります。
名刺は営業実績や人脈形成に直結する大切な顧客情報です。名刺管理ツールを使えば、名刺を保存するだけでなく、そこに含まれる情報を営業活動へとつなげられます。自動メール配信などでリード獲得をサポートするMAや、営業プロセスの自動化により営業活動を効率化するSFAも、テレワークを成功させるための重要ツールです。
勤怠管理ツール
テレワークでは働いている姿が見えないため、勤怠管理にやりにくさを感じる方も少なくありません。勤怠管理ツールを使えば、勤務時間や残業時間、出勤日数などを簡単に把握できます。シフト管理や欠勤・有給管理など、付加機能はさまざまです。打刻方法や不正防止の機能も異なります。
長期運用を考えると使いやすいものを選ぶのが一番です。テレワークの形態や社員のITリテラシーなど、自社の実状に即した選択が必要となるでしょう。
テレワークのクラウド利用における注意点
テレワークに必要なクラウドシステムを整備するにあたり、優先すべきは安全性です。多くの情報をオンライン上でやり取りするため、情報漏洩のリスクには敏感でなければなりません。価格が安いからといって安全性に疑問のあるクラウドシステムに手を出してしまうと、大きな代償を支払うことになるでしょう。
社員が私物デバイスを使用し、そこに入っている無料のチャットツールやオンラインストレージをビジネス利用する「シャドーIT」にも注意が必要です。情報漏洩のリスクが増大します。テレワーク導入には、安全性の高いクラウドシステムの選択と社員に対するセキュリティ教育が欠かせません。
イッツコムならテレワークに最適なシステムを一括導入
テレワークの導入にはさまざまなクラウドシステムが必要です。安全性と使いやすさを吟味し、自社に最適なものを選ぶのは簡単ではありません。
イッツコムなら、テレワークに必要な通信環境はもとより、クラウドシステムの一括導入も可能です。代表的なものを4つご紹介します。安全性の高さや使いやすさ、多機能性を併せ持ったビジネス効率を上げるシステムばかりです。
「box」で業務の連携もスムーズに
オンラインストレージ「box」は、容量無制限の情報共有ツールです。安全性はお墨付きで、多くの政府機関や金融機関でも使われています。
「box」ひとつでさまざまなファイルの共有・編集・検討・承認が可能です。複数のメンバーによる同時編集や、予定やチェックリストの作成もできるため、プロジェクト管理と共同作業が簡単にできます。セキュリティ区分を設けることで、社内だけでなく社外パートナーとのコラボレーションも可能です。
また、「box」は1,400以上のクラウドシステムと連携できます。すでに使用している業務アプリと連携させれば、業務効率は飛躍的にアップするでしょう。
「Zoom」はテレワークのマストアイテム
Web会議システム「Zoom」は、顔を見ながら話せるクラウドミーティングツールです。社内の意思疎通からオンライン営業、セミナーの開催など、幅広く活用されています。テレワークの課題でもある「孤立」を防ぐためのオンライン飲み会や、雑談によるコミュニケーションに利用している企業も少なくありません。
「box」と連携させれば、資料を見ながら細かなところまで話し合えるため、チームプロジェクトをスムーズに遂行できます。また、「Zoom」はビジネスチャットツールとしての利用も可能です。
オンラインで商談から名刺交換まで「ホットプロファイル」
イッツコムの「ホットプロファイル」は、名刺管理・マーケティング・SFAという3つの機能を併せ持つ営業支援ツールです。PマークやISMSを取得しており、高い安全性を有しています。
「ホットプロファイル」は、ひとつで何役もこなすためコスト面でも優秀です。名刺情報やアクセス情報を一元管理し、効率的な営業活動へとつなげます。
オンライン名刺交換や自動マーケティングなど、使い勝手の良い機能が多数搭載されているため、シャドーITの抑制にも効果的です。SFA機能により営業活動が可視化されることで、力を入れるべき顧客やマーケティングでフォローするべきポイントが分かります。
モバイル閉域接続で安心のテレワーク環境
テレワークを導入する場合には、クラウドシステムだけでなく、通信環境の安全性も確保しなければなりません。イッツコムの「モバイル閉域接続」なら、高セキュアな通信環境を実現します。
「モバイル閉域接続」で使用するのは、お客様専用の閉域網です。インターネットを経由せず社内ネットワークにアクセスできるため、外部からの攻撃リスクはほとんどありません。インターネットを使用する場合にも社内ネットワークを経由することとなり、社内のセキュリティポリシーが適用されます。
認証は専用SIMで行われるため、在宅勤務からモバイルワークまで、どの形態のテレワークにも利用可能です。
まとめ
テレワークを成功させるためには、離れていてもスムーズに業務ができるよう、さまざまなクラウドシステムを導入することが求められます。クラウドシステムを選ぶ場合には、安全性と機能性、使いやすさなどを吟味することが必要です。
イッツコムなら、通信環境からクラウドシステムまで、テレワークに必要なビジネス環境を一括導入できます。安全性が高く機能的で、使いやすいシステムばかりです。多機能なものも多いため、いくつものシステムを導入する必要がなくコスト削減にもつながります。テレワーク導入をご検討なら、ぜひイッツコムにご相談ください。
