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データ共有にはクラウドストレージが最適!法人向けサービスの選び方を解説

テレワークの一般化に伴い社外とのデータ共有が増えている中、データ共有システムのクラウド化を検討している企業担当の方もいるのではないでしょうか。データ共有方法を比較しながらクラウドストレージの有用性を把握し、法人向けサービスの選び方も理解することで、データ共有システムの最適化が目指せます。

法人向けに開発された有償版boxの魅力も知り、ビジネス環境をアップグレードしましょう。そこでこの記事では、データ共有方法の比較やクラウドストレージのメリット・デメリット、法人向けサービスの比較基準についてご紹介します。

データ共有する主な方法

データ共有の古典的な方法はメールの添付ファイルやUSBメモリ、ファイル転送サービスなどです。ファイルサーバーやホスティングサービスを利用する方法もありますが、テレワーク環境ならクラウドストレージが大きな導入効果を発揮します。まずはクラウドサービス・クラウドストレージの違いも含め、データ共有の方法を把握しましょう。

メールやUSBメモリ

古典的かつシンプルなデータ共有方法は、メールの添付ファイルです。誰でも簡単に利用できますが、大容量ファイルの送受信はできません。ビジネスマナーとして「大容量ファイルを送りつける」こと自体がNGなケースもあります。

送受信の履歴も検索・共有しにくく、データ共有の実態がブラックボックス化しやすいことも管理上の懸念点です。送り先を間違えると情報漏えいにつながる危険性もあります。添付ファイルによるデータ共有は手軽ですが、非効率な方法です。

USBメモリによってデータを自宅に持ち帰ったり、支社に郵送したりする方法もありますが、USBメモリという物理デバイスに依存する問題があります。比較的大きなファイルも共有できますが、USBメモリ自体を紛失すると情報がまるごと漏えいするのが懸念点です。社外との共有に時間がかかり、即時性がないのも非効率といえます。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスを利用することも古典的なデータ共有方法です。サービス事業者のWebサイト経由でファイルをアップロードし、データ共有の相手にダウンロードリンクを送信することで大容量ファイルの共有ができます。メールの添付ファイルよりもはるかに大きなファイルを共有できることが利点です。

一方でセキュリティ面のリスクがあります。サービスによってセキュリティレベルはさまざまですが、ファイルをWebサーバー上に一時的に保存する使い方が前提なので、簡易的なセキュリティ対策でサーバー運用しているサービス事業者は珍しくありません。

ファイル転送サービスは不特定多数のユーザーが利用するため、データを保存したサーバーがサイバー攻撃を受けると大規模な情報漏えいが起こることも懸念点です。また、メールの添付ファイルと同様に、ダウンロードリンクの送り先を間違えると機密情報の漏えいが起こる恐れもあります。

ファイルサーバー

ファイルサーバーは主に社内LAN内に構築する、オンプレミス(自社構築)のファイル共有専用サーバーです。基本的にはOSのファイル共有機能を利用して、従業員のアクセス権限を設定した上でファイル共有用のサーバー環境を構築します。

アクセス権限のあるユーザー間では大容量ファイルの共有もでき、添付ファイルやファイル転送サービスとは違ってディレクトリ構造を調整できるので、社内でのデータ共有には効果的です。

ただし、社外のコラボレーターを社内LANにアクセスさせるのはリスクが高く、自社内での運用を基本とします。サーバー構築の自由度は高い反面、サーバーの運用管理には専任の管理者を置く必要があり、容量不足になればサーバーの増設が必要です。サーバーの規模が大きくなるほどコストの肥大化を招きやすいのは懸念点といえます。

ホスティングサービス

ホスティングサービスはレンタルサーバーとも呼び、サービス事業者がデータセンターで管理するサーバーをレンタルし、インターネット経由でサーバーにアクセスします。Webサーバーやメールサーバーとして古くから利用されてきたサービスですが、データ共有用のサーバーとしても活用可能です。

社外のユーザーとのデータ共有にも便利に使えますが、1台の物理サーバーの部分または全部をレンタルするのが基本であり、サーバー障害の発生時にはデータ共有が不可能になるリスクがあります。複数ユーザーとサーバー資源を共有するタイプのサービスであれば、接続遅延の問題が生じやすいのも懸念点です。

クラウドサービス

クラウドサービスは物理サーバー上の仮想マシンやCPU・メモリ・ストレージを「リソース」として扱い、クラウド化したリソースを提供するサービスです。ホスティングサービスと似ていますが、ネットワーク構成からカスタマイズできる点が大きく異なります。

代表的なクラウドサービスはAWS・GCP・Microsoft Azureの3種類で、日本国内ではAWSの利用率が最も高い状況です。

オンプレミスのサーバー環境をまるごとクラウド化するようなニーズに対応できますが、サーバー構築には仮想化をはじめとした高度な専門知識が求められます。従量課金制のサービスが基本で、共有するデータサイズが大きくなればなるほどコストも肥大化するのは懸念点です。

クラウドストレージ

クラウドストレージは、クラウド上のストレージによるデータ共有に特化したサービスです。サービス事業者が運営するストレージをレンタルし、ユーザーはPCやスマホのアプリから簡単にデータ共有ができます。

代表的なクラウドストレージはboxです。アプリ操作による管理をするためクラウドサービスより導入難度がはるかに低く、ユーザーの使いやすさにも配慮されています。OS標準のファイル共有機能より多機能・高機能で、データ共有を目的としたサービスとしては最も優秀です。

データ共有にクラウドストレージを利用するメリット

テレワーク対応のデータ共有システムとしては、クラウドストレージが最も高い導入効果を発揮します。クラウドサービスはデータ共有に特化したサービスではないので、データ共有のプラットフォームにはクラウドストレージを活用しましょう。ここからは、クラウドストレージを利用するメリットを7つに分けて解説します。

場所やデバイスを問わずにデータ共有できる

クラウドストレージは、インターネット経由でデータ共有をするサービスです。インターネット環境さえあればどこからでも共有ファイルにアクセスできます。アカウントには専用のアプリを利用してアクセスするので、特別なハードウェアを用意する必要はありません。

サービスによって対応するOSは異なりますが、PCだけでなくタブレットやスマホでも簡単にデータ共有できるのもメリットです。コアオフィスのサーバー環境やネットワーク構成にも依存しないので、特にテレワーク環境では重宝します。

初期費用・ランニングコストを削減できる

オンプレミスのファイルサーバーを構築するには、自前のサーバーを用意する必要があり、高額な初期費用がかかります。運用中には専任の管理者を常駐させる必要があり、ストレージが容量不足になればサーバーの増設も必要です。

この点クラウドストレージは初期費用が無料のサービスもあります。サーバーの管理はサービス事業者が実施するので、専任の管理者を置く必要もありません。

容量不足になればアカウントレベルを上げるだけで対応でき、手間がかからないのもメリットです。基本的には固定の月額料金だけで利用できるので、初期費用だけでなくランニングコストも抑えられます。

容量無制限のサービスもある

法人向けの有償版クラウドストレージは、容量無制限のサービスもあります。従来型のデータ共有方法とは異なり、メールの添付ファイルや圧縮ファイルを気にする必要がありません。

サーバーの増設や接続遅延など、データ共有が活発化して起こりがちな問題を回避できるのは大きな利点です。ユーザーにとっても管理者サイドにとっても便利に使えます。

アクセス権限を詳細に設定できる

アクセス権限が設定できるのはファイルサーバーの強みですが、OSの機能に依存するので権限設定の範囲には限界があります。クラウドストレージはサービス事業者がファイル共有に特化した独自システムを構築しているので、サービスによってはファイルサーバーより詳細なアクセス権限が設定できます。

ファイル・ユーザーによって細かくアクセス権限を設定できるため、人為ミスによるデータ紛失や情報漏えいを防止できるのはメリットです。

複数人で効率的に作業できる

クラウドストレージはインターネット経由で接続するので、アカウント管理やアクセス権限の設定を活用すれば、社外のコラボレーターとも問題なくデータ共有ができます。

さらに、クラウドストレージ上でファイルの共同編集も可能です。単なるデータ共有システムではなく、コラボレーションツールとしても活用できます。サービスによっては外部の業務システムと連携し、コラボレーションプラットフォームとしての活用も可能です。

ファイルのダウンロードが不要

クラウドストレージは専用のアプリをクライアントとして操作しますが、基本的にはファイルの中身を閲覧できる機能があります。メールの添付ファイルやファイル転送サービスはファイルのダウンロードが必要ですが、オンラインでファイルのプレビューができるのは便利です。

最小限の時間でファイルを確認できるので、業務効率化を図れます。ダウンロードの必要がないため、ユーザーが使用するデバイスのストレージ容量に依存しないのもメリットです。サービスによっては圧縮ファイルの中身もオンラインでプレビューできます。

事業継続性の面でも有利

社内情報の保護という意味では社内LAN内で運用するファイルサーバーはセキュリティレベルで有利ですが、災害による物理的障害やサイバー攻撃、あるいは時間経過によるストレージの劣化によってデータ紛失が起こり得るのは懸念点です。しかし、クラウドストレージはサービス事業者が管理するストレージにファイルを保存します。

ユーザーが意識することなくサービス事業者側でデータはバックアップされており、サーバーの分散管理や暗号化によるデータ保存・共有によって、データ紛失のリスクを最小限に抑えられるのはメリットです。事業継続性の面でもクラウドストレージの利用をおすすめします。

クラウドストレージによるデータ共有の注意点

クラウドストレージにはデータ共有を効率化するさまざまなメリットがありますが、無料サービスは機能が限定的なのでビジネスユースには向きません。無料版はあくまで「お試し版」だと考えましょう。カスタマイズの制限やセキュリティリスクも注意点です。

無料版は機能が貧弱

クラウドストレージは無料でも利用できますが、無料版は基本的に個人ユーザー向けで、さまざまな機能制限があります。小規模なビジネスには無料版で十分なケースもありますが、社外のコラボレーターを加味したアクセス権限の設定など、ビジネスレベルのデータ共有に重要な機能が利用できないケースも珍しくありません。

有償版にも個人向け・法人向けで違うサービスもあり、ビジネスレベルのデータ共有を求めるなら法人向けプランの利用が必須です。

カスタマイズに制限がある

クラウドストレージはデータ共有に特化した機能を備えますが、サービスによって機能の多さやレベルはさまざまです。OS標準のファイル共有機能以上の機能を持つサービスもある一方で、データのバックアップを主目的とした簡易的なサービスもあります。

いずれにせよサービスの仕様によってできることに制限があり、オンプレミスのファイルサーバーよりカスタマイズの自由度が低いケースも多いことは注意点です。

セキュリティリスクが高い場合も

クラウドストレージはデータ共有を目的とするなら非常に便利なサービスですが、インターネット経由で利用することが前提です。公衆網を経由して社内情報をアップロード・ダウンロードする際、サイバー攻撃の被害に遭う恐れもあります。これは社内LAN内で運用するファイルサーバーよりも難しい点です。

セキュリティガイドラインの策定や従業員のセキュリティ教育、あるいは社内LANを経由した接続によるトラフィック管理など、何らかのセキュリティ対策が必要になります。

【法人向け】クラウドストレージを選ぶ4つの比較基準

クラウドストレージはサービスによって利用できる機能や事業者側の管理体制がさまざまです。ビジネスユースに対応できるストレージ容量・セキュリティレベルがあるかどうかを重視しましょう。データ共有の利便性やバージョン管理機能もサービスによって大きく異なるポイントです。

ストレージ容量の多さ

ストレージが容量不足になるとデータ共有に支障が生じ、ビジネスは停滞してしまいます。ストレージ容量の多さはクラウドストレージを選定する際の基本的なポイントのひとつです。無料版には容量制限があっても有償版は容量無制限のサービスもあります。

また、ストレージ容量によってプランが細かく分かれ、大容量なプランほど月額料金が高いサービスもあるのは注意点です。容量よりも機能性にフォーカスしてプランを分けているサービスもあるので、用途に合ったサービスを選びましょう。

セキュリティレベルの高さ

クラウドストレージはインターネット経由で利用するので、アカウント管理には注意を要します。そこで2段階認証や2要素認証に対応したサービスを選択するのがポイントです。

データ保存・共有に利用する暗号化方式や、クラウドストレージ上で行われた操作のログ監視機能など、認証以外のセキュリティ対策の仕組みもサービスによって異なります。クラウドストレージの選定に当たってはセキュリティレベルの高さを比較することも必須です。

データ共有の利便性

クラウドストレージはファイルサーバーの機能拡張版のように使えるものもあれば、個人デバイスのストレージをミラーリングすることが主目的のものもあります。オンラインでの共同編集や社外のコラボレーターとのデータ共有、さらにデータ共有の可視化によるセキュリティ対策という意味でも、アクセス権限の詳細さは重要なチェックポイントです。

また、アプリが対応するOSもサービスによって異なります。PCだけでなくiPad・iPhoneやAndroidスマホでも利用できるかどうかは、テレワーク環境では特に意識したいポイントです。

バージョン管理機能

データ共有で問題になることのひとつはバージョン管理です。同じプラットフォームでデータ共有を続けるほど、バージョン違いの差分ファイルが増えていきます。これはファイルサーバーで問題になりやすい点です。

クラウドストレージはサービスによってバージョン管理機能に差があります。一見便利に見えるサービスでも、全社的なデータ共有の管理という意味では、バージョン管理機能の貧弱さによって非効率になるケースも珍しくありません。

バージョン履歴を自動保存し、適時復元もできるようなサービスであれば、高い検索効率を維持して業務効率化を図れます。

【法人向け】クラウドストレージなら有償版boxがおすすめ

さまざまなクラウドストレージがある中で、設計思想から法人向けといえるサービスの筆頭はboxです。無料版はお試し版なので、boxの豊富な機能を活用するなら有償版boxを選択しましょう。有償版boxの多彩な魅力の中から、4つのポイントを解説します。

有償版なら容量無制限

boxは簡易版の無料プランも利用できますが、無料プランには10GBの容量制限があります。有償版なら容量無制限なのが大きなメリットです。

有償版のプランはBusiness・Business Plus・Enterpriseの3種類があり、いずれも容量無制限で利用できます。3つのプランは利用できる機能に違いはありますが、いずれも月額定額で利用でき、容量増加に伴うコスト増大はありません。社内LAN内だけでなく外部ネットワークからも大容量ファイルの共有・管理ができます。

政府採用お墨付きの高セキュア

クラウドストレージサービスの中には、「誰でも簡単にクラウドでバックアップ・ファイル共有ができる」ことを売りにして、個人ユーザーを強く意識したサービスもあります。こういったサービスは概してセキュリティリスクが高く、実際に大きなセキュリティ上のトラブルを経験したサービスは珍しくありません。

これに対してboxは法人向けに開発されたツールで、セキュリティに徹底的にこだわって作られています。boxは世界で約10万社に利用されており、各国の政府機関での採用例も豊富です。セキュリティ面で最も信頼性の高いクラウドストレージとして、政府・金融機関・大企業などで愛用されています。

データ共有の多彩な機能

クラウドストレージサービスの中には簡易的なアクセス権限機能しか持たないものもあり、セキュリティ上の懸念があります。boxは7段階のアクセス権限を設定でき、共同所有者や編集者の他、プレビューのみ・アップロードのみといった限定的なアクセス権限も詳細に設定可能です。

さらに、プレビューできるファイル形式は100以上で、動画や3Dファイルもオンラインで共有・プレビューできます。zip形式なら圧縮ファイルの中身もプレビューできるので、バックアップ・ファイル共有の効率化が可能です。

法人向けの強力なアクセスログ機能

クラウドストレージで問題になりやすいのは「誰がいつどのファイルを閲覧・追加・編集したか把握しにくい」「ログイン・ログオフの履歴も把握しにくい」といった、セキュリティ管理上の問題です。boxは70種類以上のログが記録でき、管理者がアクセスログ・操作ログをチェックすることでセキュリティインシデントの防止に役立ちます。

さらに、ファイルのバージョン管理機能も強力です。アカウントレベルによって50世代~100世代のバージョンを自動的に保存でき、任意のタイミングで復元もできるので、ファイル乱立による検索効率の低下や人為ミスによるデータ紛失を防止できます。

クラウドストレージboxでデータ共有するならイッツコム!

クラウドストレージを選ぶならファイルサーバーをあらゆる意味でアップグレードできる法人向けboxがおすすめです。イッツコムのモバイル閉域接続と組み合わせれば、あらゆるデバイスから社内LANを経由してboxにアクセスできるので、テレワーク環境のデータ共有をトータルに強化できます。

boxで安全にクラウドのコンテンツ管理

boxは法人向けに開発されたツールであり、数あるクラウドストレージサービスの中でも特にセキュリティレベルやコラボレーション機能に優れています。「誰でも簡単に利用できること」よりも「ビジネスレベルのクラウドストレージ」にフォーカスした設計です。

強力な暗号化やアクセス権限・ログイン管理・ログ監視機能や、1,500以上の業務アプリの一元管理など、クラウドストレージの弱みをカバーした上で強みを活かしています。セキュリティレベルやコラボレーション機能の徹底的な追求が、各国の政府機関にも採用される信頼性の秘訣です。

有償版アカウントは全て容量無制限で、アカウントレベルの違いは利用できる機能の違いという、容量ベースではなく機能ベースの料金設定になっている点も見逃せません。

高セキュアで安心のモバイル閉域接続

boxは非常に高セキュアなクラウドストレージですが、インターネットを経由する以上は通信経路のセキュリティリスクに懸念があります。そこで組み合わせたいのがイッツコムの「モバイル閉域接続」です。

モバイル閉域接続はVPNの仕組みを利用し、PCやスマホに専用SIMを挿入するだけで、閉域網を経由して社内LAN・インターネットへアクセスできます。社外のデバイスからboxへアクセスする際は社内LANを経由するので、トラフィックの管理が容易になることや、セキュリティポリシーの標準化につながることもメリットです。

まとめ

テレワーク環境のデータ共有には、法人向けに開発されたクラウドストレージであるboxが最適です。セキュリティレベルは随一で、イッツコムのモバイル閉域接続と組み合わせれば通信経路のセキュリティ対策もできます。テレワーカーや社外のコラボレーターと安全にデータ共有ができる、コラボレーションプラットフォームを整備しましょう。

イッツコムはモバイル閉域接続・boxによるセキュリティ対策やワークフロー管理の他、ZoomやホットプロファイルによるWeb会議や営業支援、光回線やWi-Fi接続によるインフラ整備まで幅広いサービスを提供しています。ビジネス環境のトータルなアップグレードをお求めなら、多彩なサービスを自由に組み合わせられるイッツコムにご相談ください。