データ共有の方法を徹底解説！クラウドストレージがおすすめの理由とは？

テレワークの普及に伴って、場所にとらわれない働き方が注目されています。環境の変化に対応する目的で、仕事に必要なデータを共有するためのクラウドストレージを使用しようと考えている企業担当の方もいるのではないでしょうか。

クラウドストレージは、データ保存だけでなくデータ共有先としても有効です。データ共有方法にはさまざまなやり方がありますが、場所やデバイスを問わずにデータ共有でき、アクセス制限を設定できるなどの機能があるクラウドストレージの利用はビジネスを効率化させます。そこでこの記事では、クラウドストレージのデータ共有について詳しく解説します。クラウドストレージを選ぶ基準を知り、ビジネスに最適な方法を見つけましょう。

また、法人向けに開発されたハイセキュリティのクラウドストレージ「Box」の魅力も解説しますので、活用してビジネスをアップグレードしてみてはいかがでしょうか。ファイル共有を円滑化すれば、生産性をさらに高められます。

クラウドによるデータ共有とは？

クラウドによるデータ共有とは、文書・写真・動画などのファイルや顧客情報を、クラウド型のツールやサービスで共有する仕組みです。

クラウド型のツールやサービスとは、サーバやシステムの本体がサービス事業者側にあり、専用のアプリやWebブラウザを通じてインターネット経由で利用するものを指します。

この特徴により、オンプレミス（自社構築）環境のような保守管理が不要で、時間・場所やデバイスを問わずアクセスできるのが大きなメリットです。

クラウド・非クラウドのデータ共有方法の比較

データ共有の古典的な方法はメールの添付ファイルやUSBメモリ、ファイル転送サービスなどです。

ファイルサーバやホスティングサービスを利用する方法もありますが、テレワーク環境ならクラウドストレージが大きな導入効果を発揮します。まずはクラウドサービス・クラウドストレージの違いも含め、データ共有の方法の種類を把握しましょう。

メールの添付ファイル

古典的かつシンプルなデータ共有方法は、メールの添付ファイルです。誰でも簡単に利用できますが、大容量ファイルの送受信はできません。ビジネスマナーとして「大容量ファイルを送りつける」こと自体がNGなケースもあります。

送受信の履歴も検索・共有しにくく、データ共有の実態がブラックボックス化しやすいことも管理上の懸念点です。さらに、送り先を間違えると情報漏えいにつながる危険性もあります。

またパスワード付きZipファイルとそのパスワードを別々のメールで送る「PPAP」は、セキュリティリスクの大きさから、政府だけでなく民間でも続々と禁止されています。メールによるファイル共有は通用しなくなっていると考えましょう。

関連記事：『PPAPを政府・記号が禁止する理由とは？セキュリティリスクや代替案を解説』

USBメモリ

USBメモリによってデータを自宅に持ち帰ったり、支社に郵送したりする方法もありますが、USBメモリという物理デバイスに依存する問題があります。

比較的大きなファイルも共有できますが、USBメモリ自体を紛失すると情報がまるごと漏えいする点はセキュリティを考えると有効とは言えません。社外との共有に時間がかかり、即時性がないのも非効率と言えます。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスを利用することも古典的なデータ共有方法です。サービス事業者のWebサイト経由でファイルをアップロードし、データ共有の相手にダウンロードリンクを送信することで大容量ファイルの共有ができます。メールの添付ファイルよりもはるかに大きなファイルを共有できることがメリットです。

一方でセキュリティ面のリスクが考えられます。サービスによってセキュリティレベルはさまざまですが、ファイルをWebサーバ上に一時的に保存する使い方が前提なので、簡易的なセキュリティ対策でサーバ運用しているサービス事業者も少なくありません。

ファイル転送サービスは不特定多数のユーザーが利用するため、データを保存したサーバがサイバー攻撃を受けると大規模な情報漏えいが起こることも懸念点です。また、メールの添付ファイルと同様に、ダウンロードリンクの送り先を間違えると機密情報の漏えいが起こる恐れもあります。

ファイルサーバ

ファイルサーバは主に社内LAN内に構築する、オンプレミス（自社構築）のファイル共有専用サーバです。基本的にはOSのファイル共有機能を利用して、社員のアクセス権限を設定した上でファイル共有用のサーバ環境を構築します。

アクセス権限のあるユーザー間では大容量ファイルの共有もでき、添付ファイルやファイル転送サービスとは違ってディレクトリ構造を調整できるので、社内でのデータ共有には効果的です。

ただし、社外のコラボレータを社内LANにアクセスさせるのはリスクが高く、自社内での運用を基本とします。サーバ構築の自由度は高い反面、サーバの運用管理には専任の管理者を置く必要があり、容量不足になればサーバの増設が必要です。サーバの規模が大きくなるほどコストの肥大化を招きやすいのは懸念点と言えます。

ホスティングサービス

ホスティングサービスはレンタルサーバとも呼び、サービス事業者がデータセンターで管理するサーバをレンタルし、インターネット経由でサーバにアクセスします。Webサーバやメールサーバとして古くから利用されてきたサービスですが、データ共有用のサーバとしても活用可能です。

社外のユーザーとのデータ共有にも便利に使えますが、1台の物理サーバの一部または全部をレンタルするのが基本であり、サーバ障害の発生時にはデータ共有が不可能になるリスクがあります。複数ユーザーとサーバ資源を共有するタイプのサービスであれば、接続遅延の問題が生じやすいのも懸念点です。

クラウドサービス

クラウドサービスは物理サーバ上の仮想マシンやCPU・メモリ・ストレージを「リソース」として扱い、クラウド化したリソースを提供するサービスです。ホスティングサービスと似ていますが、ネットワーク構成からカスタマイズできる点が大きく異なります。

代表的なクラウドサービスはAWS・Google Cloud・Microsoft Azureの3種類で、日本国内ではAWSのシェア率が最も高い状況です。

オンプレミスのサーバ環境をまるごとクラウド化するようなニーズに対応できますが、サーバ構築には仮想化をはじめとした高度な専門知識が求められます。従量課金制のサービスが基本で、共有するデータサイズが大きくなればなるほどコストも肥大化するのは懸念点です。

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、専用のアプリやWebブラウザを通じ、インターネット経由で外部ストレージを利用するサービスです。パッケージ化されたサービスをスムーズに利用でき、コストを抑えて手軽にデータ共有できます。他のサービスに比べてセキュリティレベルが高いこともメリットです。

外部ユーザーの安全な招待やオンライン共同編集に対応するサービス、また容量無制限のサービスもあり、多くの企業がクラウドストレージの利用にシフトしています。

関連記事：『データ共有の方法総まとめ！特徴とメリット・デメリットも解説します』

データ共有はクラウドストレージが最適！メリットって？

テレワークにも対応するデータ共有システムとしては、インターネット環境であれば場所を選ばすアクセスできるクラウドストレージが高い導入効果を発揮します。ここからは、クラウドストレージを利用するメリットを7つに分けて解説します。

場所やデバイスを問わずにデータ共有できる

クラウドストレージは、インターネット経由でデータ共有するサービスです。インターネット環境さえあればどこからでも共有ファイルにアクセスできます。アカウントには専用のアプリを利用してアクセスするので、特別なハードウェアを用意する必要はありません。

サービスによって対応するOSは異なりますが、PCだけでなくタブレットやスマホでも簡単にデータ共有できるのもメリットです。コアオフィスのサーバ環境やネットワーク構成にも依存せず、特にテレワーク環境では重宝します。

初期費用・ランニングコストを削減できる

オンプレミスのファイルサーバを構築するには、自前のサーバを用意する必要があり、高額な初期費用がかかります。運用中には専任の管理者を常駐させる必要があり、ストレージが容量不足になればサーバの増設も必要です。

この点クラウドストレージは初期費用が無料のサービスもあります。サーバの管理はサービス事業者が実施するので、専任の管理者を置く必要もありません。

容量不足になればアカウントレベルを上げるだけで対応でき、手間がかからないのもメリットです。基本的には固定の月額料金だけで利用できるので、初期費用だけでなくランニングコストも抑えられます。

容量無制限のサービスもある

法人向けの有償版クラウドストレージの中には、容量無制限のサービスもあります。従来型のデータ共有方法とは異なり、メールの添付ファイルや圧縮ファイルを気にする必要はありません。

サーバの増設や接続遅延など、データ共有が活発化して起こりがちな問題を回避できるのは大きなメリットです。ユーザーにとっても管理者サイドにとっても便利に使えます。

アクセス権限を詳細に設定できる

アクセス権限が設定できるのはファイルサーバの強みですが、OSの機能に依存するので権限設定の範囲には限界があります。クラウドストレージはサービス事業者がファイル共有に特化した独自システムを構築しているので、サービスによってはファイルサーバより詳細なアクセス権限が設定できます。

ファイル・ユーザーによって細かくアクセス権限を設定できるため、人為的なミスによるデータ紛失や情報漏えいを防止できるのはメリットです。

複数人で効率的に作業できる

クラウドストレージはインターネット経由で接続するので、アカウント管理やアクセス権限の設定を活用すれば、社外のコラボレータとも問題なくデータ共有ができます。

さらに、クラウドストレージ上でファイルの共同編集も可能です。単なるデータ共有システムではなく、社内外問わず、チームのコミュニケーションを活発にするコラボレーションツールとしても活用できます。サービスによっては外部の業務システムと連携し、あらゆるコンテンツをセキュアに一元管理するコラボレーションプラットフォームとしての活用も可能です。

バックアップとしても役立つ

社内情報の保護という意味では社内LAN内で運用するファイルサーバはセキュリティレベルで有利ですが、災害による物理的障害やサイバー攻撃、あるいは時間経過によるストレージの劣化によってデータ紛失が起こり得るのは懸念点です。その点、クラウドストレージはサービス事業者が管理するストレージにファイルを保存します。

ユーザーが意識することなくサービス事業者側でデータはバックアップされており、サーバの分散管理や暗号化によるデータ保存・共有によって、データ紛失のリスクを最小限に抑えられるのはメリットです。

関連記事：『ビジネスに最適のクラウドストレージのメリットは？高コスパの「Box」の魅力も解説』

データ共有に最適なクラウドストレージを選ぶ4つの比較基準

クラウドストレージはサービスによって利用できる機能や事業者側の管理体制がさまざまです。サービスを選ぶ際は、ビジネスユースに対応できるストレージ容量・セキュリティレベルがあるかどうかを重視しましょう。データ共有の利便性やバージョン管理機能もサービスによって大きく異なるポイントです。

ストレージ容量の多さ

ストレージが容量不足になるとデータ共有に支障が生じ、ビジネスは停滞してしまいます。ストレージ容量の多さはクラウドストレージを選定する際の基本的なポイントのひとつです。無料版には容量制限があっても有償版は容量無制限のサービスもあります。

また、ストレージ容量によってプランが細かく分かれ、大容量なプランほど月額料金が高いサービスもあるのは注意点です。容量よりも機能性にフォーカスしてプランを分けているサービスもあるので、用途に合ったサービスを選びましょう。

セキュリティレベルの高さ

クラウドストレージはインターネット経由で利用するので、アカウント管理には注意を要します。そこで2段階認証や2要素認証に対応したサービスを選択するのがポイントです。

データ保存・共有に利用する暗号化方式や、クラウドストレージ上で行われた操作のログ監視機能など、認証以外のセキュリティ対策の仕組みもサービスによって異なります。クラウドストレージの選定に当たってはセキュリティレベルの高さを比較することも必須です。

データ共有の利便性

クラウドストレージはファイルサーバの機能拡張版のように使えるものもあれば、個人デバイスのストレージをミラーリングすることが主目的のものもあります。オンラインでの共同編集や社外のコラボレータとのデータ共有、さらにデータ共有の可視化によるセキュリティ対策という意味でも、アクセス権限を細かく設定できるかどうかは重要なチェックポイントです。

また、アプリが対応するOSもサービスによって異なります。Windowsだけではなく、macOSやiOS、Android、Chrome OSなどでも利用できるかどうかは、テレワーク環境では特に意識したいポイントです。

バージョン管理機能

データ共有で問題になることのひとつはバージョン管理です。同じプラットフォームでデータ共有を続けるほど、バージョン違いの差分ファイルが増えていきます。これはファイルサーバで問題になりやすい点です。

クラウドストレージはサービスによってバージョン管理機能に差があります。一見便利に見えるサービスでも、全社的なデータ共有の管理という意味では、バージョン管理機能の貧弱さによって非効率になるケースも珍しくありません。

バージョン履歴を自動保存し、復元もできるようなサービスであれば、高い検索効率を維持して業務効率化を図れます。

法人のデータ共有には「Box」がおすすめ！

さまざまなクラウドストレージがある中で、設計思想から法人向けと言えるサービスの筆頭は「Box」です。無料版はお試し版のため、Boxの豊富な機能をビジネスで活用するなら有償版を選択しましょう。ここでは、有償版Boxの多彩な魅力の中から、4つのポイントを見ていきましょう。

有償版なら容量無制限

Boxは簡易版の無料プランも利用できますが、無料プランには10GBの容量制限があります。有償版なら容量無制限なのが大きなメリットです。

有償版のプランはBusiness・Business Plus・Enterpriseの3種類があり、いずれも容量無制限で利用できます。3つのプランは利用できる機能に違いはありますが、どのプランも月額定額で利用でき、容量増加に伴うコスト増大はありません。社内LAN内だけでなく外部ネットワークからも大容量ファイルの共有・管理ができます。

データ共有の多彩な機能

クラウドストレージサービスの中には、「誰でも簡単にクラウドでバックアップ・ファイル共有ができる」ことを売りにして、個人ユーザーを強く意識したサービスもあります。こういったサービスは概してセキュリティリスクが高く、実際に大きなセキュリティ上のトラブルを経験したサービスも珍しくありません。

これに対してBoxは法人向けに開発されたツールで、セキュリティに徹底的にこだわって作られています。Boxは世界で約11万社に利用されており、各国の政府機関での採用例も豊富です。セキュリティ面の信頼性が高いクラウドストレージとして、政府・金融機関・大企業などで信頼されています。

ビジネス向けのITソリューションと連携可能

BoxはSlackなどのビジネスチャットやZoomなどのWeb会議システムと連携可能です。ビジネスチャットを使う際にBoxに保存しているファイルやフォルダに発行される共有リンクを共有することで、スムーズな共有が可能です。

さまざまなビジネスツールを連携させられるため、ファイルが必要になる度にダウンロードして送信したりメールに添付したりする必要はありません。利便性の向上だけではなく、ペーパーレス化を推進して環境保護に貢献することにもつながります。

アクセス権限設定が自由自在

Boxではクラウドストレージ内に複数のフォルダを作成し、個別にアクセス権限を設定できます。一例として、以下のような権限設定が可能です。

・一般従業員向け：日々の業務で頻繁に使用する比較的重要度が低いデータを保管する
・社外向け：社外のパートナーと共有するために外部提供用の資料のみを保管する
・経営者向け：経営者のみが閲覧できる極めて重要な情報を保管する
・個人情報保管用：個人情報を取り扱う必要がある部署のみがアクセスできるデータを保管する

細かく権限設定しておけば、従業員が自分の業務に必要ない情報を閲覧して流出させるリスクを軽減できます。万が一アカウントを盗用されたときもアクセスできるデータが制限されていることで被害を軽減できるでしょう。

法人向けの強力なアクセスログ機能を搭載

クラウドストレージで問題になりやすいのは「誰がいつどのファイルを閲覧・追加・編集したか把握しにくい」「ログイン・ログアウトの履歴も把握しにくい」といった、セキュリティ管理上の問題です。Boxは70種類以上のログが記録でき、管理者がアクセスログ・操作ログをチェックすることでセキュリティインシデントの防止に役立ちます。

さらに、ファイルのバージョン管理機能も強力です。アカウントレベルによって50世代~100世代の履歴が管理されており、Box Governanceのオプション追加の場合は無制限のバージョンを自動的に保存できます。任意のタイミングで復元できるので、ファイル乱立による検索効率の低下や人為ミスによるデータ紛失を防止できます。

情報セキュリティ規格「ISO27001」に準拠

Boxは情報セキュリティに関する国際規格「ISO27001」に準拠しています。ISO27001はISMS認証とも呼ばれ、組織の状況から情報セキュリティリスク対応、分析、評価、監査、改善などのさまざまな分野における規格が定められています。

この規格を守り続け、3年に1回は継続的に審査を受けることが認証を受け続ける条件です。Boxが認証を受け続けていることを考えると、より安心して利用できるクラウドストレージと言えるでしょう。

政府機関・金融機関にも採用！

Boxはセキュリティの高さが評価され、政府機関や金融機関などの機密情報を取り扱う機関も採用しているのも特徴です。一例として、以下の機関がBoxを活用しています。

・アメリカ合衆国司法省
・アメリカ合衆国連邦議会代議院
・カリフォルニア州政府
・ロンドン警視庁

多くの政府機関がBoxを使用していることを考えると、機密情報を保存するのに十分なセキュリティ性能を備えていることを理解できるでしょう。

クラウドでデータ共有するならイッツコム！

「Box」は、現在さまざまな代理店が提供していますが、イッツコムは導入・運用のお悩みをワンストップでサポートできるのが強みです。また出先で快適にBoxを利用するなら「モバイル閉域接続」、顧客情報を安全に共有・活用するなら「ホットプロファイル」との組み合わせもおすすめします。

導入・運用のお悩みをワンストップでサポート「Box」

Boxはさまざまな代理店が提供していますが、サポート体制はさまざまです。イッツコムは無償のサポートデスクやカスタマーサクセスをはじめとした、他社よりも充実したサポートを提供します。

管理者だけでなくユーザー（各従業員）から直接電話やメールでサポートデスクを利用（回数無制限）でき、トレーニングセミナーや新機能紹介などのサービスも無料で受けられる内容です。

また有償で運用設計やフォルダ構成、ファイルサーバなど他のストレージからのデータ移行、既存システムとのAPI連携支援なども提供しています。導入・運用のお悩みをワンストップでサポートできる支援体制が強みです。まずは使用感を確かめたいというお客様には、1カ月無料のトライアルを提供しています。

出先で快適にBoxを利用するなら「法人データSIM」

BoxはPCでも利用できますが、スマホやタブレットでも利用可能です。また、プレビュー機能を利用すれば、ファイルをデバイスにダウンロードすることなく表示が可能です。そのため、外出先などでファイルが必要となることが多い外回りの営業担当や現場社員もスムーズに業務を進められるでしょう。

その際の通信環境としておすすめなのが、イッツコムの「法人データSIM」とモバイルルーターです。安心のNTTドコモ回線を使用するため、NTTドコモのサービスエリア内ならどこからでもアクセスできます。

「シェアプラン」を選択すれば複数SIMの通信容量をシェアでき、SIMごとに通信量に大きな差があってもコストのムダを抑えられます。セキュリティ面で不安な公共Wi-Fiアクセスポイントを利用する必要もありません。

顧客情報を安全に共有・活用するなら「ホットプロファイル」

クラウドでデータ共有したいもののひとつに顧客情報があります。顧客情報は営業パーソンが個別に管理し、どのように運用されているか不透明になるケースも見受けられます。

そこで導入したいのが、クラウド型名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」です。名刺のスキャンまたはCSVファイルの読み込みだけで、安全なクラウド上に顧客データベースを作成します。人事異動ニュースや企業ニュースを自動取得し、システム利用者全員で社内人脈の最新情報や営業履歴を可視化・共有できるのも強みです。

NASAや米国国防省でも採用されるAWSのプラットフォーム上で提供され、通信データは強力に暗号化されるため、セキュリティ面も安心して利用できます。

まとめ

ビジネスで活用する貴重な情報を安全に保管するクラウドストレージには、ISO27001に準拠し、ビジネス向けに開発された「Box」を使うと安心です。政府機関も活用するセキュアなクラウドストレージをリーズナブルに使用でき、容量無制限という利便性の高い点がメリットです。

イッツコムの法人データSIMと組み合わせてご利用いただけば、外出先でのデータ共有もスムーズに行えます。テレワークにも対応しやすいため、この機会にBoxと法人データSIMの導入をぜひご検討ください。

イッツコムでは他にも、Web会議システムや顧客管理システムなどのビジネス向けITソリューションや高品質な光回線を提供しています。こちらも組み合わせることでさらに快適なビジネス環境を実現可能です。ビジネス環境の改革を考えている方は、ぜひイッツコムにご相談ください。