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リモートワークを効率的に進めるにはツールの活用が必須!何を使えばいい?

こんにちは!イッツコムの佐藤です!

「最近リモートワークを新たに導入した」みなさんの会社の中にもそんなところがありませんか?リモートワークなら場所にとらわれずに業務を進められ、うまく業務を回せばこれまでより効率化できますよ!

でも、「リモートワークを導入したのはいいけど、どうしても効率的に業務を進められない」と悩んでいる人はいませんか?リモート環境でも効率的に業務を進めるには、これまでの働き方では不十分です。状況に応じたツールを活用しなければ思うように業務を進められません。

そこで、今回は「リモートワークを効率的に進めるのに役立つツール」を紹介します。「どんなツールを使えばいいの?」「そもそも何が必要なの?」と悩んでいる人は必見です!

そもそもなんでリモートワークにはさまざまなツールが必要なの?

初めてリモートワークを導入すると、勝手の違いから仕事のやりづらさを感じることがあるものです。リモートワークの社員が多ければ直接対面する機会がなく、コミュニケーションが取りにくくなります。

しかし、リモートワーク用のツールをフル活用すればさまざまなデメリットを一気に解決できますよ!でも、どんなツールを活用すればいいのか疑問に思うかもしれません。もし、リモートワーク用のツールをこれから導入する予定なら、ここ紹介するポイントを一通りチェックしてみてくださいね!

リモートワークに必要なツールをご紹介!

リモートワークでは離れた場所にいる社員が協力して仕事に取り組みます。直接対面でやり取りするわけではないので、ほとんどの業務を何らかのツールを介して行うことになるでしょう。これからリモートワークに役立つツールをひとつずつ解説します。

コミュニケーションツール

リモートワークすると、業務で必要なやり取りなどは全てオンラインでしなければなりません。具体的にいうと、

・業務連絡
・会議
・名刺交換
・トラブルシューティング

などをオンラインでする必要があります。対面で仕事する場合に比べて手間がかかる点もあるので、「なんか手間がかかって非効率的だ」と感じるかもしれません。

しかし、適切なコミュニケーションツールを使えば不便を感じることなくリモートワークできます。うまくやれば対面で仕事するより効率化できるかもしれませんよ!リモートワークに役立つコミュニケーションツールは後ほど紹介するので、参考にしてください。

ファイルの送受信

業務でファイルを取り扱うなら、それらのファイルを関係者同士でやりとりしなければならないでしょう。

「そんなのメールで送れば?」「クラウドストレージがあるでしょ?」と感じる方もいるかもしれません。しかし、メールは容量制限が厳しく、クラウドストレージは使い方によってセキュリティリスクがあります。

適当にやり取りしていると、「送信先を間違えてしまった!」「スムーズにデータがやり取りできなくて業務が止まってしまう」なんてことがあるかもしれません。場合によっては情報漏えいにつながるので、適当にファイルをやり取りするのは危険です。

リモートワークを安全かつスムーズに進めるには、業務に使える性能を備えたファイル送受信ツールを用意しましょう。

セキュリティ

先ほど紹介したポイントにも関連しますが、コミュニケーションから重要なファイルのやり取りまでオンラインでする都合上、セキュリティはとても大切です。「社内ネットワークのセキュリティ対策が万全だから安心!」と思っている方もいませんか?

いくら社内のセキュリティが万全でも、リモートワーク中の社員が使うデバイスや通信回線のセキュリティが甘いとそこから攻撃されるかもしれませんよ。

「でも、リモートワーク中の社員のセキュリティなんてどう対策すればいいの?」と思いませんか?世の中にはリモートワークなどに使うことを想定したセキュアな環境を構築できるツールが出回っています。

もちろん、セキュリティ確保に役立つツールは後ほど紹介しますよ。ぜひチェックして導入をご検討ください。

業務管理

さまざまな場所にいる社員の業務進捗状況を管理するには、専用のツールを使うのがいいでしょう。適当にカレンダーに記入して管理する方法では管理しきれず、アポイントのオーバーブッキングや休暇の管理ミスによる業務の滞りなどが発生するかもしれません。

これを防ぐためには、全社員が業務の進捗状況やスケジュールをひと目でチェックできるツールを使うのがおすすめです。営業やマーケティングもまとめて管理できるツールもあるので、必要に応じて活用すれば無駄を削減できますよ!

リモートワークに必要なツールを探しているならイッツコムにおまかせ!

「リモートワークにさまざまなツールが必要なことは分かったけど、1つずつ導入するのは面倒!」と感じる人もいませんか?そのように感じるなら、ぜひイッツコムにお任せください!

イッツコムならさまざまな法人向けサービスを提供しており、ワンストップでまとめて導入できます。これからイッツコムが提供するツールを紹介するので、ぜひご検討ください!

コミュニケーションツールならWeb会議システム「Zoom」

テキストベースのコミュニケーションなら、メールやSlackなどのビジネス向けのものが多数あるので迷うことは少ないかもしれません。しかし、Web会議となると話は別です。たくさんWeb会議ツールがあるので、どれを利用すればいいのかわかりにくくなっています。

イッツコムでは、簡単に操作できて使いやすい「Zoom」をご提案しています。シンプルな操作性で分かりやすいので、取引先との会議にもおすすめのツールですよ。イッツコムで導入から運用までのサポートをまとめて提供しているので、ぜひご検討ください。迷っているならとてもおすすめです。

ファイル送受信に役立つツールなら「box」

「安心してファイルをやり取りしたい」と考えるなら、どこからでも安全にファイル共有できる「box」をご利用ください。boxならメールへの添付やパスワードの設定は必要ありません。

「パスワードがなくて安全なの?」と思うかもしれませんが、boxならシステム自体に高度なセキュリティが施されているので心配する必要はありません。さらに、Web会議システムやビジネスチャットなどとの連携もできますよ!

「まとめてファイルを管理して必要に応じて使いたい!」と思う人にもおすすめ。社内でも社外でもストレスなく使えます。

セキュリティを万全にするなら「モバイル閉域接続」

「通信環境のセキュリティを万全にしたい!」と思うなら、物理的に通信回線をインターネットから切り離してしまう閉域網の利用がおすすめです。

イッツコムでは「モバイル閉域接続」を提供しており、クラッキングされる心配をせずにリモートワーク中の社員が社内ネットワークにアクセスできます。

自宅のみならず、カフェなどの公共の場所で仕事するときにも安全なのでとてもおすすめですよ。既存のVPNなどでは回避できないリスクに対策したい人は見逃せません!

業務管理ツールなら「ホットプロファイル」

「業務管理が煩雑」「既存のツールではかゆいところに手が届かない」と感じるなら、イッツコムのホットプロファイルがおすすめです。ホットプロファイルはSFAやMAなど、マーケティングや営業に関連するシステムを統合しています。

最小限の操作で仕事内容を可視化できるので、効率化に役立つとてもおすすめのツールです。それぞれ別のツールを使用するととても不便で管理しにくいので、ぜひホットプロファイルによる一元管理をご検討ください。

リモートワークに必要なツールをフル活用して効率的に仕事しよう!

いかがだったでしょうか?リモートワークを効率的に進めるにはさまざまなツールが欠かせません。これまでリモートワークをしたことがなければ、新たに導入しなければならないものがほとんどかもしれません。

イッツコムなら、必要なツールを一括で導入できるので工数を削減したい人におすすめです。これからリモートワークを導入したり、リモートワークは導入しているけどもっと効率化したいと考えていたりする人は、ぜひご検討ください。

リモートワークで絶対に忘れてはならないのは「セキュリティ」です。イッツコムではどこからでも安全に接続できる「モバイル閉域接続」を提供しています。これさえあればセキュリティリスクを大きく減らせるので、とてもおすすめです。リモートワークで悩んでいる人は、ぜひイッツコムにご相談くださいね!