効率的なリモートワークにはICTツールの活用が不可欠！おすすめのツールは？
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こんにちは！イッツコムの佐藤です！働き方改革の一環で、リモートワークの導入が急速に高まっている中、「コロナ禍の状況もあり、リモートワークを導入した」「リモートワークを別の部署にも拡大したいと考えている」という企業も多いでしょう。リモートワークは場所にとらわれずに働けることから、社員のストレスにもなる通勤の必要性もなく、うまく業務を回せば今までよりも作業効率化を図れます。
とはいえ、「リモートワークを導入したのはいいけど効率的に業務を進められない」悩む企業担当の方も多いようです。リモート環境でも効率的に業務を進めるには、これまでの働き方では不十分です。リモートワークは今までの働き方とは違うため、状況に応じたICTツールを活用する必要があるでしょう。
そこで、この記事ではリモートワークにおいてITCツールが必要な理由や、必要となる具体的なITCツールについてご紹介します。
リモートワークにICTツールが必要となる理由は？
初めてリモートワークを導入すると、勝手の違いから仕事のやりづらさを感じることも多々あるでしょう。社員同士が直接対面する機会がなく、コミュニケーションが取りにくくなることも原因のひとつとして挙げられます。
ICTとは「Information and Communication Technology」の略で「情報通信技術」と日本語には訳されます。ICTツールは、場所や時間を選ばない働き方の実現を可能とします。また、従来、人の手で行ってきた業務を自動化することにより、業務の効率化が見込めます。
リモートワークに必要なICTツールとは？
リモートワークでは離れた場所にいる社員が協力して仕事に取り組みます。直接対面するわけではないので、ほとんどの業務をオンラインで行うことになるでしょう。ここからは、リモートワークに役立つICTツールについてご紹介します。それぞれの機能やメリットを詳しく見ていきましょう。
コミュニケーションツール
リモートワークでは、業務で必要なやり取りなどは全てオンラインでする必要があります。具体的には、
・業務連絡
・会議
・名刺交換
・トラブルシューティング
などです。対面で仕事する場合に比べて手間がかかる点もあるので、最初は「手間がかかって非効率的だ」と感じることもあるでしょう。
これらに関しては、適切なコミュニケーションツールを使うことで解消できます。環境を整えることで業務のために社員が1カ所に集まる必要もなく、対面で仕事するより効率化も期待できます。
ファイルの送受信ツール
業務では書類や画像などのファイルを取り扱うこともあります。それらのファイルを関係者同士でやりとりするケースも多いでしょう。
「メールで送れば解決できる」と感じる方もいるかもしれませんが、メール添付では容量制限が厳しく、「ファイルを送信できなかった」ということも頻繁に起こり業務効率の低下を招きます。
また、「送信先を間違えてしまった」というヒューマンエラーも懸念点です。内容によっては情報漏えいにつながるので、メール添付でのファイルの送受信は危険です。
リモートワークを安全かつスムーズに進めるには、業務に使える性能を備えたファイル送受信ツールを用意する必要があります。
業務管理ツール
離れた場所で働く社員の業務進捗状況を管理するには、専用のツールを使うのがいいでしょう。それぞれがカレンダーに記入して管理する方法では管理しきれず、アポイントのオーバーブッキングや休暇の管理ミスによる業務の滞りなどが発生する危険性もあります。
これらを防ぐためには、全社員が業務の進捗状況やスケジュールをひと目でチェックできるツールを使うのがおすすめです。営業やマーケティングもまとめて管理できるツールもあるので、必要に応じて活用すれば業務の無駄を防げるでしょう。
勤怠管理ツール
リモートワークでは今まで以上に勤怠管理の重要性が増します。社員が離れたところにいれば、どのように働いているのか確認するのはとても難しいでしょう。誰も見ていないところで長時間労働が発生し、気づかないままになって社員の不満がたまっていくことさえあります。
勤怠管理がちゃんとできなければ、適切な賃金支払いも難しくなるでしょう。そこで導入したいのが勤怠管理ツールです。
勤怠管理ツールは出勤状況や勤務時間、残業時間を記録する昨日に特化したものなので、全社員の就業状況を簡単に可視化できます。
勤怠管理システムによっては在席状況を可視化する仕組みもあるので、コミュニケーションの円滑化にもつながります。コミュニケーションツールとセットで活用するとよいでしょう。
ICTツールはどう組み合わせて使えばいい？
ここからはICTツールの具体的な活用例についてイメージしていきます。テレワークを導入することによって自社にとって何が課題となっているかを洗い出し、必要なICTツールが何かをチェックしましょう。
| ICTツールの種類 | 主な活用方法 | 備考 |
|---|---|---|
| ビジネスチャット | 普段のコミュニケーション | 業務指示の伝達や各種連絡など、基本的なコミュニケーションに使う |
| Web会議システム | 各種ミーティング | チームミーティングや1on1ミーティング、取引先との商談など、音声・映像を含めたコミュニケーションが必要なときに使う |
| クラウドストレージ | ファイル共有 | 資料の共有や成果物の提出など、ファイルのやり取りは基本ここで行う |
| 勤怠管理システム | 労働時間・稼働状況の管理 | 労務管理全般に使用する |
| 業務管理システム | 進捗状況の確認 | 各種業務の進捗状況を一元管理する |
どれも用途や目的が異なるため、複数のICTツールを組み合わせて使うことも視野に入れましょう。リモートワークを推進し業務効率化を高めたい場合は、一括導入もおすすめです。
リモートワークに必要なICTツールならイッツコムにおまかせ！
「リモートワークにさまざまなICTツールが必要なことは分かったけど、どのICTツールを選べばいいか分からない」と感じてしまうこともあるでしょう。近年のビジネススタイルの変化により、多くのICTツールが開発されており、選び方について悩んでしまい、なかなか導入が進まないことも多くあるようです。
自社に適したICTツールを導入するためには、自社の課題や現状を把握した上で必要なICTツールを選ぶことに加え、社員のITレベルに合ったものを選定することも重要です。
イッツコムでは多くの企業が導入しているICTツールを提供中です。また、それぞれに適したツール選びからご相談に乗ることも可能です。ここからは、リモートワーク導入に欠かせないイッツコムの3つの法人向けサービスについてご紹介します。
コミュニケーションツールならWeb会議システム「Zoom」
テレワークでは、会議もオンラインで完結すべき状況も多々あるでしょう。それぞれが離れた場所で作業をしている場合、会議のために社員が一カ所に集まることは非効率的です。そんなときに便利なICTツールがWeb会議システムです。
Web会議システムにはさまざまなものがありますが、その中でも使いやすいのが「Zoom」です。Zoomにはアカウントがないユーザーでもミーティングに参加できるという特徴があります。
参加用URLをシェアすれば簡単に参加できるので、取引先とのミーティングにもご活用いただけるでしょう。普段の会議から1on1ミーティングの実施、社外の方との商談にも使えます。
また、文章で気軽にコミュニケーションができるビジネスチャット機能「Zoom Chat」も備わっています。Web会議中以外でも使えるこのチャット機能では、文字だけでなく写真などのファイルやスタンプ、絵文字なども送信可能です。チャットからビデオミーティングや通話にも移行でき、柔軟なコミュニケーションツールとして最適でしょう。
イッツコムでは「プロ」「ビジネス」「エンラープライズ」の3ライセンスを提供しており、ニーズにあわせて最適なものをご提案いたします。1カ月無料トライアルも実施していますので、使い勝手をお試しいただいた上で導入を決めるとよいでしょう。
ファイル送受信に役立つツールなら「Box」
「安心してファイルをやり取りしたい」場合は、どこからでも安全にファイル共有できる「Box」がおすすめです。Boxは、書類や画像、動画などのデータをオンライン上に保管できます。また、Boxはシステム自体に高度なセキュリティが施されており、セキュリティレベルは政府機関や金融機関からも支持されています。
イッツコムでは「Business」「Business plus」「Enterprise」の3ライセンスを取り扱っており、それぞれ以下のユーザーにおすすめです。
・Business： コストを抑えたいまたは社内のメンバーのみで使用したいユーザー
・Business plus： 社内・社外を問わずファイル共有したいユーザー（標準ライセンス）
・Enterprise：よりセキュリティ対策を強化したいユーザー
ライセンス選びで迷っている方は、ニーズをヒアリングして最適なものをご提案します。導入をご検討中の方はぜひイッツコムまでお気軽にお問い合わせください。
法人データSIMでリモートワーク向けのインフラを整えよう
リモートワークではオンラインでやり取りするのが基本となるため、安定したインターネット環境を整えることが必要不可欠です。また、在宅勤務以外にも、営業先や出先でインターネット回線が必要となることも多くあるでしょう。
そこで役立つのがイッツコムの「法人データSIM」です。法人データSIMはNTTドコモ回線を使用したモバイルデータ通信を使えるSIMで、モバイルルータやスマホなどに挿して使用します。工事不要で利用できる点も魅力です。
データ容量とSIMを自由に組み合わせられる
法人データSIMでは、1カ月に使用できるデータ容量と発行するSIMの枚数を自由に組み合わせられます。SIMを挿したモバイルルータを複数人に渡したい場合にもおすすめです。
一例として、データ容量を50GB、SIM枚数を10で契約した場合を、発行したSIM10枚のデータ通信量が合計50GBになるまで高速データ通信を使えます。1枚ずつ容量を管理する必要はなく、余った容量のやり取りも必要ありません。
法人データSIMと「Box」の導入事例を紹介
ICTツール導入でリモートワークを実現した住宅展示場A社様の事例をご紹介します。
ICTツール導入前のファイル共有システムは特定の事務室内でしか利用できず、リモートワークができないほか、営業スタッフが外出時に社内情報にアクセスできないなど課題がありました。
事務所以外での業務には、必要情報を印刷したり、ノートPCのローカルディスクに資料をダウンロードしたりするなど代替え策で、手間がかかる他、情報漏えいなどのリスクも懸念点だったそうです。
ICTツール導入後は、ファイルサーバーのデータをBoxへすべて移行させ、テレワークでのファイル共有が可能となりました。また、外回りの営業の際にはデータSIMを活用します。そうすることで、社内外どこからでも社内情報にアクセスできる環境が構築できました。
リモートワークに必要なツールをフル活用して効率的に働こう！
いかがだったでしょうか？リモートワークを効率的に進めるにはさまざまなICTツールが欠かせません。今後、リモートワークを導入する際には、自社にとって必要なICTツールを導入し、業務の円滑化を図りましょう。
イッツコムなら、必要なICTツールを一括で導入できるので工数を削減したい際にもおすすめです。ZoomやBox、法人データSM以外にも、インターネット接続サービスやWi-Fiアクセスポイントなどオフィス環境を整備するソリューションも提供しています 。リモートワークのお悩みを抱えている企業担当の方は、ぜひイッツコムにお気軽にご相談ください。
