法人向けファイル共有サービスの選定ポイントは？「Box」が選ばれる理由を解説

メールの添付ファイルやファイルサーバによるファイル共有に課題を感じており、ファイル共有サービスの利用を検討している企業担当の方もいるのではないでしょうか。

ファイル共有サービスは、オンライン上にあるストレージに書類や画像などをアップロードすることで、社内や社外の相手とファイルを共有できるシステムです。ビジネスユースとなると特に、社内外問わず安全なファイル共有が求められます。

法人向けのファイル共有には、クラウドストレージが最適です。中でも、法人向けに開発された「Box」は効率的かつ安全なファイル共有方法を選択できることから、世界中の多くの企業で利用され、注目を集めています。

メールやファイルサーバでは実現できないコンテンツマネジメントに目を向け、ビジネスを加速させるデータ活用の仕組みを導入しましょう。そこでこの記事では、従来のファイル共有方法と比較したファイル共有サービスの必要性、サービス選定ポイントとクラウドストレージ「Box」の魅力についてご紹介します。

ファイル共有サービスと従来のファイル共有方法の比較

従来のファイル共有の方法としてよく選択されてきたのは主に以下の3種類です。

・メールの添付ファイル
・ファイル転送サービス
・ファイルサーバやNAS

これらのファイル共有方法にはさまざまな課題があり、近年はクラウドストレージサービスに切り替える企業が増えています。まずは従来のファイル共有方法とクラウドストレージの比較を見ていきましょう。

メールの添付ファイル

メールの添付ファイルは古くからファイル共有の方法として利用されています。しかし添付ファイルには数十MB程度の容量制限があり、大容量ファイルの共有には対応しません。

また宛先の間違いなど、単純なヒューマンエラーで情報漏えいを起こす恐れもあります。添付ファイルをパスワード付きの圧縮ファイルにする方法もありますが、パスワードの誤送信やメール盗聴の恐れもあり、セキュリティリスクの高さに注意が必要です。

ファイル転送サービス

ファイル転送サービスも古くから利用されています。これはメールでは送れない大容量ファイルをオンラインサーバ上に一時的に保存し、宛先とダウンロードURLを共有するものです。

こちらもダウンロードURLの誤送信の恐れがあり、多くのファイル転送サービスは誤送信に対するセキュリティ対策を講じていません。またファイル内容を確認するには一括ダウンロードする必要があるなど、ユーザビリティの面でも問題があります。

ファイルサーバやNAS

ビジネスユースに対応する現実的なファイル共有システムとして、多くの企業は古くからファイルサーバを利用しています。これはWindows ServerなどのサーバOSのファイル共有機能を利用し、自前のストレージに社内外からアクセスするものです。

ファイルサーバ専用機のNASを使うケースもありますが、いずれにせよオンプレミス型（自社構築・自社運用）なので、運用保守に難があります。

クラウドストレージサービス

ファイルサーバやNASに代わって、近年はファイル共有サービスとしてクラウドストレージを利用する企業が増えています。これはサービス事業者が運用保守するストレージサービスに、インターネット経由でアクセスするものです。

基本的にはサブスクリプション型のサービスとして提供され、ファイル共有システムの多くの課題を解決します。

従来のファイル共有方法の問題点

メールの添付ファイルやファイル転送サービス、ファイルサーバやNASには、以下のような問題点があります。

・セキュリティ対策の必要性
・オンプレミス環境のリスク
・多様な働き方による負荷の増大

デジタル化が進む中、企業のデータの多くもデジタル化されています。ここからは、従来のファイル共有方法からクラウドストレージに切り替える必要がある現状を把握していきましょう。

セキュリティ対策の必要性

メールの添付ファイルは潜在的なリスクが大きく、ファイル転送サービスは自社でセキュリティレベルをコントロールできません。

ファイルサーバやNASは自社努力でセキュリティレベルを高められますが、社外からの安全なアクセスを実現するには設定上の困難さやセキュリティ対策費が付きまといます。また専任の管理者を常駐させる必要があることや、サーバ設備の増強・更新にかかるコスト投下など、運用保守体制を維持することの難しさもネックです。

オンプレミス環境のリスク

日本は災害リスクが高く、地震による火災やオフィスの損傷・倒壊、洪水・津波による都市機能の麻痺などが起こりやすい国です。こういった被害に遭った場合、ファイルサーバやNASに保存したファイルにアクセスできなくなる恐れがあります。

社外のデータセンターに同じ構成のファイルサーバを用意し、バックアップを取っておく方法もありますが、資金に余裕のない中小企業にとっては難しい選択です。

多様な働き方による負荷の増大

コロナ禍の影響もあってテレワークを導入する企業が増加しました。また、スマホやタブレットを社外で業務利用するケースも増えています。つまりデータを活用する多くのデバイスが社外にあり、データのハブとなるのはオフィス内のファイルサーバやNASという構成が増えている状況です。

この構成ではネットワーク負荷の増大や安全なマルチデバイス対応など、運用保守体制への負担が大きくなり、想定外のトラブルも増える懸念があります。

ファイル共有サービスのメリット

従来のファイル共有方法と比較し、クラウドストレージには以下のようなメリットがあります。

・運用保守の手間・コストを削減できる
・利用すること自体がBCP対策になる
・場所やデバイスにかかわらずアクセスできる

ここでは、クラウドストレージの有用性・必要性をよりクリアにイメージできるようにしましょう。

運用保守の手間・コストを削減できる

クラウドストレージで利用するサーバはサービス提供事業者が運営保守するため、自社でサーバ資産や運用保守体制を抱える必要がありません。サービス提供事業者にとってはサービスの信頼性が何より重要であるため、セキュリティ対策に惜しみなくコスト投下することもポイントです。

この仕組みによりサービスの安定稼働と高度なセキュリティを保証するため、ファイルサーバやNASよりも大幅に手間・コストを削減できます。

利用すること自体がBCP対策になる

ファイルサーバやNASのネックのひとつは、災害による物理的な障害や感染症による出社制限などが起こった際、ファイルにアクセスできず事業継続が困難になることです。

クラウドストレージのサーバはサービス事業者のデータセンターで運用保守されます。保存データの暗号化・ウイルスチェックやサーバの分散管理などにも対応するため、サービスを利用すること自体がBCP対策になることもメリットです。

場所やデバイスにかかわらずアクセスできる

クラウドストレージは専用のアプリやWebブラウザを通じて利用します。さまざまなデバイスからインターネット経由でアクセスすることが前提であるため、多くのサービスはマルチプラットフォーム対応であり、デバイス・OSにかかわらず共通のシステムを利用できるのもポイントです。

ファイルサーバやNASのような、プラットフォームに依存する設定の難しさはありません。スマホやタブレットからも快適にアクセスできます。

法人向けファイル共有サービスでは「Box」が人気

「Box」は法人向けに開発されたクラウドストレージです。きめ細かなセキュリティ機能や社内外を問わない安全なコラボレーションに対応し、その信頼性の高さから日本・米国の政府機関や金融機関・医療機関、多数のリーダー企業に採用されています。

全ての有料プランは容量無制限です。「Box Relay」によるワークフロー自動化や「Box Sign」による 電子サインなど豊富な機能を利用でき、単なるクラウドストレージに止まらないコンテンツマネジメント環境を整えられます。

法人向けファイル共有サービスの選定ポイントと「Box」の有用性

クラウドストレージは多種多様ですが、ビジネスユースなら以下のような点で十分な機能・性能を満たすサービスであることが大切です。

・保存容量
・セキュリティレベル
・アクセス権限設定
・社外ユーザーの招待
・プレビュー機能
・バージョン管理機能
・更新通知やログ監視機能
・コメント機能

それぞれのポイントについて、一般的なクラウドストレージと「Box」の違いを見ていきましょう。

保存容量

クラウドストレージは「ファイルサーバのクラウド化」という用途にも利用されます。ファイルを一元管理するには大容量のストレージが求められますが、サービスによって保存容量はさまざまです。

多くのサービスは個人ユーザーを想定しているため、無料で利用できる容量は少なく、容量が増えるほど月額料金は高額になります。法人向けに開発されたBoxなら全てのプランで容量無制限なので、保存容量に依存するコスト増加は起こりません。

セキュリティレベル

クラウドストレージの導入をためらう多くの企業は、理由としてセキュリティ面の不安を挙げます。自社リソースでファイルを管理できないのは不安があるかもしれませんが、主要なクラウドストレージのセキュリティレベルは高度なものが多いでしょう。

とはいえサービスによってセキュリティレベルに差はあります。Boxであれば高度なセキュリティが求められる政府機関・金融機関・医療機関にも多数採用されており、過去に大きなセキュリティ事故を起こしたこともありません。

アクセス権限設定

クラウドストレージでファイルを一元管理するに当たっては、セキュリティ対策の一環としてアクセス権限の設定は重要です。フォルダにアクセスするユーザーの数が多くなるほど、また機密性の高いファイルが多様化するほど、職位や立場に応じて許可できる操作を細かく設定する必要が生じます。

アクセス権限をどれほど細かく設定できるかどうかはサービスによって異なりますが、Boxは7種類のアクセス権限を設定でき、ファイルサーバ以上に厳密なファイル管理が可能です。

社外ユーザーの招待

ファイルサーバやNASは基本的に社内ユーザー向けのファイル共有システムで、社外ユーザーとのファイル共有には向きません。社外ユーザー向けにはメールの添付ファイルやファイル転送サービスを利用するという企業も珍しくありませんが、これらの方法はセキュリティリスクの高さがネックです。

この点クラウドストレージは社外ユーザーの招待にも対応しています。Boxなら外部ユーザーの2要素認証などで他サービスより安全な招待に対応し、さらに容量無制限であるため、安全性の低いファイル共有方法を選択する必要はありません。

プレビュー機能

メールの添付ファイルやファイル転送サービスの場合、ファイルの中身を確認するにはダウンロードが必要です。またファイルサーバやNASはアクセスするデバイスにビューア（表示・閲覧のためのソフト）がインストールされていない場合、やはりダウンロードが求められます。

クラウドストレージにはプレビュー機能があり、Office系ファイルなどをダウンロード不要で閲覧可能です。Boxであれば130種類以上のファイル形式のプレビューに対応しており、スマホやタブレットのストレージを圧迫することもなく、ファイル分散による情報漏えいリスクも抑えられます。

バージョン管理機能

誤って上書きしてしまった際にデータを復元できるバージョン管理機能ですが、ファイルサーバやNASにはこのバージョン管理機能が不足しており、元ファイルから複製ファイルを作成するなど、運用期間に応じて差分ファイルが多くなることに注意が必要です。

ファイルのバージョン（版）を管理する機能はファイル共有システムにとって重要ですが、クラウドストレージによってバージョン管理機能の有無やレベルは異なります。Boxなら50世代以上のバージョンを自動保存するため、誤って上書きしても簡単な操作で過去バージョンを復元でき、フォルダを常にクリーンに保てます。

更新通知やログ監視機能

ファイル共有システムには多くのユーザーがアクセスしますが、編集やダウンロードの履歴に気付けなければ改ざん・情報漏えいなどセキュリティ上のリスクがあります。

更新通知機能があるクラウドストレージであれば、こういったリスクの低減が可能です。Boxであればプレビュー・ダウンロードなどのアクションがあった際のメール通知に対応する上、70種類以上の操作ログの監視にも対応します。

コメント機能

ファイルサーバやNASに保存されているファイルを共有する場合、ファイルの内容に関するやり取りをメールで行う場合があります。このフローはファイル共有システムとコミュニケーションツールが分断されているため、業務効率の低下を招きます。

コメント機能があるクラウドストレージであれば、ファイル共有サービス上でコミュニケーションも完結できます。Boxであればファイルにコメントだけでなくタスクも追加でき、複雑なチームワークでもメールのやり取りは必要ありません。

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数あるクラウドストレージの中でも「Box」は最も信頼性が高く、さまざまなコンテンツの安全な一元管理に対応します。

全社的なファイル共有の効率化には「Box」

Boxは世界最高峰のセキュリティレベルを誇る、極めて信頼性の高いクラウドストレージサービスです。有料版Boxは容量無制限であらゆるファイルを一元管理できる上、1カ所でファイルを共有・編集・検討・承認できます。

編集時のリアルタイム通知により最新情報を逃さず、コメント・タスク機能も利用できるため、メールによるコミュニケーションは必要ありません。

社外のスマホやタブレットからも安全にアクセスでき、また社外ユーザーとの安全なコラボレーションにも対応するため、社内外の壁を取り払ったプロジェクト推進にも最適です。まずは1カ月無料のトライアルで使用感をお試しください。

営業部門の情報共有には「ホットプロファイル」

Boxは全社的なファイル共有の効率化に最適ですが、営業部門の情報共有には「ホットプロファイル」との組み合わせが効果的です。売上に直結する営業部門は案件進捗や営業報告など、多様な情報共有をスピーディーにこなすことが求められます。

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まとめ

メールの添付ファイルやファイルサーバなど、従来のファイル共有方法にはセキュリティ面や運用保守面などさまざまな問題点があります。近年はクラウドストレージに移行する企業が増えており、法人向けファイル共有サービスとして特に信頼性が高いのは「Box」です。

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