生産性とは？意味・計算式や生産性向上の必要性と施策をわかりやすく解説
目次
業務効率や人的資源の活用に課題があると感じており、生産性とは何か、また生産性向上のためにすべきことは何かを知りたい企業担当の方もいるのではないでしょうか。
生産性向上は多くの日本企業が共有する課題でもあります。ビジネスのあり方を抜本的に変革する必要があることを知ることで、いま取り組むべきことが何かを判断できます。業務効率化・生産性向上に効くツールも整備し、ビジネススタイルの変革を目指しましょう。
そこでこの記事では、生産性の意味・計算式や日本の現状、生産性向上の必要性や具体的な施策についてご紹介します。
ビジネスで重要視される生産性とは？
生産性という言葉は「労働生産性」を指すことが一般的です。生産性には「物的生産性」と「付加価値生産性」があり、それぞれの指標で1人当たりまたは1時間当たりの労働生産性を計算します。まずは生産性の意味・計算方法や「生産性が向上する」という表現の意味を見ていきましょう。
生産性は「労働生産性」を指すことが多い
生産性とは、「生産性=算出（アウトプット）÷投入（インプット）」で計算される、生産要素の有効活用の度合いです。労働力・設備・原材料などの生産要素をインプットとし、生産量や付加価値額（粗利益）などの産出物をアウトプットとして、生産要素がどれだけ効率的に使われているかを表します。
単に生産性というときには、労働者1人当たりまたは1時間当たりの生産性、つまり「労働生産性」を指すことが一般的です。生産性はアウトプットによって「物的生産性」と「付加価値生産性」の2種類に分けられます。
「物的生産性」の意味と計算方法
物的生産性とは、生産した量や大きさ、重さなど物理的に計測できる成果物の生産性になります。労働生産性の場合は「労働投入量1単位当たりの産出量」を表します。
・1人当たり労働生産性：物的生産性＝生産量÷労働者数
・1時間当たり労働生産性：物的生産性＝生産量÷労働者数×労働時間
アウトプットに生産するものの大きさ・重さ・個数などの物量を取ることで、物価の変動や技術の進歩があっても、生産能力や生産効率の時系列的な変化を正確に測定できます。
「付加価値生産性」の意味と計算方法
付加価値生産性とは、企業が新しく生み出した金額ベースの生産額から原材料費や外注加工費など外部から購入した費用を除いた付加価値額（粗利益）を成果物とした生産性です。労働生産性の場合は「労働投入量1単位当たりの産出額」を表します。
・1人当たり労働生産性：付加価値生産性＝付加価値額÷労働者数
・1時間当たり労働生産性：付加価値生産性＝付加価値額÷労働者数×労働時間
付加価値は人件費として労働に分配され、利益や配当として資本に分配されるため、生産性向上の成果をどのように分配するかを考える際に重要な指標です。
「生産性が向上する」表現の意味とは
労働生産性は労働者1人当たりまたは労働1時間当たりにどれだけ成果を生み出したかを表す指標です。「（労働）生産性が向上する」というときには、同じ労働量でより多くの成果を上げたか、より少ない労働量で同じ成果を上げていることを意味します。
つまり、同じ人数・時間でより高いパフォーマンスを発揮することや、より少ない人数・時間で効率的に成果を上げることが生産性向上につながる関係です。
日本の生産性の現状とは
日本の労働生産性は低迷しており、主要先進7カ国中で最低、OECD加盟38カ国中で見てもかなり低い水準となっています。ここでは、労働生産性の推移や国際比較から、生産性向上が喫緊の課題である現状を把握していきましょう。
1時間当たり労働生産性の推移
日本生産性本部が2021年末に発表したレポートによると、日本の1時間当たり労働生産性（付加価値生産性）は1990年代から見れば微増傾向にあり、2020年には前年度を若干上回りました。コロナ禍で経済成長率は大幅にマイナスとなった一方、企業が労働時間を短縮したことなどの影響と考えられます。
ただしコロナ禍の影響を四半期ベースで見ると労働生産性上昇率はマイナスに触れることが多く、2021年に入ると消費停滞を受けて低迷している状況です。産業別で見ると飲食店・小売業・サービス産業などの生産性低下が目立ちます。
（参考:『日本の労働生産性の動向2021｜日本生産性本部』）
1人当たり労働生産性の推移
日本生産性本部が2021年末に発表したレポートによると、日本の1人当たり労働生産性（付加価値生産性）は1990年代の水準が続いており、2020年には3年連続で前年度を下回っています。
労働生産性上昇率は前年度比-3.4%で、1995年以降で最大のマイナス幅です。これは個人消費や企業の設備投資の落ち込みを受け、企業活動が収縮したことの影響が大きいと考えられます。
労働生産性の国際比較
日本の労働生産性が主要先進7カ国（G7）で最下位なのはよく知られていますが、近年はこの状況がより悪化しています。
日本生産性本部が2021年末に発表したレポートによると、2020年の日本の1時間当たり労働生産性はOECD加盟38カ国中23位、1人当たり労働生産性は28位でした。いずれも1970年以降最も低い順位です。
生産性向上の必要性とは
生産性の低迷は多くの日本企業が共有する問題ですが、生産性向上の必要性を端的に表現するなら以下2点です。
・限られた人的資源の有効活用
・国際競争力の強化と生き残り
生産性の低迷は対岸の火事ではなく、自社の生き残りにも直結する問題であることを把握しましょう。
限られた人的資源の有効活用
日本は少子高齢化が深刻化しており、この傾向は労働人口減少を加速させています。厚生労働省のレポートによると、日本の総人口は2065年に9,000万人を割り込み、高齢化率（65歳以上人口割合）は38.4%まで上昇する見込みです。
生産年齢人口（15歳~64歳割合）は1990年代から減少し続けていますが、これも51.4%まで落ち込むと予想されています。
つまり労働力というインプットが増えることは期待できません。さらに日本は生産性上昇率が低迷しているため、限られた労働人口で効率的に成果を上げ、アウトプットを増やす取り組みが急務といえます。
（参考:『日本の人口の推移｜厚生労働省』）
国際競争力の強化と生き残り
インターネットやスマホを利用するのが当たり前のネットワーク時代に入り、海外発の新規かつ良質なWebサービスや、低価格で高品質な製品に簡単にアクセスできる状況になっています。またさまざまな業界で競合商品・サービスが続々と生まれ、日本市場に参入するスピードも加速している状況です。
事業継続を揺るがす競合他社は日本企業だけではありません。国際競争力を高めグローバル市場で生き残るためにも、限られた人材でより価値の高い製品・サービスを提供すること、つまり生産性向上の取り組みが求められています。
生産性が低下する原因とは
生産性はさまざまな原因で低下しますが、日本企業にありがちな原因は以下2点です。
・ムダが多い長時間労働
・管理できていないマルチタスク
インプットとアウトプットのバランスが悪い現状を把握し、自社にとっての問題点が何かを洗い出していきましょう。
ムダが多い長時間労働
ムダが多い長時間労働は生産性を低下させます。日本は先進諸外国に比べて長時間労働をする傾向にあることはよく知られていますが、多くの場合、この働き方は非効率です。
長時間労働は働き手の心身に悪影響を及ぼし、単位時間当たりのパフォーマンスを低下させます。結果を出すまでひたすら働くスタイルが常態化してしまうと、インプットだけが増えアウトプットは増えず、生産性の向上は見込めないでしょう。
管理できていないマルチタスク
マルチタスクができる社員はハイパフォーマンスに見えることもあります。しかし全てのタスクを高品質に同時進行できる社員は稀で、多くの場合、タスクごとの成果にムラが生じます。自身のタスク管理だけでなく、各社員のタスクを管理できていないことも生産性低下の原因です。
また、苦手な仕事もムリをしてこなそうとする社員が多い職場では、生産要素の適切な投入ができておらず、生産性向上を目指せません。
ビジネスを変革する生産性向上の施策4選
生産性向上には何らかの業務改善が必要です。表面的な対策では効果が薄いため、以下のような抜本的な変革が求められます。
・データドリブンな経営・業務スタイルへの転換
・IT投資を生かすノウハウ共有
・適切なマネジメントと属人化防止
・業務自動化や外部リソースの活用
データを効率的に活用できるツール整備・仕組み作りの必要性を把握しましょう。
データドリブンな経営・業務スタイルへの転換
日本企業のIT投資は国際的に見て低水準です。データ活用についても後れを取っており、経験や勘に頼った業務スタイルを続けている企業は珍しくありません。
やみくもに働いても生産性向上は見込めません。データに基づいた分析・未来予測・意思決定、つまりデータドリブンな経営・業務スタイルへの転換が求められます。
例えば無作為的なテレアポによる「売って終わり」の営業スタイルから脱却するために、顧客との良好な関係構築の中でニーズの顕在化を敏感に察知し、LTV（顧客生涯価値）の最大化を目指すツール整備・仕組み作りが必要です。
IT投資を生かすノウハウ共有
生産性向上のためには、ノウハウ共有により生産資源を効率的に活用することも重要です。せっかくIT投資をしても、投入した設備・ツールを社員が十分に活用できなければ生産性向上につながりません。
そこで業務マニュアルの作成やファイル共有システムの整備などにより、ベテラン社員のノウハウを共有し、業務レベルの底上げ・標準化を図ることが求められます。これが社員のモチベーション向上や新人の早期戦力化にもつながり、社員間の生産性のムラを是正することが可能です。
適切なマネジメントと属人化防止
生産性向上のためには社員の適切なマネジメントも重要です。組織的な業務スタイルが確立されていない部門では、個人プレー的な業務遂行が横行していたり、無理のあるマルチタスクをこなそうとする社員がいたりします。
非効率な業務遂行は生産性低下を招くため、業務進捗やスケジュールなどを部門全体で可視化・管理し、業務を属人化させないことが大切です。マネジメントに適したツールを活用することで、長時間労働の抑制や適材適所の人材配置など、生産性向上とともに仕事環境の改善にもつながります。
業務自動化や外部リソースの活用
業務の自動化や外部リソースの活用による、成果に直結する活動に集中するための仕組み作りも重要です。
例えばデータの分析・予測などは、人間よりもAI搭載のツールのほうが効率的にこなせます。機械にもできるノンコア業務は機械に任せることで、社員は各部門のコア業務や創造的な活動に従事できるのがポイントです。
また、システムの運用管理の必要がないクラウド型のサービスを活用すれば、成果に直結しない監視やメンテナンスなどの業務に人的資源を割かなくて済みます。
生産性向上に効くツール整備はイッツコム！
生産性向上にはツール整備・仕組み作りが必要です。イッツコムでは、生産性向上に効果のあるツールを提供しています。
営業部門の抜本的変革には「ホットプロファイル」、ファイルの一元管理が可能な「Box」が大きな効果を発揮します。それぞれのツールの魅力を見ていきましょう。
営業部門の抜本的変革には「ホットプロファイル」
「ホットプロファイル」は組織的な営業活動を支援するクラウド型名刺管理ツールです。営業生産性を向上させるためには名刺管理が欠かせません。名刺をデータ化することで、顧客の所属組織を可視化でき、営業活動の礎となる顧客データベースを自動で作成できます。業種・職種などの属性を基にしたターゲット抽出から初期アプローチ、商談管理までの営業活動の業務一連を整理でき、スムーズに戦略的な動きが取れるようになるでしょう。
また、名刺管理によって組織ツリーを把握することで、顧客企業の社内人脈などの別の角度からのアプローチも見いだすことも可能です。
データ化された名刺は外出先からも情報を確認でき、常に効率的な行動計画が可能となります。例えば、営業スタッフの現住所から近隣の顧客の取引情報を確認することで、適切なタイミングでの適切な対応ができ、業務効率がアップするだけでなく、顧客からの信頼も得られるでしょう。
このように、名刺管理は営業生産性向上には欠かせません。名刺管理は個人レベルでの管理ではなく、企業レベルでの名刺管理が必要です。すべての営業スタッフが顧客情報を共有し、いつでもどこでもすぐに確認できる環境を作ることが、戦略的な営業には必要です。
このようなポイントを押さえ、名刺の活用で営業部門の生産性向上に大きく役立つツールが「ホットプロファイル」と言えるでしょう。
ファイルの一元管理が可能な「Box」
ファイルの編集・管理・共有はヒューマンエラーによる混乱がつきもので、冗長な承認フローは生産性を大きく低下させます。これらの悩みを一挙解決するのが、法人向けに開発された高セキュアなクラウドストレージ「Box」です。
有料版Boxはあらゆるファイルを容量無制限で保存することが可能です。また、社内外問わずファイル共有が可能で、1,500を超えるアプリケーションとの連携もできます。
コンテンツはすべてBoxへと集約でき、「探したいファイル」もすぐに検索可能です。ビジネスにおいて、「探したいファイル」を見つけるために消費する時間は年間150時間とも言われています。これらの時間の短縮だけでも、生産性は格段にアップします。
Boxは業務に関わるあらゆる情報やデータをスマートに一元管理できます。有益な情報を手間なく活用できる環境は、新しいアイデアの発想にも一役買ってくれることでしょう。
また「Box Sign」による数量無制限の電子サインや「Box Relay」によるワークフロー自動化も利用できるため、冗長になりがちな承認フローをBox上で完結できるのも大きなメリットです。
時代に合った商談プロセスを可能にするツール活用例はこちらから
まとめ
生産性向上は多くの企業にとって喫緊の課題です。限られた人的資源を有効活用し、国際競争力の強化と生き残りを果たすためには、生産性向上を目的としたツール整備と仕組み作りが求められます。
そこで導入したいのが、営業部門の抜本的変革に効く「ホットプロファイル」、ファイルの一元管理が可能な「Box」です。一過性で終わらせない、持続的な生産性向上をお求めなら、複数サービスの組み合わせでビジネスを根本的に変革できるイッツコムにご相談ください。
