Zoomでのミーティングに役立つ便利機能を紹介！状況に応じて活用しよう

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

あなたの会社でも「Zoomを使っているけれど、こんな機能はないのかな？」と疑問に思っていることはありませんか？オンラインミーティングをより効率よくすすめるために、Zoomを使いこなしたいですよね。

もちろん、Zoomはさまざまな便利機能を搭載しています。必要な機能をうまく活用すれば、ミーティング環境がより便利なものになるでしょう。そこでこの記事では、Zoomを使うときに覚えておきたい便利機能をピックアップしてご紹介します！

Zoomはさまざまな用途に使える便利なWeb会議システム

「そもそもZoomってどんなWeb会議システムなの？」と思う方もいるかもしれません。Zoomについて簡単に説明すると、「ミーティングやセミナーなど、多用途に使えるWeb会議システム」といえます。

社内のミーティングで使うのはもちろん、多くの人が参加するセミナーや講演会などにもお使いいただけますよ。

しかし、実際にオンラインミーティングを開いてみると、「こんな機能があったらもっと便利で分かりやすくなるのに…」と思うことがあるもの。「どうにかして解決できないかな？」と考えるかもしれません。

Zoomに実装されている機能を詳しく知れば、そんなお悩みを解決できるかもしれませんよ。Zoomを使っていて困っていることがあるなら、ぜひこれからご紹介する便利機能をチェックしてみてくださいね！

なお、イッツコムではZoomの導入を徹底サポートしています。これからZoomを導入しようと思っている方は、ぜひ一度ご相談ください。状況をヒアリングして最適なプランをご提案いたします！

Zoomでミーティングするときに使える便利機能11選

Zoomにはたくさんの便利機能がありますが、今回は特に知っておきたい便利機能を11種類ピックアップしてご紹介します。これらの機能を活用すれば、以下のようなお悩みを解決できますよ。

・セキュリティを確保したい
・参加者の画面に必要な資料を表示したい
・より分かりやすく説明したい
・講演者・主催者を目立たせたい
・録音・録画して記事録を作成したい

いずれもオンラインミーティングで大活躍する機能です。詳しくご紹介します！

1. スクリーンシェア

スクリーンシェアとは、ディスプレイ上に映っている画面を参加者と共有する機能です。ミーティングウィンドウ下部に表示されている「Share Screen」ボタンをクリックし、共有したいウィンドウを選択するだけでOKなのですぐに共有できますよ。

「参加者に資料を見せながら解説したい」「説明用の動画をその場で全員に視聴させたい」など、さまざまなニーズに応えてくれる機能です。

2. チャット

ミーティング中にチャットウィンドウを開けば、テキストチャットを使えます。質問を記入したり文字でないと分かりにくい情報を伝えたりするのに役立つ機能です。基本的に参加者全員が使用できますよ。

3. ブレイクアウトルーム

「参加者をいくつかのグループに分けてミーティングしたい」と思ったときには、ブレイクアウトルームを使用できます。これは参加者を最大50の小規模なグループに分けてそれぞれのルームでミーティングできるものです。

4. ホワイトボード

ホワイトボードとは、スクリーンシェアで共有した資料に参加者全員が図形やイラストなどを書き込める機能です。

「図を書いて説明したい」「修正例を直接書き込みたい」「簡単にメモしておきたい」など、さまざまな用途にご活用いただけます。

5. スポットライト

「主催者や講演者を常に表示しておきたい」など、特定のユーザーを常に強調表示したいときに使えるのがスポットライト。通常は発言しているユーザーが強調表示され、別のユーザーが発言すると切り替わります。

スポットライトを使用すれば同じユーザーを強調表示し続けることが可能です。複数のユーザーを同時に表示することも可能なので、討論会などにもお使いいただけますよ。

6. スケジュール管理とリマインダー

「カレンダーを使ってスケジュールを管理したい」「参加者に通知してリマインドしたい」ときに役立つ機能も搭載しています。Google Calendarと連携してミーティングを登録して参加者を設定しておけば、全メンバーに宛てて一斉に通知できます。

7. 待機室・ミーティングパスワード

「外部の人が入ってきたら困る」「セキュリティには万全を期したい」と思うときに使えるのが待機室とミーティングパスワード。あらかじめパスワードを設定しておけば、正しいパスワードを知らないユーザーは参加できません。

さらに待機室を有効にしておけば、参加したユーザーが一旦待機室に入るので主催者が目視で確認してから参加許可を出せます。無関係なユーザーがミーティングに入り込むのを防げますね。

8. 共同ホストの設定

別の参加者にミーティングを管理する権限を与えたい場合、共同ホストに設定することで実現できます。ミーティング画面で設定したいユーザーをクリックし、メニューから共同ホストに設定してください。

待機室の管理やミーティングの録画などを行えるので、主催者の負担を軽減するのに役立ちますよ。なお、共同ホストはミーティングを開始する操作はできません。

9. レコーディング

「ミーティングを録画してログとして残しておきたい」「後で内容をチェックしたい」と思うときには、レコーディング機能が役立ちます。ミーティングを録音・録画できるので、データを残しておけばいつでも参照できますよ。

Pro以上の有料ライセンスであればクラウド録画で、オンライン上にデータを保存できます。予期せぬパソコントラブルなどによるデータ消失を防げるでしょう。

10. ファイル共有

Zoomでは、Boxをはじめとしたクラウドストレージと連携して参加者にファイルを共有できます。「スクリーンシェアで見せるだけではなく、資料そのものを渡したい」というニーズにもしっかり対応していますよ。

ビジネスシーンでファイル共有するなら、セキュリティにも配慮されているBoxを使うのがおすすめです。イッツコムではBoxの導入サポートも提供しているので、まだ使っていない方は併せてご相談ください。

11. Slackとの連携

ビジネスチャットとして多くの会社がSlackを導入しているのではないでしょうか？ZoomではSlackとも連携でき、Slack上からミーティングを開始することもできますよ。Zoomのソフトウェアから開始操作しなくても良くなるだけでも、使い勝手がとても良い感じです。

ライセンスによって使える便利機能に差がある

ここまででご紹介したさまざまな便利機能は、無料ライセンスで使えるものもあれば有料ライセンスを契約しないと使えないものもあります。以下にそれぞれのライセンスごとに使える機能をまとめてみましたので、ぜひご参考ください。

無料ライセンスで使用できる機能	有料ライセンス（Pro以上）で使用できるもの
・スクリーンシェア ・チャット ・ホワイトボード ・スポットライト ・待機室 ・ミーティングパスワード ・レコーディング（ローカルにのみ保存化） ・ファイル共有 ・Slack連携	・スケジュール管理・リマインダー ・共同ホストの設定 ・レコーディング（クラウド保存）

共同ホストやクラウド保存など、あると便利な機能の一部は無料ライセンスでは使えないので注意しましょう。無料ライセンスでは3人以上でのミーティング時間が制限されるなどのデメリットもあるため、ビジネスシーンでは有料ライセンスを使うのがおすすめです。

もちろん、イッツコムでもあなたの会社に合ったライセンスの提案や契約手続きなど、有料ライセンスに関するサポートを提供しています。どのライセンスを契約すれば良いのか迷っている方やまずは相談して決めたいと思っている方は、ぜひ一度お問い合わせください。

Zoomを使うのにかかる費用はいくら？

「Zoomの有料ライセンスっていくらかかるの？」「ライセンスによって料金が異なるけど、契約内容ってどう違うの？」と疑問に思っている方もいませんか？

2021年6月時点で提供されているライセンスと具体的な内容は以下の通りなので、契約内容で迷っている人はぜひご参考ください。

ライセンス名	Basic	Pro	Business	Enterprise
料金	無料	30,000円/年	40,800円/年	48,000円/年
ライセンス数	1	1~9	10~99	50~
最大参加者数	100	100	300	500
制限	グループミーティングは最大40分間

基本的に、同時開催するオンラインミーティングが9つまでならProライセンスで十分です。101人以上のミーティングを開催する場合や、録画データから文字起こしする機能「クラウド録画トランスクリプト」など高度な機能を利用する場合はBusiness以上のライセンスを契約してください。

Zoom導入時のチェックポイント

Zoomの導入を決めたら、まず以下の2点をチェックすることをおすすめします。

・ミーティングに参加する人数：人数によって契約すべきライセンスが異なるため
・Zoomの用途：ミーティングやセミナーなど、用途によって最適なサービスが異なるため

もし、Zoomを会議室で利用したいと考えているなら、「Zoom rooms」のライセンスを契約するのがおすすめです。こちらは会議室での利用に特化しています。

セミナー用途なら「Zoom ビデオウェビナー」というものがあります。講演者の映像・音声のみを送信したり、チャットによる質疑応答に対応したりできるのでこちらも役立ちますよ。

これらのライセンスに関するサポートもイッツコムで一括提供しています。導入したいと考えている方やもっと詳しい情報を知りたい方は、一度ご相談ください。

Zoomの便利機能を活用すればオンラインミーティング・セミナーが自由自在

Zoomは優れたWeb会議システムで、多くのユーザーのニーズに応えるためにさまざまな便利機能を搭載しています。オンラインミーティングを充実させるためにも、ぜひZoomの利用をご検討ください。

イッツコムではZoomの導入からアフターサポートまでを一貫して提供していますので、疑問点がある方や導入に関するサポートを必要とする方は、ぜひお問い合わせください。ニーズにマッチした導入プランをご提案いたします！