Zoomでファイル共有する6つの方法とは？PCとスマホの操作手順まとめ

ビジネスシーンでZoomミーティングの利用が一般化している中、ファイル共有機能の使い方をしっかりと把握したい方もいるのではないでしょうか。

Zoomのファイル共有方法や手順、ファイル共有できない問題の解決方法を知ることで、Zoomの使い方を深く理解できます。Zoomと組み合わせてと便利なサービスも知り、ファイル共有機能を使いこなしましょう。そこでこの記事では、Zoomによるファイル共有の方法やPC・スマホの操作手順についてご紹介します。

Zoomでファイル共有をする6つの方法

Zoomでファイル共有をする方法は、画面共有機能を使う方法と、チャットからファイル送信する方法の2種類に大別できます。また、ホワイトボード機能やファイル共有機能を使えばペンツールで書き込みも可能です。ここでは、Zoomでファイル共有する主な方法を解説します。

【共同閲覧】デスクトップ画面を共有

Zoomの画面共有機能の最も基本的なものは、Windows PCやMacのデスクトップ画面を共有する機能です。自身のデスクトップ画面を参加者全員にリアルタイム共有します。

ウィンドウの表示内容だけでなくマウスカーソルの動きや文字入力まで全て共有されるので、操作方法のレクチャーなどには有効ですが、パスワード入力も参加者全員に見えてしまうのは注意点です。

【共同閲覧】アプリ画面を共有

デスクトップ画面の共有と似た機能ですが、Zoomはアプリ画面の共有もできます。特定のアプリのウィンドウのみをリアルタイム共有するので、複数ウィンドウの共有が必要ない場合には便利です。パスワード入力画面などの公開したくない画面を隠して、共有が必要な画面だけを選んで共有できます。

【共同閲覧】iPhone/iPadの画面を共有

デスクトップ画面やアプリ画面の共有はPC上の画面を共有する機能ですが、PCでZoomを利用しつつiPhoneやiPadの画面の共有もできます。iPhoneやiPadの操作方法をレクチャーする際や、モバイルサイトの表示方法を確認する際などに便利な機能です。

この機能を利用するにはPCとiPhone/iPadをケーブルで有線接続するか、「AirPlay」機能を使ってWi-Fi経由で画面ミラーリングをします。

【共同閲覧・書き込み】ホワイトボードを共有

デスクトップ画面やアプリ画面の共有は「共有主の画面を参加者全員で閲覧する」という目的で利用できますが、参加者同士のインタラクティブな編集には対応しません。

ホワイトボードの共有機能を使えば、シンプルなペイントツールを参加者全員で共有できます。白紙の画面に参加者全員がそれぞれのペンツールで図形や文字を描けるので、ブレインストーミングなどに効果的です。

【共同閲覧・書き込み】特定のファイルを共有

Zoomはデバイスのストレージ内やクラウドストレージ内のファイルも共有できます。これは「特定ファイルの画面共有」ができる機能で、参加者全員がWordファイルや画像ファイルなどの同時閲覧が可能です。

さらに、共有されたファイルにはペンツールで書き込みができ、参加者は編集後のファイルを保存もできます。操作方法はホワイトボードと似ていますが、ベースとなるファイルに直感的にコメント付与できるのが大きな違いです。ファイル編集の方向性を参加者全員で決められます。

【ファイル送信】チャットでファイル共有

Zoomには参加者とのチャット機能があり、チャット画面から送信相手を選んでファイル自体の送信もできます。画面共有機能とは異なりファイルのプレビューには対応しませんが、特定のファイルを参加者に配布したい場合に便利です。ファイル共有機能と同じく、クラウドストレージ内のファイルも選択できます。

Zoomでファイル共有をする手順

Zoomでファイル共有する手順は、デスクトップ版とスマホ版でほぼ共通です。参加者がファイル共有する場合はホストによる許可設定を要します。また、ファイル共有を継続しつつ共有画面を切り替えたり、デスクトップ画面を遠隔操作（リモートデスクトップ）したりすることも可能です。

ホストがPCでファイル共有する場合

ホスト（主催者）がデスクトップ版のZoomアプリを使っている場合、画面共有の手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを起動してサインイン
2.ホストとしてミーティングを開始
3.画面下部の「画面の共有」から共有したい画面を選ぶ
4.画面右下の「共有」をクリックする

参加者がファイル共有する場合

参加者が画面共有をする場合、事前にホストが参加者による画面共有を許可しておきます。許可の手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを起動してサインイン
2.ホストとしてミーティングを開始
3.画面下部の「セキュリティ」をクリックする
4.「参加者に次を許可」以下の「画面の共有」にチェックを入れる

なお、ホスト側の操作方法はスマホ版でも同様です。参加者がデスクトップ版のZoomアプリを使っている場合、ホストと同じ操作で画面共有を開始できます。

スマホやタブレットでファイル共有する場合

iPhone・iPadやAndroid端末でも画面共有ができます。操作の手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを起動してサインイン
2.ミーティングの開始または参加
3.画面下部の「共有」から共有したい画面を選ぶ
4.「完了」をタップ

共有する画面を切り替える

デスクトップ版のZoomアプリで画面共有を開始した場合、簡単な操作で共有画面の切り替えができます。操作の手順は以下の通りです。

1.画面上部のツールバーから「新しい共有」をクリック
2.共有したい画面を選択する
3.「共有」をクリックする

デスクトップ画面を遠隔操作する

画面共有機能はデスクトップ画面の遠隔操作にも利用できます。操作の手順は以下の通りです。

1.遠隔操作してほしいホスト/参加者が画面共有を開始する
2.画面上部のツールバーから「リモート制御のリクエスト」をクリック
3.リクエストを受けた相手が承認すれば遠隔操作開始

ファイル共有を終了する

画面共有を終了する場合はツールバーから「共有の停止」をクリックします。共有中のウィンドウを直接閉じることでも画面共有を停止できますが、他のメンバーには停止直前の画面が表示されたままになるので、「共有の停止」をクリックしましょう。

こちらも知っておきたい！Zoomでファイル共有のアレコレ

Zoomのスマホ版はデスクトップ版より機能がやや限定的で、AirPlayを使えないAndroid版は画面ミラーリングに別途アプリ導入を要します。また、画面共有機能による音声・動画の共有も可能です。ホスト・共同ホスト・参加者の違いも含め、ファイル共有にまつわる補足情報を解説します。

Android端末の画面共有のやり方

デスクトップ版Zoomを使用中にiPhone/iPadの画面ミラーリング機能を利用する場合、AirPlayを利用できるので別途アプリのインストールは必要ありません。しかし、Android端末の画面ミラーリングをする場合には別途アプリのインストールが必要です。

Android端末の画面共有をするなら、基本的にはAndroid版Zoomを利用します。Android端末でZoomミーティングに参加すれば、デスクトップ版と同様の操作方法で画面共有が可能です。

音声や動画の共有方法

Zoomの画面共有機能を使うと、共有主が再生した音声や動画の共有も可能です。音声や動画を共有するには、共有画面を選択する際に、画面下にある「コンピューターの音声を共有」にチェックを入れます。このチェックが外れていると、スピーカーの再生音をマイクが拾って、ノイズが乗ってしまうので注意しましょう。

動画の場合は「全画面ビデオクリップ用に最適化」にもチェックを入れることで、相手側のディスプレイに合わせて最大化した動画を共有できます。

主催者と参加者の違い

Zoomミーティングを利用するユーザーは、ホスト（主催者）・共同ホスト・参加者の3種類に分かれます。通常はホストと参加者の2種類だけですが、ホストは参加者を何人でも共同ホストに指定できます。

・ホスト：ミーティングを開始・スケジューリングする主催者。参加者の機能制限（ルール設定）をする権利を有する
・共同ホスト：ホストと同等の権限を有するユーザー
・参加者：ホストや共同ホストが定めたルールの中でミーティングに参加するユーザー

Zoomでファイル共有できない原因と解決方法

ファイル共有はZoomの重要な機能ですが、条件次第では使用できません。例えば、アプリのバージョンが古い場合や、ホストに画面共有を禁止されているケースです。ファイル共有できない3つの原因と解決方法を解説します。

アプリのバージョンが古い

Zoomアプリのバージョンが古い場合、アプリの仕様や不具合によってファイル共有できないケースがあります。デスクトップ版はZoom公式サイトから、スマホ版はApp StoreやGoogle Play Storeから、最新版のZoomアプリをダウンロード・インストールしましょう。

また、OSのバージョンが古いためファイル共有できないケースもあります。WindowsやmacOS、iOSやAndroid OSもアップデートしておきましょう。

画面共有が禁止されている

無料版のZoomは参加者による画面共有がデフォルトで禁止されています。この状態だとホスト以外は画面共有を開始できないので、参加者が画面共有を開始したいならホストに許可設定をリクエストしましょう。ホストに許可されれば参加者も画面共有を開始できます。

iPhone/iPadと別のネットワークで接続している

デスクトップ版の画面共有機能にはiPhone/iPadのミラーリング機能もありますが、この機能を使う要件はPCとiPhone/iPadが同じネットワークに接続していることです。画面ミラーリングができないときは、両方のデバイスで同じWi-Fiネットワークに接続しましょう。

Zoomのファイル共有を使いこなすならイッツコム！

Zoomはクラウドストレージのファイルも共有できるので、ビジネスユースに最適な「box」と組み合わせるのがおすすめです。接続経路のセキュリティリスクはイッツコムの「モバイル閉域接続」を組み合わせれば解決できます。

容量無制限の「box」で共同編集を効率化

boxは世界最高峰のセキュリティレベルを誇る、法人向けに開発されたクラウドストレージです。有償版は容量無制限なので、あらゆるファイルを一元管理でき、ファイル共有の際に「どこに目的のファイルがあるか分からない」という状況を回避できます。

クラウドストレージ内のファイルをZoom上で共有してもペンツールによる注釈程度しか操作できませんが、boxはリアルタイムに共同編集ができるのも利点です。Zoomとboxを組み合わせれば、Zoom上でコミュニケーションをしながらbox上でファイルの詳細な共同編集ができます。

「モバイル閉域接続」でセキュリティレベルを向上

Zoomのミーティングルームは運営元が管理するサーバー上に開設されるので、ミーティング中はインターネット経由の常時接続となります。イッツコムのモバイル閉域接続を組み合わせれば、通信経路のセキュリティ問題を解決可能です。

モバイル閉域接続はVPNの仕組みを利用した通信サービスで、PCやスマホに専用SIMを挿入するだけで、インターネットを経由せずに社内LANにアクセスできます。Zoomやboxを利用する際にも社内LANを経由するので、トラフィック制御やセキュリティポリシーの標準化に役立つ仕組みです。

まとめ

Zoomには多彩なファイル共有機能があり、マイク・カメラやペンツールを駆使することで、オンラインミーティングを効率化できます。boxを組み合わせれば容量無制限のファイル共有や業務フロー管理機能も利用でき、モバイル閉域接続を組み合わせれば通信セキュリティの課題解決も可能です。

Zoomを使いこなして業務効率化や生産性向上を狙うなら、複数サービスの組み合わせで相乗効果が得られるイッツコムにご相談ください。