テレワーク向けツールを一挙紹介！スムーズに仕事するためにもぜひ導入しよう

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

最近テレワークを始めた企業様は、環境整備や効率的なテレワークについて、お悩みを抱えていることが多いようです。皆様の会社でもテレワークを始めたものの、業務が思うように進まないなどお困りではありませんか？

テレワークで生じる業務の問題は、専用ツールの導入により解決し、さらに以前より業務を効率化することもできます。そこで本記事ではテレワークを始めるなら導入しておきたいツールをご紹介します。

テレワークはオフィスワークとは勝手が異なる

オフィスワークからテレワークに移行すると業務環境が大きく変わり、今までできていたことができなくなることがあります。そもそもオフィスワークとテレワークは同じ業務でも進め方などが変わるので無理もありません。

大切なことは、オフィスワークとテレワークの勝手が異なることを理解し、テレワーク向けのツールを活用することです。ツールを上手く使えばテレワークのデメリットをメリットに変えられます。

テレワークを始めるならどんなツールを導入すればいい？

「テレワーク向けのツールって何？」「今までやったことがない働き方だから何が必要なのかイメージできない」と思われるのではないでしょうか。

テレワークでは、社員が自宅やサテライトオフィスなどで業務に従事するので、離れた拠点間の連携が大切です。この連携には以下の4つのツールが役立ちます。

・クラウドストレージ
・Web会議システム
・ビジネスチャット
・勤怠管理システム

では、ひとつずつチェックしていきましょう。

ファイル共有に役立つクラウドストレージ

最初にご紹介するのはクラウドストレージです。テレワークを始めると、離れたところにいる社員とデータやファイルの受け渡しが発生します。受け渡しのたびにメールでやり取りしていては、時間がかかってしまい効率的とは言えません。

面倒なファイルのやり取りをスムーズにするツールのひとつが、クラウドストレージです。受け渡しは、ファイルのアップロードとダウンロードだけで済むため、ファイルのやり取りがとてもスムーズになります。テレワークには必須のツールと言っても過言ではありません。

スムーズなミーティングに不可欠なWeb会議システム

ビジネスにおいてミーティングは欠かせません。新しいプロジェクトを始めるときや進捗を確認するとき、取引先と打ち合わせするときなど、ミーティングは社内で頻繁に開催されます。

そのためテレワークでは、Web会議システムを導入してオンラインでミーティングできる環境が必須です。自宅やサテライトオフィスで勤務している社員とメインオフィスにいる社員など、離れていても場所を動かずにミーティングできます。

普段のコミュニケーションにはビジネスチャット

進捗確認や報告、相談など、仕事を円滑に進めるには社員同士のコミュニケーションが欠かせません。しかし、テレワークではオフィス勤務と環境が大きく異なるため、コミュニケーションが難しいと感じてしまうこともあります。

普段からスムーズにコミュニケーションするためにも、ビジネスチャットを導入しておくことをおすすめします。ビジネスチャットがあればいつでも手軽に連絡できるので仕事が円滑に進みますよ。電話やメールがメインだといずれ面倒に感じてしまうので、ビジネスチャットはとても便利なツールです。

勤怠管理システムを使って就労状況を可視化

テレワークでありがちなトラブルが「社員の勤務状況をしっかり管理できない」というもの。いつのまにか長時間労働になってしまっていたり、ONとOFFの区別がつきにくくなっていたりすることもあるかもしれません。

こうなると社員からの不満が出ることにもつながるので、勤怠管理システムを導入して勤務状況を可視化することをおすすめします。勤務状況を正しく把握すれば改善点も見えてくるので、「どうすればもっと効率的に働けるか」を考えるときにもとても役に立ちますよ。

テレワーク向けのツール4種類を一挙紹介！

ここからは実際にテレワーク環境で快適・便利に使えるツールを4つご紹介します。ツール選びで迷っている方やどんなツールがあるのか知りたい方には特に役立つ情報をお伝えします。

ビジネス向けクラウドストレージなら「box」

ビジネスシーンで使うクラウドストレージを選ぶときには、セキュリティと利便性の高さを両立させたいもの。そこでオススメなツールが「box」です。

boxはISO 27001という情報セキュリティに関する規格に準拠しており、ビジネスで使うのに必要なセキュリティを備えています。機密情報を取り扱う場合でも安心して利用できますよ。

さらに、boxはクラウドストレージとしてだけでなくWeb会議システムやグループウェアを一元管理するシステムとしても利用できます。テレワークや業務で使われる多くのツールをまとめて管理できるので、業務効率UPにも役立ちます。

使いやすいWeb会議システムは「Zoom」

新たにWeb会議システムの導入を考えているなら、Zoomが有力な選択肢です。Zoomの大きな特長は、主催者さえライセンスを保有していれば参加者はZoomのアカウントやライセンスがなくても会議に参加できる点です。つまり取引先とミーティングするときに事前にアカウントを作成してもらうなど、自社の環境に合わせて環境を整えてもらう必要がありません。

またZoomは、画面共有やチャット、ホワイトボードなど、Web会議に必要な機能も多数搭載しており、Web会議システムの標準とも呼べるツールです。

便利なビジネスチャットは「Slack」

利便性が高いビジネスチャットをお探しなら、ぜひ「Slack」をご検討ください。Slackは操作が簡単で分かりやすく、ビジネスに必要な機能をしっかり備えています。

スケジュールを管理できるリマインド機能や、外部アプリとの連携機能を搭載しているなど、カスタマイズ度も高く、自社や部署の業務に合わせた使い方もできます。

チャットはプロジェクト別にチャンネルを作成したり、チャンネル内にスレッドを作成したりできるため、重要な情報がチャットに埋もれてしまうこともありません。

Slackは使いやすくて便利なビジネスチャットツールとしても多くの企業様に導入されています。

勤怠管理システムをお探しなら「ジョブカン勤怠管理」

テレワーク環境で勤務状況を正しく管理するためには、クラウド型の勤怠管理システムが有用なツールです。特に、勤怠管理システムを初めて導入するのであれば、やさしく簡単に使える「ジョブカン勤怠管理」をおすすめします。

ジョブカン勤怠管理はリアルタイムで勤務状況を管理できる上、スマホやタブレットでも使えるのでテレワークを導入している企業様に人気です。Slackと連携できる機能も搭載しており、無駄な工数を削減しつつ勤務状況を管理できます。

イッツコムではテレワーク向けのツールを提供中

ご紹介した4つのテレワーク向けツールのうち、イッツコムは以下の2つのツールを提供しています。

・ビジネス向けクラウドストレージ「box」
・Web会議システム「Zoom」

ツールの導入が初めてで不安な企業様やお試しで使ってみたい企業様のために、Zoomは1ヶ月間の無料試用期間を設けています。

またboxの導入に際しては、オプションで導入・運用コンサルティングを提供しています。導入後の運用方法や社内展開の方法など、お気軽にご相談ください。

またイッツコムではテレワークに役立つツールの導入をトータルサポートしており、お客さまのビジネス環境、テレワーク環境に必要な改善を提案いたします。

テレワークで問題になりがちなセキュリティもイッツコムのサービスで解決

快適なテレワークには専用ツールの導入が必要ですが、忘れてはいけないのがセキュリティです。強固なセキュリティが施されたツールを使っていても、通信回線のセキュリティに問題があれば危険ですよ。

イッツコムでは、通信回線のセキュリティを確保できる「モバイル閉域接続」を提供しています。NTTドコモとイッツコムの閉域網を使用し、インターネットを介さずに社内ネットワークにアクセスできるため、公衆網を利用しないことから高いセキュリティを確保します。

「ファイルをやり取りするときに盗まれたらどうしよう……」など、セキュリティの心配があるお客さまは、ぜひモバイル閉域接続の利用もご検討ください。

まとめ

テレワークはオフィスワークとは環境が大きく異なり、ITツールの活用がとても大切です。しかし、テレワークを初めて導入するときにはどんなツールを使えばいいのか迷ってしまいますよね。

業務によって必要なツールは異なりますが、どの企業様も「クラウドストレージ」「Web会議システム」「ビジネスチャット」「勤怠管理システム」の4つは必須だと考えられます。

そしてイッツコムは、「クラウドストレージ」と「Web会議システム」を提供しており、通信のセキュリティも確保できる「モバイル閉域接続」も合わせてご利用頂ければ、安心できるテレワーク環境を構築できます。

テレワーク環境にお悩みの企業様は、ぜひ一度ご相談ください。