テレワーク環境を整えるのに必要なツールは何？ハード・ソフト両面をチェック

こんにちは！イッツコムの菅です！

テレワークを導入して、オフィスワークと変わらずスムーズに業務を進めるには、働きやすいテレワーク環境の構築が必要です。

この環境整備には社員の努力だけでなく、会社の協力も欠かせません。そこでこの記事ではテレワークで主流になっている在宅勤務を例に環境の整備方法を誤消化するために、テレワーク時に導入しておきたいハードウェア・ソフトウェア・インフラ面の便利ツールを解説します。

テレワーク環境を整備するときに意識したい3つのカテゴリ

テレワーク環境を整えるときに意識すべきキーワードは以下の3つです。

・ハードウェア（インフラ）
・仕事環境
・ソフトウェア

快適なテレワーク環境はこれら3つが必要なため、ここではそれぞれの概要を解説します。

カテゴリ1: 仕事に使うハードウェア・インフラ

PCや回線などのハードウェア・インフラはテレワークに必須です。例えばストレスなく使えて安定して動作するPCや、速い通信回線は効率的に働くために欠かせません。テレワークを始めるなら真っ先に用意したいものなので、しっかり準備しましょう。

カテゴリ2: 仕事環境

次に見直したいのは仕事環境。ハードウェアやインフラがしっかり整っていても、仕事環境が整備されていないと効率が低下してしまいます。

仕事専用の部屋を用意するなど、環境にも気を配って仕事に集中できる状況を整備します。

在宅勤務の場合、社員が用意することになりますが、執務用のデスクや椅子など、必要に応じて社員に補助を出す企業もあります。

カテゴリ3: テレワーク向けのソフトウェア

最後に考えたいのはテレワーク向けのソフトウェアです。具体的には、社員同士のコミュニケーションに使うメッセージツールや、ファイルをやり取りに使うオンラインストレージなどを指します。

ハードウェア・インフラ面でテレワークの効率をUPさせる便利ツール5選

それでは、ハードウェア・インフラ面でテレワークに役立つツールを見ていきましょう。ここでは「どんな環境を用意すればより効率的に働けるか」にフォーカスします。

企業様は、社員がこれらのものを準備できるようにコストや物品貸与などを通じてサポートすると良いでしょう。

1. デスクトップPC

テレワークで働くためにはPCはほぼ必須のアイテムです。このPCはできるだけデスクトップPCを用意することをおすすめします。業務内容によってはノートPCでも大丈夫ですが、一般的にデスクトップPCのほうが操作性や効率、コストパフォーマンスは高いです。

2. キーボード

テレワークの効率化を考えるなら、キーボードにもこだわりましょう。選ぶときに考えたいのは操作性と使いやすさ。

小さすぎるキーボードでは、操作性が悪くストレスを感じるかもしれません。キーピッチが標準（19mm程度）のものを選ぶなど、使いやすさにこだわって選ぶことをおすすめします。なお、店頭でテストタイピングして使い勝手を確認してから購入するのもおすすめです。

社員ひとりひとり、自身に合うキーボードを選んでもらえると理想的です。いくつかキーボードの候補を用意して、社員に選ばせても良いでしょう。

3. マウス

マウスもキーボードと同じく、操作性や使いやすさにこだわりましょう。サイドボタンによく使うキーを割り当てられるマウスもあります。

例えばコピー・ペースト・切り取りなど、よく使うショートカットキーをマウスのボタンに割り当てるだけで、作業効率は格段に向上します。

4. ディスプレイ

効率的に仕事するなら、ディスプレイへのこだわりも大切です。できればデュアルディスプレイ環境にしましょう。

解像度が高いディスプレイであれば資料を複数表示できるため、机が広くなったように感じるほど作業効率が上がります。

5. 通信回線

テレワークではファイルのやり取りやWeb会議を頻繁に行うので、速い通信回線が必要です。通信速度が不十分だとファイルの送受信に時間がかかったり、Web会議で映像や音声が途切れたりしてしまいます。

自宅で仕事する場合は、安定して通信できる光回線の使用をおすすめします。

オフィス以上に快適な環境でテレワークに取り組むための便利ツール3選

仕事に使うPCや通信回線を整えたら、仕事環境にも気を配りましょう。せっかくハードウェア・インフラを整えても、環境整備が不十分だと効率は低下してしまいます。ここからは環境整備で意識したい以下の3ポイントを見ていきましょう。

・仕事部屋
・デスク
・チェア

どのような点を意識すればいいのかをご紹介するので、テレワークを始める方はぜひご参考ください。こちらもある程度費用がかかるので、会社側で手当などの補助を支給すると効果的です。

1. 仕事部屋

テレワークを始めるなら、仕事専用の部屋を用意するのがおすすめです。住宅事情によっては難しいかもしれませんが、可能なら集中できる環境を構築しましょう。

仕事専用の部屋があれば、ペットなどが入り込んで邪魔されることがありません。作業専用部屋の有無によって、効率が大きく異なります。

2. 広めのデスク

仕事に使うデスクは広めのものを用意しましょう。デスクが狭いと資料などでゴチャゴチャしてしまいがちで、仕事に集中できません。

そのため、仕事部屋に設置するデスクはPCや周辺機器、資料等を置いても十分に余裕があるものを選びましょう。

3. 座りやすいチェア

仕事中に座るチェアの品質は作業効率だけでなく、健康への配慮の点でもとても重要です。長時間座ることを考えれば、オフィスチェアは用意したいところです。

テレワーク向けの便利ITツール選

最後に、テレワークを効率化するためのソフトウェアを解説します。これらのソフトウェアは社員個人が準備するものではなく、会社側で導入するもので3種類あります。

・ビジネスチャット
・Web会議システム
・ファイル共有システム

これからそれぞれの便利ツールをどのような用途に使うのかご紹介します。いずれも大切なものなので、忘れずに用意してくださいね！

1. ビジネスチャット

ビジネスチャットは、ビジネスユースに特化した便利ツールで、メンバー同士がテキストチャットを使用してコミュニケーションを取れます。また簡単なファイルのやりとりができ、ツールによってはオンラインで会話できるツールもあります。

テレワーク環境では社員全員が1箇所に集まらないため、オンラインでコミュニケーションを取るツールが不可欠です。

ビジネスチャットは簡単な用件を伝える時に便利で、メールなどと比べて利便性がとても高いです。報連相の漏れが出ないよう、必ず導入しましょう。

2. Web会議システム

テレワークにおけるミーティングで使用するツールが、Web会議システムです。在宅やサテライトオフィスなど、離れたところにいても会議室と変わらない感覚でミーティングを開けます。

なおイッツコムではWeb会議システムを取り扱っています。導入を検討中の方は、ぜひご相談ください。

3. ファイル共有システム

「完成した納品物をオンラインで回収したい」「メールを使ったファイルのやりとりは手間がかかる」というときに役立つのがファイル共有システムです。業務をスムーズに進めるには欠かせないツールで、ファイル共有システムの有無は作業効率を大きく左右します。

ファイル共有システムがなければメールでやり取りしたり、自社にファイルサーバーを設置したりする必要があります。頻繁なメールのやりとりや外部からファイルサーバーにアクセスすることは、セキュリティ面が心配です。

ファイルのやりとりに特化したファイル共有システムは、操作性、セキュリティ共に優れているため、導入をぜひご検討ください。

イッツコムでは、ビジネス向けのファイル共有システムを提供しています。後ほど詳しくご紹介しますので、ぜひご検討ください。

イッツコムではソフトウェア・インフラ面での環境整備をサポート

イッツコムでは、テレワークで使うITツールの導入やセキュアな通信環境の構築に役立つサービスを提供しています。企業様の業務や目指すテレワーク環境に合わせて、最適な提案をいたしますので、ぜひご相談ください。

ここからは、イッツコムが提供中のテレワーク向けサービスをご紹介します。

box

boxはビジネス用途に特化したファイル共有システムで、以下に挙げる特徴を持っています。

・容量が無制限なのでファイルの容量の心配が無い
・複数人がリアルタイムでファイルを編集できる
・細かくアクセス権限を設定できてセキュリティが高い
・PC・スマホ・タブレットなどのマルチデバイスに対応している
・120種類以上のファイル形式に対応している

高いセキュリティを確保しながらも利便性が高いため、ビジネスシーンにはピッタリのファイル共有システムです。イッツコムではboxの導入や運用のコンサルティングを実施しています。

Zoom

Zoomは操作がとても簡単な上に、機能性が高いWeb会議システムとしてとても広く使われています。ミーティングの主催者がアカウントを保有していれば、参加者はアカウントやライセンスがなくても使えるため、社外の方とのオンラインコミュニケーションにも便利です。

スクリーンシェア機能やテキストチャット機能などの会議に便利な機能も搭載しています。

イッツコムはZoomの導入支援、導入後のアフターサポートを提供しています。会議室同士をつなぐのに役立つZoom roomsやセミナー用途に最適なZoom ビデオウェビナーなど、専門的な用途にも対応いたしますので、ぜひご相談ください、

モバイル閉域接続

テレワークにはセキュアな通信環境が欠かせません。VPNでセキュリティを確保することもできますが、費用面や通信速度を考えると、テレワークにVPNが最適とは言いきれません。

ハイセキュリティかつ安定したネットワーク環境が必要でしたら、イッツコムのモバイル閉域もご検討ください。専用SIMを使ってインターネットを経由せずに社内ネットワークにアクセスできます。

まとめ

快適な環境で効率的なテレワークをするためには、ハードウェア・インフラ・仕事環境・ソフトウェアなどのさまざまな面で適切なツールを活用することが大切です。これからテレワークを始めるなら、今回ご紹介したポイントを意識して環境を整備しましょう。

イッツコムでは、テレワークの導入をインフラ面とソフトウェア面でサポートしています。使いやすく便利なツールを活用したテレワーク環境の構築をサポートいたしますので、お気軽にご相談ください。