テレワークの導入は事前準備が大切！生産性向上を実現するITツールはコレだ！

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

働き方改革に伴う多様な働き方を実現するため、テレワークの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか？または、十分ではないにしろある程度のテレワーク環境を導入している上で、うまく活用できずに困っている企業も少なくはないでしょう。

そこで、今回はテレワークを導入すると何を実現できるのか、スムーズに導入し効率的に活用させるにはどうすればよいのかを紹介します。テレワークの導入に関してお悩みの企業や、今まで以上に活用し、業務を効率化したいと考えている企業担当の方は必見です。

テレワークとはそもそも何？

「テレワークという言葉をよく聞くようになったものの、具体的に何を指すのか分からない」と感じている方もいるのではないでしょうか？まずは、テレワークについて簡単におさらいしていきましょう。テレワークには3つの形態があり、それぞれ以下のとおりとなっています。

・在宅勤務：社員が自宅で勤務する形態
・モバイルワーク：カフェやコワーキングスペースなどで勤務する形態
・サテライトオフィス：メインオフィス以外に設置されたオフィスで勤務する形態

この記事で紹介するテレワーク導入時のポイントは、どの形態のテレワークでも活用できるものです。あなたの会社の課題を解決するヒントになるかもしれないので、ぜひ参考にしてください！

テレワークを導入するメリット

テレワークを導入するとどのような効果があるのでしょうか？ここからはテレワークを導入することで得られるメリットを5つご紹介します。これからテレワークを導入するという企業は、これらのメリットを実現できるように取り組みましょう。

ワークライフバランスの向上

テレワークを導入する大きなメリットのひとつがワークライフバランスの向上です。ワークライフバランスとは、私生活を充実させながら仕事の生産性も上げるというもの。ワークバランスを向上させることで、仕事の質もアップし、社員はストレスから解放され精神的な健康度も上がります。

「長時間労働になりがちだからなんとかしたい！」「プライベートも充実する職場を実現したい」という悩みのある企業は、テレワークを導入するのはとてもおすすめですよ。

生産性の向上

しっかり環境を整えた上でテレワークを導入すれば、オフィスワークより生産性を向上させられることも。「仕事をもっと効率化したい」「生産性を高めて業績を伸ばしたい」と考えているなら、必要な環境を整えてテレワークを導入するのはひとつの選択肢ですよ。

イッツコムではテレワークの生産性を向上させるサービスが充実していますので、初めてテレワークを導入しようと思っている方もぜひ一度ご相談くださいね！

優秀な人材の確保

テレワークを導入すれば場所を問わず働けるようになるので、距離や国境などの地理的な壁を超えて優秀な人材を確保できます。「地方で人材が集まりにくい」「必要なスキルを備えた人を世界中から集めたい」など、人材の質にこだわりたい会社にもおすすめですよ。

さらに、テレワークを導入していることは、人材採用においてアピール材料のひとつになります。今まで採用できなかった遠隔地に住む優秀な人材を採用するためにも、テレワーク導入を検討しはいかがでしょうか？

コスト削減

テレワークを導入することでオフィスの維持にかかる費用を削減することも可能です。テレワークによって出社する社員が減れば、オフィスの規模を縮小できるでしょう。さらに、社員ひとりひとりにデスクや椅子なども用意する必要もありません。ペーパーレス化による消耗品のコストも削減できるでしょう。

テレワークを導入するための初期費用は必要となりますが、それ以上に固定費を継続的に削減できるのは大きなメリットです。

リスク分散

業務を行う場所が1つのオフィスに集中していると、災害などの際にリスクがどうしても高くなってしまいます。在宅勤務やサテライトオフィス勤務などを導入して拠点を分散できれば、災害が発生した際のリスクヘッジにもなります。

業務が完全に停滞してしまうことを高確率で防げるので、いざというときの対策を考えている企業にもテレワークはおすすめです。

テレワークを導入するデメリット

テレワークには大きなメリットがありますが、セキュリティリスクが高まるなどのデメリットもあります。ここでは、デメリットを解消する方法を解説します。事前にデメリットに対しての対策を考えておかないと逆効果になるケースもあるので注意してくださいね。

以下で、テレワークの導入においてのデメリットを4つご紹介します。ぜひ参考にして自社にテレワーク導入が向いているのかの判断材料にし、導入する際は適切に対策してください。

セキュリティリスクが高まる

テレワークを導入することでインターネットを介してやり取りされる情報が爆発的に増加します。それに伴ってどうしてもセキュリティリスクは高くなってしまうものです。

万が一どこかの段階で外部から攻撃を受ければ大切な情報が流出してしまうこともあるでしょう。とはいえ、適切に対策すればセキュリティリスクは大きく軽減できます。イッツコムでもセキュリティ強化に役立つツールを提供していますので、ここに懸念を感じている企業の方はぜひご相談ください。

コミュニケーションが取りにくくなる

テレワーク環境では対面コミュニケーションができないため、綿密なコミュニケーションが取れず働きにくいと感じる方もいます。こちらに関しては分からないことを気軽に聞けるビジネスチャットや、顔を見ながら会話できるWeb会議システムなどのITツールを活用すれば概ね解消できるため、ITツールに頼るのがおすすめです。

業務環境を構築しにくい

ファイルの送受信や勤怠管理、評価システムなどをテレワーク環境にあわせる必要があるため、業務環境を構築しにくいと感じる方もいます。

テレワークでは資料を直接手渡したり、社員の働きぶりを直接見ることがないため評価に反映したりすることは難しいでしょう。オンラインで資料を送付するシステムを導入したり、成果のみに基づく評価制度を構築したりする必要があるため、迅速に業務環境を整えることが大切です。

「オフィスワークにあわせて構築した環境をそのまま流用しよう」と考えているとテレワーク導入は失敗する可能性が高いので、テレワーク向けの環境を再構築することを意識してください。

生産性が低下するリスクがある

上司や同僚などとのコミュニケーション不足や、業務の進捗管理が把握できないなど業務環境と関係する面もありますが、テレワーク向けの環境を構築せずにはじめてしまうと生産性が下がる可能性があります。テレワークの大きなメリットのひとつが「生産性向上」なので、環境整備の不備によって生産性が下がるのは本末転倒です。

テレワーク導入には、テレワークしやすい環境の構築が欠かせません。生産性が下がりそうな要素があるならば、事前に解決することが大切ですよ。

デメリットを解決するためにはITツールの活用が不可欠

テレワークを導入するメリットを最大限に享受してデメリットを解決するためには、テレワーク向けに開発されたITツールをフル活用することが不可欠です。主に以下のようなツールがテレワークで活用されています。テレワークを導入する際はぜひ導入を検討しましょう！

解消したいデメリット	役立つITツール
コミュニケーションの取りにくさ	・Web会議システム ・ビジネスチャット
ファイル送受信	・クラウドストレージ
セキュリティの低下	・VPN ・専用回線 ・閉域網アクセスサービス

いずれもテレワークを導入するにあたって真っ先に解消したいデメリットに対して対処してくれるITツールです。自社が特にデメリットと感じている部分は何かを洗い出し、必要なツールを導入してスムーズなテレワーク導入を実現させましょう！

イッツコムではテレワークに必要なITツールを提供中

上記のことから、スムーズで効率的なテレワークの導入にはITツールの利用は必要不可欠なことがお分かりいただけましたでしょうか？しかし、いざITツールを導入しようと考えても、何を導入すべきなのか迷ってしまうことも多いでしょう。

あなたの企業でそのようなお悩みを抱えている場合は、ぜひイッツコムにご相談ください。イッツコムではテレワークに役立つITツールを提供しており、状況に応じて最適なものを組み合わせてお使いいただけます。ここではテレワークに役立つ3つのツールをご紹介しますので、ぜひご検討ください。

使いやすいWeb会議システム「Zoom」

イッツコムでは誰でも簡単に使えるWeb会議システムとしてZoomを提供しています。Zoomを導入することで、インターネット環境さえあれば必要なときにどこからでもミーティングを開催・参加できます。

会議の主催者がアカウントを取得すれば参加者はアカウントを取得する必要がなく、社外の人とのミーティングが必要な際にも役立ちます。また、Zoomにはチャット機能もあり、ミーティング中にリンクなどを共有する場合にも役立ちます。

Web会議システムは円滑なテレワークにほぼ必須のツールです！ぜひこの機会にZoomの導入をご検討ください。

ファイル共有をスムーズにしてくれる「box」

テレワーク環境では大容量ファイルを共有したり、ひとつのファイルを複数人で操作したりする必要があります。効率的に業務を行うためにはファイルをスムーズに共有する必要があるため、クラウドストレージの利用がおすすめです。

クラウドストレージにはパーソナルユース向けのものとビジネスユース向けのものがあり、仕事で使うならビジネスユース向けのものを選びましょう！

その中でも特におすすめなのがセキュリティに強く、さまざまな形式のファイルを取り扱える「box」です。boxなら細かいアクセス権限の設定も自由自在で、セキュリティ面も安心です。

容量は無制限なので、動画などの大容量ファイルを多数取り扱う企業も安心して使えます。「ファイル共有でストレスを感じるのは避けたい」とお考えの方は、ぜひboxがおすすめです。

セキュリティリスク解消に役立つ「モバイル閉域接続」

通信のセキュリティ確保もテレワークにおいて重要です。社内のアクセスラインのセキュリティを確保するには、物理的に専用回線を引いて外部のネットワークから切り離してしまうのが最適ですが、コストや手間を考えると現実的ではありません。

そこでおすすめなのが「モバイル閉域接続」。モバイル閉域接続では専用SIMを使ってNTTドコモの閉域網にアクセスします。そこからイッツコムの閉域網を経由して社内ネットワークにアクセスするので、多額のコストをかけることなく安全なアクセスラインを使えるのがメリットです。

社員は専用SIMを使用するだけでOKなので、複雑な設定をする必要はありません。どこでも安全な通信を確保できるのはもちろん、外部からインターネットに接続するときには社内のファイアウォールを経由できます。

セキュリティを確保する最適なツールなので、導入を検討している方はぜひイッツコムにご相談ください。

まとめ

テレワーク導入には多くのメリットがありますが、しっかりと環境を整えていないとデメリットが大きくなってしまうのも事実です。テレワークのメリットを最大限に享受するには、ITツールの活用が欠かせません。

Web会議システムやクラウドストレージ、セキュアな通信環境などが必要不可欠です。テレワーク導入を検討する際は、事前に環境整備を整え円滑に導入できるようにしてくださいね！

イッツコムではテレワーク導入をIT面でサポートしており、多くのツールを提供しています。さまざまなITツールの一括導入もサポートしていますので、テレワークに関するお悩みがある方はお気軽にご相談ください。