Zoomのブレイクアウトルームって？作り方や便利機能を徹底解説

Zoomアプリのブレイクアウトルーム機能を使うとメンバーのグループ分けができ、さまざまなミーティングが効率的に行えます。Zoomミーティングを使いこなすために、ぜひ知っておきたい重要な機能といえるでしょう。Zoomの効果的な活用方法を模索していて、ブレイクアウトルームの作り方やメリットが知りたい方も多いのではないでしょうか。

Zoomのブレイクアウトルームの基本仕様や使い方、使いこなすには有料版Zoomが必要だと知ることで、活用方法をクリアにイメージできます。メンバーのグループ分けを活用して、Zoomミーティングによる生産性向上を狙いましょう。そこでこの記事では、ブレイクアウトルームの基本仕様や作り方、メリットと便利機能についてご紹介します。

Zoomのブレイクアウトルームの基礎知識

Zoomミーティング中に「ブレイクアウトルーム」というメニューがあることに気付いた方も多いのではないでしょうか。一般的な「全員参加」のミーティングでは使われない機能ですが、グループ分けをしたいときには便利です。まずはブレイクアウトルームの基礎知識を把握しましょう。

ブレイクアウトルームとは？

Zoomの「ブレイクアウトルーム」は、インスタントミーティングまたはスケジュールされたミーティングの最中に、メインセッションの他に複数の小部屋を作成できる機能です。参加者がメインセッションへ入室するのを一時的に抑制する「待機室」機能のことではありません。

ホストや共同ホストはメインセッションに留まったまま各ブレイクアウトルームのミーティング進捗を管理したり、適時ブレイクアウトルームに入室してミーティングに介入したりできます。

ブレイクアウトルームの基本仕様

ブレイクアウトルームはミーティング中に複数セッションを並行して進行できる機能です。使いこなせばZoomミーティングの活用の幅が大きく広がります。ブレイクアウトルームの基本的な仕様は以下の通りです。

・メインセッションとは別に、最大50のブレイクアウトルームを作成できる
・最大500名の参加者を各ブレイクアウトルームに割り当てられる
・ホストや共同ホストは自動または手動で参加者をブレイクアウトルームに割り当てられる
・ホストや共同ホストは複数のブレイクアウトルーム間での移動ができる
・ホストや共同ホストは参加者のブレイクルーム間での移動を制限できる

無料版zoomでも利用できる？

ブレイクアウトルームはZoom特有の高度な機能です。無料版Zoomでも利用できますが、以下の理由から有料版Zoomで利用するのがおすすめです。

・無料版Zoomはグループミーティングの40分制限があり、長時間のミーティングになりがちなブレイクアウトルームには向かない
・有料版Zoomなら最大100のブレイクアウトルームや最大定員1,000名への拡張にも対応できるが、無料版Zoomは大規模ミーティングアドオンに対応しない
・ブレイクアウトルームは複数の共同ホストによる管理が効果的だが、無料版Zoomは共同ホスト機能が利用できない

iPhoneやAndroid端末でも利用できる？

ブレイクアウトルームはデスクトップ版やWebクライアント版での利用を想定した機能で、基本的にはWindows PCやMacで利用します。

iPhoneやAndroid端末でも、バージョン5.3.0以降のZoomアプリをインストールしていればブレイクアウトルームへの参加は可能です。ただし、ホストや共同ホストとして、ブレイクアウトルームの作成・管理はできません。

Zoomのブレイクアウトルームはどんなときに作ると便利？

ブレイクアウトルームはZoomミーティングだけで利用できる機能で、オプション機能のZoomビデオウェビナーでは利用できません。ブレイクアウトルームはミーティング時に随時開設・閉鎖できるので、以下のような利用方法が可能です。

・メインセッションで議題を全体通知してからグループ別で討論
・グループ別に討論してからメインセッションで意見のすり合わせ
・メインセッションでのミーティング後に個別対応
・秘匿情報を扱うときのみ、限られたメンバー用のグループ作成

Zoomのブレイクアウトルームの作り方

ブレイクアウトルームはホストが事前設定で有効化しておくだけで、ミーティング中に任意のタイミングで作成できます。スケジュール時に割り当てを設定しておけば、ミーティング開始時にグループ分けした状態にすることも可能です。ブレイクアウトルームの作り方を開設します。

ブレイクアウトルームの事前設定方法

ブレイクアウトルームを利用するには、まず事前設定でブレイクアウトルーム機能を有効化します。事前設定の手順は以下の通りです。

1.Zoom公式サイトからサインイン
2.ナビゲーションメニューで「アカウント管理」「アカウント設定」の順にクリック
3.「ミーティング」タブの「ブレイクアウトルーム」をオンにする

ブレイクアウトルームを作成する方法

ブレイクアウトルームの事前設定を済ませたら、ミーティング中にブレイクアウトルームを作成できます。ブレイクアウトルームの作成手順は以下の通りです。

1.Zoomアプリを立ち上げてサインインする（前回サインインしていれば自動サインイン）
2.インスタントミーティングまたはスケジュールされたミーティングを開始する
3.メニューバーの「ブレイクアウトルーム」をクリックする
4.作成するブレイクアウトルーム数や、参加者の割り当て方法（自動/手動/参加者にルームを選択させる）を選択する
5.「ブレイクアウトルームを作成する」をクリックする

ミーティング中にグループ分けをする方法

ブレイクアウトルームは作成しただけでは開始されません。開始するには、参加者を割り当てた後に「すべてのルームを開く」のクリックが必要です。割り当て方法によって操作は異なります。

・自動：Zoomアプリによる自動割り当て。作成したブレイクアウトルームへ、平均的に参加者を割り振る
・手動：ホストがブレイクアウトルームに参加させる参加者を選択する。割り当てない参加者はメインセッションに残る
・参加者にルームを選択させる：入室するブレイクアウトルームを参加者自身が選択する

ミーティング開始前にグループ分けをする方法

ブレイクアウトルームはスケジュールされたミーティングでも利用できるので、スケジューリング時に設定を調整すれば、ミーティング開始前に参加者のグループ分けができます。事前にグループ分けをする手順は以下の通りです。

1.Zoom公式サイトからサインイン
2.マイアカウントのページから「ミーティングをスケジュールする」をクリック
3.オプションの「ブレイクアウトルーム事前割り当て」をクリック
4.「ルームを作成」をクリックし、参加者を割り当てる
5.「保存」をクリック

Zoomのブレイクアウトルームを作るメリットって？

ブレイクアウトルームを作ることにはさまざまなメリットがあります。例えば、ミーティングの乱立防止やルーム単位での情報秘匿、少人数のグループで討論することでコミュニケーションが活発化されることです。ここでは、ブレイクアウトルームを作るメリットを3つに分けて解説します。

ミーティングの乱立を防止できる

同じ時間帯に複数トピックのミーティング予定がある場合、通常はひとつのミーティングを終了してから別のミーティングを立ち上げる、といった操作が必要です。

ブレイクアウトルームを活用すれば、同時進行する複数ミーティングをホストが一元管理でき、ミーティングに退席することなく柔軟にルームを行き来できます。参加者のルーム間移動も管理できるので、ミーティングの乱立を防止しつつ進捗の効率化を図れるのはメリットです。

ルーム単位で会話内容を制限できる

ブレイクアウトルーム間を自由に行き来できるのはデフォルトでホスト・共同ホストのみです。事前設定で参加者に自由な入退室を許可しない限り、参加者は指定されたブレイクアウトルームのみに参加します。

ホスト・共同ホストは全ルームの会話内容をチェックできますが、参加者は他のルームの会話に参加できないので、会話内容をルーム単位でコントロール可能です。ミーティングの進捗に応じて参加者の入れ替えも可能なので、情報流出・情報共有をホスト側がコントロールできます。

参加意識を高めミーティングが活性化する

大人数のミーティングになると、どうしても発言する参加者が限られてしまい、双方向コミュニケーションに支障をきたすケースがあります。複数のブレイクアウトルームに参加者を割り振ることで、それぞれのルーム内で意見交換の活発化が期待でき、ミーティングの効率向上につながるのもメリットです。

Zoomのブレイクアウトルームの便利な機能

ブレイクアウトルームは終了時間のタイマー設定やホストによる全ルームに向けたメッセージ一斉配信など、グループ分けしたミーティングの進行に役立つ機能を利用できます。他にも、参加者によるホストの入室リクエストやホスト/共同ホストによる全体向けの画面共有も便利です。

ブレイクアウトルームの終了時間タイマー設定

有料版Zoomならブレイクアウトルームは時間無制限で利用できますが、あえて時間制限を設けることも可能です。あらかじめミーティングのスケジュールを決めておき、ルーム単位のミーティングを時間制限まで続けたら参加者全員を自動的にメインセッションに戻らせる、という使い方ができます。自動終了の設定方法は以下の通りです。

1.ブレイクアウトルームの作成後、「オプション」をクリックし、追加のオプションを表示する
2.「（）分後にブレイクアウト ルームを自動的に閉じる」オプションを選択し、任意の時間を設定する
3.さらに「時間になったら通知する」オプションを選択すると、終了時間になったらホスト・共同ホストは通知を受け取れる

メッセージの一斉配信

ブレイクアウトルームの参加者は、ビデオ通話もチャットも同一ルーム内のメンバーとしか利用できず、コミュニケーションの相手が限定された状態です。ホストと共同ホストは例外で、メインセッションや特定のルームから全参加者に向けてメッセージを一斉配信できます。メッセージを一斉配信する手順は以下の通りです。

1.メニューバーの「ブレイクアウトルーム」をクリックする
2.「全員にメッセージを配信する」をクリックしてメッセージを入力する
3.「配信する」をクリックするとメッセージが一斉配信される

参加者のホスト入室リクエスト

ブレイクアウトルームを開始すると、ホストは自らルームに入室しない限りメインセッションに留まります。ホストはルーム間を自由に行き来できますが、参加者はホストの入室を強制できません。

参加者がホストに入室してほしい場合、「ヘルプを求める」をクリックすると、ホストに入室をリクエストできます。これに対してホストが「ブレイクアウトルームに参加する」をクリックすると、参加者のヘルプに応えられる仕組みです。

全ルームでの画面共有

ブレイクアウトルームは基本的にルーム単位で独立してコミュニケーションをする仕組みですが、ホストや共同ホストはメインセッションから全てのルームに対して画面共有ができます。全ルームで同じ画面を共有する手順は以下の通りです。

1.メニューバーの「画面共有」をクリックする
2.共有ウィンドウ下部の「ブレイクアウトルームに共有」オプションを有効化する
3.共有したい画面を選択する
4.「共有」をクリックする

これで各ルーム内の画面共有は中断されてホストの画面共有に切り替わりますが、注釈やホワイトボードは保存される仕組みです。

Zoomのブレイクアウトルームを使いこなすならイッツコム！

無料版Zoomには機能制限が多いが、有料版Zoomはグループミーティングの40分制限がなく、共同ホスト機能や大規模ミーティングアドオンを利用できます。ブレイクアウトルームを使いこなすなら有料版Zoomを利用しましょう。

イッツコムは日本語サポート込みの有料版Zoomの他、Zoomと組み合わせて便利な有料版boxや法人向け光回線を提供しています。

有料版Zoom × 有料版box

有料版Zoomでブレイクアウトルームを使いこなすなら、画面共有機能の活用がポイントです。クラウドストレージ内のファイルも画面共有できますが、一般的なクラウドストレージは容量制限があり、ファイルの管理・共有に支障をきたすケースも珍しくありません。

有料版boxなら容量無制限で、あらゆるファイルを一元管理できます。業務フロー管理ツールとしても活用できるので、大規模ミーティングになりがちなブレイクアウトルームでも、業務進捗をスムーズに管理・共有できます。さらに、ミーティング中にbox上でファイルのオンライン共同編集も可能で、コラボレーションの大幅な効率化が可能です。

有料版Zoom × イッツコム光接続サービス

有料版Zoomでブレイクアウトルームを活用すると、社内からの参加者が多過ぎて、ネットワークリソース不足により遅延が発生するケースもあります。遅延は業務効率化の弊害になるので、ネットワーク環境のアップグレードが必要です。

イッツコムの法人向け光回線「イッツコム光接続サービス」なら、下り最大2Gbpsの安定した高速回線を利用できます。数百人規模のミーティングにも問題なく対応でき、コミュニケーションの活発化が可能です。さらに、光回線・プロバイダ一体型のサービスなので、一般的な光回線サービスより月額料金を抑えられます。

まとめ

Zoomのブレイクアウトルームを使うと参加者をグループ分けできるので、Zoomミーティングの活用方法の幅が広がります。ただし、長時間のミーティングになりやすく複数の共同ホストで管理するのがベターなので、機能制限の多い無料版Zoomでは使いこなせません。

有料版Zoomに加えて有料版boxと法人向け光回線を一括整備すれば、ブレイクアウトルームを最大限活用できる環境が整います。Zoomミーティングを使いこなして生産性向上を狙うなら、有料版Zoomと関連サービスを一括提供できるイッツコムにご相談ください。