テレワーク環境を快適に！ビジネスをIT化

こんにちは！イッツコムの佐藤です！

最近はテレワークという言葉をよく耳にするようになりました。働き方改革の一環として政府もテレワークを推進しており、「自社でもそろそろテレワークの導入を進めるべき？」「テレワーク環境を整えたい」などと考える企業担当の方も多いのではないでしょうか？

そこで、この記事では働きやすいテレワーク環境を実現する方法をご紹介します。テレワークは無計画に始めると上手くいかないことも多いので、事前に環境を整えることが大切ですよ。
自社の状況に応じて環境を構築することで、快適で効率的なテレワーク環境を実現しましょう！

テレワークって具体的にどんな働き方？

テレワークは、基本的に時間や場所にとらわれない働き方全般を指します。従来の「毎日決まった時間にオフィスに行って仕事する」という考え方を根本的に変えるため、労働環境の改善にも役立ちますよ。

近年は働き方改革が推進されていますが、テレワークは改革の一環でもあります。ここからは、テレワークの具体的な内容やメリット、注意点などを詳しく解説しますので、ぜひ導入の参考にしてください。

テレワークのスタイルは大きく分けて3つ

テレワークは「時間と場所にとらわれない働き方」と解説しましたが、具体的にテレワークは以下の3つの働き方に分けられます。

・在宅勤務
・モバイルワーク
・サテライトオフィス勤務

上記3つの働き方が、それぞれどのようなものなのかを見ていきましょう。

在宅勤務

在宅勤務とは、その名のとおり社員が自宅で働くタイプのテレワークです。テレワークといえば在宅勤務を思い浮かべる方も多いでしょう。在宅勤務は、会社に出勤する必要がないため通勤時間を削減できたり、家族の必要に対応しやすくなったりするなどのメリットがあります。

社員が働きやすいと感じるためにも、可能な範囲で在宅勤務を取り入れることはとてもおすすめです。

モバイルワーク

モバイルワークとは、移動中の公共交通機関内やカフェなどを活用して働くタイプのテレワークです。フィールドセールスを担当する社員が訪問先の近くにあるカフェで仕事したり、出張中の社員がホテルで仕事したりするケースもモバイルワークに含まれます。

PCとインターネットさえあれば導入できるため、すでに導入済みの企業も多いでしょう。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィスとは、メインオフィスとは別のところに準備したサブオフィスのことです。社員がメインオフィスではなく、自宅近くにあるサテライトオフィスに出勤して働くケースがこれに該当します。

こちらもメインオフィスから離れたところで働くという意味でテレワークの範疇に含まれますが、働いている社員側からするとテレワークに参加しているという意識は低いでしょう。

テレワークを導入することには大きなメリットが

「テレワークの導入には手間がかかる……。あえてやるメリットはあるの？」と感じる企業担当の方も多いでしょう。実際にテレワークに取り組まなければ、どのようなメリットがあるのか分かりにくいものです。

そこで、ここではテレワークのメリットを解説します。

・ワークライフバランスの向上
・労働生産性の向上
・働きやすい職場環境の実現
・人手不足の解消
・オフィスコストの削減
・災害対策

テレワークにはさまざまなメリットがあります。社員のワークライフバランス向上などがピックアップされることが多いですが、会社側にもコスト削減や採用柔軟性の向上などのメリットがあります。

環境が整っていないとテレワークをやめてしまうことも？

テレワークに大きなメリットがあることは先程解説した通りですが、環境が整っていないと逆にテレワークが業務を阻害してしまうこともあります。必要に迫られてテレワークを導入したものの、続けられずにやめてしまった企業が存在することからも分かるでしょう。テレワークをやめてしまう・導入しない主な理由は以下のとおりです。

・適した仕事がない
・業務の遂行が難しい
・外部対応に支障が出る
・セキュリティが心配
・ノウハウがない

こうしてチェックしてみると、多くの場合においてテレワークに適した環境が整っていないのが原因になっていることが分かります。円滑にテレワークを進めるには、ソフト面での環境整備を進めるのが重要なのです。

テレワークを推進するためには環境整備が不可欠

「テレワークには環境整備が不可欠といっても、具体的に何から進めたらいい？」と感じる方も少なくはないでしょう。そこで、ここからはテレワークに適した環境を構築するためのポイントを解説します。

「わざわざ導入したテレワークが業務の支障となってしまう」という現象を避けるためにも、事前にしっかりチェックしておきましょう！

業務のIT化を進める

テレワークをやめてしまう理由のひとつに「テレワークに適した仕事ではない」というものがあります。建設や工事などの現場に行かなければならない仕事なら仕方がありませんが、オフィスワークでこのように感じている場合は、業務のIT化を進めることで解決できます。

「書類が紙ベースになっていてテレワークになると確認できない」「連絡手段が電話やFAXがメインだからオフィスに行く必要がある」などは、これらをIT化することでテレワークが導入できるでしょう。

テレワークに適した仕事ではないと思っていても、IT化することでテレワーク向きの仕事に変えられる可能性も大いにあります。

必要なツールを導入する

テレワークの課題として「社内のコミュニケーションに支障が出る」「やり方が分からない」という声も見受けられます。このような悩みは、テレワーク向けに開発されたツールを導入すれば解決できるでしょう。

コミュニケーションに役立つツールやスムーズに資料をやり取りできるツールも多く登場しています。それらを使いこなすことでテレワーク環境はグンッと安全で快適になります。
今後、テレワークを導入する企業やテレワークの範囲を広げたいと考えている企業におすすめです。

ルールを策定する

テレワークはオフィスワークとは異なる働き方のため、環境に合わせたルール構築が不可欠です。勤怠管理やセキュリティに関するルールなど、テレワークの環境に合わせたルールを忘れずに制定しましょう。

他にも、テレワークにかかる費用を補助するルールを制定するのも良いでしょう。環境が変わることで社員からの不満が出ないようにすることも、モチベーション低下を防ぐためにも大切ですよ。

テレワークに必要なツールって何？

ここからは、テレワークを始めるのに必要なツールを4つ紹介します。いずれも効率的なテレワーク環境を実現するためには欠かせません。「テレワークに必要なツールが何か分からない」とお悩みの際は、ぜひお役立てください。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、社内・社外の人とチャットでコミュニケーションできるツールです。テレワークの際、電話やメールでは円滑なコミュニケーションが取りにくいものですが、ビジネスチャットを活用すれば複数人でもスムーズにコミュニケーションが可能です。

もちろんインターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるので、リアルタイムでやり取りができます。簡潔な文章をスムーズに送信でき、利便性も抜群。日々のコミュニケーションには欠かせないツールなので、テレワークを施行する際は、忘れずに導入しておきましょう。

Web会議システム

Web会議システムとは、オンラインでミーティングするのに役立つツールです。もちろん、ミーティングだけではなく業務報告や1対1でのヒアリングにも活用できます。

Web会議システムもインターネットさえあれば社内・社外問わずミーティングなどに活用できる、ミーティングのためだけにオフィスに行く必要もなくなるため、事前に導入しておきましょう。

イッツコムではZoomという高品質で使いやすいWeb会議システムを提供中です。こちらについては後ほど詳しく紹介します。

勤怠管理システム

テレワークでは誰が、いつ、どのように働いているのかが見えにくくなるため、勤怠管理がしにくくなります。

「いつのまにか長時間労働になっていた」「残業代をどの程度支給すればいいのか分からない」といったトラブルが発生しやすいため、テレワーク向けの勤怠管理システムを導入するのがおすすめですよ。

ファイル共有システム

テレワークになると、必要な資料を印刷して配布することはできません。もちろん、オフィスにわざわざ資料を取りに行くのも非効率です。

そこで役立つのがファイル共有システムです。ファイル共有システムがあれば、共有したいファイルをシステム上にアップロードし、社員はそれをダウンロードするだけでOKです。

印刷する必要もなくなるので、ペーパーレス化を推進して環境保護に貢献することにも繋がります。テレワークではほぼ必須のツールなので、忘れずに導入してくださいね！

イッツコムではboxと呼ばれるビジネス特化型のファイル共有システムを提供しています。

イッツコムではテレワーク向けのツールを一括提供中！

テレワークを施行するためには、ITツールの導入が不可欠です。ITツールには、さまざまな種類のものが次々と登場しており、「結局どれを導入すればいいの？」と悩んだ挙句、導入を見送るケースも珍しくないでしょう。

イッツコムではこのようなお悩みを解決するために、使いやすいITソリューションを厳選して提供しています。今回はその中から「Zoom」と「box」をご紹介します。ツール選びでお悩みの際はぜひ参考にしてください！

簡単・便利なWeb会議システム「Zoom」

Web会議システムはオンラインミーティングに必須のツールですが、特に使いやすいものをお探しなら「Zoom」がおすすめです！ZoomはPCやスマホ、タブレットがあれば簡単に利用でき、手軽に安定したミーティングを開催できます。

Web会議に参加するだけならアカウントを取得する必要はなく、誰でも簡単に参加可能です。社外の人間が参加するミーティングにもおすすめですよ。スクリーンシェアやホワイトボードなど、ミーティング時にあると便利な機能も搭載しておりビジネスシーンに最適でしょう。

また、バーチャル背景などの在宅勤務で使える機能もあり、使い方が簡単でありながらも多機能なものをお探しの方にピッタリです。イッツコムで提供しているZoomのライセンスには高品質なアフターサポートも含まれていますので、導入を検討中の方はぜひご相談ください。

ファイル共有から営業支援までできる「box」

イッツコムでは、大容量ファイルの共有時も安心して使える「box」を提供しています。boxは容量無制限で利用でき、動画や図面、大量の画像を保存して共有したい方にもおすすめです。

APIを活用してビジネスチャットやWeb会議システムと連携できるのも便利なポイントです！ビジネスツールとの親和性が高く、便利に使えるクラウドストレージをお探しの方はぜひご検討ください。

イッツコムでは1か月無料で使えるトライアルや、オプションのコンサルティングサービスなども提供しています。初めて導入する方は、ぜひboxの使いやすさをご体感ください！

テレワークにはセキュリティの確保が重要！

テレワーク環境ではオフィス以外で多くの社員が働くため、セキュリティの確保がどうしても必要になります。そんなときに使えるのがインターネットを使わずに社内システムにアクセスできる仕組み、「閉域網アクセスサービス」です。

イッツコムではNTTドコモの閉域網を活用した「モバイル閉域接続」を提供しています。専用SIMを端末に挿し込むだけで、複雑な設定をすることなく利用できるため、シンプルで使いやすく、安全な通信手段をお探しの方におすすめです。

アクセスログの取得など、ビジネスであると便利な機能もしっかり搭載しているため、企業セキュリティを守りたい際に大いに役立つでしょう。

まとめ

テレワークは、社員が働きやすく生産性が高い職場を実現するのに有効な手段のひとつです。ワークライフバランスの向上やオフィスコストの削減など、多くのメリットがあるため、事前に環境を整えた上で導入することで、業務環境を一気に改善できるでしょう。

テレワーク環境を整えるためには、いくつかのITツールが必要です。イッツコムではテレワーク向けのITツールを提供しており、あなたの企業の状況をヒアリングし、ピッタリのものをご提案します！テレワークの導入・拡大をご検討中の企業担当の方はぜひ一度ご相談ください！