テレワークの問題点とは？ICTツールを活用した解決方法と成功事例5選

2020年4月に緊急事態宣言が発令されて以降、事業継続性の担保を求めて多くの企業がテレワークを導入しました。テレワークは仕事環境の改善や生産性向上にも効果的であるため、2021年末時点でも導入企業は増加中です。

しかしテレワーク制度の導入・運用にはいくつかの問題点や課題もあります。テレワーク未導入企業の中には、問題点や課題がネックで導入に踏み切れないという方もいるのではないでしょうか。

メリットやデメリットが分かれば、導入するかどうか適切な判断ができます。そこでこの記事では、テレワークを成功させるためのポイントや、実際の成功事例をご紹介します。

2021年テレワークの実施状況

テレワーク未導入の企業にとっては「テレワークは一部の大企業がやるもの」という意識があるかもしれません。しかしテレワークは企業規模にかかわらず全国的に一般化する傾向にあり、多くの業種でテレワーク実施率は伸びています。まずはテレワークとは何かをおさらいし、2021年の実施状況を見ていきましょう。

【関連記事】 テレワークで遭遇しがちな課題とは？適切に対策して効率的に働こう

今さら聞けない「テレワークとは？」

テレワークは「ICT（情報通信技術）を活用した、時間や場所を有効活用できる柔軟な働き方」の総称です。固定的なオフィスにとらわれずに働くことで社員・企業双方にとってさまざまなメリットがあり、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響を受け、全国的に実施が拡大しています。

テレワークと言ってイメージされやすいのは社員の自宅を勤務場所とする「在宅勤務」ですが、移動中の車内やカフェで仕事をする「モバイルワーク」、企業が整備/契約した遠隔オフィスで働く「サテライトオフィス勤務」もテレワークの一種です。

企業がICT環境を整備して遠隔地で働ける仕組みを作ることで、社員のワークライフバランスの向上や多種多様な人材の確保など、さまざまな恩恵を享受できます。

テレワーク実施率は企業規模にかかわらず上昇

内閣府が2021年11月に発表した統計情報によると、同年9月~10月のテレワーク実施率は全国32.2%・東京都23区55.2%・地方圏23.5%となっています。

緊急事態宣言の影響で2020年5月に急速に普及したテレワークは、同年12月まで実施率が減少傾向にあったものの、これまで着実に上昇を続けている状況です。企業規模別で見ても全てのボリュームで実施率は増加を続けており、大企業だけでなく中小企業の間でもテレワーク導入が拡大しています。

参考: 『第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査｜内閣府』

業種にかかわらずテレワークは浸透中

2021年9月~10月のテレワーク実施率は全国32.2%ですが、これはあくまで全業種の平均値です。 業種別のテレワーク実施率は情報通信業が78.1%と突出して高く、次いで電気・ガス・水道業45.3%、金融・保険・不動産業が44.5%と続きます。ICT環境や業務をオンライン化する仕組みが整っている企業ほど、スムーズにテレワークへ移行しやすいと考えられるでしょう。

逆に最もテレワーク実施率が低い業種は医療・福祉12.6%、次いで保育関係13.8%、農林漁業14.5%となっています。このように、働き手が現場にいる必要のある業種はテレワークを実施しにくいと考えられます。

ただし小売業は18.1%、運輸業は20.9%など、テレワーク導入が比較的難しいと考えられる業種も実施率を伸ばしています。営業や事務などテレワークに移行しやすい職種もあるため、どのような業種でもテレワーク導入は可能です。

参考: 『第4回 新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査｜内閣府』

テレワークのメリットとは？

テレワークは、感染症対策以上にさまざまなメリットがあります。例えば、時間を有効に利用できるため業務効率が上がることです。長い目で見るとコスト削減にもつながります。ここではテレワーク導入のメリットを確認して、企業の将来像を思い描いてみましょう。

業務効率が良くなる

業務効率が良くなることはテレワークのメリットです。オフィス内での仕事は、会議や打ち合わせなどに多くの時間を取られることもあります。来客への対応などもあるかもしれません。こうした対応のために作業が中断することもあり、集中して取り組みたい業務に支障が出ることもあるでしょう。

一方で、テレワークであれば、対人で中断を余儀なくされることもありません。必要な打ち合わせもオンラインでの会議となるため、無駄に長時間の会議となる心配は少ないでしょう。空いている時間を有効に使って仕事に取り組めるのも魅力です。

コストを削減できる

テレワークは企業にとってコスト削減にもつながります。例えば、社員に支給する交通費などです。コピー代なども節約できるでしょう。社内では紙で配布していた資料も、テレワークが進むとデジタル化されます。ペーパーレス化はコスト削減だけでなく、セキュリティ面でもメリットがあるため、一石二鳥と言えるでしょう。

その他にも、研修などもWeb会議システムを利用すれば出張を伴わず開催できます。また、会場となる会議室スペースも必要なくなるため、こうしたことに割いていたコストのゼロ0化が期待できるでしょう。

社員の働き方が自由になる

テレワークは、社員にとって多様な働き方ができるのがメリットです。出産や育児、介護で離職を余儀なくされるケースは少なくありません。テレワークが普及すれば、自宅で育児などをしながら仕事をする環境を作ることも可能です。

こうしたケース以外でも、会社まで通勤する必要がなくなれば、その分の時間が自由になるので早朝会議にあてたり、プライベートタイムとして朝活をしたりもできるでしょう。さらに時差のある国とのやりとりのために夜間まで会社に残る必要もなくなるため、テレワークは従来の労働時間にとらわれない、自由な働き方を実現できます。

さまざまな人材を活用できる

企業にとっては多様な人材の確保にもつながるでしょう。例えば、雇用条件に魅力を感じていながら毎日の通勤がネックになっていた人でも、テレワークなら自宅にいながら実力を発揮してもらえます。

テレワークの導入によって、遠隔地にいる人ともスムーズに仕事ができるでしょう。通勤してもらう場合、週に1日や月に数日間だけという契約は非効率的ですが、テレワークなら短期間での業務委託もしやすくなります。

優秀な人材を確保できる

テレワークによって優秀な人材の確保につながります。例えば、遠隔地に住んでいる優秀な人材の雇用促進などです。通勤ができないことが理由で採用を見送らざるを得なかったケースも、テレワークの実施によって働いてもらえます。

海外在住の優秀な人材の獲得にもつながるでしょう。テレワークなら住んでいる場所は関係ありません。会社から遠く離れた場所にいてもオンラインでつながるからです。互いの意向が合えば、雇用契約を結べます。

安定して事業を継続できる

安定して事業を継続できるのもテレワークのメリットです。例えば、自然災害などで社員が出社できなくなったとき、テレワークという働き方があれば、スムーズに対応できます。

新型コロナウイルスのような感染症が拡大し、社員が出社できない状態になったときも、テレワークに移行できれば事業の継続が可能です。万が一、社員が病気やけがをして出社できない場合でも、テレワークによって情報共有などができます。基本は出社して仕事をするスタイルにしていても、いつでもテレワークに移行できる環境を整えておくのは有用です。

テレワークの問題点や課題とは？

テレワークには多くのメリットがある一方で、デメリットもあります。テレワークを実践するには、デジタル機器の整備などをしなければならないためです。社員同士顔を合わせる機会が減り、コミュニケーションを取るのが難しくなることも考えられます。

企業にとっては、社員の労務管理が課題になります。何時から何時まで働いたのか把握が難しいからです。テレワークのデメリットを考えてみましょう。

環境を構築しなければならない

テレワークをするためには、社員それぞれが自宅などで使用できるパソコンなどの端末が必要です。企業が貸与するなら、コストもかかります。

会社との情報のやりとりを安全に行うためには、VPNの導入も必要です。VPNを導入せずにインターネットを使って情報のやりとりをすると、情報漏洩やハッキングなどの心配も増大します。社員の労務管理をするため、出退勤を記録するアプリなども必要になるかもしれません。初期投資や準備などに手間がかかる点はデメリットと言えます。

コミュニケーションが難しくなる

社内のコミュニケーションが難しくなることも懸念点です。社内では互いに顔を合わせ、仕事以外の話もすることで社員同士の連帯感や絆が深まります。

テレワークでは、社員同士の連絡は電話やメール、チャットなどが基本です。雑談をすることもなくビジネスライクで端的なやりとりが中心となりがちで、意思疎通がうまくいかないということが起きるかもしれません。

また、上司が部下の仕事ぶりやコンディションを見ながら、適切にサポートするのも難しくなる恐れも考えられます。

勤怠時間が把握しづらくなる

会社側が社員の勤務時間を正確に把握するのも困難です。出社して仕事をする場合、タイムカードなどで勤務時間を管理できます。

テレワークでは、出退勤時間を記録するアプリを導入している会社もありますが、自己申告している会社も多いでしょう。申告した時間に本当に働いていたのかどうか検証できません。

テレワークの場合、仕事とプライベートの境目があいまいなことも勤務時間の管理を難しくしています。業務の取り組み姿勢が見えないことで生産性が落ちる懸念もあるでしょう。

評価がしづらくなる

社員の評価がしづらい点もテレワークの課題と言えます。仕事の成果はある程度分かりますが、その過程を見られません。社員の努力が見えづらい分、多面的な評価をするのが難しくなるでしょう。

個々の社員が別々の場所で働くテレワークでは、チームワークや若手の育成など、集団で仕事をするときに発揮される能力は特に評価しづらくなるでしょう。明確な数値などの指標がないと、評価される側の社員も、査定に対して納得感を得にくくなります。

データ共有方法や紙資料への依存

テレワーカーが業務遂行するには離れた拠点間で情報をやりとりする必要があります。しかしテレワーク未導入企業は紙資料による情報保存・共有の仕組みを継続していることが珍しくありません。

この仕事環境でよくある問題は、「紙資料を閲覧するために出社しなければならない」ということです。紙資料は離れた拠点との共有には向かないため、ペーパーレス化を推進し、オンラインでデータ共有する仕組みを整えることが求められます。

テレワーク導入のために費用がかかる

テレワークはどのような業種でも導入可能ですが、大企業と中小企業の間には導入率に大きな違いがあります。この状況を生む主因として考えられるのは、経営体力の違いです。

テレワーク導入に当たってはICT環境の整備やセキュリティ対策が求められるため、コスト面の懸念から導入に踏み切れない中小企業は多いと考えられます。そこで検討したいのは、最小限のICTツールの組み合わせでテレワーク対応できる基盤をつくることや、安価な月額料金で利用できるクラウドサービスを選ぶことです。

テレワークの問題点の解決策は？

テレワークの問題点を解決するには、コミュニケーションを円滑にするツールや、リモートでも労務管理ができるツールの導入が必要となります。社員の評価については、新たな評価基準の作成も欠かせません。テレワークの大前提となる、安全に情報のやりとりができる環境の整備も必要です。

ここでは、これら問題点の解決策を具体的に解説します。社内で行っていた業務をテレワークにしたことで起こる問題点は、ネットワーク上で利用できるツールの助力が必要です。

コミュニケーションツールの導入

コミュニケーションツールを導入することで、テレワークで希薄になりがちな社員同士の関係性を活発にできるでしょう。世界的に高いシェアを誇るZoomは多くの企業が利用するWeb会議システムやビジネスチャットを備えるITツールです。

このようなツールの導入で、離れていても複数の社員で適切に素早く情報を共有できます。メールに比べても、チャットを使うことで早いレスポンスが得られるでしょう。また、画像や動画も送れるため、情報の共有もスムーズです。

勤務管理ツールの導入

勤務管理ツールの導入も必須でしょう。代表的なものは社員が仕事の開始と終了時に、タイムカードと同じように打刻する出退勤アプリです。

これらのアプリは難しい初期設定の必要はなく、使用する社員側への周知も難しくありません。多くの社員の勤怠データを一括にまとめやすく、管理側にとってメリットが多いと言えるでしょう。

適正な評価制度の導入

テレワークでは適正な評価制度の導入も重要なポイントです。例えば、MBOという評価方法があります。これは仕事の目標を上司と部下の間で明確にしておく方法です。目標をどこまで達成できたのか、上司と確認しあって評価が決まります。

バリュー制度と呼ばれる評価方法も有効です。会社の理念や目標をどこまで実現しているかによって評価します。いずれの方法でも、上司と部下の間で評価方法について合意しておくことが重要です。

クラウド型ファイル共有システムの導入

テレワーク環境の導入に当たってはファイル共有の仕組み作りも求められます。ファイル共有システムに限らず、ICTツールを導入するときに注意したいのは、サービスがオンプレミス型かクラウド型かということです。

クラウド型ならサーバーの保守管理はサービス事業者側が実施する上、比較的安価な月額料金だけで利用できるため、自社構築のシステムよりコストや手間を大幅に削減できます。大容量のクラウドストレージならファイルサーバーのクラウド化にも対応できるので、企業規模にかかわらずテレワークに最適なファイル共有システムです。

シンプルかつクリティカルなセキュリティ対策

クラウド型ファイル共有システムを導入する利点のひとつは、サービスを利用すること自体がセキュリティ対策になることです。サービス事業者にとってはサービスの信頼性が何より重要なので、セキュリティ対策にかけるコスト投下を惜しみません。また、オンライン編集ができるシステムならファイルのダウンロード（社内情報の持ち出し）も不要です。

ネットワーク関連のセキュリティ問題については、通信内容を秘匿化できるVPNを導入すれば解決できます。いずれにせよテレワーカーのセキュリティ教育は必須ですが、自動的に安全なネットワークを経由するサービスを利用すれば、最小限の手入れでスマートにヒューマンエラーを防止できます。

補助金も利用してコスト圧縮

Web会議システムやクラウドストレージは基本的に月額定額制なので、最小限のICTツールを組み合わせれば大きな費用負担にはなりません。実際に月数万円程度の出費でテレワーク制度を継続している企業もあり、資金繰りの難しい中小企業でも十分に実施が可能です。

さらに省庁や自治体による補助金制度や無料コンサルティングサービスなど、費用負担を抑えられる導入サポート制度も利用できます。細かい課題は制度導入後に調整していけばよいので、サポート制度も積極的に利用し、まずは最小構成でテレワークを始めましょう。

テレワークの問題点を解決した事例5選

新たなツールの導入によってテレワークに成功している企業はたくさんあります。多くのツールはいったん導入してしまえば、コストはそれほどかからず、ツールの使い方も決して難しいものではありません。ツールをうまく利用して問題点をクリアにすることで生産性を上げている例もあります。ここからは、具体的なテレワークの成功事例を見てみましょう。

社員の稼働時間を可視化した例

社員の労働時間が把握しにくいテレワークですが、稼働時間を可視化して成功した事例があります。東京に本社がある人材派遣会社は、社員の労働時間とパソコンの稼働時間を照合できるツールを導入しました。これにより、申告した勤務時間が正しいかどうか、パソコンの稼働時間と照らし合わせて確認できます。

導入によって社員の勤務管理という課題が解決しました。このツールを活用することで、効率的に働けているかの確認もできるため、評価の一助にもなります。

円滑なマネジメントを行えるようになった例

自宅などで働く社員が直面する問題をどうサポートできるかどうかはテレワークを導入する企業にとって避けて通れない課題です。

この課題を問題視した企業がまず導入したのがWeb会議システムです。本社とサテライトオフィスなど、離れた場所にいる上司と部下が常にWeb会議システムでつながり、上司が仕事全般に目配りをするというマネジメント体制を構築しました。上司1人が4人~5人の部下を受け持ち、リアルタイムで常にやりとりができる体制です。

サポート体制を整えるには迅速な情報の共有が不可欠と言えるでしょう。顔の見えるやりとりが可能なWeb会議システムはテレワークでの人材育成を可能にするツールです。

チャットツールを導入した例

社員同士が顔を合わせる機会が減ると、コミュニケーションも希薄になります。この問題点を、ある企業はチャットツールの導入で解決しました。

ツールでは、各社員のニックネームをユーザー名として使い、積極的なコミュニケーションを図ることを促します。この結果、「～さん」や「～部長」と呼んでいたときよりも親近感が深まったためか、活発なコミュニケーションにつながりました。

ワークライフバランスが充実した例

テレワークの導入で多くの企業がワークライフバランスの充実に成功しています。ある企業において、当初テレワークは育児や介護を抱える社員だけが対象でした。しかし、ワークライフバランスの実現につなげようと対象を全社員に広げたところ、大きな変化があったそうです。

この企業の本来の勤務時間より1時間就業時間を前倒しできるテレワークを選択した社員からは「子どもと過ごす時間が増えた」など肯定的な声が多く上がっています。

高スキルの人材を確保した例

ある企業は高スキルで優秀な人材の獲得に成功しました。テレワークのメリットは社員の居住地が会社から遠い場所でも働いてもらえることです。

このメリットを最大限生かして、この企業は海外在住の優秀な人材を次々と採用しました。ヨーロッパや東南アジアに住んでいながら、日本の企業で優秀なスキルを発揮してもらうことに成功しています。この企業では約400人がテレワークです。このうち90%を子育て中子育て中の女性が占めています。

イッツコムのサービスでテレワークの問題点を一挙解決！

テレワーク導入で懸念材料となるコミュニケーション・コラボレーション・セキュリティ・通信環境の問題は、イッツコムが提供する「Zoom」「Box」「モバイル閉域接続」を組み合わせれば解決できます。いずれも低コストで利用できる上、導入に当たって現行システムの大幅な変更は必要ありません。

コミュニケーションの問題を一挙解決 Zoom

テレワーク導入で社員や企業が抱える悩みの多くは、コミュニケーション不足が原因です。特に対面コミュニケーションが少なくなることは、仕事や評価のしにくさにつながるので、解決すべき問題と言えます。そこで導入したいのが、いつでもどこでも「顔の見えるコミュニケーション」ができるWeb会議システム「Zoom」です。

有料版Zoomなら時間制限を気にすることなく利用でき、複数名の共同ホストを指名して大規模ミーティングにも対応できる上、ウェビナーアドオンを購入すれば最大1万人参加のウェビナーも開催もできます。リモート昼食会や上司・部下の1on1ミーティング、オンライン商談やオンライン展示会など、活用方法は多彩です。

また、Zoomには「Zoom chat」というチャット機能も備わっています。ダイレクトメッセージやグループメッセージ、ファイル共有などで、「顔の見えるコミュニケーション」 をするほどでもない気軽な内容を社員同士で共有できます。

テレワーク下では社員同士の雑談が極端に減ることから、コミュニケーション不足が課題となります。Zoom chatは有料版、無料版に関わらず、誰でもデバイスや場所を選ぶことなく利用でき、コミュニケーションの活性化を図ることが可能です。

安全なコラボレーションプラットフォーム Box

メールやファイル転送サービスによるファイル共有では業務効率も上がらず、自社構築のファイルサーバーはコスト面や管理面の課題があります。テレワークにはクラウド型のファイル共有システムが最適です。

有料版「Box」は容量無制限で、ファイルだけでなくタスクやプロジェクトなど、あらゆるコンテンツを一元管理できます。社外のコラボレーターを安全に招待できる上、リアルタイム共同編集にも対応するので、社内外のチームワークのプラットフォームとして最適です。非常に多機能・高性能ですが、PCやスマホから専用アプリを通じて簡単にアクセスできる上、サーバーの保守管理は必要ありません。

またBoxでやりとりされるデータは全て暗号化され、サーバーは地理的に離れた拠点で分散管理されるので、利用するだけでセキュリティ対策・BCP（事業継続計画）対策にもなります。

通信問題のベストソリューション モバイル閉域接続

ZoomとBoxを活用すればコミュニケーションや情報共有の問題点を解決できる上、 Box内のファイルはZoomで画面共有できるので、テレワークのスモールスタートに最適な組み合わせです。

ネットワーク関連のセキュリティ対策やテレワーカーの通信環境の標準化は課題として残りますが、「モバイル閉域接続」を組み合わせれば解決できます。

モバイル閉域接続はPCやスマホに専用SIMを挿入するだけの簡単設定で、インターネットを経由せずに社内LANへアクセスでき、モバイル閉域接続だけでデータ通信ができる上、設定を意識することなく自動的に安全なネットワークを経由するので、簡単に安全な通信環境を標準化できます。

まとめ

テレワークを導入する際には、そのデメリットを補うさまざまなツールが必要となります。クラウド型のリーズナブルな価格で利用できるツールが多数あるため、導入を検討する価値はあるでしょう。

忘れてはならないのが、肝心のネットワーク回線です。セキュリティが脆弱だと、テレワーク自体が企業にとってリスクとなってしまう恐れがあります。

一般的なVPNより安全性も高くおすすめなのがイッツコムの「モバイル閉域接続」です。独自の通信網を利用するため、情報のやりとりをしていること自体、第三者に知られません。また、モバイル閉域接続と組みわせることで、さらに安全に業務が効率化する「Zoom」「Box」の利用もおすすめです。安心安全なテレワーク環境を構築するなら、ぜひ一度イッツコムにお気軽にご相談ください。