顧客管理で営業力に差をつける方法｜SFAやCRMの効果的な導入ポイントを分かりやすく解説！

営業活動を効果的に行い、売上につなげるためには顧客管理を適切かつ効率的に行わなければなりません。顧客管理を行う方法にはさまざまなものがあるため、どのような方法を選べばよいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、顧客管理の方法とそれぞれのメリット・デメリット、さらにCRMやSFAなど、ツールの活用方法についてもあわせてご紹介します。

顧客管理の方法

顧客管理の方法にはオフィスソフトを利用したり、専用のシステムを利用したりする方法があります。顧客管理をどのように行いたいのか、何を求めているのかによって適切な方法は異なるでしょう。

適切なものを選ぶためにも、どのような方法があるのかをチェックしておくことは大切です。ここでは、効果的な顧客管理をするためにおさえておきたいポイントを3つご紹介します。

１．エクセルなどのオフィスソフト

顧客管理の方法のひとつに、表計算ソフトのMicrosoft Office Excel やデータベースソフトのMicrosoft Office Access を利用することが挙げられます。Microsoft Office ExcelやMicrosoft Office Accessでは、顧客管理用のファイルを作成しましょう。顧客の情報や商談の進捗状況などを入力し、社内やチームで共有しながら管理することが一般的です。

オフィスソフトで顧客管理を行う際は、作成したファイルをそのままデータベースとして用います。顧客の数が少ない場合や、簡単に利用できる方法を探している方におすすめです。

２．CRM（顧客関係管理）の活用

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客関係管理と訳され顧客情報をデータベース化して管理・分析するために用います。CRMは専用のツールを活用する方法であり、場合によっては顧客情報を詳しく分析することも可能です。

顧客管理を行うだけでなく、データをもとに事業戦略を立案するときに役立ちます。単純に顧客情報をデータベース化するだけでなく、細かく管理して積極的な営業のアプローチに使用したい場合におすすめの方法です。顧客とより良好な関係を築きたい場合は、CRMの活用を検討してみましょう。

３．SFA（営業支援システム）の活用

SFA（Sales Force Automation）は、営業支援システムと訳され顧客情報を管理・分析するだけでなく営業活動を総合的に管理するために有効な方法です。

前述したCRMは、顧客情報の管理や見込み顧客へのアプローチを得意としていますが、SFAではそれらの機能に加えて、個人の成績を可視化する機能やタスクを管理する機能なども搭載しています。

SFAもCRMと同様に専用のツールを利用する方法となり、データを共有したり効率的に一元管理したりする際に役立つでしょう。

営業力に差がつく！？顧客管理方法のメリット・デメリットを徹底比較

顧客管理の方法には、それぞれにメリット・デメリットがあります。求めていることに合わせて適切な顧客管理の方法を選択するためには、あらかじめそれぞれを把握しておくことが必要です。

ここではそれぞれの方法におけるメリット・デメリットをご紹介します。導入時の参考にしてみてください。

オフィスソフトのメリット・デメリット

Microsoft Office ExcelやMicrosoft Office Accessなどのオフィスソフトを利用して顧客管理を行う方法には、以下のメリットがあります。

・導入時のコストを抑えられる
・一般的なツールになるため誰でも使いやすい

オフィスソフトがすでにインストールされている企業もあるでしょう。すでに利用しているソフトで顧客管理を行うため、導入するためのコストが大幅に抑えられることがメリットです。一般的に利用されているため、使いやすい点も魅力でしょう。一方で、以下のようなデメリットも考えられます。

・データを相互に紐付けにくい
・顧客データの分析に時間がかかる

Microsoft Office Excelは表計算ソフト、Microsoft Office Accessはデータベース作成ソフトです。分析を目的としたソフトではないため、複数のファイルに分かれたデータを相互に紐付ける作業にはあまり向いていません。顧客のデータを細かく分析する場合には、時間がかかるでしょう。

オフィスソフトは顧客情報をデータベース化するために役立つソフトですが、管理や分析がしにくい点がデメリットといえます。

CRM（顧客関係管理）のメリット・デメリット

効率的に顧客管理を行うためには、顧客管理に特化したシステムであるCRMがおすすめです。主なメリットには以下のことが挙げられます。

・顧客情報を可視化・透明化できる
・情報を共有しやすく事業戦略に役立てやすい

CRMは顧客に関連するさまざまな情報を一元管理し、見込み顧客に対して積極的にアプローチしたり、既存顧客に合った商品を紹介したりする際に役立つシステムです。顧客情報を可視化して共有し、事業戦略にも役立てることができるでしょう。専用のシステムを利用する方法となるため、導入時には以下のデメリットが挙げられます。

・導入や利用にはコストがかかる
・CRMの使い方を覚えるのに時間がかかる

CRMの導入・運用にはコストがかかります。導入するCRMによって必要なコストは異なるものの、前述したオフィスソフトの利用に比べると高額になる傾向です。また、CRMを効率的に使い営業活動に役立てるためには、関係するユーザーが使い方をきちんと覚える必要があり、そのための時間がかかる点もデメリットといえるでしょう。

SFA（営業支援システム）のメリット・デメリット

顧客管理だけでなく、営業関連の業務を総合的に管理できるシステムを構築したい場合はSFAの利用がおすすめです。SFAのメリットには次のようなものが挙げられます。

・入力項目が少なく使いやすい
・営業成績などを示すグラフや業務レポートを簡単に出力できる
・外出先でデータを活用できる
・オンラインで報告書を作成・提出できる

営業関連の業務を総合的に取り扱うシステムになるため、データの分析やグラフの作成などが簡単に行えます。営業メンバーが外出先から報告書を提出できるなど、業務の効率化も期待できるでしょう。

顧客管理の強化にあわせて営業関連の業務を効率化したいと考えている場合は、SFAの導入がおすすめです。

SFAを導入する前にチェックしておきたいデメリットには以下のことが挙げられます。事前に確認しておきましょう。

・導入するまでに時間やコストがかかる
・システムを利用するユーザーが使い方を覚える必要がある

SFAは前述したCRMと同様に専用のシステムを利用する方法になるため、導入するには手間とコストがかかります。搭載している機能が多ければ多いほどコストは高くなるでしょう。

円滑に業務を進めるためには、利用するすべてのユーザーが使い方を覚えなければなりません。SFAを有効活用するまでにはいくつかのハードルがあることを覚えておきましょう。

CRM・SFAを選ぶ際のポイント

さまざまなメリット・デメリットを総合的に判断した結果、CRMやSFAの導入を決めた方もいるのではないでしょうか。CRMやSFAを導入する際には、自社の状況に合ったものを選ぶことが大切です。ここでは、自社に適したものを選ぶ際のポイントを3つご紹介します。

１．導入目的を明確に

CRMやSFAを導入する際には、目的を明確にしておきましょう。顧客管理体制を強化したい場合と営業関連の業務を総合的に管理したい場合では、適しているシステムは異なります。導入目的を明確にすることで、どのような機能を搭載したものを選べばよいのかを判断できるでしょう。

使い方や運用方法のシミュレーションも大切です。導入したいCRMやSFAがトライアルを実施している場合は実際に利用してみると、導入目的に合致しているかの判断もしやすくなります。

２．使用する人と人数

CRMやSFAを使用する人を明確にしておきましょう。部署内でのみ利用するのか、複数の部署で利用するのかによって適切な機能は異なります。場合によっては社内全体で利用したり、経営陣が事業戦略に役立てたりすることもあるでしょう。

どの程度の規模でシステムを導入すれば業績向上に役立つのかを考えておくことが大切です。利用する人数が多ければ、情報を一元管理して意思疎通を円滑化する必要があるでしょう。その場合は、CRMやSFAが向いているといえます。

使用人数によって、料金が異なる場合もあります。使用する人を明確にすることで、導入時のコストやランニングコストをより正確に計算できるでしょう。

３．外出先でも使用するか

外出先でもシステムを利用するかどうかを考えておく必要があります。外出先から顧客管理データにアクセスする場合は、CRMなどを利用するほうがよいでしょう。営業メンバーが外出先から報告書を提出したり、レポートを閲覧したりするならSFAを導入すると利便性が高まるためおすすめです。

社内ネットワークのみで管理する場合は、外出先からセキュリティを確保しつつアクセスすることが難しくなるため、CRMやSFAを利用して利便性を高めることもひとつの選択肢といえます。

業績アップに効果的なおすすめツール

実際にCRMやSFAを導入する際は、世の中に出回っているさまざまなシステムの中から適切なものを選ばなければなりません。システムによって搭載している機能や必要なコストが異なるため、事前に確認することが大切です。

ここでは、総合的にさまざまなデータを管理する際に役立つシステムとしてイッツコムが提供している「ホットプロファイル」と「box」をご紹介します。導入しやすく使いやすいシステムを探している方は、ぜひご検討ください。

名刺管理・MA・SFAの「ホットプロファイル」

「ホットプロファイル」は、SFA・マーケティング・名刺管理を一元化したシステムです。受け取った名刺をスキャンするだけでデータ化できるので、効率的に顧客データベースを作成できます。ウェブサイトなどと連携することで見込み顧客へ適切にアプローチできるシステムも搭載しているため、マーケティング業務への活用もおすすめです。

ホットプロファイルのSFAは入力も簡単で手間がかからず、社内全体の人脈を可視化できます。営業担当者や管理者、経営層とそれぞれの異なるニーズに対応できるので、複数の部署で利用したいときや全社で導入して使い分けられる点も強みです。

マーケティングから営業までをひとつのシステムで管理したい場合は、ホットプロファイルの導入がおすすめです。

(参考：『イッツコム ホットプロファイル』)

クラウド型コンテンツ管理ツール「box」

外出先から顧客データや機密情報にアクセスできるシステムを構築したいものの、セキュリティ面が気になるために迷っているという方もいるのではないでしょうか。そのような場合におすすめのツールが「box」です。

boxは、容量無制限のストレージにファイルを保存することで外出先からでもアクセスできます。フォルダや案件ごとにアクセス権限の変更やパスワードの設定も可能なことからセキュリティ面でも安心です。

また、SFAやWeb会議システムなどとの連携もできるため、利便性を高めて業務を効率化したい方や、セキュリティを強化したいと考えている方は、ぜひboxの利用をご検討ください。

（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』)

まとめ

顧客管理を効率的に行うためのツールにはさまざまなものがあります。データを一元化して社内全体で利用したい場合は、CRMやSFAなどの導入がおすすめです。

CRMやSFAを導入する際は、目的や使用人数などに応じて適切なものを選びましょう。導入や運用には手間やコストがかかります。事前にトライアルなどを利用してシミュレーションができると安心です。

どのようなシステムを導入すればよいのか分からない場合は、イッツコムのホットプロファイルやboxはいかがでしょうか。利便性が高く、さまざまな業務の管理を一元化する際に役立ちます。1か月間無料で試せるトライアルも実施しているため、導入を検討している方はぜひご利用ください。

（参考：『ホットプロファイル』)
（参考：『クラウド型コンテンツマネージメント』)